Übersicht aller Anleitungen zu den Mitgliedsbeiträgen

Anwendung der Mitgliedsbeiträge

Wie können wir die Mitgliedsbeiträge über eine SEPA-Lastschrift einziehen?
Wie hinterlege ich für unseren Verein unsere Bankdaten?
Wie hinterlege ich die Bankdaten eines Mitglieds (zum Einzug der Mitgliedsbeiträge)?
Ich habe Probleme bei der Erstellung des SEPA-Datenträgers. Was kann ich tun?
Wie könnt ihr den SEPA-Datenträger bei der eigenen Bank einspielen?
Welche Funktionen hinsichtlich Mitgliedsbeiträge kommen als nächstes?
Wie komme ich zu unserer Vereins-Creditor-ID?
Was ist die Mandatsreferenz und das Datum zum Mandat?


Wie können wir die Mitgliedsbeiträge über eine SEPA-Lastschrift einziehen?

Um über die Vereinsplaner SEPA-Datenträger-Generierung ein XML Dokument zu erhalten, das bei der Hausbank eures Vereins über Online-Banking importiert werden kann, müsst ihr in der Webanwendung folgendermaßen vorgehen (bitte sieh dir initial das Video an):

Video einfügen

  1. Wir empfehlen, dass ihr, bevor ihr den Prozess der Datenträger-Generierung startet, bereits die Standort- und Bankdaten des Vereins eingetragen habt. Dadurch erspart ihr euch später das erneute Eintragen (dies ist aber kein Muss). Wie ihr das machen könnt, findet ihr hier – Bankdaten und Standort des Vereins hinterlegen (/bankdaten-des-vereins-hinterlegen)
  2. Außerdem würden wir auch empfehlen, dass ihr vorab alle Bankdaten der Mitglieder über die Mitgliederverwaltung einträgt. Auch das macht es für euch einfacher, wenn bereits alle Daten hinterlegt sind. Wie ihr das machen könnt, findet ihr hier – Bankdaten eines Mitglieds eintragen (/bankdaten-des-mitglieds-hinterlegen)
  3. Sind die ersten Punkte geschafft, könnt ihr mit dem eigentlichen Prozess losstarten. Die SEPA-Datenträger-Generierung funktioniert nur über die Weboberfläche und größere Bildschirme
  4. Klicke oben auf “Vereine verwalten” und danach auf “Mitglieder verwalten”
  5. Klicke jetzt auf “AKTIONEN” und danach auf “Beitragseinzug
  6. Jetzt befindest du dich in der Übersicht, wo angelegte Datenträger gespeichert werden. Klicke jetzt auf “Neuer Datenträger
  7. Es öffnet sich der Datenträger-Generierungsprozess
  8. Im linken und mittleren Bereich siehst du die Mitgliederliste und die Bearbeitungsmöglichkeiten pro Mitglied
  9. Im rechten Bereich siehst du die drei Unterbereiche “TRANSAKTION”, “MITGLIEDER” und “VEREIN
  10. Beginne damit, dass du unter “TRANSAKTION” den “Betrag”, der bei den Mitgliedern abgebucht werden soll. Das gleiche machst du mit dem “Verwendungszweck”. Beides wird jetzt in der Mitgliederliste für alle Mitglieder gleichermaßen eingetragen
  11. Du kannst jetzt direkt bei den Mitgliedern sowohl den Betrag als auch den Verwendungszweck individuell anpassen/ergänzen
  12. Wähle nun als nächsten Schritt jene Mitglieder aus, die im Datenträger enthalten sein sollen. Das machst du über die Checkboxen ganz links in der Tabelle.
  13. Es wird dir rechts auch angezeigt, wie viele Mitglieder ausgewählt sind und ob bei einem ausgewählten Mitglied noch die SEPA Daten fehlen. Diese kannst du dann direkt im Prozess nachtragen (ohne den Prozess zu verlassen). Klicke dazu auf die Fehlermeldung
  14. Sind alle Mitgliederdaten vollständig, können wir zum nächsten Schritt gehen. Kontrolle der zuvor angelegten Bankdaten des Vereins und dem Standort des Vereins
  15. Ist alles wie gewünscht, so kann der Datenträger generiert werden. Klicke dazu auf “Datenträger erzeugen
  16. Der Datenträger wird sofort heruntergeladen und kann aber auch später noch in der Datenträger Übersicht (siehe Punkt 6) eingesehen werden bzw. erneut heruntergeladen werden


Wie hinterlege ich für unseren Verein unsere Bankdaten?

Die Bankdaten und der Standort des Vereins werden für die Generierung des SEPA-Datenträgers benötigt. Um beides bequem einzutragen gehe bitte folgendermaßen vor:

Webanwendung

  1. Klicke auf “Vereine verwalten” und dann auf “Vereine & Gruppen verwalten
  2. Wähle danach den Verein aus, für den du die Daten eintragen möchtest
  3. Klicke nun unter “Vereinseinstellungen” auf den Verein
  4. Nun befindest du dich in folgender Übersicht
  5. Klicke nun auf “Standort” und trage euren Vereinsstandort ein
  6. Bestätige mit “Speichern
  7. Gehe zurück und klicke nun auf “SEPA Einstellungen
  8. Trage die Bankdaten eures Vereins ein und bestätige mit “Speichern
  9. Du hast nun alle Daten auf Vereinsseite erfolgreich eingetragen

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe auf den Verein, bei dem du die Daten anlegen möchtest
  3. Tippe nun auf “Vereinseinstellungen
  4. Nun befindest du dich in der Übersicht. Tippe hier auf “Standort
  5. Trage euren Vereinsstandort ein, bestätige mit “Speichern” und gehe einen Schritt zurück
  6. Tippe nun auf “SEPA Einstellungen” und trage die Bankdaten eures Vereins ein
  7. Bestätige wieder mit “Speichern
  8. Du hast nun alle Daten auf Vereinsseite erfolgreich eingetragen


Wie hinterlege ich die Bankdaten eines Mitglieds (zum Einzug der Mitgliedsbeiträge)?

Webanwendung

  1. Klicke oben auf “Vereine verwalten” und dann auf “Mitglieder verwalten
  2. Wähle nun den Verein aus, in welchem du für die Mitglieder Bankdaten hinterlegen möchtest 
  3. Nun sollte dir in der Mitgliedertabelle eine Spalte angezeigt werden, die “Bankdaten” heißt
  4. Dort kannst du nun direkt die Bankdaten sowie das SEPA-Mandat hinterlegen. Folgende Oberfläche öffnet sich:
  5. Klicke danach auf “Speichern” und gehe weiter zum nächsten Mitglied

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe auf den Verein, wo du die Bankdaten des Mitglieds anpassen möchtest
  3. Tippe nun auf “Mitglieder verwalten
  4. Nun tippe auf das Mitglied, wo du die Bankdaten anpassen möchtest
  5. Du befindest dich nun im Mitgliedsprofil und kannst im oberen Bereich unter “Bankdaten” durch “Daten hinzufügen” die Daten eingeben
  6. Bestätige durch “Speichern” und wechsle danach zum nächsten Mitglied


Ich habe Probleme bei der Erstellung des SEPA-Datenträgers. Was kann ich tun?

Solltest du Hilfe bei der Erstellung eines SEPA Datenträgers auf Vereinsplaner brauchen, so sieh dir bitte dieses ausführliche Anleitungsvideo an:

Solltest du trotzdem dem genauen Befolgen der Schritte einen Fehler erhalten oder später beim Einspielen in euer Banksystem ein Fehler angezeigt werden, so trete bitte mit uns unter [email protected] in Verbindung. Sende uns bitte auch die Fehlernachricht per Screenshot (ohne dabei Kontoinformationen vom Verein oder den Mitgliedern mit zu senden). 

Wichtig ist auch, dass ihr niemals eine SEPA-Lastschrift durchführt, wo zuvor noch Fehler angezeigt werden. Denn im schlimmsten Fall werden falsche Abbuchungen durchgeführt und es entstehen Mehrkosten für den Verein oder seine Mitglieder.


Wie könnt ihr den SEPA-Datenträger bei der eigenen Bank einspielen?

Diese Frage ist leider nicht pauschal zu beantworten, weil hier jedes Bankensystem (Raiffeisen, Sparkasse, Volksbank, …)  anders aufgebaut ist. Fakt ist aber, dass wir unseren XML-Datenträger (XML ist das Dateiformat) auf Basis des europäischen Bankenstandards (EURO-Raum) generieren. Das bedeutet, dass dieses einheitliche Format von jeder (EURO-)Bank verwertet werden kann.

Was dabei auch zu beachten ist, dass ihr als Verein eine eigene Creditor ID haben müsst, weil das eine der Vorgaben seitens der Bank ist, um SEPA-Lastschriften auszuführen.

Solltet ihr in eurem Verein noch nie eine Lastschrift eingezogen haben, so empfehlen wir, dass ihr initial mit eurem Bankberater Kontakt aufnehmt, um diese Möglichkeit zu besprechen.

Solltet ihr bereits eine Creditor ID und auch schon Erfahrung mit dem Einziehen von Lastschriften haben, dann könnt ihr den im Vereinsplaner generierten XML-Datenträger in eurem Banksystem einspielen (importieren). Anschließend überprüft, je nach Möglichkeiten im jeweiligen Banksystem, ob alle Transaktionen der Mitglieder ihre Richtigkeit haben. Diesen Schritt empfehlen wir ohnehin, um Fehler vorzubeugen. Denn ist der SEPA-Datenträger erstmal erfolgreich bei der Bank eingereicht, nimmt die Abbuchung ihren Lauf der Dinge.

Das Ausführungsdatum ist mit 5 Tagen nach Erzeugung des Datenträgers gesetzt. So lange dauert es mindestens, bis die Lastschrift durchgeführt wird – dies kann auch nicht geändert werden.

Wir haben hier für einige gängige Banksysteme eine Info verlinkt, wo euch der Prozess seitens der Bank kurz erklärt wird. Da können wir euch leider auch im Support nicht weiterhelfen, da dies Thema der jeweiligen Bank ist. Sollte sich hier etwas geändert haben, so findet ihr mit Sicherheit auf Google in der Suche unter “Name des Banksystems + SEPA XML Import + Handbuch” die korrekte Anleitung.

Raiffeisen ELBA Business Österreich

Anleitung Raiffeisen Infinity Österreich

Sparkasse Österreich



Welche Funktionen hinsichtlich Mitgliedsbeiträge kommen als nächstes?

Die nächsten Funktionen, um das Thema der Mitgliedsbeiträge im Verein noch besser zu erfassen, ist eine Anzeige, welche Mitglieder den Beitrag bereits bezahlt haben und wo noch offene Beiträge vorhanden sind. Dies soll in der Mitgliederverwaltung angezeigt werden.

Außerdem wird es zukünftig möglich sein, über eine Mitgliedschaft die Mitgliedsbeiträge zu definieren und dann wird automatisch auf Basis der Mitgliedschaften eines Mitglieds der Betrag errechnet. Dieser wird dann pro Mitglied hinterlegt und kann für die SEPA-Datenträger-Generierung herangezogen werden.

Weitere Funktionen, die sich in Kombination mit der Finanzverwaltung ergeben, wären eine Rechnungsgenerierung und ein Mahnwesen. Dies wird aber erst im nächsten Ausbauschritt stattfinden.


Wie komme ich zu unserer Vereins-Creditor-ID?

Die Creditor-ID ist ein 18-stelliger alphanumerischer Schlüssel und identifiziert den Einreicher von SEPA-Lastschriften. Diese wird über das Kreditinstitut (Hausbank des Vereins) des Creditors beantragt und wird in Österreich zentral von der OeNB (Österreichische Nationalbank) vergeben. Genaue Infos dazu findest du hier – Creditor-ID Infos bei der OeNB.

In Deutschland kann diese bei der "Deutschen Bundesbank" elektronisch beantragt werden. Genaue Infos dazu findest du hier – Creditor-ID Antrag bei der Deutschen Bundesbank.

In der Schweiz kann die Creditor-ID so wie in Österreich bei der Hausbank des Vereins beantragt werden.

Um als Verein die Vereinsplaner SEPA-Datenträger Funktion zum Einziehen der Mitgliedsbeiträge nutzen zu können, musst du für deinen Verein die Creditor-ID bei deiner Vereinsbank besorgen. Das hängt leider nicht an uns als Software-Anbieter und die Creditor-ID ist für die SEPA-Lastschrift-Mandat verpflichtend.


Was ist die Mandatsreferenz und das Datum zum Mandat?

Ein SEPA-Mandat ist eine schriftliche Erlaubnis vom Mitglied, dass der Verein via Lastschrift Geld einziehen darf. Eine Mandatsreferenz ist eine eindeutige Identifikation für diese Erlaubnis. Diese Erlaubnis ist vom Zahlungsempfänger (Verein) im SEPA-Mandat inklusive des Datums (wann das Mandat erteilt wurde) und auch einem Dokument (wo schriftlich festgehalten wird, dass das Mandat erteilt wurde) zu speichern.

Das könnt ihr im Vereinsplaner bequem im Bankdaten-Bereich beim jeweiligen Mitglied dazu speichern. Mehr Informationen findest du hier – Bankdaten des Mitglieds hinterlegen.

Folgendermaßen sieht ein vom Vereinsplaner-System generierte Mandatsreferenz aus: VP-CDF440F979EDA9A51E4D92U7B64C4861