Dokumente, Vorlagen, Verträge & Checklisten für Vereine

Im Laufe eines Vereinslebens stößt man auf viele Situationen, wo man am liebsten bereits vorgefertigte Dokumentvorlagen zur Hand hätte. Das haben wir uns auch gedacht und gemeinsam mit einem Rechtsanwalt unser Knowhow gebündelt und professionelle Word-Vorlagen für Vereine erstellt.

Was euch erwartet

Die Dokumente selbst sind in einer Zusammenarbeit mit der Rechtsanwaltskanzlei Michael Lanzinger aus Wels entstanden. Michael ist selbst aktives Vereinsmitglied bei mehreren Organisationen und bringt dort auch seine berufliche Erfahrung als Jurist mit ein. Die Leidenschaft zum Vereinswesen und seine berufliche Expertise im Vereinsrecht, waren für uns ausschlaggebend, warum wir auf Michael zugegangen sind.

Die Dokumente selbst haben also einen engen Bezug zur Praxis und sind rechtlich auf den österreichischen Raum ausgelegt. In einer Umfrage an über 2.000 Vereine haben wir dann festgestellt, wo aus rechtlicher Sicht am dringendsten Dokumente benötigt werden. Mit diesen Infos in der Hand, hat sich Michael ans Werk gemacht und die Vorlagen Paket für Paket erarbeitet.

Wir von Vereinsplaner haben uns in der Zwischenzeit an die Arbeit gemacht und die Webseite, sowie das Design für die Dokumente festgelegt. So ist eine wirklich stimmige Zusammenarbeit zustande gekommen, die euch wertvolle Mustervorlagen liefert, um gleichzeitig rechtlich auf der sicheren Seite zu sein und Zeit zu sparen.

Gratisdokumente

4 Dokumente kostenlos

Vorlage Musterstatuten
Vorlage Beitrittsformular
Vorlage Vertrag Helfer
Stimmrechtübertragung

1 Rechtspaket
29,90 €

6 – 8 Dokumente

Auswahl 3 von 4 Paketen:
Vorstandspaket oder
Mitgliederpaket oder
Veranstaltungspaket oder
Mitgliederversammlungpaket

statt 49,90 €

Am beliebtesten

3 Rechtspakete
55,70 €

20 – 22 Dokumente

Auswahl 3 von 4 Paketen:
Vorstandspaket
Mitgliederpaket
Veranstaltungspaket
Mitgliederversammlungpaket

statt 149,70 €

4 Rechtspakete
66,60 €

28 Dokumente

Alle 4 Pakete:
Vorstandspaket und
Mitgliederpaket und
Veranstaltungspaket und
Mitgliederversammlungpaket

statt 199,60 €

Die Preise verstehen sich brutto und ihr könnt bis zu 14 Tage nach Kauf, ohne eine Angabe von Gründen, den Kauf rückfordern. Ihr habt absolut kein Risiko. Die Gratisdokumente findet ihr weiter unten zum Download.

Du möchtest ein oder mehrere Pakete erwerben? Wähle deine Pakete aus.

Vorstandspaket – Vorlagen, die ein Vorstand braucht

Alles was ihr für die erfolgreiche Vorstandstätigkeit an Rechtsdokumenten braucht.

  • Musterstatuten und Textelemente
  • Vorlage Nominierung des Vorstandes
  • Entlastungdokument des Vorstandes
  • Checkliste zum Vorstandswechsel
  • Rechtliche Übergabe des Kassiers
  • Darlehensvertrag für finanzielle Beiträge
  • Rücktrittsdokument eines Vorstands

Musterstatuten und Textelemente

Die notwendigen Inhalte der Statuten, über welche ein Verein zu verfügen hat, ergeben sich direkt aus dem Vereinsgesetz. Wichtig ist dabei jedoch, konkret – insbesondere beim Vereinszweck – die Bedürfnisse und Möglichkeiten des eigenen Vereins zu bedenken. Dieses Dokument bietet Textbausteine als Vorlage für diverse Themen, welche in den Statuten behandelt werden können.

Vorlage Nominierung des Vorstandes

Dieses Dokument dient als formelle Einreichung zur Nominierung einer Vorstandsperson. Während vom aktiven Vorstand die Einladung zur Mitgliederversammlung inklusive Agenda fristgerecht zu versenden ist, liegt es an den Vereinsmitgliedern sich für eine Position im Vorstand nominieren bzw. aufstellen zu lassen. Um eine „Zettelwirtschaft“ bzw. E-Mail-Flut zu vermeiden, kann das folgende Dokument herangezogen werden, um eine geordnete Nominierung zu ermöglichen.

Die Vorlage ist unter der Annahme gestaltet, dass sich ein Vereinsmitglied nur selbst nominieren kann und keine Nominierung durch andere Vereinsmitglieder bzw. dritte Personen möglich ist. Zur Mitgliederversammlung generell beachtet gerne auch unser entsprechendes Vorlagenpaket.

Entlastungdokument des Vorstandes

Dieses Dokument dient als Vorlage zur Entlastung des Vorstandes. Nach dem Vereinsgesetz ist eine Haftung von Vorstandsmitgliedern unter gewissen Voraussetzungen denkbar. Relevant hierfür ist, ob die Finanzlage des Vereins transparent, ordnungsgemäß und vor allem im Sinne der Statuten geschieht.

Dies wird im Rahmen der Generalversammlung durch die Rechnungsprüfer berichtet und wird dann ein Antrag an die Generalversammlung gestellt, den Vorstand zu entlasten.

Checkliste zum Vorstandswechsel

Diese Checkliste soll euch im Verein einen raschen und geordneten Übergang von einem Vorstand zum nächsten ermöglichen. Bei einem Wechsel wichtiger Entscheidungs- und Wissensträger kann sonst viel Erfahrung und Knowhow aus dem Verein verloren gehen. Ein Verlust an essenziellen Daten bedeutet somit hohe Kosten und Aufwände. Als Verein sollte man daher einen Vorstandswechsel nicht auf die leichte Schulter nehmen.

Rechtliche Übergabe des Kassiers

Dieses Dokument dient als Unterlage zur Bestätigung über den Wechsel der einzelnen Vorstandsämter. Während die Entlastung und die Neuwahl der Obperson bzw. des Vorstandes in der Generalversammlung geschieht, ist es sinnvoll – zu Beweiszwecken – die Übergabe der Agenden und Dokumente sowie Materialien schriftlich festzuhalten.

Dies gilt insbesondere hinsichtlich des Kassiers, da hier die Finanzen als besonders heikler Bereich betroffen sind. Die folgende Vorlage ist daher anhand der Übergabe der Obperson und des Kassiers gestaltet. Weitere Ämter können anhand dieser Vorlage leicht angepasst und erstellt werden.

Darlehensvertrag für finanzielle Beiträge

Dieses Dokument dient als Vorlage für eine Vereinbarung, wenn ein Vereinsmitglied dem Verein einen Geldbetrag, welcher nicht als Spende, Mitgliedsbeitrag oder Ähnliches zu sehen ist, zukommen lassen möchte. Insbesondere soll geregelt werden, wann und unter welchen Umständen der Verein den Betrag zurückzuzahlen hat.

Rücktrittsdokument eines Vorstands

Dieses Dokument dient als formelle Einreichung zum Rücktritt einer Vorstandsperson. Ein geordneter Rücktritt eines Vorstandes ist die Grundlage zur Schadensminimierung durch verlorenes Knowhow und Wissen. Damit es zu keinem ungewollten Konflikt auf Basis formaler Fehler kommt, empfehlen wir Dokumente zum Vorstandsrücktritt ernst zu nehmen.

Rechtspaket mit Dokumenten zu Vorstandsthemen
Rechtspaket mit Dokumenten zu Vorstandsthemen

Dich interessiert das Vorstandspaket? Dann erhalte mehr Infos.

Mitgliederpaket – für die Verwaltung von Mitgliedern

Sämtliche wichtigen Dokumente rund um Mitgliedsagenden – damit die Zeit bei den Mitgliedern selbst ankommt.

  • Vorlage einer Beitrittserklärung
  • Checkliste zum Datenschutz
  • Textbausteine zum Datenschutz
  • Vorlage eines Leihvertrags für Objekte im Verein
  • Vorlage zum Mitgliedsaustritt
  • Vorlage zum Mitgliedsausschluss
  • Bestätigungsvorlage ehrenamtliches Engagement

Vorlage einer Beitrittserklärung

Dieses Dokument dient den Vereinsmitgliedern als Beitrittserklärung in den Verein. Ungeachtet der genauen Bestimmungen hinsichtlich Beitrittes von Mitgliedern, welche sich aus den Statuten des Vereins ergeben, sind gewisse Vorgaben zu beachten. Dies etwa im Zusammenhang mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten von (neuen) Vereinsmitgliedern.

Checkliste zum Datenschutz

Dieses Dokument dient als Unterstützung, damit der Verein im Aufbau seiner Datenschutzbestimmungen eine grobe Vorlage hat. Der Prozess der Datenerhebung kann und wird in jedem Verein anders aussehen und die Befolgung dieser Checkliste bedeutet nicht automatische eine datenschutzkonforme Abwicklung im Verein.

Textbausteine zum Datenschutz

Dieses Dokument besteht aus Textbausteinen, die euch als Verein unterstützen, dass ihr die Informationen zum Thema Datenschutz korrekt einsetzen könnt. Diese Textbausteine finden z.B. Anwendung beim Anmelden neuer Mitglieder im Verein, da ihr bestimmte personenbezogene Daten benötigt, um einen ordnungsgemäßen Betrieb zu bewerkstelligen.

Vorlage eines Leihvertrags für Objekte im Verein

Dieses Dokument dient als Vorlage für eine Vereinbarung, wenn ein Vereinsmitglied (wertvolles) Eigentum des Vereins (z.B. Sportequipment) leihen möchte. Die Inhalte dienen einerseits der klaren Vereinbarung sowie andererseits der besseren Nachprüfbarkeit.

Vorlage zum Mitgliedsaustritt

Dieses Dokument dient den Vereinsmitgliedern als formeller Austritt aus dem Verein. Ein Austritt einer Person aus dem Verein ist nie ein schöner Moment. Umso wichtiger ist es, keine formalen Fehler zu machen. Seid euch im Klaren, dass in der Satzung definierte Rechtsinhalte bindend sind und ihr und eure Mitglieder euch an diese halten müsst.

Es ist zu empfehlen schriftlich festgehaltene Gründe für den Austritt sauber zu dokumentieren und aufzubewahren.

Vorlage zum Mitgliedsausschluss

Dieses Dokument dient dem Vereinsvorstand als formeller Ausschluss eines Mitglieds. Ein Ausschluss einer Person aus dem Verein ist nie ein schöner Moment. Umso wichtiger ist es keine formalen Fehler zu machen, um sich als Verein im Fall der Fälle nicht angreifbar zu machen.

Seid euch im Klaren, dass in der Satzung definierte Rechtsinhalte bindend sind und ihr euch an diese halten müsst. Es ist zu empfehlen schriftlich festgehaltene Gründe für den Ausschluss sauber zu dokumentieren und aufzubewahren.

Bestätigungsvorlage ehrenamtliches Engagement

Dieses Dokument gilt als sogenanntes Arbeitszeugnis, ausgestellt durch den Vereinsvorstand für ein ehrenamtlich tätiges Mitglied. In anderen Worten ist es eine Bestätigung durch den Verein, dass ein Mitglied gewisse ehrenamtliche Tätigkeiten im Verein ausübt.

Die kann unter anderem bei der Bewerbung eines Mitgliedes für einen Job erforderlich sein. Zu beachten ist, dass ein Arbeitszeugnis in jedem Fall positiv formuliert werden muss. Ist man als Vereinsvorstand dennoch mit einer Leistung eines Mitglieds nicht zufrieden, so kann man über versteckte Hinweise Auskunft über die entsprechende mangelnde Leistung geben.

Beachtet dazu auch gerne unsere Vorlage für einen Vertrag mit ehrenamtlichen HelferInnen im Veranstaltungspaket.

Rechtspaket mit Dokumenten zu Mitgliedsthemen
Rechtspaket mit Dokumenten zu Mitgliedsthemen

Dich interessiert das Mitgliederpaket? Dann erhalte mehr Infos.

Mitgliederversammlungspaket – Wahlen, Jahresplanung & Berichte

Alles was ihr für eine reibungslose Mitgliederversammlung an Dokumenten benötigt.

  • Vorlage Offizielle Einladung zur MV
  • Stimmrechtübertragung für die MV
  • Vorlage von Wahlzetteln
  • Vorlage Agenda zur MV
  • Vorlage Jahresbericht Kassier
  • Vorlage Protokoll zur MV
  • Vorlage Jahresplanung im Verein
  • Checkliste für die Vereinsinventur

Vorlage Offizielle Einladung zur MV

Dieses Dokument ist die offizielle Einladung des Vorstandes an ein Mitglied. Die Mitgliederversammlung ist eines der wichtigsten Organe im Verein und sollte auch ein wichtiger Termin im Vereinsjahr sein. Sie gibt den Mitgliedern die Chance ihren Beitrag mit Entscheidungen im Verein zu leisten. Dementsprechend ernst sollte diese genommen werden, dazu gehört eben auch eine saubere, formale Einladung.

Stimmrechtübertragung für die MV

Je nach den Bestimmungen in den Vereinsstatuten besteht grundsätzlich die Möglichkeit, dass ein Vereinsmitglied die Stimme auf ein anderes Vereinsmitglied überträgt, z.B. weil man bei dem Termin der Mitgliederversammlung verhindert ist, aber trotzdem von seinem Wahlrecht Gebrauch machen möchte. Diese Vorlage dient als schriftliche Bestätigung dieser Stimmübertragung, die bei der Mitgliederversammlung vorgelegt werden kann.

Wichtig ist, dass diese Vorlage nur die Übertragung der Stimme belegt, wie das bevollmächtigte Vereinsmitglied dann abstimmt ist eine (geheime) Sache zwischen dem Überträger und dem Bevollmächtigten.

Vorlage von Wahlzetteln

Wahlen gehören bei einem Verein fast zur Tagesordnung. Sei es, dass ein gesamter Vorstand neu gewählt wird, oder nur einzelne Positionen. Dabei gibt es unterschiedlichste Möglichkeiten die Wahlen abzuhalten. Wir haben in dieser Vorlage für euch drei Varianten vorbereitet und beschrieben – diese bilden bei offiziellen Wahlen eine gute Basis.

Anzumerken ist, dass man Abstimmungen grundsätzlich auch durch Handzeichen rechtlich zulässig durchführen kann. Eine Ausnahme wäre aber gegeben, wenn es eine entsprechende Vorschrift zur Abhaltung der Wahl in den Vereinsstatuten geben würde. In der Praxis wird allerdings – auch ohne Notwendigkeit – die geheime Wahl per Stimmzettel bevorzugt.

Ungeachtet der Form der Abstimmung muss vom durchführenden Vorstand darauf geachtet werden, dass nur stimmberechtigte Personen erfasst werden und Stimmübertragungen berücksichtigt sind.

Vorlage Agenda zur MV

Dieses Dokument ist eine Vorlage für die Agenda zur Mitgliederversammlung. Die Mitgliederversammlung ist eines der wichtigsten Organe im Verein und sollte auch ein wichtiger Termin im Vereinsjahr sein. Sie gibt den Mitgliedern die Chance aktiv bei Entscheidungen im Verein beteiligt zu werden.

Die Agenda kann mit der Einladung zur Mitgliederversammlung oder auch separat versandt werden. Generell ist sie auch für den Vorstand, der die Versammlung durchführt, ein guter Plan zur Abarbeitung und Vorbereitung der notwendigen Punkte für die Mitgliederversammlung.

Vorlage Jahresbericht Kassier

Dieses Dokument dient als Vorlage für den Jahresbericht des Kassiers über das vergangene Vereinsjahr im Rahmen der Mitgliederversammlung. Generell hat der Kassier – nach den Statuten – die Aufgabe über die Einnahmen und Ausgaben, die Rücklagen sowie die finanzielle Situation des Vereins zu berichten. In vielen Vereinen ist es darüber hinaus üblich, dass der Kassier auch über die Zahl der Mitglieder sowie Bei- und Austritte berichtet, was aber keineswegs Pflicht ist.

Vorlage Protokoll zur MV

Dieses Dokument dient als Vorlage eines Protokolls, wie es zu einer Mitgliederversammlung oder ähnlichen Treffen gemacht wird. In Österreich gibt es zwar keine Protokollierungspflicht, jedoch empfiehlt es sich, bei allen wichtigen Terminen eine Dokumentation anzufertigen. Das Protokoll selbst kann nach Belieben angepasst werden.

Vorlage Jahresplanung im Verein

Der Inhalt dieses Dokuments ist die geordnete Zielsetzung der Jahresplanung für das kommende Jahr. Es beinhaltet alle geplanten Maßnahmen zur erfolgreichen Fortführung des Vereins für das kommende Jahr.

Hauptziele sind dabei für den Verein unentbehrliche Ziele wie z.B. die Aufrechterhaltung des finanziellen Fortbestandes. Nebenziele können z.B. Trainingslager in anderen Ländern oder die Renovierung des Vereinsheimes sein. Es handelt sich hierbei um keinen Beschluss des Vorstandes, sondern um eine Ausarbeitung von Vorschlägen und Ideen.

Checkliste für die Vereinsinventur

Die Inventur-Checkliste dient dem geordneten Ablauf der Vereinsinventur, die einmal im Jahr stattfinden sollte. So behaltet ihr immer die Übersicht und könnt abhanden gekommenen Gegenständen frühzeitig entgegenwirken, bevor es zu schwer kalkulierbaren Problemen und Kosten kommt. Die Checkliste ist dabei eine einfache Schritt-für-Schritt Abfolge.

Wenn ihr Inventar des Vereins an die Mitglieder verleihen möchtet, beachtet gerne auch die Vorlage „Leihvertrag für Objekte im Verein“ in unserem Mitgliederpaket.

Rechtspaket mit Dokumenten zu Mitgliederversammlungsthemen
Rechtspaket mit Dokumenten zu Mitgliederversammlungsthemen

Dich interessiert das Mitgliederversammlungspaket? Dann erhalte mehr Infos.

Veranstaltungspaket – Sponsoring und Helferthemen

Dieses Paket beinhaltet relevante Dokumente, die ihr für Events & damit verbundenen rechtlichen Pflichten benötigt

  • Vorlage Vertrag HelferInnen
  • Vorlage Kündigung VereinsmitarbeiterIn
  • Vorlage zum Sponsoringvertrag
  • Mustervorlage Sponsorenanfrage
  • Textvorlage Bildnisschutz (Fotos)
  • Checkliste zum Wissensaufbau

Vorlage Vertrag HelferInnen

Dieses Dokument dient als Vertrag zwischen einem Verein und einem/r freiwilligen HelferIn für z.B. eine Veranstaltung. Bitte beachtet, dass dieser Vertrag keinen regulären Arbeitsvertrag für eine Person widerspiegelt, die im Verein fest und über eine längere Zeit angestellt ist.

Diese Vorlage kann aber sehr gut für temporäre Unterstützungen durch freiwillige HelferInnen herangezogen werden, damit ihr im Falle einer rechtlichen Angelegenheit ein schriftliches Vertragsdokument habt, welches über beidseitige Rechte und Pflichten informiert.

Vorlage Kündigung VereinsmitarbeiterIn

Dieses Dokument dient dem Vereinsvorstand als formelle Kündigung eines Mitarbeiters/Helfers im Verein. Eine Kündigung einer Person aus dem Verein ist nie ein schöner Moment. Umso wichtiger ist es keine formalen Fehler zu machen, um sich als Verein im Fall der Fälle nicht angreifbar zu machen. Es ist zu empfehlen schriftlich festgehaltene Gründe für die Kündigung sauber zu dokumentieren und aufzubewahren.

Dieses Dokument beinhaltet sowohl eine fristgerechte als auch eine fristlose Kündigung. Eine Mustervorlage für ein Arbeitszeugnis findet sich im Mitgliederpaket unserer Rechtsdokumente-Reihe.

Vorlage zum Sponsoringvertrag

Dieses Dokument dient als formaler Vertrag zwischen dem Verein und einem potenziellen Sponsor. Neben möglichen Werbemöglichkeiten beinhaltet dieses Dokument auch ein einfaches Musterschreiben, mit dem der Sponsor informiert werden kann. Wichtig dabei ist, dass ihr euch über die angebotenen Leistungen Gedanken macht, damit diese eine Emotion beim Sponsor auslösen.

Mustervorlage Sponsorenanfrage

Dieses Musterdokument ist eine offizielle Anfrage des Vereins an einen Sponsor. Einen einheitlichen „Best-Practice-Text“ gibt es dabei nicht. Es ist wichtig zu verstehen, dass, um bei Sponsoren erfolgreich zu sein, auf die emotionalen Bedürfnisse des Sponsors eingegangen werden muss.

Das kann sowohl hinsichtlich der Gegenleistungen in Bezug auf einen regionalen Werbewert als auch hinsichtlich sozialer Aspekte wie z.B. Jugendförderung geschehen. Diese Mustervorlage wurde anhand des Beispiels eines Fußballvereins erstellt, der einen Sponsor sucht.

Textvorlage Bildnisschutz (Fotos)

Dieses Dokument besteht aus Textbausteinen, die euch als Verein unterstützen, dass ihr die Informationen zum Bildnisschutz korrekt einsetzen könnt. Diese Textbausteine finden z.B. Anwendung bei Veranstaltungen, bei denen beabsichtigt wird, Lichtbilder zu machen, welche veröffentlicht werden sollen. Sie berücksichtigen sowohl den Datenschutz als auch das Urheberrecht.

Checkliste zum Wissensaufbau

Diese Checkliste dient dem geordneten Aufbau von Wissen im Verein zu unterschiedlichen Themengebieten, wie z.B. Vereinsfesten. Sie soll euch dabei helfen Prozesse und Informationen richtig zu erfassen, um zum einen Knowhow an andere Personen weiterzugeben und zum zweiten die Datenqualität im Verein zu steigern.

Das kann vor allem für die Sponsoren- und Partnergewinnung bei Vereinsveranstaltungen von enormer Bedeutung sein.

Rechtspaket mit Dokumenten zu Veranstaltungsthemen
Rechtspaket mit Dokumenten zu Veranstaltungsthemen

Dich interessiert das Veranstaltungspaket? Dann erhalte mehr Infos.

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.