Anleitungen zur Mitgliederverwaltung

Übersicht aller Anleitungen zur Mitgliederverwaltung

Wie euch unsere Mitgliederverwaltung hilft bessere Datenqualität zu haben?

Die Mitgliederverwaltung fokussiert sich darauf, das Vorstände und Funktionäre die Mitgliederdaten (Stammdaten) zum einen selbstständig anlegen und verwalten können, aber auch dass Mitglieder gleichzeitig einen eigenen Account in der App haben können.

Die Tatsache, dass Vereinsplaner mit seiner Mitgliederverwaltung sowohl das aktive Vereinswesen (Funktionäre, Vorstände, Trainer, Athleten, Musiker, …), als auch das passive (Ehrenmitglieder, Helfer, Sponsoren, …) einbezieht macht es einzigartig. Denn aktive Personen können ihre Daten selbst verwalten, aktuell halten und sind mit der mobilen App immer hautnah dabei. Passive Mitglieder können für sämtliche Verwaltung genutzt und benachrichtigt werden, haben selbst aber keinen Account.

Wie lege ich ein Mitglied im Verein an?

Webanwendung

Gehe dazu auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links den Verein wechseln, um so im gewünschten Verein ein Mitglied anzulegen.

Klicke nun rechts oben auf “AKTIONEN” und wähle “Mitglied anlegen”. Du kannst nun das Mitglied mit allen gewünschten Feldern anlegen und mit einem Klick auf “Erstellen” speichern.

Mobile App

Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten”
Tippe auf den Verein, indem du ein Mitglied anlegen möchtest
Tippe nun auf “Mitglieder verwalten”
Nun kannst du unter “Aktionen” rechts oben ein “Neues Mitglied anlegen”
Fülle alle Pflichtfelder aus
Bestätige mit einem Klick auf “Erstellen”

Mitglieder können nur in der Vereinsebene angelegt werden. Das heißt, wenn ihr ein Mitglied in einer Gruppe hinzufügen möchtet, dann legt dieses im Verein an und fügt es über AKTIONEN der Gruppe hinzu – hier die Anleitung.

Wie lade ich Mitglieder ein?

Webanwendung

Nachfolgende Info, wie Mitglieder dem Verein beitreten können als Handbuch. Dieses ist für die Mitglieder selbst gedacht, sobald ihr diese eingeladen habt – Handbuch herunterladen.

Mitglieder einzeln einladen kannst du, indem du auf die Profilseite des einzuladenden Mitglieds in der Mitgliederverwaltung gehst und dann auf "EINLADEN"klickst. Siehe Bild (gleiches ist auch über die mobile App möglich):

oder ihr ladet direkt in der Übersichtstabelle der Mitgliederverwaltung das jeweilige Mitglied ein:

Mitglieder anlegen und gleichzeitig einladen geht folgendermaßen:

Gehe auf "Vereine verwalten"
Klicke danach auf "Mitglieder verwalten" und wähle den Verein aus in die du Personen einladen möchtest
Klicke nun auf den blauen Button "AKTIONEN" rechts oben
Klicke nun auf "Mitglieder einladen"
Du kannst nun Reihe für Reihe jeweils Vorname, Nachname und E-Mail Adresse eingeben
Mit einen Klick auf "Weitere Person hinzufügen" ergänzt du eine neue Zeile
Danach mit einen Klick auf "Einladungen versenden" bestätigen und die Personen werden automatisch per E-Mail benachrichtigt
Zusätzlich werden die Mitglieder automatisch in der Mitgliederverwaltung angelegt und wenn sich die Mitglieder mit registrieren/anmelden, dann wir der Mitgliedsaccount mit dem Datensatz der Mitgliederverwaltung verknüpft, sofern sie die Einladung annehmen

Mobile App

In der mobilen App hat du zwei Möglichkeiten Mitglieder, KollegInnen und Freund in deinen Verein oder Gruppe einzuladen.

Variante 1:

Bei dieser Variante musst du die Berechtigung "Administrator" oder "Mitglieder verwalten" in einem Verein oder einer Gruppe haben
Gehe auf den Menüpunkt "Verwalten"
Wähle dann den Verein, in den du eine Person einladen möchtest
Wähle nun die Funktion "Mitglieder verwalten" aus
Tippe nun oben rechts auf "Aktionen"
Tippe nun auf "Mitglieder einladen"
Du kannst nun Reihe für Reihe jeweils Vorname, Nachname und E-Mail Adresse eingeben
Mit einen Klick auf "Weitere Person hinzufügen" ergänzt du eine neue Zeile
Danach mit einen Klick auf "Einladungen versenden" bestätigen und die Personen werden automatisch per E-Mail benachrichtigt
Zusätzlich werden die Mitglieder automatisch in der Mitgliederverwaltung angelegt und wenn sich die Mitglieder mit registrieren/anmelden, dann wir der Mitgliedsaccount mit dem Datensatz der Mitgliederverwaltung verknüpft, sofern sie die Einladung annehmen

Variante 2:
Bei dieser Variante kannst du als einfaches Mitglied direkt einen Link per WhatsApp und Co teilen und die Mitglieder können sich über diesen Link direkt bei Vereinsplaner anmelden und den Verein suchen und beitreten.

Gehe unten auf "Aktuelles"
Scrolle nach unten und gehe zu "Meine Vereine"
Tippe auf den gewünschten Verein
Tippe auf "Mitglieder einladen" und versende die Nachricht über die gewünschte Plattform

Wie Mitglieder einem Verein über einen Einladungscode oder Link beitreten können, findest du in dieser Anleitung – Verein beitreten.

Wie kann ich eine Mitgliederliste hochladen?

Als kostenlose Serviceleistung unsererseits, kannst du uns deine bestehende Mitgliederliste schicken, wir passen diese an unser Format an und laden sie für dich hoch. Schreibe uns dazu einfach an [email protected] mit dem Betreff "Mitgliederliste hochladen".

Die Excelvorlage kannst du gleich hier herunterladen oder du findest diese in der Webanwendung zum Download folgendermaßen:

Klicke auf "Vereine verwalten"
Wähle nun "Mitglieder verwalten" aus
Klicke links auf den gewünschten Verein
Klicke nun auf den blauen "AKTIONEN" Button rechts oben
Wähle nun "Mitgliederliste importieren"
Es öffnet sich ein Fenster in dem du die Excelvorlage downloaden kannst

Bitte beachte unbedingt folgende Zusatzinfos zur Excelvorlage. Siehe weitere Infos zum Mitgliederlisten-Import.

Du kannst ebenfalls aktive Mitglieder gesammelt einladen – diese können sich dann selbstständig registrieren. Siehe Anleitung Mitglieder einladen.

Informationen zum Mitgliederliste importieren per Excelvorlage

Die Excelvorlage kannst du gleich hier herunterladen. Schicke uns diese befüllt an [email protected] oder schicke uns den Link zum Dokument per E-Mail mit einer gesonderten E-Mail zum Öffnen der Verschlüsselten Datei. Die wichtigsten Informationen zum Befüllen der Excelvorlage stehen auch als Erklärung in der 2. Zeile der Excelvorlage. Bitte beachte diese Informationen um einen reibungslosen und korrekten Import eurer Daten zu ermöglichen.

Folgende Punkte bitte beim Anpassen eurer Mitgliederliste an die Excelvorlage beachten:

a.) Bitte lasse die Spalten in der Excel-Vorlage in der gleichen Reihenfolge & Bezeichnung.

b.) Benutzerdefinierte Felder über den automatischen Import sind derzeit noch nicht möglich.*

c.) Die Formatierung der Felder hat keinen Einfluss auf den Import.

d.) Du kannst alle Felder leer lassen, außer die Spalten "Vorname" und "Nachname" (das sind Pflichtfelder). Um Mitglieder in weiterer Folge jedoch in zu Vereinsplaner einladen zu können wird auch eine E-Mail Adresse benötigt. Alle Daten können jedoch im Anschluss noch geändert und ergänzt werden.

e.) Um eine Mitgliedschaft in der Spalte S importieren zu können, muss die jeweilige Mitgliedschaft zuvor in der Mitgliederverwaltung angelegt worden sein. Pro Mitglied kann initial nur eine Mitgliedschaft importiert werden. Alle Infos zum Anlegen einer Mitgliedschaft findest du hier – Anleitung. Wenn eine Mitgliedschaft importiert werden soll, ist auch das Startdatum in der Spalte T unbedingt einzutragen.

f.) Gleich wie bei der Mitgliedschaft muss auch ein Tarif (Spalte U) im Vorhinein bereits angelegt worden sein, um ihn zu importieren. Ein Tarif gibt im Generellen den Mitgliedsbeitrag und Periode für die jeweilige Mitgliedschaft vor. Auch hier ist das Eintragen eines Startdatums der 1. Vorschreibung (Spalte V) notwendig! Es stehen folgende vier Tarifeintervalle zur Auswahl (jährlich, halbjährlich, quartalsweise und monatlich).

g.) Sollte der IBAN (Spalte X) eingetragen werden, dann wird von unserem System automatisch der Name des Kontoinhabers (Spalte W) aus dem Vor- und Nachnamen herangezogen. Sollte es ein anderer Kontoinhaber sein, dann einfach den Namen in der Spalte W eintragen. Der BIC wird für Konten in AT, DE und CH automatisch befüllt, auf Basis des IBANs.

h.) Die Mandatsreferenz (Spalte AA) und das "Mandat akzeptiert am" (Spalte AB) sind optionale Felder, müssen aber immer gemeinsam befüllt sein. Eines alleine kann nicht importiert werden. Mehr Infos dazu findest du hier – Mandatsreferenz und Datum zum Mandat.

i.) Eine automatische Zuordnung der Mitgliedsrollen und Mitgliedsposition ist nur möglich, denn du die hinterlegten Rollen und Positionen aus dem Vereinsplaner verwendest. Diese findest du folgendermaßen – Anleitung. Sollte eine Rolle/Position fehlen, welche ihr benötigt, dann schreib uns gerne beim Übermitteln der Excelvorlage eine Info in der E-Mail dazu.

j.) Eine automatische Zuordnung der Mitglieder in den Gruppen ist nur möglich, wenn die Gruppen von dir bereits im Vereinsplaner angelegt wurden (So legst du Gruppen an – Anleitung). Sollte ein Mitglied mehreren Gruppen zugehörig sein, dann die einzelnen Gruppen in der Spalte “Gruppenzugehörigkeit” mit einem einfachen “Beistrich + Leerzeichen” trennen. Die Gruppenbezeichnung aus der Excel muss zudem mit der Gruppenbezeichnung der angelegten Gruppen auf Vereinsplaner identisch sein.

Bitte beachte:
Importierte Mitglieder werden neu angelegt in der Mitgliederverwaltung. Bestehende Mitglieder können nicht mit Daten angereichert werden. Daher sollten nur Mitglieder importiert werden, welche selbst noch nicht in der Mitgliederverwaltung vorhanden sind. Sonst sind zwei Einträge in der Mitgliederverwaltung zum selben Mitglied (und ein Datensatz müsste wieder gelöscht werden).

*Benutzerdefinierte Felder für den Mitgliederimport befinden sich gerade in Umsetzung.

Wie passe ich Stammdaten der Mitglieder an?

Webanwendung

Klicke auf "Vereine verwalten"
Danach klicke auf "Mitglieder verwalten"
Klicke auf den Verein oder die Gruppe in der die die Stammdaten eines Mitglieds anpassen möchtest
Klicke nun bei der gewünschten"Person auf folgendes Icon (Stammdaten bearbeiten)
Es öffnet sich ein Fenster mit den Stammdaten der Person
Ändere die gewünschten Daten beim Mitglied und beende die Aktion mit "Speichern"

Wenn du gerne die Stammdaten mehrerer Mitglieder zugleich ändern möchtest kannst du dies auch mit Hilfe der Massenbearbeitung durchführen - Anleitung

Mobile App

Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten”
Tippe auf den Verein oder die Gruppe in der du die Stammdaten eines Mitglieds ändern möchtest
Tippe nun auf “Mitglieder verwalten”
Nun tippe auf das Mitglied, bei dem du die Stammdaten anpassen möchtest
Im Mitgliedsprofil klicke nun auf “Bearbeiten”
Es öffnet sich eine kleine Auswahl. Tippe nun "Mitglied bearbeiten"
Ändere nun die gewünschten Stammdaten und bestätige die Änderungen durch "Speichern"

Wie kann ich ein Mitglied wieder löschen?

Webanwendung

Klicke auf "Vereine verwalten"
Danach klicke auf "Mitglieder verwalten"
Klickst du auf den Verein und dann auf das zu löschende Mitglied, dann kannst du es mit nachfolgenden Schritten aus dem gesamten Verein und gleichzeitig allen Gruppen löschen
Klicke also auf die "Person" bei dem zu löschenden Mitglied um ins Mitgliedsprofil zu kommen
Nun steht oben rechts beim Mitglied "BEARBEITEN" , siehe im Bild. Wenn du auf "Eintrag löschen" klickst kannst du das Mitglied löschen

Wenn du gerne mehrere Mitglieder zugleich löschen möchtest kannst du dies auch mit Hilfe der Massenbearbeitung durchführen - Anleitung

Mobile App

Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten”
Tippe auf den Verein aus dem du das Mitglied löschen möchtest
Tippe nun auf “Mitglieder verwalten”
Nun tippe auf das Mitglied, das du löschen möchtest
Im Mitgliedsprofil klicke nun auf “BEARBEITEN”
Wenn du auf "Eintrag löschen" klickst kannst du das Mitglied löschen

Möchtet ihr das Mitglied samt all seiner hinterlegten Daten archivieren, dann findest du die Anleitung hier – Mitglied archivieren.

Wie kann ich ein Mitglied archivieren?

Sollte ein Mitglied im realen Leben aus eurem Verein ausgetreten sein und ihr möchtet, das Mitglied samt seinen Daten aber im Vereinsplaner archivieren, dann geht folgendermaßen vor:

Legt eine Mitgliedschaft mit der Kategorie "Ehemaliges Mitglied" an – Anleitung Mitgliedschaft anlegen
Ändert die Mitgliedschaft beim Mitglied auf Vereinsebene – Anleitung Mitgliedschaft anpassen
Entfernt das Mitglied aus allen Gruppen – Anleitung Mitglied aus Gruppen entfernen
Benachrichtigungen des Mitglieds entfernen – Benachrichtigungen deaktivieren

Möchtet ihr das Mitglied samt all seiner hinterlegten Daten einfach unwiderruflich löschen, dann findest du die Anleitung hier – Mitglied löschen.

Wie kann ich Mitglieder aus einer Gruppe entfernen?

Um ein Mitglied aus einer Gruppe wieder zu entfernen gehe folgendermaßen vor:

Webanwendung

Klicke auf "Vereine verwalten"
Danach klicke auf "Mitglieder verwalten"
Klicke auf die Gruppe aus der du das Mitglied entfernen möchtest
Klicke danach auf "AKTIONEN"
Nun wähle "Gruppenmitglieder verwalten" aus.
Es öffnet sich ein Fenster in dem du Personen mittels eines Klicks auf "ENTFERNEN" aus der Gruppe austragen kannst
Das Mitglied ist dadurch nicht im Verein gelöscht und alle Daten bleiben erhalten

Mobile App

Tippe in der Navigationsleiste unten auf "Verwalten"
Wähle die gewünschte Gruppe aus, aus der das Mitglied entfernt werden soll
Wähle nun "Mitglieder verwalten" aus
Tippe nun oben rechts auf "Aktionen" und danach auf "Gruppenmitglieder verwalten"
Nun kannst du Mitglieder aus der Gruppe durch ein tippen auf "Entfernen" wieder austragen
Das Mitglied ist dadurch nicht im Verein gelöscht und alle Daten bleiben erhalten

Wie können Rollen und Positionen angepasst werden?

Webanwendung

Gehe dazu in der Webanwendung auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links den Verein wechseln, um so im gewünschten Verein oder Gruppe ein Mitglied zu bearbeiten.

Klicke auf das Mitglied, wo du die Rollen und Positionen anpassen möchtest. Dazu klicke in der Tabelle in der Zeile der Person auf die “Person"(Mitgliedsprofil, Status, Berechtigungen & Rollen).

Nun befindest du dich in der Übersicht des Mitglieds und kannst die Rollen und Positionen anpassen.

Wenn du gerne Rollen und Positionen gleichzeitig an mehrere Mitglieder vergeben möchtest kannst du dies auch mit Hilfe der Massenbearbeitung durchführen - Anleitung

Mobile App

Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten”
Tippe auf den Verein oder die Gruppe, wo du die Rollen und Positionen anpassen möchtest
Tippe nun auf “Mitglieder verwalten”
Nun tippe auf das Mitglied, wo du die Rollen und Positionen anpassen möchtest
Du befindest dich nun im Mitgliedsprofil und kannst im unteren Bereich die Rollen und Positionen anpassen

Beachte, dass Berechtigungen und Daten eines Mitglieds vom Verein aus in eine Gruppe vererbt werden. Dazu bearbeite das gewünschte Mitglied auf Vereinsebene. Der Mitgliederstatus kann nur auf Vereinsebene angelegt werden.

Wie können Mitglieder in Gruppen verschoben werden?

Mitglieder werden nicht zwischen Gruppen verschoben, sondern zu Gruppen hinzugefügt oder daraus entfernt. Das funktioniert folgendermaßen:

Webanwendung

Gehe dazu in der Webanwendung in der Navigationsleise oben auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links in die Gruppe wechseln, um so der Gruppe ein Mitglied hinzuzufügen oder dieses aus der Gruppe zu entfernen.

Klicke nun rechts oben auf “AKTIONEN” und wähle "Gruppenmitglieder verwalten”. Du kannst nun ganz einfach ein Mitglied dieser Gruppe hinzufügen/entfernen.

Mobile App

Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten”
Tippe die Gruppe, bei der du Mitglieder hinzufügen möchtest
Wähle nun “Mitglieder verwalten” aus
Wähle nun oben rechts “Aktionen” und dann "Gruppenmitglieder verwalten" aus
Wähle nun durch "Hinzufügen" oder "Entfernen", welche Mitglieder dieser Gruppe hinzugefügt/entfernt werden sollen

Beachte bitte, dass das Mitglied bereits im Verein angelegt sein muss, damit du es auch in einer Gruppe hinzufügen kannst. Handelt es sich um ein noch nicht eingetragenes Mitglied, so musst du es unter “Mitglied anlegen” anlegen.

Mitglied hat nicht abonniert oder keinen Account. Was kann ich tun?

Mitglieder, die einen Eintrag in der Mitgliederverwaltung haben bekommen nicht automatisch auch Benachrichtigungen und Infos vom Verein oder der Gruppe. Dazu muss die "Glocke"

-->

aktiviert werden. Diese wird automatisch aktiviert, wenn ein Mitglied selbstständig einen Account mit der gleichen E-Mail Adresse besitzt, mit der das Mitglied auch im Verein (Mitgliederverwaltung) eingetragen wurde. Ab diesem Zeitpunkt kann das Mitglied E-Mails und Push-Benachrichtigungen erhalten.

Das heißt du als Vorstand ladest ein Mitglied per E-Mail ein, dieses registriert sich und sobald es im Vereinsplaner drinnen ist, ist die "Glocke" auf "abonniert"-->

Die Glocke kannst du zwischen "Abonniert" und "Nicht Abonniert" ändern, indem du in der Mitgliederverwaltung auf das besagte Mitglied klickst und dann auf die "Person"und weiter auf "Aktivieren" oder "Deaktivieren":

Gruppenaktivität eines Mitglieds zwischen "aktiv" und "Passiv" wechseln

Du hast die Möglichkeit, dass du die Aktivitäten eines Mitglieds in einer Gruppe auf "Passiv"setzt. Damit kannst du als Gruppenadministrator das Mitglied passiv verwalten, das Mitglieds selbst bekommt jedoch keine Informationen zu Terminen, News & Chat und sieht nicht, dass es sich in dieser Gruppe befindet. Die Gruppe wird für das Mitglied auch nicht in der Vereinsübersicht in der App angezeigt.

Du kannst das Mitglied natürlich wieder jederzeit auf "Aktiv"setzen und alle News, Termine & Chats werden wieder angezeigt.

Gehe folgendermaßen vor:

Webanwendung

Gehe auf "Vereine verwalten"
Klicke nun auf "Mitglieder verwalten" und wähle die gewünschte Gruppe aus
Klicke nun bei dem gewünschten Mitglied auf die "Person"
Du befindest dich nun im Mitgliedsprofil. Dort klicke bei "Abonniert" auf "DEAKTIVIEREN"
Um das Mitglied wieder zu aktivieren gehe genau gleich vor und klicke "AKTIVIEREN"

Mobile App

Tippe in der Navigationsleiste unten auf "Verwalten"
Wähle die gewünschte Gruppe aus, wo das Mitglied auf "passiv" oder "aktiv" gesetzt werden soll
Wähle nun "Mitglieder verwalten" aus
Tippe nun auf das gewünschte Mitglied
Du befindest dich nun im Mitgliedsprofil. Dort klicke bei "Abonniert" auf "DEAKTIVIEREN"
Um das Mitglied wieder zu aktivieren gehe genau gleich vor und klicke "AKTIVIEREN"

Du kannst ein Mitglied auf auf Vereinsebene "Aktivieren" und "Deaktivieren" – dazu wähle statt einer einzelnen Gruppe den Verein aus.

Wie kann ich mit der Massenbearbeitung die Daten der Mitglieder anpassen?

Webanwendung

Klicke auf "Vereine verwalten"
Danach klicke auf "Mitglieder "
Klicke auf den Verein oder die Gruppe in der die die Eigenschaften der Mitglieder anpassen möchtest
Wähle nun in der linken Spalte über die Checkboxen die Mitglieder aus, bei denen du über die Massenzuweisung Eigenschaften ändern möchtest.
In der oberen linken Ecke wird dir nun angezeigt wieviele Mitglieder du ausgewählt hast
Wähle nun über das Drop-Down Menü neben der Anzahl "Aktionen ausführen" aus
Ändere die gewünschten Daten bei den Mitgliedern und verfollständige die Aktion mit "Aktion durchführen"

Mobile App

Massenzuweisungen funktionieren aktuell nur in der Webanwendung. Um die Daten der Mitglieder also gesammelt ändern zu können verwende Vereinsplaner bitte auf einem Laptop oder PC.

Welche Daten kann ich über die Massenbearbeitung ändern?

Über die Massenbearbeitung der Daten in der Mitgliederverwaltung können umfangreich die Daten der Mitglieder bearbeitet und angepasst werden. Folgende Aktionen sind möglich:

Mitgliedschaften zuordnen (achte hier bitte darauf, dass diese im Vorhinein angelegt sein müssen - Mitgliedschaften anlegen)
Stammdaten der Mitglieder anpassen
Mitglieder einladen
Mitglieder einer Gruppe hinzufügen
Berechtigungen erteilen/entziehen
Rollen zuordnen
Positionen zuordnen
Mitglieder löschen

Wie man diese Aktionen durchführen kann findest du hier - Massenbearbeitung in der Mitgliederverwaltung

Wie funktioniert die Synchronisation zwischen Mitgliedsaccount-Daten und der Mitgliederverwaltung?

Gute Mitgliederdaten sind das um und auf in einer erfolgreichen Vereinsverwaltung. Daher gibt es bei Vereinsplaner ein System, das automatisch erkennt, wenn ein Mitglied seine eigenen Daten (z.B. die Telefonnummer oder Adresse) geändert hat. Unser System vergleicht die Daten direkt mit den beim Verein in der Mitgliederverwaltung abgespeicherten Daten und gibt dem Funktionär mit einem Hinweis bescheid sollten Daten sich geändert haben.

Bei einem Mitglied, wo die Daten unterschiedlich sind wird dir das in der Webanwendung folgendermaßen in der Mitgliederverwaltung angezeigt:

In der mobilen App wird dir ebenfalls dieses Symbol angezeigt. Durch Klicken/Tippen auf den Hinweis kommst du direkt in den Bearbeitungsmodus und kannst die Daten entweder übernehmen oder so lassen wie sie sind. Dabei kannst du entweder alle Daten, die sich geändert haben auf einmal übernehmen oder nur einzelne Daten. Wie du Daten übernimmst erklären wir dir hier im Detail.

Wie übernehme ich Daten, für die angezeigt wird, dass sie nicht mehr aktuell sind?

In dieser Frage erklären wir dir, wie du Mitgliederdaten, die zwischen einem Mitglied im eigenen Account und der Mitgliederverwaltung Unterschiede aufweisen einfach aktualisiert/übernommen werden. Z.B. wenn ein Mitglied die eigene Telefonnummer/Adresse ändert, bekommst du es so mit und kannst die neuen Daten mit wenigen Klicks übernehmen. Was die Synchronisation der Daten allgemein bedeutet findest du in dieser Erklärung – Daten-Synchronisation.

Webanwendung

Gehe oben auf „Vereine verwalten“
Gehe auf „Mitglieder verwalten“
Wähle links den Verein aus in dem du überprüfen möchtest, ob alle Mitgliederdaten aktuell sind
Achte auf dieses Symbol bei den Mitgliedern und klicke darauf
Es öffnet sich das „Stammdaten bearbeiten Fenster“, wo Daten übernommen werden können
Du kannst mit dem Button „Alle Daten übernehmen“ alles aktualisieren
Oder du gehst die einzelnen Daten durch und übernimmst sie einzeln
Oder du übernimmst keine Daten sondern behältst einfach die bestehenden
Beachte, dass du dann noch unten auf „Speichern“ klicken musst, damit die Daten final geändert/übernommen/behalten werden

Mobile App

Gehe auf den Tab „Verwalten“ unten
Wähle den Verein aus in dem du überprüfen möchtest, ob alle Mitgliederdaten aktuell sind
Wähle die Funktion „Mitglieder verwalten“ aus
Achte auf dieses Symbol bei den Mitgliedern und tippe darauf
Es öffnet sich das „Stammdaten bearbeiten Fenster“, wo Daten übernommen werden können
Du kannst mit dem Button „Alle Daten übernehmen“alles aktualisieren
Oder du gehst die einzelnen Daten durch und übernimmst sie einzeln
Oder du übernimmst keine Daten sondern behältst einfach die bestehenden
Beachte, dass du dann noch unten auf „Speichern“ klicken musst, damit die Daten final geändert/übernommen/behalten werden

Mitgliederverwaltung – Übersichtsseite Erklärung

Die Übersichtsseite (Tabelle) ist das Herzstück der Mitgliederverwaltung. Dort siehst du im linken Bereich den ausgewählten Verein und die dazu gehörenden Gruppen (untergeordnet). Du kannst natürlich zwischen Vereinen und deren Gruppen hin und her wechseln. Den Unterschied zwischen Vereins- und Gruppenebene erklären wir hier. Du musst natürlich nicht in jeder Gruppe das gleiche Mitglied einzeln verwalten, sondern Daten der Mitglieder aus dem Verein werden in die Gruppen vererbt.

Über der Mitgliedertabelle werden oben in einem blauen Feld, die jeweiligen "Offenen Beitrittsanfragen" angezeigt. Diese Anfragen kommen von Personen, die dem Verein/Gruppe zugehörig sein möchten. Du kannst sie bestätigen und somit den Verein/Gruppe lassen oder ablehnen.

Darunter siehst du die einzelnen Personen in der Tabelle:

Welche "AKTIONEN"sind bei der Mitgliederverwaltung sonst noch möglich?

Mitglieder können ganz normal im Verein angelegt werden – Mitglieder anlegen Anleitung
Mitglieder können aus dem Verein in Gruppen hinzugefügt werden
Mitglieder können eingeladen werden. Dies kann per E-Mail erfolgen – Mitglieder einladen Anleitung
Mitgliederlisten können exportiert werden

Die Mitgliederverwaltung ermöglicht, dass du zentral deine Mitglieder anlegen/erstellen kannst und diese mit Daten befüllst. In den einzelnen Gruppen kannst du diese Mitglieder hinzufügen und je nachdem, ob abweichend, auch Daten des Mitglieds in dieser Gruppe abändern. Du musst das gleiche Mitglied aber nicht in jeder Gruppe einzeln verwalten.

Wie kann ich die Spalten in der Mitglieder verwalten Tabelle anpassen?

Im Vereinsplaner kannst du dir in der Webanwendung ganz individuell einstellen, welche Spalten du dir in der Mitgliederverwaltung auf einen Blick anzeigen lassen möchtest. Gehe dazu folgendermaßen vor:

Gehe oben auf „Vereine verwalten“
Gehe auf „Mitglieder verwalten“
Klicke auf diesen Button „Anzeige“
Klicke nun auf „Anzeigen“
Es öffnen sich alle möglichen Spalten, die du mit einem „Hackerl“ hinzufügen kannst.
Danach kannst du mit einem „Klick und halten“ auf dieses Icon die Position der einzelnen Spalten verschieben.
So kannst du nach belieben Spalten anzeigen lassen und in ihrer Reihenfolge verschieben

Bitte beachte, dass die Anzeige-Anpassungen auf mobilen Geräten nicht möglich ist, da hier aufgrund der kleinen Bildschirmgrößen dies nicht zielführend wäre.

Wie speichere ich die Ansichten der Tabellen?

Ein wesentlicher Faktor zum Sparen von Verwaltungszeit ist es, wiederkehrende Prozesse zu definieren, um diese mit wenigen Klicks durchführen zu können. Genau diese Möglichkeit gibt es nun mit dem Speichern von Tabellenansichten.

Das bedeutet, dass ihr im Verein pro Funktion definieren könnt, welche Tabelle mit ihren Inhalten angezeigt wird. So könnt ihr später zwischen den gespeicherten Ansichten hin und her wechseln, diese zu jeder Zeit anpassen und auf Basis der Einstellung die Datenexporte individuell gestalten.

Folgendermaßen können Ansichten in Tabellen (am Beispiel der Mitgliederverwaltung) angelegt werden:

Webanwendung

Gehe dazu auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links den Verein wechseln, um so im gewünschten Verein eine Ansicht anzulegen. Du hast nun zentral vor dir die Übersicht die Mitglieder. Wenn du in den "Filtern oder der Anzeige" nun etwas anpasst, erscheint bei "Ansicht" ein blauer Punkt . Das bedeutet, dass du eine neue Ansicht anlegen kannst. Klicke auf den Button, gib einen Name (und Beschreibung) ein und wähle, ob diese Ansicht zu eurer Standardansicht (welche initial angezeigt wird) werden soll. Danach bestätige mit einem Klick auf "Speichern".

Das Bearbeiten bestehender Tabellen, wird hier beschrieben – Tabellenansichten bearbeiten.

Mobile App

Das Speichern & Bearbeiten von Tabellenansichten ist nur in der Webanwendung möglich. Mobil kann nur zwischen bereits verfügbaren Ansichten gewechselt werden. Dazu klicke auf das Ansichten-Icon und wechsle diese:

Wie bearbeite ich angelegte Ansichten von Tabellen?

Folgendermaßen können Ansichten in Tabellen (am Beispiel der Mitgliederverwaltung) bearbeitet werden:

Webanwendung

Gehe dazu auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links den Verein wechseln, um so im gewünschten Verein eine Ansicht zu bearbeiten. Du hast nun zentral vor dir die Übersicht die Mitglieder. Wenn du in den "Filtern oder der Anzeige" nun etwas anpasst, erscheint bei "Bearbeiten" ein blauer Punkt . Das bedeutet, dass du die bestehende bearbeiten kannst. Klicke auf den Button und danach bestätige mit einem Klick auf "Speichern". So hast du jetzt die bestehende Ansicht um die neuen Einstellungen aktualisiert.

Das Anlegen neuer Ansichten, wird hier beschrieben – Tabellenansicht speichern.

Mobile App

Die “Vereinsplaner-Ansicht” kann nicht geändert oder gelöscht werden. Diese besteht dauerhaft.

Mitgliederverwaltung – Profilseite Erklärung

Die Profilseite zeigt dir alle Informationen zu einem Mitglied im Verein oder einer Gruppe an. Dabei lassen sich grundsätzlich auf Gruppenebene eigene Daten anpassen (dies ist aber kein "Muss", da die Daten eines Mitglieds von Vereinsebene aus übernommen werden). Das heißt die Grunddaten zu einem Mitglied kommen immer aus der Vereinsebene.

Im oberen Bereich befinden sich die Stammdaten. Mit einem Klick auf den Button "BEARBEITEN" rechts oben können diese bearbeitet werden. Es zeigt einem auch an, ob das Mitglied in dieser Gruppe Benachrichtigungen erhält, einen eigenen Account hat oder eben ein Datensatz abgespeichert ist.

Darunter befinden sich die Mitgliedsrollen und Mitgliedspositionen. Was diese sind findest du in dieser Beschreibung. Du kannst beliebig viele Rollen und Positionen einem Mitglied zuordnen. Brauchst du eine Rolle oder Position, die noch nicht in der Liste vorhanden ist, dann schreib uns diese an [email protected].

Darunter wird dir angezeigt in welcher Gruppe sich das Mitglied aktiv zugehörig befindet (Gruppenaktivität) und welche Daten und Informationen zwischen einer Gruppe und einer Person geteilt werden. Neben der Gruppenaktivität können die Berechtigungen des Mitglieds eingestellt werden. Derzeit werden noch keine Unterschiede in Lese, Schreib, Lösch oder Bearbeitungs-Berechtigungen gemacht.

Zeitnah sollen auch individuell vom Verein einstellbare Mitgliederfelder hinzukommen.

Wie kann ich die Spaltenbreite ändern?

Die Spaltenbreite der Mitglieder verwalten Tabelle kann flexibel angepasst werden. Dazu gehe in der Webanwendung folgendermaßen vor:

Gehe oben auf „Vereine verwalten“
Gehe auf „Mitglieder verwalten“
Wähle den links Verein aus
Gehe auf die erste Zeile mit den Spaltenbezeichnungen

Wenn du jetzt hier mit dem Mauszeiger langsam von links nach rechts fährst kannst du erkennen wie sich der Mauszeiger ändert zu folgender Symbolikund du mit festgehaltenem Mauszeiger die Spaltenbreite flexibel anpassen kannst.

Was ist die Vereinsebene und was die Gruppenebene?

In der Verwaltung unterscheiden wir grundsätzlich in zwei Ebenen.

Die Vereinsebene, die sozusagen wie im Vereinsalltag auch die zentrale und rechtliches Basis bildet. Wo sich alle, von klein bis groß, aktive/passive Funktionäre und Mitglieder befinden. Es gibt bestimmte Berechtigungen (Finanz- und Inventarverwaltung), die auch nur auf Vereinsebene vergeben werden können. Eine Übersicht aller Berechtigungen auf Vereins und Gruppenebene findest du in diesem Beitrag. Die Vereinsebene nimmt außerdem eine wichtige Funktion ein, denn Informationen zu Stammdaten eines Mitglieds, sowie Positionen und Rollen in einem Verein werden auf die Gruppe vererbt bzw. dort angezeigt. Das hat den Vorteil, dass ihr nur einmal ein Mitglied anlegt und befüllt und die Daten dann auch in den Gruppen verfügbar sind.

Die Gruppenebene mit den einzelnen Gruppen ist hingegen der Bereich, wo sich Mitglieder aktiv "aufhalten", also hinzugefügt und entfernt werden können und so die jeweils für die Gruppe relevanten Infos erhalten. Natürlich gibt es auch auf Gruppenebene wieder die Möglichkeit bei Mitgliedern speziell für die Gruppe relevante Daten abzuspeichern. Auch auf Gruppenebene können Personen Zugriff auf die Verwaltung haben, halt eben nur auf jene der einzelnen Gruppe. Infos vom Verein können in die Gruppe vererbt werden, jedoch werden die Infos der Gruppe zu einem Mitglied nicht in den Verein übertragen. Gleiches gilt für Rollen und Positionen.

Wie kann ich Filtern in der Mitgliederverwaltung?

Webanwendung

Gehe oben auf „Vereine verwalten“
Gehe auf „Mitglieder verwalten“
Wähle links den Verein aus in dem du die Mitgliederliste Filtern/Sortieren möchtest
Klicke auf diesen Button „Filter“
Wähle nun aus nach welchen Kriterien/Spalten du filtern möchtest
Du kannst auch gerne eine Kombination aus mehreren Filtern einstellen, die gemeinsam berücksichtigt werden
Du kannst die Filter auch gerne mit der Sortierung kombinieren
Die Filtermöglichkeiten werden von uns laufend erweitert

Mobile App

Gehe auf den Tab „Verwalten“ unten
Wähle den Verein aus in dem du die Liste filtern möchtest
Wähle die Funktion „Mitglieder verwalten“ aus
Tippe auf dieses Button-Icon
Wähle nun aus nach welchen Kriterien/Spalten du filtern möchtest
Du kannst auch gerne eine Kombination aus mehreren Filtern einstellen, die gemeinsam berücksichtigt werden
Du kannst die Filter auch gerne mit der Sortierung kombinieren
Die Filtermöglichkeiten werden von uns laufend erweitert

Was ist für die Weiterentwicklung der Stammdatenverwaltung geplant?

Im nächsten Schritt ist eine grundlegende Weiterentwicklung der Mitgliederverwaltung geplant. Das bedeutet, Multi-Aktionen, damit ihr einzelne Einstellungen/Daten bei mehreren Mitgliedern gleichzeitig ändern könnt. Ebenso ist ein Neumitglieder-Onboardingprozess (Formular zur Neumitgliedergewinnung) in Planung.

Wie kann ich Sortieren in der Mitgliederverwaltung?

Webanwendung

Gehe oben auf „Vereine verwalten“
Gehe auf „Mitglieder verwalten“
Wähle links den Verein aus in dem du die Mitgliederliste Filtern/Sortieren möchtest
Klicke auf diesen Button „Anzeige“
Wähle nun „Sortieren nach“ aus
Wähle nun aus nach welchen Kriterien/Spalten du sortieren möchtest
Du kannst auswählen zwischen „aufsteigend“ oder „absteigend“ sortieren
Die Tabelle wird im Hintergrund danach bereits angepasst
Du kannst die Sortierung auch gerne mit den Filtern kombinieren

Mobile App

Gehe auf den Tab „Verwalten“ unten
Wähle den Verein aus in dem du die Liste sortieren möchtest
Wähle die Funktion „Mitglieder verwalten“ aus
Tippe auf dieses Button-Icon
Wähle nun „Sortieren nach“ aus
Wähle nun aus nach welchen Kriterien/Spalten du sortieren möchtest
Du kannst auch gerne eine Kombination aus mehreren Filtern eins
Du kannst auswählen zwischen „aufsteigend“ oder „absteigend“ sortieren
Die Tabelle wird im Hintergrund danach bereits angepasst
Du kannst die Sortierung auch gerne mit den Filtern kombinieren

Datenexport für eigene Zwecke und an den Verband?

Aktuelle Daten zu haben ist die eine Sache, diese aber auch für andere Zwecke (Statistiken, Transfer zum Verband) verwenden zu könnten ist eine zweite wichtige Voraussetzung. Daher habt ihr die Möglichkeit in der Vereinsplaner Mitgliederverwaltung die Stammdaten aus dem Verein oder aus einzelnen Gruppen zu exportieren. gehe dazu in der Webanwendung folgendermaßen vor:

Klicke oben auf "Vereine verwalten"
Klicke danach auch "Mitglieder verwalten"
Wähle nun den Verein oder die Gruppe aus, aus dem du die Daten exportieren möchtest.
Du kannst zuvor eine Filter- bzw. Sortierung so vornehmen, dass du auf Basis der Einstellungen individuelle Exporte durchführen kannst. Z.B. wenn du nur die Daten der aktiven Mitglieder für eine Postaussendung exportieren möchtest.
Klicke nun auf "Exportieren" über der Tabelle
Es wird nun eine Excel oder eine CSV auf Basis deiner Einstellungen exportiert

Exportiere CSV in Microsoft Excel und weiteren Anbietern öffnen

Beim Export der Daten der Mitgliederverwaltung kann man wählen zwischen dem Exportstandard als "Excel = .xlsx" oder dem "Dateityp .csv". Bei zweiterem bedeutet das, dass die Datei auch in jedem anderen gängigen Tabellenprogramm geöffnet werden kann. Um die aus dem Export der Mitgliederverwaltung erhaltenen CSV in einem gängigen Tabellenprogramm zu öffnen musst du folgendermaßen vorgehen:

Microsoft Excel: Offizielle Microsoft Anleitung (externer Link)

Apple Numbers: Einfach die CSV mit Numbers öffnen. Das Programm erkennt von alleine, die Trennzeichen und ordnet die Spalten richtig zu.

Google Tabellen: Offizielle Google Anleitung (externer Link)

Bitte beachte, dass ihr als "CSV Format UTF-8" öffnet, da sonst die Umlaute falsch umgewandelt werden.

Zahle ich für eingetragene Mitgliederdatensätze bzw. wie wird das berechnet?

Nein, ihr könnt tatsächlich beliebig viele Mitglieder eintragen und die Daten zu diesen speichern. Das sogenannte Vereins-CRM ist also wirklich komplett kostenlos mit allen Funktionen. Das heißt dies fällt nicht in die Berechnung der Mitgliederlimits.

Sobald jedoch ein Mitglied Informationen und Benachrichtigungen erhalten kann (egal ob per E-Mail oder mobiler App), dann wird es zu den “abonierenden Mitgliedern” in einem Verein gezählt. Hier gelten dann die normalen Limits, wie auf unserer Preisseite ersichtlich sind.

Das bedeutet für abonierende Mitglieder und für Mitglieder mit eigenem Account (z.B. App) gibt es gewisse Limits und wenn man diese als Verein überschreitet, dann fällt man in ein zu zahlendes Abo.

Wie können Dokumente zu einem Mitglied hinzugespeichert werden?

Ihr habt die Möglichkeit Dokumente, Verträge, Leistungsnachweise, uvm. zu einem Mitglied hinzu zu speichern. Dazu gehe bitte folgendermaßen vor:

Webanwendung

Klicke auf das Mitglied, wo du die Dokumente hochladen möchtest. Dazu klicke in der Tabelle in der Zeile der Person auf die “Person"(Mitgliedsprofil, Status, Berechtigungen & Rollen).

Nun befindest du dich in der Übersicht des Mitglieds Dokumente hochladen.

Mobile App

Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten”
Tippe auf den Verein oder die Gruppe, wo du Dokumente hochladen möchtest
Tippe nun auf “Mitglieder verwalten”
Nun tippe auf das Mitglied, wo du die Dokumente hochladen möchtest
Du befindest dich nun im Mitgliedsprofil und kannst im unteren Bereich Dokumente hochladen

Was sind benutzerdefinierte Felder und wie lege ich diese an?

Benutzerdefinierte Stammdatenfelder (auch vereinseigene Felder genannt) sind möglichkeiten, dass ihr zu den bestehenden Stammdatenfeldern, welche durch Vereinsplaner vorgegeben sind, noch weitere eigene Felder hinzufügt. Ihr seid dabei nicht limitiert und könnt diese folgendermaßen anlegen:

Webanwendung

Gehe dazu auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links den Verein wechseln, um so im gewünschten Verein eine Mitgliedschaft anzulegen.

Klicke anschließend rechts oben auf den blauen Button "AKTIONEN"
Danach kannst du mittels "Benutzerdefinierte Felder" deine gewünschten Felder anlegen
Über "Erstellen" kannst du ein neues Feld erstellen
Gib eine "Feldbezeichnung" ein und wähle den passenden "Feldtyp" aus
Die angelegten Felder kannst du nun fortan bei den Mitgliedern selbst mit Daten befüllen

Mobile App

Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten”
Tippe nun auf den Verein, wo du das Feld hinzufügen möchtest
Gehe nun auf “Mitglieder verwalten”
Jetzt kannst du rechts oben unter “Aktionen” auf “Benutzerdefinierte Felder” ein Feld hinzufügen
Klicke auf “Erstellen” und wähle eine aussagekräftige Feldbezeichnung aus
Bei “Feldtyp” wähle jenen aus, den du verwenden möchtest
Die angelegten Felder kannst du nun fortan bei den Mitgliedern selbst mit Daten befüllen

Das Setzen des Standardwertes bedeutet, dass ihr einen fixen Feldinhalt vorgeben könnt, der standardmäßig bei allen Personen ohne Feldwert und beim Anlegen eines Mitglieds befüllt wird.

Anwendung der Mitgliederverwaltung

Mitgliederbeitritte, Gruppen & Berechtigungen

Synchronisation, Filter & Tabelle

Allgemeines

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Bereich mit Rechtsvorlagen für österreichische Vereine