Was ist die erweiterte Mitgliederverwaltung?

Das “erweitert” bezieht sich darauf, das Vorstände und Funktionäre die Mitgliederdaten (Stammdaten) ab sofort auch selbstständig anlegen und verwalten können. Dabei spielt es keine Rolle mehr welche Daten ein Verein von seinen Mitgliedern benötigt – es können flexibel Datenfelder nach belieben hinzugefügt werden.


Was macht die Mitgliederverwaltung bei Vereinsplaner so besonders?

Die Tatsache, dass Vereinsplaner mit seiner Mitgliederverwaltung sowohl das aktive Vereinswesen (Funktionäre, Vorstände, Trainer, Athleten, Musiker, …), als auch das passive (Ehrenmitglieder, Helfer, Sponsoren, …) einbezieht macht es einzigartig. Denn aktive Personen können ihre Daten selbst verwalten, aktuell halten und sind mit der mobilen App immer hautnah dabei. Passive Mitglieder können für sämtliche Verwaltung genutzt und benachrichtigt werden, haben selbst aber keinen Account.


Mitgliederverwaltung – Übersichtsseite Erklärung

Die Übersichtsseite (Tabelle) ist das Herzstück der Mitgliederverwaltung. Dort siehst du im linken Bereich den ausgewählten Verein und die dazu gehörenden Gruppen. Du kannst natürlich zwischen Vereinen und deren Gruppen hin und her wechseln. Den Unterschied zwischen Vereins- und Gruppenebene erklären wir hier. Du musst natürlich nicht in jeder Gruppe das gleiche Mitglied einzeln verwalten, sondern Daten der Mitglieder aus dem Verein werden in die Gruppen vererbt.

Im mittleren Bereich oben im blauen Feld zeigt es dir die jeweiligen "Offenen Mitgliedsanfragen" an. Diese Anfragen kommen von Personen, die dieser Gruppe zugehörig sein möchten. Du kannst sie bestätigen und somit in die Gruppe/den Verein lassen oder ablehnen.

Darunter siehst du die einzelnen Personen in der Tabelle, die dieser Gruppe zugehörig sind. Ist bei Aktionen ein "Auge" zu sehen, dann hat das Mitglied einen Datensatz in dieser Gruppe verknüpft. Ist hingegen eine "Person mit Plus" zu sehen, dann kann man mit einem Klick auf dieses Symbol das Mitglied in dieser Gruppe als Datensatz anlegen.

Nachfolgende 4 Symbole möchten wir speziell erklären:

  1. Bei der Glocke handelt es sich um das "Abonniert Symbol". Dieses Symbol gibt Auskunft, ob die Person Informationen und Benachrichtigungen zum Verein oder dieser Gruppe erhält oder nicht.
  2. Die Person mit Häkchen gibt Auskunft, ob die Person einen eigenen aktiven Account im Vereinsplaner (App oder Desktop) besitzt. Also auch aktiv Rückmeldungen zu Terminen, News, Umfragen oder Chat geben kann.
  3. Das Symbol des Ausweises gibt Auskunft, ob zu der Person ein Datensatz im Verein bzw. dieser Gruppe existiert. Nur weil ein Mitglied einen Account hat und in einer Gruppe ist, heißt das noch nicht, dass der Verein oder diese Gruppe auch den Mitglieder-Datensatz hat.
  4. Das Schlüssel-Symbol bedeutet, ob die Person in dieser Gruppe Administratoren-Berechtigungen hat. Berechtigungen können folgendermaßen vergeben werden.

Welche "AKTIONEN" sind bei der Mitgliederverwaltung sonst noch möglich?

  1. Mitglieder können ganz normal angelegt werden – Mitglieder anlegen Anleitung.
  2. Mitglieder können aus dem Verein oder der Gruppe anderen Gruppen hinzugefügt werden.
  3. Mitglieder können eingeladen werden. Dies kann per Mail oder per Excel erfolgen – Mitglieder einladen Anleitung.
  4. Mitglieder und Listen können exportiert werden (noch nicht live verfügbar).


Mitgliederverwaltung – Profilseite Erklärung

Die Profilseite zeigt dir alle Informationen zu einem Mitglied im Verein oder einer Gruppe an. Dabei lassen sich grundsätzlich auf Gruppenebene eigene Daten anpassen (dies ist aber kein "Muss", da die Daten eines Mitglieds von Vereinsebene aus übernommen werden). Das heißt die Grunddaten zu einem Mitglied kommen immer aus der Vereinsebene.

Im oberen Bereich befinden sich die Stammdaten. Mit einem Klick auf die "drei Punkte" rechts oben können diese bearbeitet werden. Es zeigt einem auch an, ob das Mitglied in dieser Gruppe Benachrichtigungen erhält, einen eigenen Account hat oder eben ein Datensatz abgespeichert ist.  Die Erklärung zu den vier Symbolen (Glocke, Account, Ausweis und Schlüssel) findest du in der Erklärung der Übersichtsseite.

Darunter befinden sich die Mitgliedsrollen und Mitgliedspositionen. Was diese sind findest du in dieser Beschreibung. Du kannst beliebig viele Rollen und Positionen einem Mitglied zuordnen. Brauchst du eine Rolle oder Position, die noch nicht in der Liste vorhanden ist, dann schreib uns diese an [email protected]

Darunter wird dir angezeigt in welcher Gruppe sich das Mitglied aktiv zugehörig befindet (Gruppenaktivität) und welche Daten und Informationen zwischen einer Gruppe und einer Person geteilt werden. Neben der Gruppenaktivität können die Berechtigungen des Mitglieds eingestellt werden. Derzeit werden noch keine Unterschiede in Lese, Schreib, Lösch oder Bearbeitungs-Berechtigungen gemacht.


Was ist die Vereinsebene und was die Gruppenebene?

In der Mitgliederverwaltung unterscheiden wir grundsätzlich in zwei Ebenen.

Die Vereinsebene, die sozusagen wie im echten Leben auch die Basis bildet. Wo alle von klein bis groß, aktiv/passiv Funktionäre und Mitglieder drinnen sind. Es gibt bestimmte Berechtigungen (Finanz- und Inventarverwaltung), die auch nur auf Vereinsebene vergeben werden können. Eine Übersicht aller Berechtigungen auf Vereins und Gruppenebene findest du in diesem Beitrag. Die Vereinsebene nimmt außerdem eine wichtige Funktion ein, denn Informationen zu Stammdaten einen Mitglieds, sowie Positionen und Rollen in einem Verein werden auf die Gruppe vererbt bzw. dort angezeigt. Das hat den Vorteil, dass ihr nur einmal ein Mitglied anlegt und befüllt und die Daten sind dann auch in den Gruppen verfügbar.

Die Gruppenebene mit den einzelnen Gruppen ist hingegen der Bereich, wo sich Mitglieder aktiv "aufhalten", also hinzugefügt und entfernt werden können und so die jeweils für die Gruppe relevanten Infos erhalten. Natürlich gibt es auch auf Gruppenebene wieder die Möglichkeit bei Mitgliedern speziell für die Gruppe relevante Daten abzuspeichern. Auch auf Gruppenebene können Personen Zugriff auf die Mitgliederverwaltung haben, halt eben nur auf jene der einzelnen Gruppe. Infos vom Verein können in die Gruppe vererbt werden, jedoch werden die Infos der Gruppe zu einem Mitglied nicht in den Verein übertragen. Gleiches gilt für Rollen und Positionen.


Wie lege ich ein Mitglied im Verein oder einer Gruppe an?

Gehe dazu in der Webanwendung auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links den Verein wechseln, um so im gewünschten Verein ein Mitglied anzulegen.

Klicke nun rechts oben auf “AKTIONEN” und wähle “Mitglied anlegen”. Du kannst nun das Mitglied mit allen gewünschten Feldern anlegen und mit einen Klick auf “Erstellen” speichern.


Wie kann ich ein Mitglied wieder löschen?

Um ein Mitglied zu löschen gehe in der Webanwendung auf "Vereine verwalten" und danach auf "Mitglieder verwalten". Klickst du auf den globalen Verein und dann auf das zu löschende Mitglied, dann kannst du es mit nachfolgender Anleitung aus dem gesamten Verein und allen Gruppen löschen.

Klicke also auf das "Auge" bei dem zu löschenden Mitglied um ins Mitgliedsprofil zu kommen. Nun sind oben rechts beim Mitglied "drei Punkte", siehe im Bild. Wenn du auf "Eintrag löschen" klickst kannst du das Mitglied löschen. 

Du kannst das Mitglied aber auch einfach nur aus einer bestimmten Gruppe entfernen. Dazu gehe auf die Gruppe und klicke auf das "Auge" bei dem Mitglied. Danach klicke auf die "drei Punkte" und auf "Eintrag löschen" und lösche das Mitglied aus der Gruppe.



Wie kann ich eine Mitgliederliste hochladen?

Selbstständig eine ganze Liste hochzuladen und automatisch anzulegen ist derzeit noch nicht möglich. Du kannst uns aber deine bestehende Mitgliederliste schicken, wir passen diese an unser Format an und laden sie für dich hoch. Schreibe uns dazu einfach an [email protected] mit dem Betreff "Mitgliederliste hochladen".

Du kannst ebenfalls aktive Mitglieder gesammelt einladen – diese können sich dann selbstständig registrieren. Wie das funktioniert erfährst du in der Anleitung – Excel Import.


Wie können Rollen, Positionen und Berechtigungen angepasst werden?

Gehe dazu in der Webanwendung auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links den Verein wechseln, um so im gewünschten Verein oder Gruppe ein Mitglied zu bearbeiten.


Klicke auf das Mitglied, wo du die Rollen, Positionen und Berechtigungen anpassen möchtest. Dazu klicke in der Tabelle in der Zeile der Person auf das “Auge” (Datensatz ansehen). Hat das Mitglied noch keinen eingetragenen Datensatz so klicke vorher auf das “Eintrag erstellen”.


Nun befindest du dich in der Übersicht des Mitglieds und kannst die Rollen, Positionen und Berechtigungen anpassen.


Wie können Mitglieder zwischen Gruppen verschoben werden?

Mitglieder werden nicht zwischen Gruppen verschoben, sondern zu Gruppen hinzugefügt oder daraus entfernt. Gehe dazu in der Webanwendung auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten”. Jetzt kannst du links den Verein/Gruppe wechseln, um so dem gewünschten Verein oder Gruppe ein Mitglied hinzuzufügen.


Klicke nun rechts oben auf “AKTIONEN” und wähle “Mitglied hinzufügen”. Du kannst nun ganz einfach ein Mitglied dieser Gruppe oder dem Verein hinzufügen.


Was ist für die Weiterentwicklung der Stammdatenverwaltung geplant?

Im ersten Schritt werden wir kleinere Erweiterungen, wie z.B. Exporte, Usability-Anpassungen oder Filtermöglichkeiten einbauen.

Im nächsten Schritt wird die Mitgliederverwaltung dann mit anderen Funktionen (z.B. der Terminverwaltung, dem Onlinespeicher) verknüpft, damit hier noch mehr Übersicht und Automatisierung stattfinden kann.


Darauffolgend soll dann auch eine Mitgliedsbeitrags-Funktion und das einziehen von Mitgliedsbeiträgen über die Mitgliederverwaltung möglich sein. Automatische Erinnerungen zu Geburtstagen oder fehlenden Mitgliedsbeiträgen stehen ebenfalls auf unserer Agenda und sollen zeitnah kommen.


Gibt es die Mitgliederverwaltung auch in der mobilen App?

Derzeit noch nicht in dieser ausgereiften Form. Das heißt man kann zwar seine aktiven Mitglieder, die einen Account haben in der mobilen App verwalten, jedoch nicht in der Funktion der Mitgliederverwaltung, wie es in der Webanwendung möglich ist.

Wir stellen aber gerade unser gesamtes Vereinsplaner System auf die Version 2 um und dann gibt es die Mitgliederverwaltung auch in der mobilen App. Die Mitgliederverwaltung wird dann unter anderem auch mit anderen Funktionen z.B. dem Onlinespeicher und der Finanzverwaltung verlinkt sein, um so eine gesamtheitliche Organisation zu ermöglichen.


Zahle ich für eingetragene Mitgliederdatensätze bzw. wie wird das berechnet?

Nein, ihr könnt tatsächlich beliebig viele Mitglieder eintragen und die Daten zu diesen speichern. Das sogenannte Vereins-CRM ist also wirklich komplett kostenlos mit allen Funktionen. Das heißt dies fällt nicht in die Berechnung der Mitgliederlimits.

Sobald jedoch ein Mitglied Informationen und Benachrichtigungen erhalten kann (egal ob per E-Mail oder mobiler App), dann wird es zu den “abonierenden Mitgliedern” in einem Verein gezählt. Hier gelten dann die normalen Limits, wie auf unserer Preisseite ersichtlich sind. 

Das bedeutet für abonierende Mitglieder und für Mitglieder mit eigenem Account (z.B. App) gibt es gewisse Limits und wenn man diese als Verein überschreitet, dann fällt man in ein zu zahlendes Abo. 


Wie können Mitglieder entfernt/inaktiv gestellt werden?

Derzeit ist es noch nicht möglich Mitglieder aus Gruppen bzw. dem Verein in der Mitgliederverwaltung zu entfernen. Wir arbeiten aber bereits daran, dass ihr bald angelegte oder hinzugefügte Mitglieder wieder aus dem Verein/der Gruppe entfernen bzw. auf inaktiv stellen könnt.


Mitglied hat nicht abonniert und keinen Account. Was kann ich tun?

Mitglieder, die einen Eintrag in der Mitgliederverwaltung haben bekommen nicht automatisch auch Benachrichtigungen und Infos vom Verein oder der Gruppe. Dazu muss die "Glocke" aktiviert werden. Diese wird automatisch aktiviert, wenn ein Mitglied selbstständig einen Account mit der gleichen E-Mail Adresse besitzt. Ab diesem Zeitpunkt kann das Mitglied E-Mails und Push-Benachrichtigungen erhalten.

Das heißt das Mitglied legt sich einfach einen Account an und du als Vorstand änderst die Glocke auf "abonniert" oder das Mitglied tritt dem Verein bei.