Wie funktioniert die Vereinsplaner Buchhaltung und das Kassabuch?

Das Thema Finanzen ist kein einfaches — schon gar nicht in einem Verein. In diesem Beitrag geben wir euch Informationen zur Buchhaltung in Vereinen und zeigen dir die wichtigsten Schritte bei der Verwendung unseres Finanzmoduls. Bitte lies diese Kurzbeschreibung vor der Verwendung gut durch.

Allgemeine Information zur Buchhaltung für Vereine

Eine Vereinsbuchhaltung ist ein komplexes Thema, vor allem, wenn man sich mit dem Finanzthema beruflich kaum auseinander setzt. Wichtig wie bei allen finanziellen Themen ist es, genau und strukturiert zu arbeiten und sich in einem "ruhigen" Umfeld um die finanziellen Agenden zu kümmern. Aus dem einfachen Grund, Fehlerquellen so gut wie möglich ausschließen zu können.

Vereine, unabhängig davon, ob sie ins Vereinsregister eingetragen und/oder gemeinnützig sind oder nicht, haben bei der Mitgliederversammlung Informationen über die Einnahmen und Ausgaben der letzten Finanzperiode (idR. jährlich) vorzulegen. Die Mitgliederversammlung darf folgende Informationen einfordern und der Vorstand hat dieser Nachweispflicht gegenüber der Mitgliederversammlung nachzugehen:

  • Detaillierte und verständliche Kostenaufstellung
  • Gegebenenfalls zugehörige Belege und Rechnungen
  • Bestandsverzeichnis aller vorhandenen Vermögenswerte (Ausrüstung, Fahrzeuge, ...)

Sobald euer Verein offiziell im Vereinsregister eingetragen ist und somit zu den eingetragenen Vereinen zählt, gilt dieser als juristische Person. Wie bereits bei den Artikeln zur Vereinsgründung angesprochen, darf ein gemeinnütziger Verein keinem wirtschaftlichen Bestreben hinsichtlich einer Gewinnerziehlung nachgehen. Dieses Bestreben wird vom Finanzamt kontrolliert und aus diesem Grund sind Aufzeichnungen über Erträge und Vermögen des Vereins zu führen. Anhand dieser Aufzeichnungen werden auch die Steuer- und Abgabepflichten festgestellt.

Unser Kassabuch und wie es im Verein verwendet wird?

Ein Kassenbuch ist ein für Vereine verpflichtendes Werkzeug, um die Barfinanzen gegenüber der Finanzkontrolle transparent vorzulegen. Das Vereinsplaner Kassabuch kannst du dir dabei wie ein händisches Kassabuch vorstellen, nur eben digital. Es ist vereinfacht gesagt eine Tabelle, in die die Informationen zu einer Ein- oder Ausgangszahlung aus der Kassa gespeichert werden können.

Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass eingetragene Zahlungen im Nachhinein nicht mehr verändert werden dürfen (wie bei einem händischen Kassabuch). Aus rechtlichen Gründen darf der Vereinsplaner Support die Kassa und Buchungen aus dieser nicht mehr löschen. Sollte es zu Fehlern kommen, müssen diese durch Gegenbuchungen korrigiert werden.

Nach Eröffnung des Kassenbuchs wird dieses als Konto in deinem Verein im angelegten Finanzjahr angezeigt. Bitte beachte, dass auch der Anfangsbestand aus rechtlichen Gründen nicht mehr geändert werden kann. Gib also acht beim Anlegen. Sollte fälschlicherweise ein inkorrekter Betrag beim Erstellen angegeben worden sein, kann dieser über eine Gegenbuchung korrigiert werden.

Geld zählen für die Vereinsfinanzen
Die Vereinsfinanzen wollen gut strukturiert sein – ein Kassabuch ist unumgänglich

Im Konto Kassabuch kannst du nun über “Buchung hinzufügen” Ein- und Auszahlungen, die stattgefunden haben, anlegen. Verwende in diesem Fenster den “Typ Rechnung” oben links, denn dieser ist für Zahlungen, die von außen (außerhalb des Vereins) kommen oder nach außen gehen. Der “Typ Transfer” ist für Zahlungen, die zwischen zwei internen Vereinskonten (Konto A nach Konto B) durchgeführt werden. Hast du alle Informationen zu einem Zahlungsvorgang angegeben, wähle z.B. den Status “bezahlt” und speichere den Beleg. Gratulation – dieser wird nun angelegt.

Gegenbuchung beim “Typ Rechnung” erzeugen: Sollte es mal passiert sein, dass eine Buchung fälschlicherweise oder mit falschen Werten eingetragen wurde, kann diese ganz einfach durch eine Gegenbuchung korrigiert werden. Das heißt, dass eine Buchung mit dem exakt selben Betrag in entgegengesetzte Richtung (je nachdem ob Ausgabe oder Einnahme) vorgenommen werden muss. Diese bitte mit einem eindeutigen Buchungstext ausweisen. Dadurch hast du nun zwei Buchungen, die sich aufheben.

Vereinsplaner Bankkonto und wie es verwendet wird?

Nachdem du bereits das Vorwissen vom Kassabuch hast, wirst du dich beim Bankkonto sehr schnell zurechtfinden. Das Bankkonto wird genau gleich angelegt wie das Kassabuch. Beachte, dass du nicht extra nochmal ein Finanzjahr anlegen musst, denn dasselbe Finanzjahr kann mehrere Konten beinhalten. Hast du nun das Bankkonto angelegt, kannst du ganz einfach in einem Finanzjahr zwischen den verschiedenen Konten wechseln.

Das Anlegen von Eingangs- und Ausgangszahlungen kann genau gleich wie im Kassabuch durchgeführt werden. Rechnungen können natürlich wie in der Realität auch zwischenzeitlich als "offen" abgelegt werden und im nachhinein auf "bezahlt" geändert werden. Achtung: Grundsätzlich können auf “bezahlt” abgelegte Rechnungen nicht mehr verändert werden. Diese müssen auch über eine Gegenbuchung eingetragen werden. Eine weitere Möglichkeit findest du hier.

Finanzen werden über die Vereinsbuchhaltungssoftware verwaltet
Übersicht des Vereinsplaner Finanzmoduls mit Buchungen des Bankkontos und Kassabuchs

Was ist das Sparkonto und das Konto “Kredit”?

Das Sparkonto kannst du dir wie ein positives (virtuelles) Konto vorstellen, damit du auf Vereinsplaner sämtliche Finanzdaten komplett hast. Es ist quasi zu vergleichen mit einem Sparbuch oder Rücklagenkonto. Beim Anlegen des Sparkontos, kannst du den Anfangsbestand angeben und laufend Rücklagen aufbauen. Die Ein- und Auszahlungen können über einen Transfer von einem der anderen Konten (Bank oder Kassabuch) erfolgen.

Das Konto “Kredit” ist dem Sparkonto sehr ähnlich, du kannst es dir wie ein negatives (virtuelles) Konto vorstellen, damit du auf Vereinsplaner sämtliche Finanzdaten beisammen hast. Es ist also zu vergleichen mit einem echten “Bank-Kreditkonto”. Beim Anlegen des “Kreditkontos”, kannst du einen negativen Geldwert angeben, der laufend zurückgezahlt wird. Die Rückzahlung kann über einen Transfer von einem der anderen Konten erfolgen.

Anders als beim Bankkonto und Kassabuch können beim Sparkonto und Konto “Kredit” keine externen Ein- und Auszahlungen getätigt werden. Diese müssen immer über entweder ein Kassabuch oder ein Bankkonto laufen. Das heißt, dass in diesem Fall zuerst ein Geldfluss über eine Buchung “Typ Rechnung” auf z.B. das Bankkonto und danach eine Buchung “Typ Transfer” vom Bankkonto auf das Sparkonto stattfinden muss (oder je nach Zahlungsrichtung umgekehrt).

Rechtlicher Hinweis

Die Vereinsplaner Finanzverwaltung soll Vereinsvorstände, Kassiere und Schatzmeister dabei helfen, die Finanzen des eigenen Vereins besser im Überblick zu behalten und auszuwerten. Die Funktionen und Informationen ersetzen keine Beratung mit einem Experten (z.B. Steuerberater spezialisiert auf Vereine). Jeder Anwender ist für die Eingaben und die Verwaltung selbst verantwortlich und wir von Vereinsplaner können und dürfen als Softwareanbieter dafür keine Verantwortung/Haftung übernehmen.

Diesen Artikel auch als Druckvorlage

Wir wissen, dass viele Vorstände gerne ein Handbuch führen, wo sie wichtige Informationen im Vereinsheim in einer Mappe ablegen können, damit Nachfolger alles beisammen haben. Nachfolgend stellen wir für euch diesen Artikel daher als Druckvorlage zum Download bereit:

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.