Pauschale Reiseaufwandsentschädigung (PRAE) im Verein in Österreich

An wen kann die pauschale Reiseaufwandsentschädigung ausbezahlt werden?

Der Verein kann die pauschale Reiseaufwandsentschädigung verwenden, um SportlerInnen, Schiedsrichter und Betreuer für ihre Tätigkeit an Einsatztagen bzw. in Zusammenhang mit der An- und Abreise oder Verpflegung bei Veranstaltungen zu entschädigen.

So dürfte z.B. ein Zeugwart für die Reparatur von Geräten keine pauschale Reiseaufwandsentschädigung beziehen, da es sich hier um keinen Einsatztag im Sinne einer Veranstaltung im Rahmen des Vereinszwecks handelt. Eine solche Veranstaltung wäre z.B. ein Training oder ein Wettkampf im Sportverein.

An folgende Helferinnen und Helfer kann die PRAE unter anderem ausgezahlt werden:

• Übungsleiter
• Trainer
• Sportler
• Masseur
• Lehrwart/Instruktor
• Schiedsrichter
• Rennleiter
• Zeugwart
• Sportärzte

Welche Kosten können mit der PRAE abgedeckt werden?

Die genauen Kosten, die mit einer Pauschalen Reiseaufwandsentschädigung abgedeckt werden können, variieren je nach den Richtlinien des jeweiligen Vereins, aber allgemein können folgende Kostenstellen dazu gehören:

• Reisekosten (z.B. Fahrten mit dem PKW, Bahn oder Flugzeug)
• Übernachtungskosten
• Verpflegungskosten

Voraussetzungen für die Auszahlung der PRAE

• Der Verein muss gemeinnützig sein.
• Die PRAE kann nur an ehrenamtliche Funktionäre ausgezahlt werden.
• Die Pauschale darf nur für eine Tätigkeit im Rahmen des Vereinszwecks ausgezahlt werden.
• Die Tätigkeit darf weder der Hauptberuf noch die Haupteinnahmequelle des Begünstigten sein.

Wer ist dafür verantwortlich, dass die Voraussetzungen für die Auszahlung einer PRAE erfüllt sind?

Grundsätzlich ist der Verein dafür verantwortlich, zu prüfen, ob die Voraussetzungen für die Auszahlung der pauschalen Reiseaufwandsentschädigung erfüllt sind. Das gilt auch in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht. Der Verein muss sicherstellen, dass die Beträge ordnungsgemäß ausgezahlt werden.

Verpasst der Verein die Fristen der Sozialversicherung – z.B. die Meldung von Auszahlungen bis Ende Februar des folgenden Jahres oder die Anmeldung zur Sozialversicherung – so kann dies zu Strafzahlungen führen.

Was tun, wenn der ausgezahlte Betrag eine Höchstgrenze überschreitet?

Im Verein bzw. unter den Mitgliedern solltet ihr Regeln festlegen, durch die ein Überschreiten der Höchstgrenzen der PRAE möglichst ausgeschlossen wird. Sollte das dennoch einmal passieren, müsst ihr die übersteigenden Beträge versteuern und auch – unter Beachtung der Geringfügigkeitsgrenze – bei der Sozialversicherung melden. Wichtig: Die Meldung an die Sozialversicherung muss durch den Verein erfolgen.

Darf ein monatlicher Fixbetrag für die PRAE vereinbart werden?

Nein, die PRAE dient als Entschädigung für tatsächliche Einsatztage in Zusammenhang mit der Vereinstätigkeit. Da diese monatlich variieren können, ist ein Fixbetrag nicht im Sinne der PRAE. Entgelte, die unabhängig von tatsächlichen Einsatztagen gezahlt werden, sind sowohl steuer- als auch sozialversicherungspflichtig.

Ist ein Mitglied durch die pauschale Reiseaufwandsentschädigung unfallversichert?

Sofern die Höchstbeträge eingehalten werden, wird ein Mitglied durch den Empfang der PRAE nicht unfallversichert. Werden die Beträge von 120 € pro Einsatztag und 720 € pro Monat jedoch überschritten, kann unter Einhaltung der Geringfügigkeitsgrenze eine Versicherungspflicht entstehen.

Müssen Sportler, Betreuer oder Schiedsrichter Mitglied im Verein sein, um die pauschale Reiseaufwandsentschädigung zu erhalten?

Nein, die Mitgliedschaft im Verein ist keine Pflicht, damit jemand eine PRAE ausgezahlt bekommen kann.

Kann eine Person von mehreren Vereinen gleichzeitig eine PRAE beziehen?

Ja, das ist grundsätzlich möglich. Für euren Verein stellt das auch kein Problem bzw. keinen Zusatzaufwand dar. Es kann allerdings vorkommen, dass die Person damit den monatlichen Höchstbetrag überschreitet und deshalb Steuern nachzahlen muss.

Hat der Verein eine Aufzeichnungspflicht?

Ja, der Verein ist verpflichtet, Aufzeichnungen über die Anzahl der Einsatztage pro Monat und die ausgezahlten Beträge für jede Person zu führen. Um rechtlich sicherzugehen, solltet ihr euch den Empfang der Entschädigung auch vom Empfänger schriftlich bestätigen lassen. Hierfür finden sich Formulare im Internet.

Die Aufzeichnungen über die in einem Kalenderjahr ausgezahlten Beträge sind bis Ende Februar im darauffolgenden Jahr an das Finanzamt zu übermitteln. Diese Übermittlung erfolgt in elektronischer Form. Sollte das allerdings nicht möglich sein, kann das L 19-Formular auch in Papierform übermittelt werden. Das muss allerdings bis Ende Jänner des Folgejahres erfolgen.

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