Übersicht aller Anleitungen zur Vereinsverwaltung

Vereine & Gruppen

Wie kann ich einen Verein oder eine Gruppe erstellen?
Was sind Gruppen und wie erstelle ich diese?
Wie kann ich die Vereinshierachie einstellen?
Wie strukturiere ich meinen Verein auf Vereinsplaner am besten?
Welchen Vorteil haben Gruppen?
Wie kann ich die Vereinsinfo ändern oder den Verein löschen?

Mitglieder, Einladungen & Beitritte

Wie kann ich einem Verein beitreten?
Wie kann ich Vereine suchen?
Wie lade ich Mitglieder per E-Mail ein?
Wie kann ich Mitglieder in Gruppen verschieben/hinzufügen?
Wie kann ich Mitgliederanfragen bestätigen oder ablehnen?
Wie kann ich Berechtigungen vergeben?
Welche Berechtigungen brauche ich um die Funktionen verwenden zu können?

Sonstiges

Kann ich unsere Sozialen Medien bei unserem Verein hinzufügen?
Kann ich unseren Vereins-Standort angeben?


Wie kann ich einen Verein oder eine Gruppe erstellen?

Webanwendung

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Wähle nun “Vereine & Gruppen verwalten” aus
  3. Mit einem Klick auf den blauen Button “AKTIONEN” rechts oben kannst du einen neuen Verein oder Gruppe erstellen
  4. Fülle nun der Reihe nach alle Felder aus
  5. Mit einem Klick auf “Speichern” erstellst du deinen Verein oder Gruppe

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe auf “Aktionen” oben rechts, um einen neuen Verein oder Gruppe zu erstellen
  3. Fülle nun der Reihe nach alle Felder aus
  4. Mit “Speichern” erstellst du deinen Verein


Wie kann ich einem Verein beitreten?

Die schnellste und einfachste Möglichkeit einen Verein beizutreten ist, wenn du vom Vorstand eine E-Mail Einladung bekommst. Du registrierst dich dann einfach mit der gleichen E-Mail-Adresse, auf die du die Einladung erhalten hast und nach der Registrierung bist du sofort dem Verein zugehörig. Ganz ohne manuellen Zusatzaufwand. Solltest du dich ohne explizite Einladung registrieren, dann gehe wiefolgt vor: 

Webanwendung

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine
  2. Über den Button "VEREIN FINDEN" findest du deinen gewünschten Verein
  3. Die Filterfunktion hilft dir dabei die Suche zu verfeinern
  4. Hast du deinen Verein gefunden klicke auf diesen
  5. Im linken unteren Bereich kannst du dem Verein unter “Verein beitreten” 
  6. Ist der Verein öffentlich, bist du sofort ein Vereinsmitglied; ist er privat, dann musst du erst vom Vereinsvorstand bestätigt werden

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Vereine
  2. Tippe im nächsten Schritt oben rechts auf “Suchen
  3. Über die Suchfunktion findest du deinen gewünschten Verein
  4. Die Filterfunktion hilft dir dabei die Suche zu verfeinern
  5. Hast du deinen Verein gefunden tippe auf diesen
  6. Im mittleren Bereich kannst du dem Verein “beitreten
  7. Ist der Verein öffentlich, bist du sofort ein Vereinsmitglied, ist er privat, dann musst du erst vom Vereinsvorstand bestätigt werden


Wie kann ich Vereine suchen?

Webanwendung

Vereine kannst du über die Navigationsleiste oben unter “Vereine” suchen. Klicke danach auf den blauen Button "VEREIN FINDEN" rechts oben. Nun steht dir eine Suchfunktion und eine Filterfunktion zur Verfügung.

Mobile App

In der mobilen App funktioniert die Suche über das Menüpunkt “Vereine” und dann oben rechts unter “Suchen”.


Wie lade ich Mitglieder (per E-Mail) ein?

Webanwendung

  1. Gehe auf "Vereine verwalten"
  2. Klicke danach auf "Mitglieder verwalten" und wähle den Verein aus in die du Personen einladen möchtest
  3. Klicke nun auf den blauen Button "AKTIONEN rechts oben
  4. Klicke nun auf "Mitglieder einladen"
  5. Du kannst nun Reihe für Reihe jeweils eine E-Mail Adresse eingeben/hinein kopieren
  6. Mehrere E-Mail Adressen können getrennt werden durch: Neue Zeile, Leerzeichen oder folgende Trennzeichen: , ; : |
  7. Danach mit einen Klick auf "Einladungen versenden" bestätigen und die Personen werden automatisch per E-Mail benachrichtigt.

Mobile App

In der mobilen App hat du zwei Möglichkeiten Mitglieder, KollegInnen und Freund in deinen Verein oder Gruppe einzuladen.

Variante 1:

  1. Bei dieser Variante musst du mindestens als einfaches Mitglied einem Verein bzw. einer Gruppe zugehörig sein
  2. Gehe auf den Menüpunkt "Vereine"
  3. Wähle dann den Verein, in den du eine Person einladen möchtest
  4. Tippe nun auf "Mitglieder einladen"
  5.  Nun kannst du den vorgefertigten Text auf einer beliebigen anderen Plattform teilen und versenden

Variante 2:

  1. Bei dieser Variante musst du die Berechtigung "Mitglieder verwalten" in einem Verein oder einer Gruppe haben
  2. Gehe auf den Menüpunkt "Verwalten"
  3. Wähle dann den Verein aus, in den du eine Person einladen möchtest
  4. Wähle nun die Funktion "Mitglieder verwalten" aus
  5. Tippe nun oben rechts auf "Aktionen"
  6.  Tippe nun auf "Mitglieder einladen"
  7.  Nun kannst du den vorgefertigten Text auf einer beliebigen anderen Plattform teilen und versenden


Wie kann ich Mitgliederanfragen bestätigen oder ablehnen?

Webanwendung

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Wähle nun “Mitglieder verwalten” aus
  3. Klicke links auf der Seite auf den gewünschten Vereine oder die gewünschte Gruppe
  4. Dir werden nun alle Anfragen angezeigt, die offen sind.
  5. Du kannst diese “Annehmen” oder “Ablehnen

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe auf den Verein (oder die Gruppe), bei dem du Mitglieder bestätigen möchtest
  3. Wähle “Mitglieder verwalten” aus
  4. Dir werden in einer blauen Box (oben) alle offenen Anfragen angezeigt
  5. Du kannst diese “Annehmen” oder “Ablehnen


Wie kann ich Berechtigungen vergeben?

Webanwendung

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Wähle nun “Mitglieder verwalten” aus
  3. Klicke nun auf den gewünschten Verein oder die gewünschte Gruppe links
  4. Wähle das gewünschte Vereinsmitglied aus
  5. Mit einem Klick auf die "Person" öffnet sich das Profil des Mitgliedes
  6. Im Unteren Bereich des Profils findest du die Sektion "Berechtigungen"
  7. Passe diese nun nach belieben an. Du kannst nun zwischen mehreren Berechtigungen auswählen
  8. Bestätige die Vergabe der Rechte durch “Speichern

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe auf den Verein oder die Gruppe, bei dem du Mitgliedern Rechte vergeben möchtest
  3. Wähle “Mitglieder verwalten” aus
  4. Wähle das gewünschte Vereinsmitglied aus
  5. Tippe im unteren Bereich auf “Berechtigungen” bzw. auf den blauen Stift in der Box
  6. Du kannst nun zwischen mehreren Berechtigungen auswählen
  7. Bestätige die Vergabe der Rechte durch “Speichern


Welche Berechtigungen brauche ich um die Funktionen verwenden zu können?

Grundsätzlich können Berechtigungen in einzelnen Gruppen, aber auch auf Vereinsebene individuell vorgenommen werden. Die Anleitung findest du jeweils hier. Lies dort bitte die blaue Hinweisbox, ganz unten in der Antwort.

Hier findet sich außerdem eine Übersicht über alle Berechtigungen auf Vereinsebene:

Hier findet sich außerdem eine Übersicht über alle Berechtigungen auf Gruppenebene:


Wie kann ich die Vereinshierachie einstellen?

Um eine Vereinshierarchie aufzubauen, muss als erster Schritt ein Verein und als zweiter Schritt zwei Gruppen erstellt werden, die dem Verein bei der Erstellung zugehörig ist. So erstellst du einen Verein/Gruppe. Danach kann eine dieser beiden Gruppen der anderen Gruppe untergeordnet werden. Somit lassen sich Hierarchien (von Gruppen untereinander) aufbauen. Dies ist nur in der Webanwendung möglich und hat folgenden Ablauf:

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Wähle nun “Vereine & Gruppen verwalten” aus
  3. Klicke (links) auf die unterzuordnende Gruppe und dann auf “Vereins- & Gruppenhierarchie” 
  4. Es wird dir angezeigt, dass es sich derzeit noch um einen "Hauptgruppe" handelt
  5. Durch Auswählen der anderen Gruppe kann die derzeitige Gruppe zu einer Untergruppe der zweiten Gruppe gemacht werden (siehe Bild)
  6. Bestätige dies mit “Ok
  7. Im selben Bereich kann eine Untergruppe (ganz unten) wieder in eine Hauptgruppe zurückgewandelt (und so von der übergeordneten Gruppe lösen) werden
  8. Mitglieder können vom Verein in Gruppen hinzugefügt werden. Das funktioniert folgendermaßen

Tipps zum Aufbau einer Vereinsstruktur auf Vereinsplaner findest du hier – Vereinsstruktur, was du wissen musst.


Wie strukturiere ich meinen Verein auf Vereinsplaner am besten?

Vorweg: Für diese Frage gibt es keine Musterantwort – wir würden diese folgendermaßen beantworten: Es muss sich hierarchisch vom Informationsfluss gut anfühlen. Betrachtet man diese Frage genauer und berücksichtigt man die technischen Möglichkeiten von Vereinsplaner gibt es schon  Strukturen, die wir empfehlen.

Vorweg musst du wissen, dass es bei Vereinsplaner eine Vereinsebene und eine Gruppenebene gibt. Den Verein kannst du dir in diesem Fall als (Daten-)Raum vorstellen, wo alle Gruppen, Daten und Informationen zentral verwaltet/gespeichert sind. Z.B. die Mitglieder werden einmal zentral im Verein angelegt und verwaltet. Das heißt weiters manche Funktionen sind auch nur im Verein möglich (z.B die Finanzverwaltung oder Inventarverwaltung). Berechtigungen können im Verein (also im gesamten Datenraum inkl. aller Gruppen) oder eben nur für einzelne Gruppen vergeben werden. Mehr dazu hier – Berechtigungen anzeigen.

Die Gruppen hingegen sind ein klein strukturierter Datenbereich, der auch mit Untergruppen hierarchisch aufgebaut werden kann. Hier werden dann die Daten wie z.B. Berechtigungen für einzelne Trainer oder Gruppenleider vergeben. Möchte man viele Datenflüsse von einer Hauptgruppe auch auf weitere Untergruppen zeitgleich aussenden, so ist eine Struktur mit wenigen Hauptgruppen sinnvoll. Gehen alle Informationen direkt an den gesamten Verein, dann benötigt man unter Umständen auch gar keine Gruppen.

Du musst dir das so vorstellen: Desto wichtiger es für euch ist, dass viele unterschiedliche Informationen an unterschiedliche Personengruppen (u.u. auch von den Gruppenleitern) ausgesendet werden sollen, umso besser ist es eine breite Gruppenebene zu haben. Gibt es viele Sektionen bei euch im Verein, dann macht es eben Sinn eine Hauptgruppe zu erstellen und darunter sind dann die vielen kleinen Untergruppen.

Mitglieder werden übrigens folgendermaßen zwischen Gruppen verschoben – Mitglieder verschieben.

Hier findet sich eine Beispielstruktur einer Gruppe eines Sportvereins (Fußball):

In diesem Fall gibt es eine Hauptgruppe (blauer Hintergrund) und danach die Untergruppen. Wenn man z.B. auch direkt aus der Gruppe "Kampfmannschaft" bei Terminen die Möglichkeit nutzen möchte die U16, die Reserve und die U18 zu erreichen, dann müssen diese wie gezeigt der Kampfmannschaft untergeordnet sein.


Was sind Gruppen und wie erstelle ich diese?

Gruppen sind Vereinen untergeordnete Bereiche, in denen bestimmte Mitglieder eingetragen werden können. Das heißt bei einem konkreten Beispiel, dass der Hauptverein (z.B. Fußballklub XY) eine Gruppe untergeordnet hat, die nur für den Vorstand ist. Diese Gruppe gehört zwar zum Hauptverein und läuft auch über dessen Kontingent, jedoch ist sie separater als eine in der Hierarchie befindliche Untergruppe, wie es z.B. die Trainergruppe wäre.

Eine Gruppe kannst du genau gleich wie einen Verein erstellen, nur dass du bei "Zugehörig zu" den Hauptverein auswählen musst, zu dem die Gruppe dazu gehört. Die Gruppe erscheint dann ebenfalls in der Übersichtsseite deiner Vereine.

Jede Gruppe, die einem Verein zugehörig ist kann auch hierarchisch diesem Untergeordnet werden. Das funktioniert folgendermaßen.


Welchen Vorteil haben Gruppen?

Gruppen haben den großen Vorteil, dass ihr als Verein auch nicht direkt in den Vereinsstrukturen zugehörige Bereiche und Personen haben könnt. Z.B. den Vorstand, die Cheerleader oder einfach nur die Fans oder Eltern.

Dies ermöglicht euch als Verein eine extreme Flexibilität und Komfort, wenn ihr das ganze Spektrum von Vereinsplaner ausnützen wollt.


Wie kann ich Mitglieder in Gruppen verschieben/hinzufügen?

Erstelle als erstes die Gruppe und ordne sie dem gewünschten Verein zu. Danach gehe folgende Schritte durch:

Webanwendung

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Klicke dann auf "Mitglieder verwalten"
  3. Klicke danach auf die gewünschte Gruppe
  4. Oben rechts befindet sich das Wort "AKTIONEN"
  5. Klicke drauf und klicke dann auf "Mitglieder hinzufügen"
  6. Wähle nun durch "Hinzufügen", welche Mitglieder dieser Gruppe hinzugefügt werden sollen 
  7. Entfernen kannst du ein Mitglied gleich – siehe Mitglied entfernen 

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe die Gruppe, bei der du Mitglieder hinzufügen möchtest
  3. Wähle nun “Mitglieder verwalten” aus
  4. Wähle nun oben rechts “Aktionen” und dann “Mitglied hinzufügen” aus
  5. Wähle nun durch "Hinzufügen", welche Mitglieder dieser Gruppe hinzugefügt werden sollen 
  6. Entfernen kannst du ein Mitglied gleich – siehe Mitglied entfernen 



Wie kann ich den Verein löschen oder die Vereinsinfo ändern?

Webanwendung

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Wähle nun “Vereine & Gruppen verwalten” aus
  3. Klicke beim gewünschten Verein auf “Daten bearbeiten
  4. Du befindest dich nun in den Vereinsdaten. Hier kannst du die wichtigsten Infos anpassen bzw. mit einem Klick unten auf “Verein löschen” diesen entfernen. Eine zusätzliche Bestätigung durch dein Passwort ist erforderlich 
  5. Bestätige mit “Löschen

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe auf den Verein, bei dem du die Vereinsinfos ändern möchtest
  3. Tippe nun auf “Vereinseinstellungen
  4. Nun kannst du unter “Daten bearbeiten” Änderungen vornehmen
  5. Um den Verein zu löschen, klicke auf “Verein löschen” unten. Eine zusätzliche Bestätigung durch dein Passwort ist erforderlich
  6. Bestätige mit “Löschen


Kann ich unsere Sozialen Medien bei unserem Verein hinzufügen?

Webanwendung

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Wähle nun “Vereine & Gruppen verwalten” aus
  3. Klicke beim gewünschten Verein auf “Soziale Medien
  4. Du kannst nun all eure Sozialen Netzwerke über "Neuen Link anlegen" hinzufügen
  5. Bestätige mit einem Klick auf “Speichern

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe auf den Verein, bei dem du die Social Media Links hinzufügen möchtest
  3. Tippe nun auf “Vereinseinstellungen
  4. Nun kannst du unter “Soziale Medien” diese ergänzen
  5. Bestätige mit einem Klick auf “Speichern


Kann ich unseren Vereins-Standort angeben?

Ja dies ist möglich. Die Standortangabe hilft deinem Verein dabei leichter gefunden zu werden.

Webanwendung

  1. Klicke in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten
  2. Wähle nun “Vereine & Gruppen verwalten” aus
  3. Klicke beim gewünschten Verein auf “Standort
  4. Du kannst nun einen Standort hinzufügen
  5. Bestätige mit einem Klick auf “Speichern

Mobile App

  1. Tippe unten im Menüpunkt auf “Verwalten
  2. Tippe auf den Verein, bei dem du den Standort hinzufügen möchtest
  3. Tippe nun auf “Vereinseinstellungen
  4. Nun kannst du unter “Standort” diesen ergänzen
  5. Bestätige mit einem Klick auf “Speichern