Rechnungsprüfung im Verein in Österreich

Kassa- bzw. Rechnungsprüfungen haben nicht nur den Zweck der Transparenz, sondern sollen frühzeitig dem Verein seine finanzielle Lage aufzeigen. Eine koordinierte Rechnungsprüfung ist das Um und Auf in einem intakten Verein.

1. Was ist eine Rechnungsprüfung und warum ist diese erforderlich?

Die Rechnungsprüfung ist ein offizieller Akt im Verein, der von zwei unabhängigen Vereinsmitgliedern (nicht aus dem Vorstand) durchgeführt wird. Diese Prüfung findet einmal pro Finanzjahr statt. In Österreich muss jeder Verein gemäß § 5 Abs 5 VereinsG 2002 mindestens zwei RechnungsprüferInnen haben. Die Bestellung der Rechnungsprüfer erfolgt durch die Mitgliederversammlung.

Geld kontrollieren für die Rechnungsprüfung
Die Vereinsfinanzen wollen gut strukturiert sein – die Rechnungsprüfung ist dabei enorm wichtig

2. Wer ist der Rechnungsprüfer und welche Aufgaben hat dieser?

Allgemeines zum Rechnungsprüfer

Wie eingangs erwähnt dürfen keine Personen aus dem Vorstand die Funktion des Rechnungsprüfers übernehmen (Infos zu den Vereinsorganen in Österreich). In Frage kommen grundsätzlich alle qualifizierten Vereinsmitglieder, die sich eine solche Rechnungsprüfung zutrauen und dafür in der Mitgliederversammlung des Vereins auch als fähig angesehen und gewählt werden.

Warum keine Vorstandsmitglieder (v.a. nicht der Schatzmeister) Rechnungsprüfer sein dürfen, hat den Grund des Interessenskonfliktes. Eigene Geldbewegungen neutral zu begutachten ist in der Praxis einfach eine Schwierigkeit – außerdem schafft es Vertrauen im Verein, wenn eine neutrale Person diese Aufgabe übernimmt.

Das Vereinsrecht gibt keine Vorschriften, die das Amt des Rechnungsprüfers (auch Kassaprüfer genannt) oder zum Ablauf der Überprüfung des Vereinsvermögens und der Einnahmen und Ausgaben. Wie die Rechnungsprüfung und die Tätigkeiten des Rechnungsprüfers zu erfolgen haben, kann in den jeweiligen Statuten verankert werden.

Aufgaben des Rechnungsprüfers

Zwei Rechnungsprüfer werden von der Mitgliederversammlung auf eine bestimmte Dauer (Legislaturperiode) Jahren gewählt. Wiederwahl ist möglich. Die Rechnungsprüfer dürfen keinem Organ, mit Ausnahme der Generalversammlung angehören.

Den Rechnungsprüfern obliegen die laufende Geschäftskontrolle sowie die Prüfung der Finanzgebarung des Vereins im Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der Mittel. Der Vorstand hat den Rechnungsprüfern die erforderlichen Unterlagen vorzulegen und die erforderlichen Auskünfte zu erteilen. Die Rechnungsprüfer haben dem Vorstand über das Ergebnis der Prüfung zu berichten.

Rechtsgeschäfte zwischen Rechnungsprüfern und Verein bedürfen der Genehmigung durch die Generalversammlung. Im Übrigen gelten für die Rechnungsprüfer die Bestimmungen des § 11 Abs. 8 bis 10 sinngemäß.

Die genaue Vorgehensweise zu einer Rechnungsprüfung ist dem Prüfer selbst überlassen bzw. sollte in den Grundzügen in den Vereinsstatuten geregelt werden. Den Umfang einer Rechnungsprüfung beschreiben wir noch weiter unten in diesem Beitrag. Dies kann von einer bloßen Prüfung des Kassenbuchs (Ein-/Ausgabenrechnung) bis hin zu einer Prüfung der doppelten Buchführung gehen. Bei zweiterem wird Einsicht in sämtliche Bücher, Bestände und Abschlüsse genommen und zumeist fachspezifisches Wissen (z.B. eines Steuerberaters) vorausgesetzt.

Folgende Aufgaben hier nochmal im Überblick:

  • Kontrolle der Kassenbücher & Bargeldbestände
  • Kontrolle der Belege und Rechnungen
  • Nachvollziehen der Finanzflüsse (Einnahmen/Ausgaben)
  • Überprüfung der ordnungsgemäßen Mitgliedszahlungen
  • Kontrolle ob rechtliche Vorschriften eingehalten wurden
  • Überblick über Forderungen und Verbindlichkeiten

Unterschied zum Abschlussprüfer

Ein Abschlussprüfer ist beim Verein zusätzlich zu den beiden Rechnungsprüfern einzuberufen, wenn ein erweiterter Jahresabschluss vorgeschrieben ist. Ein Verein muss diesen an Stelle der Einnahmen-/Ausgabenrechnung als Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, wenn in zwei aufeinander folgenden Rechnungsjahren die gewöhnlichen Einnahmen oder gewöhnlichen Ausgaben jeweils höher als drei Millionen Euro waren oder das jährliche Aufkommen an im Publikum gesammelten Spenden jeweils höher als eine Million Euro war.

3. Welche gesetzlichen Vorschriften müssen beachtet werden?

Die Rechnungsprüfer müssen muss jeder Verein zwei Rechnungsprüfer bestellen – haben die Finanzgebarung des Vereins im Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der Mittel innerhalb von vier Monaten ab Vorliegen der Einnahmen-/Ausgabenrechnung zu prüfen. Darüber müssen sie dem Vorstand des Vereins berichten. Da ein Rechnungsprüfer mit seinem Amt eine gewisse Verantwortung und Haftung übernimmt, sollte er über die notwendigen Kenntnisse verfügen, um seinen gesetzlichen und statutarischen Verpflichtungen nachkommen zu können.

Es geht also primär darum, ob der Vorstand/Schatzmeister die Vereinsfinanzen ordnungsgemäß erfasst und verbucht hat. Ebenso im Sinne der Sparsamkeit und im Interesse des Vereins und dessen Zwecks gehandelt hat. Die Finanzen sollten dabei sorgfältig und nachvollziehbar unter Einhaltung der Buchungsvorschriften durchgeführt worden sein. Zusammengefasst:

  • Einhaltung steuerlicher Vorschriften
  • Prinzip der Sparsam- und Wirtschaftlichkeit
  • Berücksichtigung des Inventars und Vereinsvermögens
  • Ordnungsgemäße Verbuchung der Einnahmen/Ausgaben
  • Zahlungsfähigkeits- und Insolvenzprüfung
  • Sachdienlichkeit in Bezug auf den Vereinszweck
  • Korrekte Beleg- und Rechnungsaufbewahrung
  • Dokumentation über Verluste/Abweichungen

4. Wie gehe ich bei der Rechnungsprüfung am besten vor?

Wie bereits erwähnt, die Rechnungsprüfer müssen die Rechtsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der internen Vereinsmittel innerhalb von vier Monaten ab Erstellung der Einnahmen- und Ausgabenrechnung prüfen. Danach haben die Rechnungsprüfer das Ergebnis dem Leitungsorgan (Vorstand) und einem eventuell bestehenden Aufsichtsorgan (Abschlussprüfer) zu berichten.

Das Leitungsorgan wiederum hat danach die Vereinsmitglieder über die geprüfte Einnahmen-/Ausgabenrechnung zu informieren. Die Einnahmen-/Ausgabenrechnung samt Vermögensübersicht wird zum Ende des Rechnungsjahrs vom Vorstand innerhalb von fünf Monaten erstellt.

Zum Ablauf selbst gibt es keine konkrete gesetzliche Vorgabe. Es bleibt dem Verein letztendlich selbst überlassen, was in den Vereinsstatuten festgelegt wird. Es gibt viele Beispiele, wie eine inhaltliche Vorgehensweise aussehen kann. Wir möchten hier ein solches Beispiel geben, um euch dabei zu unterstützen. Desto genauer diese Prüfung einmal im Jahr gemacht wird umso weniger Beanstandungen sind durch die Mitgliederversammlung zu erwarten.

Was wurde geprüft?
Inhalt dieser Prüfung ist der Jahresabschluss inkl. Vereinsvermögen des Vereins XXXX im Wirtschaftsjahr vom DD.MM.YYYY bis DD.MM.YYYY.
Wer hat die Prüfung durchgeführt?
Die Prüfung erfolgte durch folgende Personen: Max Mustermann, geboren am DD.MM.YYYY und Susanne Musterfrau, geboren am DD.MM.YYYY
Was wurde in den Statuten verankert?
In den Vereinsstatuten wurde hinsichtlich folgender Punkte auf die Rechnungsprüfung eingegangen. Bezug nehmen auf die eigenen Statuten.
Wann und wo hat die Prüfung stattgefunden?
Die Prüfung fand im Zuge des Jahresabschlusses zwischen DD.MM.YYYY (Datum & Uhrzeit) und DD.MM.YYYY (Datum & Uhrzeit) in den Räumlichkeiten des Vereinsheims statt.
Wer hat bei der Prüfung noch teilgenommen?
Teilnehmer waren die Schatzmeister Josef Mustermann, geboren am DD.MM.YYYY und Petra Musterfrau, geboren am DD.MM.YYYY, sowie der Obmann Karl Mustermann, geboren am DD.MM.YYYY.
Wie lagen die Unterlagen für die Prüfung vor?
Die Unterlagen wurden sowohl in EDV als auch in Buchform vorgelegt. Das Vereinsinventar-/vermögen wurde mit folgender Software erfasst (Vereinsplaner Inventarverwaltung). Das Kassenbuch wurde mit folgender Software erfasst (Vereinsplaner Kassenbuch).
Welche Inhalte wurden konkret überprüft?
Kassenbuch XX, Zeitraum DD.MM.YYYY – DD.MM.YYYY Bankkonto Bezeichnung YY Bankkonto Bezeichnung ZZ Mitgliedsbeiträge, Zeitraum DD.MM.YYYY – DD.MM.YYYY Spenden und Sponsorenbeiträge, Zeitraum DD.MM.YYYY – DD.MM.YYYY Inventarverzeichnis Vereinsvermögensliste
Wie wurden die Inhalte überprüft?
Bzgl. der Konto-Ein-/Ausgänge wurden stichprobenartig die zugehörigen Belege kontrolliert. Das Kassenbuch wurde gesamtheitlich mit den zugehörigen Belegen überprüft. Die Inventarliste wurde stichprobenartig kontrolliert. Rechnungen wurden stichprobenartig hinsichtlich des Vereinszweckes und der Sparsamkeit überprüft. Das Verhältnis der Anzahl der Eigenbelege durch den Vorstand wirkt nachvollziehbar. Usw.
Traten Ungereimtheiten auf, wenn ja welche?
Wurden spezielle Bereiche besonders detailliert geprüft? Weshalb wurde diese Bereiche besonders geprüft? Hat es finanzielle Differenzen gegeben? Fehlen Belege? Sind gewisse Käufe nicht nachvollziehbar? Können Effizienz und Sparsamkeit erhöht werden? Hier bitte auch Lösungsvorschläge geben.
Gibt es sonstige erwähnenswerte Punkte?
Was passiert mit den Überschüssen? Werden diese rückbezahlt an die Mitglieder oder als Rücklage aufgebaut? Fallen zukünftig besonders hohe Ausgaben an, die berücksichtigt werden müssen, oder wo Förderungen beantragt werden müssen? Z.B. Sanierung der Sportstätten.
Ausgang und Ergebnis der Kassenprüfung?
Resümee wie die durchgeführte Kassenprüfung war. Waren die Dokumente sauber verwaltet? Musste aufgrund von nicht nachvollziehbaren Lücken besonders intensiv geprüft werden? Sind dem Vorstand/Schatzmeister besonders grobe Fehler passiert? War der Vorstand kooperativ bzw. konnten allfällige Fragen geklärt werden?
Welche Empfehlung geben die Kassenprüfer ab?
Option 1: Die Kassenprüfer empfehlen die gesamte Entlastung des Vorstandes für den Zeitraum von DD.MM.YYYY – DD.MM.YYYY. Option 2: Die Kassenprüfer empfehlen eine teilweise Entlastung des Vorstandes. Folgende Punkte müssen nachgebessert werden und werden bei einer zukünftigen Mitgliederversammlung zur Entlastung getragen. Option 3: Eine Entlastung des Vorstandes kann zu den geprüften Unterlagen nicht empfohlen werden.

5. Welche Haftung kann einem als Rechnungsprüfer erwarten?

Rechnungsprüfer selbst sind ein „Kontrollorgan“ und haben daher mit den zuvorgegangenen Prozessen des Leitungsorgans keine direkte Verbindung. In diesem Fall kann auch keine Haftung auf die Rechnungsprüfer übertragen werden. Ein Rechnungsprüfer kann bei umfangreichen Prozessen keine 100%ige Garantie auf die Richtigkeit aller Prozesse und Vorgänge, sowie Ergebnisse geben.

Dies zählt natürlich nicht, wenn ein Rechnungsprüfer fahrlässig oder bewusst unter falschem Vorsatz handelt. Das kann auch der Fall sein, wenn der Rechnungsprüfer bewusst falsch getätigte Buchungen des Vorstandes verschwinden lässt bzw. ignoriert. Sprich wenn der Rechnungsprüfer und der Vorstand zusammenarbeiten. Hier könnte eine Haftung nach § 826 BGB (sittenwidrige vorsätzliche Schädigung) bestehen.

Es gilt, dass ein freiwillig einberufener Kassenprüfer nach bestem Wissen und Gewissen zu handeln hat und durch seine Durchführung der Prüfung systematisch Fehler und Missstände aufdecken kann. Was aber eben nicht heißt, dass alle Fehler auffallen.

6. Zusammenfassung des Beitrags

Abschließend kann gesagt werden, dass die Rolle des Rechnungsprüfers und der Prüfungsprozess selbst eine für einen intakten Verein extrem wichtige Handlung ist. Es baut nicht nur Vertrauen zwischen Vorstand und den Mitgliedern auf, sondern lässt frühzeitig Fehler erkennen und diesen entgegenwirken.

Desto genauer das Team rund um den Vorstand und des Schatzmeisters ist, umso einfacher und korrekter wird auch die Rechnungsprüfung sein. Solltest Du diese Funktion übernehmen, versuche sachlich zu handeln und mit kühlem Kopf einen Fokus auf das Wesentliche Im Verein zu legen.

7. Häufig gestellte Fragen

Wer kann Rechnungsprüfer eines Vereins sein?
Rechnungs- sowie Abschlussprüfer dürfen keinem anderen Organ des Vereins angehören und müssen unabhängig und unbefangen sein. Spricht nicht in einem Naheverhältnis mit dem Vorstand stehen. Abschlussprüfer in einem Verein können ausschließlich Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sowie Revisoren (Genossenschaftsrevisionsgesetz) sein.
Was macht ein Rechnungsprüfer im Verein?
Die Rechnungsprüfer haben zu kontrollieren, ob der Vorstand beim Einsatz der Finanzen des Vereins rechtmäßig und statutengemäß gehandelt hat. Dies betrifft sowohl die Einnahmen als auch die Ausgaben in einem Verein.
Was kann man machen, wenn kein Kassenbericht vorliegt?
Eine Einnahmen-/Ausgabenrechnung ist Grundvoraussetzung für die Rechnungsprüfung. Liegt dieser nicht vor kann auch keine Prüfung erfolgen und im weiteren Sinne kann auch keine Entlastung des Vorstandes auf Basis nicht vorhandener Dokumente durchgeführt werden.
Wer kann die Tätigkeit des Rechnungsprüfers im Verein übernehmen?
Rechnungsprüfer kann jedes ordentliche Vereinsmitglied ohne Funktion im Leitungsorgan werden. Sprich ausgeschlossen sind der Vorstand, wie Obmann, Schatzmeister oder Schriftführer. Die Rechnungsprüfer werden durch die Mitgliederversammlung gewählt.
Wer sollte bei der Rechnungsprüfung dabei sein?
Es empfiehlt sich den Vorgang der Rechnungsprüfung in der Vereinsstatuten genau festzulegen. Sprich auf die eigenen Finanzen anzupassen. Jeder Verein ist hier etwas anders. Bei der Prüfung selbst sollte zumindest eine Person aus dem Vorstand bzgl. Fragen anwesend sein. Im Idealfall der Schatzmeister selbst und der Obmann/Obfrau.

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