Übersicht aller Anleitungen zur Terminverwaltung

Anwendung der Terminverwaltung

Wie erstelle ich einen Termin?
Wie erstelle ich einen Serientermin?
Wie kann ich Termine bearbeiten?
Termine mit Kalender synchronisieren
Wie binde ich den Synchronisations-Link ein?
Wie kann ich einen Termin Zu- oder Absagen bzw. die Lesebestätigungen anzeigen?
Wo sehe ich meine Terminstatistiken?
Wie kann ich nachträglich einen Anwesenheitsstatus beim Mitglied ändern?
Wie sehen Mitglieder, wer bei den Terminen noch zugesagt hat?
Wie kann ich Termine löschen?

Allgemeines

Wo werden mir meine Termine anzeigt?
Welche Statistiken zu Terminen gibt es?
Wie oft werden Termine im Kalender synchronisiert?
Kann ich eine Anwesenheitsliste exportieren?
Kann ein Mitglied zu einem Termin eine Anmerkung geben?
Wie kann ich unentschlossene/interessierte Personen nachträglich erinnern?


Wie erstelle ich einen Termin?

Webanwendung

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Wähle nun “Termine verwalten” aus
  3. Du befindest dich jetzt in der Übersicht deiner Termine. Klicke nun auf den Button “AKTIONEN” oben rechts
  4. Nun kannst du einen Termin anlegen und Schritt für Schritt die Einstellungen des Termins anpassen
  5. Kategorien können frei gewählt werden und sollen dabei helfen, Termine übersichtlich zu halten. Wie diese erstellt werden, findest du unter Kategorien erstellen
  6. Wurden dem Termin alle Informationen hinzugefügt, kann dieser durch “Anlegen” abgeschlossen werden und wird automatisch an die Mitglieder gesendet

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe auf den Verein, die Gruppe, indem du den Termin erstellen möchtest
  3. Wähle “Termine verwalten” aus
  4. Tippe auf das “Aktionen” oben rechts und wähle “Termin anlegen
  5. Nun kannst du Schritt für Schritt die Einstellungen des Termins anpassen
  6. Bestätige mit “Anlegen


Wie erstelle ich einen Serientermin?

Webanwendung

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Wähle nun “Termine verwalten” aus
  3. Du befindest dich jetzt in der Übersicht deiner Termine. Klicke nun auf den blauen Button “AKTIONEN” oben rechts
  4. Nun kannst du einen Termin anlegen und Schritt für Schritt die Einstellungen des Termins anpassen
  5. Kategorien können frei gewählt werden und sollen dabei helfen, Termine übersichtlich zu halten. Wie diese erstellt werden findest du unter Kategorien erstellen
  6. Für einen Serientermin bitte die Frequenz einstellen (wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich, jährlich)
  7. Zeitraum für den Serientermin festlegen (max. 1 Jahr möglich)
  8. Wurden dem Termin alle Informationen hinzugefügt, kann dieser durch “Anlegen” abgeschlossen werden und wird automatisch an die Mitglieder gesendet

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe auf den Verein, die Gruppe, indem du den Termin erstellen möchtest
  3. Wähle “Termine verwalten” aus
  4. Tippe auf das “Aktionen” oben rechts und wähle “Termin anlegen
  5. Nun kannst du Schritt für Schritt die Einstellungen des Termins anpassen
  6. Wähle bei “Wiederholen” die Frequenz (wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich, jährlich) aus
  7. Bestätige mit “Anlegen


Termine mit Kalender synchronisieren

Webanwendung

Klicke dazu auf deinen Namen rechts oben und dann auf "Einstellungen". Dort findest du unter dem 2. Punkt "Termine synchronisieren" den Link. Füge diesen Link in deinen Kalender ein – wie das geht erfährst du hier.

Mobile App

Alternativ gibt es die Möglichkeit in der mobilen App im Menüpunkt "Account", um danach im oberen Bereich unter Account auf "Termine synchronisieren" zu tippen. Befolge danach einfach die angezeigten Informationen.


Wie binde ich den Synchronisations-Link ein?

Wie du deinen Vereinsplaner Terminlink erhälst erfährst du hier. Diesen kannst du dann in eines der nachfolgenden Systeme eingliedern:


Einfügen in Google Kalender

  1. Öffne den Google Kalender und klicke auf das “+” bei “Weitere Kalender hinzufügen
  2. Klicke auf “Per Url
  3. Kopiere und füge den Vereinsplaner Terminlink ein
  4. Bestätige mit “Kalender hinzufügen

Einfügen in iCal (Mac)

  1. Öffne den Kalender auf deinem Mac
  2. Klicke oben in der Mac-Leiste auf “Ablage
  3. Klicke nun auf “Neues Kalenderabonnement
  4. Kopiere und füge den Vereinsplaner Terminlink ein
  5. Klicke nun auf abonnieren
  6. Gib als name Vereinsplaner ein wähle bei “Automatisch aktualisieren” “stündlich” aus
  7. Bestätige mit “Ok

Einfügen in den iPhone Kalender

  1. Gehe in die Einstellungen deines iPhones
  2. Tippe auf “Kalender"
  3. Tippe auf “Accounts
  4. Tippe auf "Account hinzufügen"
  5. Tippe auf “Andere” und dann auf “Kalenderabo hinzufügen
  6. Kopiere und füge den Vereinsplaner Terminlink ein
  7. Tippe auf “Weiter” und dann auf “Sichern

Einfügen in Microsoft Outlook

  1. Melde dich bei Outlook an
  2. Wähle unten auf der Seite das "Kalender-Icon" aus
  3. Wähle im linken Navigationsbereich "Kalender hinzufügen" aus
  4. Wähle "Aus dem Internet abonnieren" aus
  5. Kopiere und füge den Vereinsplaner Terminlink (Url) ein
  6. Klicke auf “Importieren” und schon bist du fertig

Einfügen in andere Kalender

Auch bei anderen Kalenderprogrammen gibt es ähnliche Möglichkeiten den Link einzubinden. Dies ist meist unter “Account” oder “Kalender hinzufügen” zu finden.


Wo werden mir meine Termine anzeigt?

Webanwendung

Deine Termine findest du in der Navigationsleiste oben unter “Dashboard”. Um alle Termine zu sehen, klicke in der Übersicht auf “Aktuelle Termine”. Du kannst auf jeden Termin draufklicken, um so mehr Informationen zu erhalten. Die “Zu-/Absagen” zu einem Termin und Anmerkungen kannst du ebenfalls im jeweiligen Termin durchführen.

Mobile App

In der mobilen App werden dir die Termine im Menüpunkt “Dashboard” angezeigt. Du kannst auf jeden Termin drauftippen, um so mehr Informationen zu erhalten. Die “Zu-/Absagen” zu einem Termin und Anmerkungen kannst du ebenfalls im jeweiligen Termin durchführen.


Wie kann ich einen Termin Zu- oder Absagen bzw. die Lesebestätigungen anzeigen?

Webanwendung

Termine, die von deinem Verein (Vorstand, Trainer, Gruppenleiter, ...) erstellt wurden, können zu/abgesagt oder das Lesen bestätigt werden. Dazu klicke auf “Dashboard” und wähle für den jeweiligen Termin entweder "Zusagen", "Absagen", "Interessiert" oder "Lesebestätigung senden".

Ebenso kannst du Anmerkungen zu gewissen Terminen mitsenden (wenn die Option der Terminersteller aktiviert hat). In manchen Terminen kannst du auch die Anwesenheitsliste der anderen Personen einsehen. Auch das muss der Terminersteller vorab aktivieren.

Mobile App

Termine, die von deinem Verein (Vorstand, Trainer, Gruppenleiter, ...) erstellt wurden, können in der mobilen App zu/abgesagt oder das Lesen bestätigt werden. Dazu tippe auf “Dashboard” und wähle für den jeweiligen Termin entweder "Zusagen", "Absagen", "Interessiert" oder "Lesebestätigung senden".

Ebenso kannst du Anmerkungen zu gewissen Terminen mitsenden (wenn die Option der Terminersteller aktiviert hat). In manchen Terminen kannst du auch die Anwesenheitsliste der anderen Personen einsehen. Auch das muss der Terminersteller vorab aktivieren.


Wo sehe ich meine Terminstatistiken?

Webanwendung

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Wähle nun “Termine verwalten” aus
  3. Du befindest dich jetzt in der Übersicht deiner Termine. Jeder Termin hat ein “Aktionen”-Feld, dem vier Icons zugehörig sind
  4. Klicke nun auf das zweite Icon, welches ein Balkendiagramm symbolisiert
  5. Du befindest dich jetzt in der Statistik des ausgewählten Termins
  6. Nun kannst du zwischen einer “Übersicht” und den “Personen” wählen
  7. Du kannst die Anwesenheit nachträglich durch die Auswahl des jeweiligen Mitglieds ändern. Ebenso kann ein Kommentar hinzugefügt werden.
  8. Du kannst zusätzlich die Anwesenheiten eures Vereins oder einzelner Gruppen über mehrere Personen und Zeiträume hinweg auswerten. Das funktioniert mit der Funktion – Anwesenheiten auswerten

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe auf den Verein/Gruppe, bei dem du die Terminstatistik öffnen möchtest
  3. Wähle nun “Termine verwalten” aus
  4. Wähle den gewünschten Termin aus der Tabelle aus
  5. Tippe oben rechts auf “Aktionen” und dann auf “Statistik ansehen
  6. Nun kannst du zwischen einer “Übersicht” und den “Personen” wählen
  7. Du kannst die Anwesenheit nachträglich durch die Auswahl des jeweiligen Mitglieds ändern. Ebenso kann ein Kommentar hinzugefügt werden
  8. Du kannst zusätzlich die Anwesenheiten eures Vereins oder einzelner Gruppen über mehrere Personen und Zeiträume hinweg auswerten. Das funktioniert mit der Funktion – Anwesenheiten auswerten


Wie sehen Mitglieder, wer bei den Terminen noch zugesagt hat?

Um den Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, zu sehen, welche der anderen Mitglieder zu einem Termin zugesagt hat, musst du als Ersteller des Termins das Häkchen "Mitglieder sehen Teilnehmerliste" (siehe Bild unten) anhacken. Wähle dazu als erstes das Häkchen bei "Zusage/Absage/Interessiert" aus. Danach kannst du auch das zweite Häkchen "Mitglieder sehen Anmeldeliste" anhacken.

So erstellst du einen Termin

Danach können Mitglieder direkt im Termin auf "Teilnehmerliste anzeigen" alle zugesagten Personen sehen.


Wie kann ich nachträglich einen Anwesenheitsstatus beim Mitglied ändern?

Als Administrator oder Gruppenleiter mit der Terminberechtigung kannst du jederzeit während oder nach einem Termin die Anwesenheiten der einzelnen Mitglieder noch ändern. Sprich, wenn jemand, der zugesagt hat doch nicht beim Termin erschienen ist und umgekehrt. Gehe dazu folgendermaßen vor:

Webanwendung

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Wähle nun “Termine verwalten” aus
  3. Du befindest dich jetzt in der Übersicht deiner Termine. Jeder Termin hat ein “Aktionen”-Feld, dem vier Icons zugehörig sind
  4. Klicke nun auf das zweite Icon, welches ein Balkendiagramm symbolisiert
  5. Du befindest dich jetzt in der Statistik des ausgewählten Termins
  6. Wechsle zu “Personen
  7. Nun kannst du die gewünschte Person auswählen und dann im Bereich "Bearbeiten" den Status ändern oder ein Kommentar einfügen.

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe auf den Verein/Gruppe, bei dem du Personen erinnern möchtest
  3. Wähle nun “Termine verwalten” aus
  4. Wähle den gewünschten Termin aus der Tabelle aus
  5. Tippe oben rechts auf “Aktionen” und dann auf “Statistik ansehen
  6. Wechsle zu “Personen
  7. Nun kannst du die gewünschte Person auswählen und dann im Bereich "Bearbeiten" den Status ändern oder ein Kommentar einfügen.



Welche Statistiken zu Terminen gibt es?

Die Terminstatistiken geben Überblick über die wichtigsten Informationen eines Termins an den Vereinsvorstand. Folgende Informationen sind ersichtlich:

  • Vor- und Nachname des Mitglieds
  • Position des Mitglieds
  • Textliche Anmerkung des Mitglieds zum Termin
  • Anwesenheitsstatus (anwesend oder abwesend)
  • Gesehen / Noch nicht gesehen
  • Lesebestätigung (gelesen oder nicht gelesen)
  • Zusage oder Absage des Mitglieds
  • Möglichkeit die An- und Abwesenheit im Nachhinein anzupassen
  • Möglichkeit im Nachhinein ein Kommentar zu erstellen
  • Downloadmöglichkeit als PDF


Wie kann ich Termine bearbeiten?

Webanwendung

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Wähle nun “Termine verwalten” aus
  3. Du befindest dich jetzt in der Übersicht deiner Termine. Jeder Termin hat ein “Aktionen”-Feld, dem vier Icons zugehörig sind
  4. Klicke nun auf das dritte Icon, welches einen Stift symbolisiert
  5. Du befindest dich jetzt im Bearbeitungsmodus des Termins
  6. Ändere die gewünschten Bereiche und bestätige die Änderung mit einem Klick auf “Speichern

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe auf den Verein/Gruppe, indem du den Termin bearbeiten möchtest
  3. Wähle nun “Termine verwalten” aus
  4. Wähle den gewünschten Termin aus der Tabelle aus
  5. Tippe oben rechts auf “Aktionen” und dann auf “Bearbeiten
  6. Nun kannst du den Termin bearbeiten


Wie kann ich Termine löschen?

Webanwendung

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Wähle nun “Termine verwalten” aus
  3. Du befindest dich jetzt in der Übersicht deiner Termine. Jeder Termin hat ein “Aktionen”-Feld, dem vier Icons zugehörig sind
  4. Klicke nun auf das vierte Icon, welches eine "Mülltonne" symbolisiert
  5. Es erscheint nun ein Hinweisfenster in dem du auswählen kannst, ob die Mitglieder über das Löschen informiert werden sollen
  6. Bestätige den Vorgang mit “Löschen

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe auf den Verein/Gruppe, indem du den Termin löschen möchtest
  3. Wähle nun “Termine verwalten” aus
  4. Wähle den gewünschten Termin aus der Tabelle aus
  5. Tippe oben rechts auf “Aktionen” und dann auf “Löschen
  6. Nun kannst du den Termin unwiderruflich löschen


Wie oft werden Termine im Kalender synchronisiert?

Dies ist von Kalenderprogramm zu Kalenderprogramm unterschiedlich. Voraussetzung für ein automatisches Aktualisieren ist jedoch, dass der Kalender über den Vereinsplaner Terminlink eingetragen wird. Beim Mac können die Termine je nach Einstellung sogar alle 5 Minuten aktualisiert werden, beim Google Kalender ist dies oft nur alle Stunden der Fall.


Kann ich eine Anwesenheitsliste exportieren?

Ja diese kann in der Terminstatistik über einen Download-Button exportiert werden. So gelangst du in die Terminstatistik.


Kann ein Mitglied zu einem Termin eine Anmerkung geben?

Ja dies ist möglich, sofern bei der Terminerstellung das Feld "Anmerkung" erlaubt wurde (Siehe Bild unten). Mitglieder können bei einer Anmerkung sowohl in der mobilen App als auch in der Webanwendung Bescheid geben, wenn sie z.B. eine weitere Person mitnehmen oder einen speziellen Wunsch haben.

So erstellst du einen Termin.


Wie kann ich unentschlossene/interessierte Personen nachträglich erinnern?

Webanwendung

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Wähle nun “Termine verwalten” aus
  3. Du befindest dich jetzt in der Übersicht deiner Termine. Jeder Termin hat ein “Aktionen”-Feld, dem vier Icons zugehörig sind
  4. Klicke nun auf das zweite Icon, welches ein Balkendiagramm symbolisiert
  5. Du befindest dich jetzt in der Statistik des ausgewählten Termins
  6. Nun kannst du unter “Übersicht” ganz unten durch einen Klick auf den Button “ERINNERN”, alle Personen, die noch nicht zu-/abgesagt haben erinnern

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe auf den Verein/Gruppe, bei dem du Personen erinnern möchtest
  3. Wähle nun “Termine verwalten” aus
  4. Wähle den gewünschten Termin aus der Tabelle aus
  5. Tippe oben rechts auf “Aktionen” und dann auf “Statistik ansehen
  6. Nun kannst du unter “Übersicht” ganz unten durch ein Tippen auf den Button “ERINNERN”, alle Personen, die noch nicht zu-/abgesagt haben erinnern