Anleitungen zur Finanzverwaltung bei Vereinsplaner

Übersicht aller Anleitungen zur Finanzverwaltung

Gibt es eine Anleitung zur Verwendung der Vereinsplaner Finanzverwaltung?

Ja, wir haben für euch einen Blogbeitrag mit den wichtigsten Informationen zur Vereinsplaner Finanzverwaltung geschrieben. Diesen findest du hier.

Was ist das Kassabuch und wie wird es verwendet?

Das Kassabuch kann als Auflistung von Ein- und Ausgangszahlungen gesehen werden, die über eine Handkassa im Verein laufen.

Nachfolgend siehst du das Vereinsplaner Kassabuch mit drei eingetragenen Buchungen.

Infos zur korrekten Verwendung des Vereinsplaner Kassabuchs findest du hier.

Was ist das Bankkonto und wie wird es verwendet?

Das Vereinsplaner Bankkonto ist eine Auflistung an Ein- und Ausgangsrechnungen, die betreffend des Vereins ein- bzw. ausgegangen sind.

Nachfolgend siehst du das Vereinsplaner Bankkonto mit drei eingetragenen Buchungen.

Wie du eine Rechnung einträgst erfährst du hier.

Was ist das Konto “Kredit” und wie wird es verwendet?

Das Konto “Kredit” kannst du dir wie ein negatives (virtuelles) Konto vorstellen, damit du auf Vereinsplaner sämtliche Finanzdaten beisammen hast. Es ist quasi zu vergleichen mit einem Bank-Kreditkonto. Beim Anlegen des “Kreditkontos”, kannst du einen negativen Geldwert angeben, der laufend zurückgezahlt wird. Die Rückzahlung kann über einen Transfer von einem der anderen Konten erfolgen.

Nachfolgend siehst du das Vereinsplaner “Kreditkonto” mit drei eingetragenen Transfers:

Wenn du wissen möchtest, wie du einen Transfer anlegst, dann klicke hier.

Was ist das Sparkonto und wie wird es verwendet?

Das Sparkonto kannst du dir wie ein positives (virtuelles) Konto vorstellen, damit du auf Vereinsplaner sämtliche Finanzdaten beisammen hast. Es ist quasi zu vergleichen mit einem Sparbuch oder Rücklagenkonto. Beim Anlegen des Sparkontos, kannst du den Anfangsbestand angeben und laufend Rücklagen aufbauen. Die Einzahlungen können über einen Transfer von einem der anderen Konten erfolgen.

Nachfolgend siehst du das Vereinsplaner Sparkonto mit drei eingetragenen Transfers:

Wenn du wissen möchtest, wie du einen Transfer anlegst, dann klicke hier.

Wie erhalte ich die Berechtigungen für das Finanzmodul?

Webanwendung

Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten”
Wähle nun “Mitglieder verwalten” aus
Wähle nun rechts auf der Seite den VEREIN aus, wo eine Person Berechtigungen für das Finanzmodul erhalten soll
Wähle das gewünschte Vereinsmitglied aus
Klicke auf das "schwarze Auge" beim Mitglied
Im unteren Bereich des Mitgliedsprofils kannst du nun die Berechtigungen bearbeiten
Wähle hier nun "Finanzen verwalten" auswählen
Bestätige die Vergabe der Rechte durch “Speichern”

Mobile App

Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten”
Tippe auf den Verein oder die Gruppe, bei dem du Mitgliedern Rechte vergeben möchtest
Wähle “Mitglieder verwalten” aus
Wähle das gewünschte Vereinsmitglied aus
Tippe im unteren Bereich auf “Berechtigungen” bzw. auf den blauen Stiftin der Box
Wähle einfach "Finanzen verwalten" aus
Bestätige die Vergabe der Rechte durch “Speichern”

Wie lege ich ein neues Finanzjahr an?

Beim Erstellen deines ersten Kontos erstellst du automatisch auch das erste Finanzjahr. Für alle weiteren Konten, die sich im selben Finanzjahr befinden, musst du kein Finanzjahr mehr anlegen, sondern kannst das bereits erstellte verwenden.

Um ein neues Finanzjahr zu erstellen gehe auf “Konto anlegen” und wähle dann bei Finanzjahr kein bestehendes aus, sondern wähle “neues Finanzjahr”. Du erstellst automatisch ein Konto im neuen Finanzjahr.

Wie kann ich zwischen den Finanzjahren wechseln?

Um zwischen Finanzjahren zu wechseln gehe in der Webanwendung und folge der Anleitung:

Klicke in der Navigationsleiste auf “Vereine verwalten”
Klicke danach auf "Finanzen verwalten"
Danach kannst du im ausgewählten Verein zwischen den bereits zuvor angelegten Finanzjahren wechseln

Wenn du wissen möchtest, wie man ein neues Finanzjahr anlegt, dann klicke hier.

Wie erstelle ich ein neues Konto?

Um ein neues Konto zu erstellen begib dich in der Webanwendung und folge der Anleitung:

Klicke in der Navigationsleiste unter “Vereine verwalten”
Klicke danach auf “Finanzen verwalten”
Wenn du noch kein Konto hast, kannst du jetzt unter “Erstes Konto erstellen” ein Konto anlegen
Alle weiteren Konten kannst du ebenfalls auf dieser Seite erstellen unter “Konto anlegen”

Kann ich ein erstelltes Konto wieder löschen?

Ein erstelltes Konto zu löschen ist leider nicht mehr möglich. Bitte melde dich bei uns unter [email protected].

Ich habe fälschlicherweise ein Konto angelegt. Was kann ich tun?

Bei einem fälschlich angelegten Konto kontaktiere uns bitte unter [email protected].

Was ist die Buchung “Rechnung” und wie verwende ich diese korrekt?

Als Buchungstyp “Rechnung” wird eine Buchung bezeichnet, die entweder in den Verein kommt oder raus geht. Es handelt sich also um externe Buchungen.

Eine Rechnung kann in der Webanwendung erstellt werden. Gehe folgendermaßen vor:

Klicke in der Navigationsleiste oben auf "Vereine verwalten"
Klicke danach auf “Finanzen verwalten”
Wähle nun den gewünschten Verein und das gewünschte Finanzjahr aus und klicke auf “Buchung hinzufügen”
Es geht ein Fenster auf und dort ist im oberen Bereich “Rechnung” ausgewählt

Wie du ein neues Finanzjahr anlegst erfährst du hier und wie du ein neues Konto anlegst erfährst du hier.

Was ist die Buchung “Transfer” und wie verwende ich diese korrekt?

Als Transfer wird eine Buchung bei Vereinsplaner von Konto A nach Konto B desselben Vereins bezeichnet. Es handelt sich also um interne Buchungen.

Ein Transfer kann in der Webanwendung erstellt werden. Gehe folgendermaßen vor:

Klicke in der Navigationsleiste oben auf "Vereine verwalten"
Klicke danach auf “Finanzen verwalten”
Wähle nun den gewünschten Verein und das gewünschte Finanzjahr aus und klicke auf “Buchung hinzufügen”
Es geht ein Fenster auf und dort kannst du im oberen Bereich von “Rechnung” auf “Transfer” umstellen

Bitte beachte, dass man um einen Transfer durchführen zu können, mindestens zwei Konten benötigt zwischen denen der Transfer stattfinden kann.

Ich habe einen falschen Anfangsbestand beim Erstellen eines Bankkontos bzw. Kassabuchs angegeben. Was kann ich tun?

Füge einfach eine Korrekturbuchung (Typ: Rechnung), die klar als solche gekennzeichnet ist, hinzu. So erstellst du diese : Anleitung

Ich habe einen falschen Anfangsbestand beim Erstellen eines Sparkontos bzw. Konto “Kredit” angegeben. Was kann ich tun?

Bei einem fälschlich angegebenen Anfangsbestand kontaktiere uns bitte unter [email protected].

Wie kann ich offene Rechnungen wieder bearbeiten?

Du kannst bei Rechnungen in einem Konto unter “Aktionen” mit einem Klick auf “Bearbeiten” wieder Änderungen vornehmen.

Kann ich eine bereits abgeschlossene Rechnung wieder bearbeiten oder löschen?

Eine bereits abgeschlossene Rechnung darf grundsätzlich aus rechtlichen Gründen nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden. Bei einer fälschlicherweise abgeschlossenen Rechnung kannst du aber eine Gegenbuchung mit dem exakt selben Betrag in entgegengesetzte Richtung vornehmen. Dadurch hast du zwei Buchungen, die sich aufheben.

Möchtest du trotzdem eine bereits als "bezahlt" datierte Rechnung wieder öffnen, dann klicke bei der betroffenen Rechnung unter "Aktionen" auf das Häckchen "Status ändern". Dort kannst du den Status der Rechnung wieder auf "offen" stellen. Nun kannst du die Rechnung wieder bearbeiten oder stornieren.

Wie kann ich eine Rechnung stornieren?

Um eine Rechnung (diese muss "offen" sein und darf nicht den Status "bezahlt" haben) stornieren zu können folge bitte dieser Anleitung:

Gehe in der Webanwendung in der Navigationsleiste oben auf "Vereine verwalten"
Danach klicke auf auf "Finanzen verwalten"
Wähle den betroffenen Verein und das betroffene Finanzjahr aus
Danach gehe auf das Konto in der sich die Buchung (Typ Rechnung) befindet
Dort kannst du die betroffene Buchung/Rechnung unter der Aktion "Status ändern" von "offen/teilbezahlt" auf "storniert" stellen

Wie man eine als "bezahlt" abgelegte Rechnung wieder öffnet erfährst du hier.

Was ist der Status und wie verwende ich ihn richtig?

Der Status gibt Auskunft über den Zustand einer Rechnung. Ist diese beispielsweise noch “offen” also nicht bezahlt, wird einem dies angezeigt. Teilbezahlte Rechnungen werden einem ebenfalls angezeigt, um nicht darauf zu vergessen. Der Status “storniert” kann dafür verwendet werden, Rechnungen, die ausgestellt wurden aber niemals gezahlt wurden, abzuspeichern.

Bitte beachte, dass als “bezahlt” geschlossene grundsätzlich Rechnungen nicht mehr geändert werden sollten.

Kann ich Buchungen im Kassabuch nachträglich noch ändern?

Nein dies ist leider aus rechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Aber du kannst eine zweite Gegenbuchung (Typ: Rechnung) erstellen, die den falschen Betrag aufhebt. Wie du diese erstellst findest du unter Rechnung erstellen.

Wie kann ich einen Transfer von Konto A nach Konto B rückgängig machen?

Einen fälschlicherweise eingetragenen Transfer kannst du mittels eines Gegentransfers ganz einfach aufheben. Dazu klicke einfach unter Aktionen bei der betroffenen Buchung im betroffenen Konto auf “Gegenbuchung durchführen”.

Es wird nun eine zweite Buchung erstellt und angezeigt. Diese beiden Buchungen heben sich aber auf.

Gibt es die Finanzverwaltung auch in der mobilen App bzw. ist diese in Planung?

Das Finanzverwaltung gibt es in der mobilen App leider nicht. Da diese Funktionen hauptsächlich vom Vorstand am PC durchgeführt werden. Zum jetzigen Stand ist auch nicht geplant, dass die Funktionen des Finanzmoduls in der mobilen App umgesetzt werden.

Kann ich Rechnungen mit unterschiedlicher Mehrwertsteuer eintragen?

Ja, dies ist möglich. Unterschiedliche Steuersätze können flexibel beim Erstellen einer Buchung (Typ: Rechnung) hinzugefügt werden. Klicke dazu beim Anlegen einer Rechnung im unteren Bereich auf “Buchungszeile hinzufügen”. So erstellst du eine Rechnung.

Kann ich alle Belege auf einmal downloaden?

Eine Downloadfunktion für die einzelnen Konten ist als PDF bzw. CSV verfügbar.

Du befindest dich in einem Vereinsplaner Konto und kannst mit einem Klick auf "Export" den Download vornehmen – es öffnet sich ein Fenster. Dabei kannst du zwischen PDF und CSV Export wählen. Zusätzlich kannst du das gewünschte Datum manuell einstellen.

Was sind die Kategorien bei Buchungen?

Kategorien sind Einteilungen, die euch dabei helfen verschiedene Rechnungsarten in einer Kategorie zusammenzufassen, um so besseren Überblick zu bewahren.

Kategorien kannst du ganz einfach direkt bei den Buchungen anlegen. Das funktioniert folgendermaßen:

Gehe in der "Webanwendung" auf "Vereine verwalten"
Klicke dann auf "Finanzen verwalten"
Wähle den gewünschten Verein aus
Danach klicke in dem gewünschten Finanzjahr auf das gewünschte Konto
Jetzt kannst du eine neue Buchung hinzufügen und dort kannst du in der zweiten Spalte eine neue Kategorie anlegen

Wenn du eine Kategorie löschen möchtest, schreibe uns bitte den Namen des Vereins, des Finanzjahres und der Kategorie an [email protected]. Wir löschen diese dann.

Allgemeines

Anwendung der Finanzverwaltung

Fehlerbehebung und Rückbuchungen

Webanwendung

Mobile App

Bereich mit Rechtsvorlagen für österreichische Vereine