Die ersten Schritte mit Vereinsplaner meistern

Lege in wenigen Minuten deinen gesamten Verein an, lade die ersten VereinskollegInnen ein und startet mit Vereinsplaner voll durch. In 6 Schritten zum Erfolg – noch nie hat sich Vereinsarbeit so leicht angefühlt:

Schritt 1 – Registrieren & Account bestätigen
Schritt 2 – Verein & Gruppen anlegen
Schritt 3 – Vereinshierarchie aufbauen
Schritt 4 – Mitglieder anlegen, einladen & verschieben
Schritt 5 – Mitglieder bearbeiten (Daten & Rechte)
Schritt 6 – Verwaltungsbereich nutzen


Schritt 1: Registrieren & Account bestätigen

Um einen Account zu erstellen registriere dich auf der Weboberfläche oder lade dir die mobile App (Apple App Store oder Google Play Store ) herunter.

Bevor du weiter machst, bestätige bitte deine bei der Registrierung verwendete E-Mail-Adresse. Solange dieser gelbe Warnhinweis vorhanden ist, kannst du nämlich den Vereinsplaner nicht verwenden.

Klickst du auf den Warnhinweis, kannst du die Bestätigungsmail erneut anfordern. Bitte überprüfe auch deinen Spamordner und die korrekte Schreibweise deiner E-Mail-Adresse.

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Schritt 2: Verein & Gruppen anlegen

Webanwendung

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Wähle nun “Vereine & Gruppen verwalten” aus
  3. Mit einem Klick auf den blauen Button “AKTIONENrechts oben kannst du einen neuen Verein erstellen
  4. Fülle nun der Reihe nach alle Felder aus
  5. Mit einem Klick auf “Speichern” erstellst du deinen Verein
  6. Um eine Gruppe zu erstellen, gehe genau gleich vor, wähle jedoch "Gruppe anlegen"

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüfeld auf “Verwalten
  2. Tippe auf das “+” oben rechts, um einen neuen Verein zu erstellen
  3. Fülle nun der Reihe nach alle Felder aus
  4. Mit “Verein erstellen” erstellst du deinen Verein

Als Mitglied einem Verein beitreten

  1. Gehe in der Webanwendung oder mobilen App auf das Menüfeld auf “Vereine
  2. Du findest nun rechts oben eine "Lupe"  (mit Text)
  3. Klicke/Tippe auf diese und suche deinen auf Vereinsplaner bereits angelegten Verein 
  4. Hast du diesen gefunden, klicke/tippe auf diesen und wähle "Verein/Gruppe beitreten"

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Schritt 3: Vereinshierarchie aufbauen

Um eine Vereinshierarchie aufzubauen, muss ein Verein und ebenfalls eine Gruppe erstellt werden, die dem Verein bei der Erstellung zugehörig ist. Wie du einen Verein oder Gruppe erstellst, hast du in Schritt 2 erfahren. Danach kann die Gruppe dem Verein untergeordnet werden. Somit lassen sich Hierarchien aufbauen. Dies ist nur in der Webanwendung möglich und hat folgenden Ablauf:

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Wähle nun “Vereine & Gruppen verwalten” aus
  3. Klicke (links) auf die unterzuordnenden Gruppe und dann auf “Vereins- & Gruppenhierarchie
  4. Es wird dir angezeigt, dass es sich derzeit noch um einen Hauptgruppe handelt
  5. Durch Auswählen des anderen Vereins kann die derzeitige Gruppe zu einer Untergruppe des anderen Vereins gemacht werden
  6. Bestätige dies mit “Ok
  7. Im selben Bereich kann eine Untergruppe wieder in einen Hauptverein zurückgewandelt werden
  8. Mitglieder können ebenfalls vom Hauptverein in Untergruppen vorschoben werden. Das erfährst du in Schritt 4.

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Schritt 4: Mitglieder anlegen, einladen & verschieben

Mitglieder anlegen

Gehe dazu in der Webanwendung auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links den Verein wechseln, um so im gewünschten Verein ein Mitglied anzulegen.

Klicke nun rechts oben auf “AKTIONENund wähle “Mitglied anlegen”. Du kannst nun das Mitglied mit allen gewünschten Feldern anlegen und mit einem Klick auf “Erstellen” speichern.

Mitglieder einladen

Gehe in der Webanwendung folgendermaßen vor:

  1. Klicke oben in der Navigationsleiste auf "Vereine verwalten"
  2. Danach klicke auf "Mitglieder verwalten"
  3. Nun kannst du seitlich in die Gruppe wechseln, in die du Mitglieder einladen möchtest
  4. Klicke nun oben rechts auf den blauen Button "AKTIONEN"
  5. Jetzt klicke auf "Mitglieder einladen" und es öffnet sich ein Fenster mit zwei Möglichkeiten

Möglichkeit a.) Du ladest Mitglieder per E-Mail Adresse über "Mitglieder einladen"  ein

Möglichkeit b.) Klicke jetzt oben rechts auf den blauen Button "Mitgliederliste hochladen" . Es werden die Dateiformate für Excel .xlsx und .xls unterstützt. Dabei müssen folgende Felder verpflichtend als Spalten Teil deiner Liste sein:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail Adresse

Zusätzlich können noch die Spalten Postleitzahl, Ort, Straße und Telefonnummer optional vorhanden sein. Diese Spalten-Bezeichnungen müssen sich in der allerersten Zeile deiner Mitgliederliste befinden, um sie zuordnen zu können (müssen nicht genau so geschrieben sein, sondern die gleiche Bedeutung haben).

Achtung: Weitere Spalten (z.B. Geburtsdatum, Anrede, …) werden nicht berücksichtigt.

Keine Angst: Wir speichern diese Informationen über die Mitglieder nur wenn sie sich über die Einladung registrieren.

Bitte gehe wie folgt vor:

  1. Lade deine Excel-Liste hoch
  2. Ordne jeder Spalte (1-7) den passenden Inhalt zu
  3. Schließe deine Einladung mit einen Klick auf “Mitglieder einladen” ab
  4. Es wird nun an jedes Mitglied eine E-Mail mit den Einlade-Informationen geschickt

Mitglieder verschieben

Mitglieder werden nicht zwischen Gruppen verschoben, sondern zu Gruppen hinzugefügt oder daraus entfernt. Gehe dazu in der Webanwendung in der Navigationsleise oben auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links den Verein/Gruppe wechseln, um so dem gewünschten Verein oder Gruppe ein Mitglied hinzuzufügen.

Klicke nun rechts oben auf “AKTIONEN und wähle “Mitglied hinzufügen”. Du kannst nun ganz einfach ein Mitglied dieser Gruppe oder dem Verein hinzufügen.

Beachte bitte, dass das Mitglied bereits im Verein angelegt sein muss, damit du es auch in einer Gruppe hinzufügen kannst. Handelt es sich um ein noch nicht eingetragenes Mitglied, so musst du es unter “Mitglied anlegen” anlegen.

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Schritt 5: Mitglieder bearbeiten (Daten & Rechte)

Mitgliederdaten anpassen

Gehe dazu in der Webanwendung auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links den Verein wechseln, um so im gewünschten Verein oder Gruppe ein Mitglied zu bearbeiten.

Klicke auf das Mitglied, wo du die Rollen, Positionen und Berechtigungen anpassen möchtest. Dazu klicke in der Tabelle in der Zeile der Person auf das “Auge”   (Datensatz ansehen).

Nun befindest du dich in der Übersicht des Mitglieds und kannst über den Button "BEARBEITEN"  die Daten anpassen.

Berechtigungen, Rollen, Positionen & Status anpassen

Gehe dazu in der Webanwendung auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links den Verein wechseln, um so im gewünschten Verein oder Gruppe ein Mitglied zu bearbeiten.

Klicke auf das Mitglied, wo du die Rollen, Positionen und Berechtigungen anpassen möchtest. Dazu klicke in der Tabelle in der Zeile der Person auf das “Auge (Datensatz ansehen).

Nun befindest du dich in der Übersicht des Mitglieds und kannst die Rollen, Positionen und Berechtigungen im unteren Bereich des Profils anpassen.

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Schritt 6: Verwaltungsbereich nutzen

In diesem abschließenden Schritt 6 bekommst du einen schnellen Überblick über den Aufbau des Verwaltungsbereiches bei Vereinsplaner. Dabei kann die Verwaltung sowohl in der Webanwendung als auch in der mobilen App durchgeführt werden. Diese Anleitung beschränkt sich auf erste Schritte und hinsichtlich Detailinformationen, verweisen wir in diesem Hilfecenter gerne auf die einzelnen Kapitel – Übersicht aller Inhalte.

Aufbau des Verwaltungsbereiches (Webanwendung)

Der Aufbau in der Verwaltung in unserer Software ist in den einzelnen Funktionen immer gleich. Das heißt, auf der linken Seite befinden sich die Vereine und Gruppen, wo man selbst Berechtigungen hat und im mittleren Bereich befindet sich die jeweilige Hauptfunktion.

Beachte, dass nicht alle Funktionen im Verein oder in einer Gruppe verfügbar sind. Die Finanz- und Inventarverwaltung gibt es z.B. nur im Verein.

Am Beispiel der Terminverwaltung zeigen wir, wie der Aufbau in der Webanwendung aussieht. Rechts oben hat jede Funktion einen blauen "AKTIONEN"  Button. Dort sind je nach Funktion bzw. ob man sich im Verein oder einer Gruppe befindet unterschiedliche Aktionen.

Dort Manche Funktionen haben dann auch noch zusätzlich Aktionen , wo detailliert in die einzelne Funktionalität gegangen werden kann.

Aufbau des Verwaltungsbereiches (mobile App)

Demnächst verfügbar. Jänner 2022.