Datenschutz Vorlage fĂŒr Vereine (2020)

Auf was muss ich als Verein beim Datenschutz aufpassen? Welche Inhalte sind wichtig? Was kann bei Missachtung passieren? Diese und weitere Fragen inklusive einem Download-Muster und Checkliste zum Thema Datenschutz fĂŒr Vereine in Österreich & Deutschland haben wir fĂŒr euch vorbereitet.

Was ist die DSGVO und warum ist sie fĂŒr Vereine so wichtig?

Die Datenschutz Grundverordnung (kurz: DSGVO) ist ein am 18. Mai 2018 in Kraft getretenes EU-weites Gesetz mit dem Ziel personenbezogene Daten hinsichtlich der Weiterverarbeitung zu schĂŒtzen. Es handelt sich dabei nicht um ein Verbot der Verwendung von Personendaten, sondern eine Vereinheitlichung auf europĂ€ischer Ebene wie mit Daten, die einer Person zugeordnet sind, umgegangen wird.

Ihre Wichtigkeit hat diese Verordnung aus dem Grund, dass von jedem einzelnen Menschen online, wie auch offline unzÀhlige von Daten tagtÀglich gesammelt, gespeichert und verarbeitet werden.

Wir wissen, dass ihr euch nicht tagelang mit den rechtlichen Aspekten zum Thema Datenschutz befassen könnt (auch wenn es sehr wichtig ist) - deswegen haben wir versucht euch diese Information kompakt aufzubereiten.

NatĂŒrlich können wir keinerlei Haftung fĂŒr Richtigkeit und VollstĂ€ndigkeit ĂŒbernehmen, trotzdem glauben wir fest daran, dass ihr mit diesem Ratgeber schon mal eine sehr zuverlĂ€ssige Quelle habt, die euch bei eurer DatenschutzerklĂ€rung hilft.

Die gesamte DSGVO fĂŒr Österreich und Deutschland kann hier nachgelesen werden: https://dsgvo-gesetz.de

Wieso betrifft uns die DSGVO als Verein?

Ihr als Verein habt zwei gute GrĂŒnde, weshalb ihr euch mit dem Thema DSGVO auseinandersetzen solltet (mĂŒsst). Erstens: Ihr habt sehr viele Daten von euren Mitgliedern auf persönlicher Ebene habt, die genau unter diese Verordnung fallen. Zweitens, da es mit Sicherheit in eurem Interesse ist, die Daten eurer Mitglieder zu schĂŒtzen und korrekt zu verwalten.

Vereine unterliegen dabei keiner Sonderregelung, sondern die DSGVO trifft auch diese mit voller Breitseite. Dabei gibt es auch keinen Unterschied, ob ein Verein gemeinnĂŒtzig ist oder profitorientiert handelt. Daten von Mitgliedern sind sensible Daten und eine Datenschutzverletzung ist nicht nur als Vertrauensverlust zu sehen, sondern kann oft auch sehr teuer werden.

Was muss man als Verein beim Thema Datenschutz beachten?

Datenschutz betrifft sogut wie jedes Unternehmen oder Organisation. Daher ist dieses Thema auch so umfangreich. Wir haben euch ein paar der wichtigsten Punkte zusammengefasst:

Zweck der Daten
Das Sammeln und Speichern der Daten darf nicht willkĂŒrlich geschehen, sondern untersteht dem Grundsatz der Minimierung. Das heißt Mitgliederdaten mĂŒssen einen Zweck erfĂŒllen, z.B. Teil der Fachgerechten Organisation des Vereins sein. WĂ€hrend und zu diesem Zweck dĂŒrfen sie auch gespeichert werden.
Personenbezogene Daten
Unter diesen Begriff fallen alle Daten, die eindeutig einer identifizierbaren Person zugeordnet werden können. Diese können Name, Adresse, Geburtsdatum, besondere Merkmale, kulturelle, religiöse, sexuelle Orientierung, wissenschaftliche oder soziale IdentitĂ€t, 
, sein.
Datenschutzbeauftragter
Es ist wichtig im Vorhinein eine Person fĂŒr die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten zu wĂ€hlen, die sich wĂ€hrend des stĂ€ndigen Prozesses der korrekten Verarbeitung der Daten als Aufsichts- und Verantwortungsperson sieht. Es ist auch wichtig dies niederzuschreiben wer dies ist: z.B. als Zusatztitel bei einem Vorstandsmitglied
Datengeheimnis
Verantwortliche wie z.B. VorstĂ€nde mĂŒssen jene Daten, die ihnen aufgrund ihrer Position im Verein zugrunde gelegt wurden, geheim halten, sofern kein rechtlicher Grund fĂŒr eine Übermittlung der Daten vorliegt. Das Mitglied muss der Datenweitergabe im Vorhinein zugestimmt haben.
Auskunftsrecht
Jedes Mitglied im Verein hat das Recht auf alle seine Daten (und wieso diese benötigt/verarbeitet werden) jederzeit einzusehen und diese Anzufordern. Dies bedeutet auch, dass man als Verein daher alle Daten der Mitglieder sauber abgelegt und fĂŒr die Öffentlichkeit unzugĂ€nglich aufbewahren muss.
Widerspruchsrecht
Jedes Mitglied hat das Recht auf Widerspruch der Verwendung der eigenen Daten. Diese Meldung hat an den Datenschutzbeauftragten zu erfolgen. Der Beauftragte darf dann die Daten der Person nicht weiterverarbeiten. Voraussetzungen fĂŒr WidersprĂŒche können ein unzulĂ€ssiges Verwenden der Daten sein.
Berichtigung und Löschung der Daten
Ein Antrag auf Berichtigung oder Löschung kann formlos gestellt werden (mĂŒndlich ist ausreichend). Anspruch auf Berichtigung hat man, wenn die Daten vorweislich falsch sind (z.B. falsches Geburtsdatum). Recht auf Löschung hat man, wenn der vorgesehene Zweck der Daten nicht mehr notwendig ist, die betroffene Person Einspruch fĂŒr die Verwendung der Daten einlegt oder die Daten widerrechtlich verarbeitet wurden.
Fristen bei Einspruch
Der Verantwortliche (z.B. Vorstand) hat unverzĂŒglich dem Antrag Folge zu leisten, spĂ€testens aber nach einem Monat nach Eingang. Eine VerlĂ€ngerung um weitere zwei Monate ist möglich, jedoch auch zu begrĂŒnden. Es ist sofort eine Meldung an den Antragsteller zu machen, dass die Anfrage eingegangen ist.
DSGVO ungleich Datenschutzbestimmung
Der Begriff DSGVO bezeichnet jene Verordnung, die auf rechtlicher Ebene eine Grundlage fĂŒr die Verarbeitung von personenbezogenen Daten legt. Eine Datenschutzbestimmung ist hingegen jene Niederschrift, die die genaue AufzĂ€hlung und Verwendung der Daten einer bestimmten Organisation bzw. Vereins festlegt.
Detaillierte Informationen findet ihr unter: https://www.wko.at/service/wirtschaftsrecht-gewerberecht/EU-Datenschutz-Grundverordnung.html

Checkliste zum Datenschutz fĂŒr Vereine zum Downloaden

Um beim Thema Datenschutz auf Nummer sicher zu gehen, haben wir eine Muster Checkliste mit allen wichtigen Punkten fĂŒr euch vorbereitet. Diese könnt ihr kostenlos downloaden. Die Checkliste ist dabei nur ein Richtungsweiser, auf was man achten sollte - eine universelle fĂŒr jeden Verein passende Datenschutzbestimmung gibt es leider nicht.

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Welche Strafen erwarten mich bei Nichtbeachtung?

Geldstrafen fĂŒr eine nicht ordnungsgemĂ€ĂŸe Verwendung heikler Daten können bis zu 20 Millionen Euro sein bzw. 4% des gesamten weltweiten Jahresumsatzes. Dies wird zwar in der Regel bei kleinen Organisationen und Vereinen geringer ausfallen, doch sollte man sich auch als Verein der hohen Strafen bewusst sein.

Die viel grĂ¶ĂŸere Motivation sollte es fĂŒr euch jedoch sein, dass ihr Vorbildhaft mit den Daten eurer Mitglieder umgeht, denn das ist was einen guten, vertrauenswĂŒrdigen Verein ausmacht.

GrundsĂ€tzlich kann man jedoch davon ausgehen, dass die Datenschutzbehörde bei erstmaligen VerstĂ¶ĂŸen in Bezug auf die DSGVO von einer Verwarnung Gebrauch machen wird. Vor allem dann, wenn man als Verein nach bestem Wissen und Gewissen handelt und auf den Schutz der eigenen Mitgliederdaten großen Wert legt.

DSGVO konforme Verwaltung eures Vereins mit Vereinsplaner

Wir von Vereinsplaner legen natĂŒrlich großen Wert darauf, dass die Verwendung unseres Tools den Vorgaben der DSGVO entspricht. Das heißt hinter unserer Mitgliederverwaltung steht ein Berechtigungssystem, dass nur aufgrund ihrer TĂ€tigkeiten zulĂ€ssige Personen auch Informationen zu Daten der Mitglieder sehen.

Außerdem bestĂ€tigen alle registrierten Personen mit der E-Mail BestĂ€tigung (double opt-in), dass sie Informationen via E-Mail oder Push vom Verein, dem sie zugehörig sind bekommen dĂŒrfen. Genaue Informationen findet ihr in unserer eigenen Datenschutzbestimmungen.

Einfache Datenschutz Vorlage fĂŒr euren Verein

Wir möchten noch einmal erwĂ€hnen, dass diese Informationen als Orientierung dienen und eine grĂŒndliche Eigenrecherche oder gar eine Rechtsberatung niemals ersetzen werden. Daher empfehlen wir jedem Vereinsvorstand sich grĂŒndlich mit der DSGVO auseinander zu setzen und bei Unklarheiten eine Rechtsberatung zu kontaktieren.

Eine Datenschutzbestimmung muss in jedem Fall an eure BedĂŒrfnisse und Vorgaben im Verein angepasst werden. So wie Statuten in jedem Verein unterschiedlich sind, so sind auch Datenschutzbestimmungen individuell an den Verein abzustimmen. Wir haben euch daher bewusst die Möglichkeit gegeben unser Muster nach eurem Ermessen zu Ă€ndern, um sie zielgerichtet auf euren Verein abzustimmen.

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Diesen Artikel auch als Druckvorlage

Wir wissen, dass viele VorstĂ€nde gerne ein Handbuch fĂŒhren, wo sie wichtige Informationen im Vereinsheim in einer Mappe ablegen können, damit Nachfolger alles beisammen haben. Nachfolgend stellen wir fĂŒr euch diesen Artikel daher als Druckvorlage zum Download bereit:

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und ĂŒberall up-to-date sein und zusĂ€tzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen einfacher und effizienter zu gestalten.