Wie strukturiere ich meinen Verein auf Vereinsplaner am besten?

Vorweg: Für diese Frage gibt es keine Musterantwort – wir würden diese folgendermaßen beantworten: Es muss sich hierarchisch vom Informationsfluss gut anfühlen. Betrachtet man diese Frage genauer und berücksichtigt man die technischen Möglichkeiten von Vereinsplaner gibt es schon  Strukturen, die wir empfehlen.

Vorweg musst du wissen, dass es bei Vereinsplaner eine Vereinsebene und eine Gruppenebene gibt. Den Verein kannst du dir in diesem Fall als (Daten-)Raum vorstellen, wo alle Gruppen, Daten und Informationen zentral verwaltet/gespeichert sind. Z.B. die Mitglieder werden einmal zentral im Verein angelegt und verwaltet. Das heißt weiters manche Funktionen sind auch nur im Verein möglich (z.B die Finanzverwaltung oder Inventarverwaltung). Berechtigungen können im Verein (also im gesamten Datenraum inkl. aller Gruppen) oder eben nur für einzelne Gruppen vergeben werden. Mehr dazu hier – Berechtigungen anzeigen.

Die Gruppen hingegen sind ein klein strukturierter Datenbereich, der auch mit Untergruppen hierarchisch aufgebaut werden kann. Hier werden dann die Daten wie z.B. Berechtigungen für einzelne Trainer oder Gruppenleider vergeben. Möchte man viele Datenflüsse von einer Hauptgruppe auch auf weitere Untergruppen zeitgleich aussenden, so ist eine Struktur mit wenigen Hauptgruppen sinnvoll. Gehen alle Informationen direkt an den gesamten Verein, dann benötigt man unter Umständen auch gar keine Gruppen.

Du musst dir das so vorstellen: Desto wichtiger es für euch ist, dass viele unterschiedliche Informationen an unterschiedliche Personengruppen (u.u. auch von den Gruppenleitern) ausgesendet werden sollen, umso besser ist es eine breite Gruppenebene zu haben. Gibt es viele Sektionen bei euch im Verein, dann macht es eben Sinn eine Hauptgruppe zu erstellen und darunter sind dann die vielen kleinen Untergruppen.

Mitglieder werden übrigens folgendermaßen zwischen Gruppen verschoben – Mitglieder verschieben.

Hier findet sich eine Beispielstruktur einer Gruppe eines Sportvereins (Fußball):

In diesem Fall gibt es eine Hauptgruppe (blauer Hintergrund) und danach die Untergruppen. Wenn man z.B. auch direkt aus der Gruppe "Kampfmannschaft" bei Terminen die Möglichkeit nutzen möchte die U16, die Reserve und die U18 zu erreichen, dann müssen diese wie gezeigt der Kampfmannschaft untergeordnet sein.