Vereinsplaner in Bildern erklärt

Wir zeigen euch, wie Vereinsplaner auch euren Verein im täglichen Vereinsleben unterstützen kann — denn nichts hilft besser, sich ein Bild vom Tool zu machen, als es "live in Action" zu erleben.

1. Vereinsstruktur mittels Gruppen abbilden


Es ist wichtig, dass sich ein Tool auf den Verein abstimmt und nicht umgekehrt. Im Vereinsplaner lässt sich euer Verein inklusive aller Untergruppen darstellen — so wie ihr es braucht.

Vereinshierarchie eines Fußballvereins

Die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche digitale Vereinsorganisation ist den eigenen Verein strukturell punktgenau anzulegen:

  • Hierarchie von oben herab (Benachrichtigungen)
  • Unbegrenzte Hierarchie-Möglichkeiten abbildbar
  • Verbindung von Gruppen zu anderen Gruppen
  • Mitglieder können mehreren Gruppen angehören
  • Teamleiter in jeder Gruppe möglich
  • Verwaltung durch Vereinsangestellte möglich
Vereinsstruktur eine Fußballvereins mit Vereinsplaner abgebildet

2. Mitgliederverwaltung übersichtlich und einfach


Die Verwaltung der Mitglieder läuft bei Vereinsplaner aktiv ab. Mitglieder haben ein eigenes Profil und können ihre Daten jederzeit anpassen. Der Vorstand hat die Kontrolle über alle Berechtigungen der Mitglieder und kann diese individuell Gruppen zuordnen.

Mitgliederübersicht eines Musikvereins

Alle Mitglieder in einer übersichtlichen Auflistung beisammen. Man sieht zusätzlich auf einen Blick, wer welche Berechtigungen im Verein hat:

  • Einfaches Verschieben von Mitgliedern in Gruppen
  • Anpassung der Berechtigungen möglich
  • Filter- und Suchfunktion nach allen Spalten
  • Ansehen, bearbeiten und entfernen von Mitgliedern
Mitgliederübersicht samt Berechtigungen der Vereinssoftware Vereinsplaner

Einladungen und Anfragen verwalten

Es stehen für das Einladen von Mitgliedern mehrere Möglichkeiten zur Auswahl. Außerdem können unerwünschte Beitritte verhindert werden:

  • Mitglieder per E-Mail einladen
  • Mitgliederinfos über eine Excelliste hochladen
  • Mitglieder per Smartphone einladen (SMS, WhatsApp, Messenger, …)
  • Einladungen bei bedarf vor Beitritt von Vorstand zu bestätigen
Einladungen neuer Mitglieder einfach annehmen und ablehnen mit Vereinsplaner

3. Terminverwaltung für Vereine


Termine wie Proben, Ausflüge, Trainings oder einfache Freizeitaktivitäten in 2 bis 3 Minuten pro Termin planen. Wir zeigen euch, wie das anhand eines Musikvereins aussehen kann — für andere Vereinstypen ist die Übersicht und der Ablauf gleich.

Online Terminübersicht einer Musikkapelle

Flexibel für den gesamten Verein oder nur für einzelne Untergruppen Termine zielgerichtet an die richtigen Personen aussenden:

  • Filter- und Suchmöglichkeit
  • Anwesenheitsstatistiken einsehen
  • Termine nachträglich bearbeiten
  • Auch in der mobilen App verfügbar
  • Aktive und abgelaufene Termine einsehen

Weitere Infos zur Terminverwaltung

Terminübersicht einer Musikkapelle mit Vereinsplaner

Termin erstellen in wenigen Minuten

Die Erstellung der Termine ist wirklich einfach — auch wenn das Formular auf den ersten Blick sehr umfangreich aussieht:

  • Per Push (Smartphone) und E-Mail benachrichtigen
  • Erinnerungen automatisch aussenden
  • Zu- und Absagen automatisch feststellen
  • Serienterminfunktion für wiederkehrende Termine
  • Umfragen in Terminen beifügen
  • Bonustipp: Mittels Kategorien noch bessere Übersicht

Infos zu wiederkehrenden Terminen

Terminerstellung für Musikvereine in der Vereinsplaner App

4. Newsverwaltung für Vereine


Damit alle Mitglieder immer up-to-date sind, könnt ihr die wichtigsten Infos über die Newsfunktion teilen. Das Ganze aber nicht nur intern im eigenen Verein, sondern auch mit allen anderen Vereinen auf Vereinsplaner.

Newsübersicht einer Feuerwehr

Noch nie war es so einfach, über wichtige Ereignisse, Erfolge und Veranstaltungen zu informieren:

  • Filter- und Suchmöglichkeit
  • Übersichtliche Oberfläche
  • Statistik über Interesse eines Beitrags
  • Auch in der mobilen App verfügbar
Newsübersicht im eigenen Verein am Beispiel einer Feuerwehr

Newsinfos erstellen und alle erreichen

Bei jedem Newsbeitrag stehen die Infos im Vordergrund. Dabei seht ihr im Newsfeed nur das was für euch wirklich relevant ist:

  • Als interne oder externe News erstellen
  • Über Push und E-Mail benachrichtigen
  • Länge der Sichtbarkeit datieren
  • Lesebestätigungen für News einfordern
  • Umfragen zu News beifügen
  • Dateien, wie Flyer als Zusatzinfos anhängen

Mehr Infos zur Newsverwaltung

Newserstellung für Feuerwehren in der Vereinsplaner App

5. Finanzverwaltung für Vereine


Damit ihr als Verein eure Einnahmen und Ausgaben immer beisammen habt. Excel und händische Kassabücher waren gestern. Eine Unterstützung für jeden Schatzmeister, Kassier oder Vereinsvorstand mit Finanztätigkeiten.

Kassenbuch eines Musikvereins

Ob Kassabuch, Bankkonto oder Kredit-/Sparbereich, die Finanzstruktur eines Vereins kann optimal abgebildet werden:

  • Übersicht über alle Belege
  • Details zu den Belegen
  • Filter- und Suchmöglichkeit
  • Aktuelle Kontostände immer zur Hand
  • Belege in Kategorien zusammenfassen
Verwalten der Finanzen von Vereinen inklusive Kassabuch und Buchhaltung

Rechnung eintragen

Belege und Rechnungen schnell und einfach eintragen und so die Vereinsfinanzen verwalten:

  • Ein- und Ausgangsrechnungen verwalten
  • Transfer-Buchungen zwischen einzelnen Konten
  • Keine offene Rechnungen mehr vergessen
  • Erinnerungen über Zahllast per E-Mail/Push (bald verfügbar)

Mehr Infos zur Finanzverwaltung

Rechnungsverwaltung für Vereine - ablegen von Rechnungen.

6. Statistiken und Auswertungen


Auswertungen von Anwesenheiten und das Anlegen von Excellisten zur Aufzeichnung der Teilnahme an Trainings, Proben oder Events geschieht mit Vereinsplaner vollautomatisch.

Die passende Statistik zu jedem Termin

Erhalte zu allen Terminen, wie Proben, Ausflüge oder Trainings gleich die passende Auswertung dazu:

  • Zu- und Absagen auf einen Blick
  • Öffnungsraten einsehen
  • Lesebestätigung einfordern
  • Im Nachhinein den Status ändern
  • Jede Statistik ist downloadbar
  • Auswertung auch auf der mobilen App ersichtlich
  • Bonustipp: Unentschlossene erneut benachrichtigen
Auswertung von Trainings, Proben und Ausflügen mittels Vereinssoftware

Auswertung über einen Zeitraum

Wem die Onlineübersicht nicht reicht, der kann in einem eigenen Downloadbereich die Anwesenheiten einzelner Personen oder Gruppen als Excel herunterladen:

  • Sortieren nach Kategorien
  • Einzelne Mitglieder auswählbar
  • Zeitraum für Auswertung festlegen
  • Termine aus Übergruppen inkludieren
Anwesenheitslisten für Vereine zum Downloaden

Auf einen Blick sehen, wen die News erreicht haben

Auf die Schnelle einsehen, ob die Infos dort angekommen sind, wo es wichtig ist — bei den Mitgliedern:

  • Filter- und Suchfunktion möglich
  • Lesebestätigung einfordern
  • Vereinszugehörigkeit der Personen erkennen
  • Schnellstatistik als Vorschau
  • Auswertung auch auf der mobilen App ersichtlich

Mehr Infos zu Anwesenheitsstatistiken

Statistik zu gelesenen News in Vereinen

7. Cloudspeicher für Vereine


Es ist ein gutes Gefühl zu wissen, wo sich die Dokumente und Dateien betreffend des eigenen Vereins befinden. Mit dem Onlinespeicher können Wissenslücken verhindert werden und Mitglieder bekommen genau auf jene Informationen Zugriff, die sie auch brauchen.

Onlinespeicher am Beispiel Fußballverein

Die Dokumente aller eigenen Vereine und Gruppen in einem Onlinespeicher verwalten:

  • Schnellansicht online möglich
  • Downloadfunktion der Dokumente
  • Ordner zu den einzelnen Gruppen erstellen
  • Berechtigung über Zugriff individuell vergeben
  • Ordnerstruktur aufbauen (in Umsetzung)

Mehr Infos zum Cloudspeicher

Onlinespeicher für Fußballvereine auf Vereinsplaner

8. Mitgliederapp für Vereine


Die Verwaltung des Vereins über die Webapp ist zwar einfach und übersichtlich, Mitglieder können damit aber nur wenig anfangen. Damit die mobile App nicht nur passiv für die Mitglieder anwendbar ist, sondern Vorstände diese auch aktiv nutzen können, sind beinahe alle Funktionen aus der Webapp auch mobil verfügbar.

Die mobile App als gemeinschaftliches Tool

Warum wir von Anfang an auch auf eine mobile App gesetzt haben? Weil es die einzige Möglichkeit ist, alle im Verein aktiv einzubinden und zu motivieren:

  • Benachrichtigungen erhalten
  • Termine zu- und absagen
  • An Umfragen teilnehmen
  • Die Verwaltung auch mobil durchführen
  • Und vieles Weiteres in Umsetzung

Weitere Infos zur Mitgliederapp

Funktionen der mobilen Vereinsplaner App

9. Inventarverwaltung im Verein


Gegenstände wie Sportausrüstung, Musikequipment oder Veranstaltungsmobiliar machen große Reisen innerhalb eines Vereins. Damit ihr zu jederzeit wisst, wer, was ausgeliehen hat oder in welchem Zustand sich das Inventar befindet könnt ihr dies in eurem Vereinsplaner managen.

Inventar eines Sportvereins

Sportausrüstungen und Sportgeräte sauber dokumentiert — inklusive des Zustands und Status über den Verleih:

  • Gegenstände einfach anlegen und Raum zuordnen
  • Gegenstände an Mitglieder verleihen
  • Details zu Zustand und Status jederzeit einsehbar
  • Verantwortliche für Gegenstände festlegen
  • Auto. Benachrichtigungen über Maßnahmen (wie Reperatur) geben lassen
  • Dokumentierter Verlauf (Verleihhistorie) eines Gegenstandes
Inventarverwaltung für Sportvereine

Inventare inkl. Gegenstände anlegen

Beim Anlegen können eine Vielzahl an Informationen zu einem Gegenstand gespeichert werden:

  • Standort für Gegenstände wählbar
  • Mengen frei einstellbar
  • Reservierungen, Verleih und Rückgabe einfach abbildbar
  • Mitglieder beim Verleih hinterlegen
  • Benachrichtigungen über Rückgabe einstellen
  • Kategorisieren der Gegenstände
Inventare und Gegenstände anlegen

Vereleihsystem eines Gegenstands

Der Verleih eines Gegenstandes kann ganz einfach mit wenigen Klicks durchgeführt werden und wird automatisch dokumentiert:

  • Gegenstand einem Mitglied zuordnen
  • Dokumentation über alle Verleihe zum Gegenstand gespeichert
  • Stückzahl eines Gegenstands flexibel wählbar
  • Benachrichtigung per Mail und Push über Rückgabe

Mehr Infos zur Inventarverwaltung

Inventarverwaltung mit Verleihsystem

10. Umfragen und Kategorien im Verein


Durch die Umfragenfunktion können wichtige Entscheidungen schnell und einfach mit dem gesamten Verein getroffen werden. Das bringt Vertrauen und Transparenz in den Vorstand. Kategorien unterstützen bei der Einteilung von Terminen und News, um auch bei großen Datenmengen die Übersicht zu behalten.

Mittels Umfragen Mitglieder befragen

Eure Mitglieder werden es euch danken hautnah ins Vereinsgeschehen eingebunden zu sein. Und das alles ohne großen Aufwand für den Vorstand:

  • Bis zu 10 Fragen pro Umfrage
  • Einfach-, Mehrfach-, und Textantworten möglich
  • Pflicht- und optionale Fragen stellen
  • Bonustipp: Anonyme Umfragen als Stimmungsbarometer nutzen

Mehr Infos zu den Umfragen

Umfragen erstellen in Vereinen zur besseren Kommunikation

Kategorien zum Strukturieren des Vereins

Bei einer Vielzahl an Terminen, Umfragen und News in vielen unterschiedlichen Gruppen, kann man sich mit der Kategoriefunktion Übersicht verschaffen:

  • Kategorie in wenigen Sekunden anlegen
  • Verwendbar für Termine, News und Umfragen
  • Keine Limitierung an Kategorien
  • Jederzeit anpassbar
Verein in Kategorien unterteilen am Beispiel Musikverein

11. Standortverwaltung


Interne Standorte, wie das Vereinsheim, Lagerräume oder Sportanlagen, aber auch externe Standorte, wie Treffpunkte gehören zu einem Verein einfach dazu. Warum diese dann nicht auch verwalten und in die Vereinsorganisation mit aufnehmen?

Vereinsstandorte anlegen und verwalten

Die angelegten Standorte können optimal mit den anderen Funktionen kombiniert werden:

  • Treffpunkte für Termine
  • Standorte für Inventare
  • Buchungen von Sportstätten (bald verfügbar)

Mehr Infos zur Standortverwaltung

Vereinsstandorte anlegen und verwalten

12. Funktionen in der Umsetzung


In den nächsten 6 bis 9 Monate werden viele weitere Funktionen auf der Plattform verfügbar sein, die nicht nur den Vorstand unterstützen, sondern auch den Mitglieder viel Spaß bereiten.

Ständige Weiterentwicklung

Wir haben uns gedacht, wir lassen euch in Zukunft an der Weiterentwicklung teilnehmen — daher wird es in Kürze eine Updateseite zu folgenden Modulen geben:

  • Inventarverwaltung mit Ausleihfunktion (bereits umgesetzt)
  • Finanzverwaltung inkl. Kassenbuch (bereits umgesetzt)
  • Vereinschat mit Gruppen (in Umsetzung)
  • Veranstaltungsplaner samt Aufgabenverteilung

Zur Updateseite (bald verfügbar)

Ausblick auf die Weiterentwicklung von Vereinsplaner

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.