Infos für Vereine bzgl. Coronavirus (Covid-19)

Liebe Vereinsvorstände, Mitglieder und andere ehrenamtlich engagierte Personen – aus gegebenem Anlass haben wir für euch die wichtigsten Punkte, die ihr in Bezug auf euer Vereinsleben und das Coronavirus wissen solltet, zusammengefasst.

Was kann man mit dem Verein in dieser Situation machen und wie verhalte ich mich selbst?

Kaum ein Tag der letzten Wochen ist vergangen, wo nicht neue “Empfehlungen” seitens Ärzte oder Regierungen gegeben wurden, auf was man als einzelne Person achten soll, um die Ausbreitung des Covid-19 zu mindern.

Mittlerweile betrifft es aber bei weitem nicht mehr nur Maßnahmen einzelner Personen, wie gründliches Händewaschen oder in Einwegtaschentücher zu niesen. Ein Mindern der sozialen Kontakte im Alltag und meiden von überfüllten Orten und Plätzen (Achtung in Österreich herrscht derzeit bereits eine Ausgangssperre) gehört mittlerweile ebenso zur wichtigen Prävention des Virus. Vor allem vom Kontakt mit „Risikopatienten“ wie älteren Personen wird für die nächsten Wochen abgeraten – zum Schutz dieser.

Genau hier wird es für die meisten Vereine schwierig, denn in Vereinen ist eine Durchmischung vieler Generationen absolut normal. Vereine dienen bekanntlich in den allermeisten Fällen der Pflege von sozialen Kontakten.

In nachfolgenden Punkten gehen wir auf die wichtigsten eurer Fragen ein – dabei ist dieser Beitrag eine einfache und schnelle Informationsquelle zwischen Covid-19 und Vereinen. Bitte beachte – wir sind weder Ärzte noch drängen wir einzelne Personen eine Meinung auf, wir wollen einfach informieren.

Wie beeinflusst das Coronavirus unseren Vereinsalltag?

In den nächsten Wochen wird empfohlen (in Österreich sogar schon verpflichtend) größere Menschenansammlungen zu meiden bzw. keine eigenen zu veranstalten. Auch wenn es nicht einfach ist, ist es eine vernünftige Entscheidung nicht zwingend notwendige Treffen zu verschieben.

Proben und Trainings können in den nächsten Wochen so verlagert werden, dass sie im Freien oder einzeln durchgeführt werden. Zum Beispiel eigenständiges Konditionstraining, wie laufen oder radfahren. Musikproben selbstständig durchführen unter telefonische Absprache mit anderen Musikerkolleginnen. Meetings/Treffen können im Freien beim Spaziergang erledigt werden (Achtung auch hier können von Land zu Land andere Bestimmungen herrschen).

Ein sehr gutes und für jederman zugängliches kostenloses Tool für Videocalls ist Google Hangouts. In Kombination mit Google Drive eine schnelle temporäre Lösung, um Dokumente in einem Call gemeinsam zu erstellen und bearbeiten.

Welche Informationen gebe ich an meine Mitglieder?

Definiert für euch im Vorstand Maßnahmen, wie und welche Informationen ihr an Mitglieder weitergebt. Wir haben für euch die wichtigsten Punkte zusammengefasst, was diese Info beinhalten kann:

1. Stellungnahme zur Situation
Was ist der Standpunkt von euch als Vereinsvorstand – ein geschlossenes, durchdachtes Auftreten ist wichtig. Erläutert die Situation des Coronavirus in Bezug auf euren Verein. Das könnt ihr über ein geteiltes Dokument und Videotelefonate machen.
2. Absagen der Events im Zeitraum
Sagt eure Vereinsevents, seinen sie sportlicher oder bespaßender Natur im kritischen Zeitraum ab. Gebt Informationen zu Ersatzterminen oder dass weitere Infos folgen werden. Grundsätzlich hat jede Regierung ihre eigene Definition dazu gemacht, ab welcher größe Events/Veranstaltungen abgesagt werden müssen.
3. Empfehlung über Umgang mit älteren Vereinsmitgliedern
Bitte seid euch bewusst, dass vor allem zum Schutz älterer und kranker Personen der Kontakt zu diesen vorübergehend gemieden werden sollte. Wenn es um wichtige Entscheidungen/Angelegenheiten geht, dann können auf jeden Fall Entscheidungen auch telefonisch gefällt werden. Bitte achtet darauf, dass ihr als Vereinsvorstände an alle Mitglieder die Infos verteilt, damit jeder über alles im Bilde ist.
4. Vorgehensweise wie es weiter geht
Definiert einen Zeitplan, wie der Vereinsalltag für die nächsten Wochen aussehen wird. Gibt es z.B. je nach Gruppe/Team/Register ein regelmäßiges Update-Telefonat oder wird ein Sportplan für Einzelpersonen erstellt. Man kann sich das ähnlich vorstellen, wie eine Art „E-Learning-Programm“ bei Schulen derzeit. Natürlich kann man nicht alles so machen, wie wenn man im Verein zusammenkommt, aber man kann durchaus Sinnvolle Maßnahmen setzen, um die nächsten Wochen zu überbrücken.

Wie geht man damit um, wenn das Vereinsfest ausfällt?

Sollte es bei eurem Verein gerade der unglückliche Fall sein, dass das Vereinsfest, Konzert, Sportevent in diesen Zeitraum fällt – gibt es ein paar Punkte die zu beachten sind:

1. Krisensitzung im Vorstand
Macht im Vorstand ein gemeinsames Telefonat oder einen Videocall aus, wo ihr die Vorgehensweise zur Absagung der Veranstaltung festlegt.
2. Status und Statement festlegen
Verfasst eine gemeinsame Stellungnahme zum Event, wieso die Absage erfolgt und welche weiteren Schritte von euch als Vorstand und gegebenenfalls den Mitgliedern erforderlich sind.
3. Information an alle Mitglieder
Wie informiert ihr eure Mitglieder? Bitte vergesst auf niemanden und geht auch auf die Fragen und Bedürfnisse dieser ein. Bietet aktiv eure Erreichbarkeit an.
4. Information an alle Lieferanten
Kontaktiert eure Lieferanten und bittet diese gemeinsam eine faire Lösung zu finden.
5. Information an die Gemeinde
Die Gemeinde ist auf eurer Seite, bitte versteht aber, dass sie derzeit mit Sicherheit hunderte Anfragen erhalten von Firmen und Bürgern – es kann also zu Verzögerungen kommen.
6. Information an die Bank
Nehmt Kontakt mit eurer Bank auf und gebt ihnen die Information, dass es zu finanziellen Problemen aufgrund der Absage des Vereinsevent kommen kann. Macht euch gegebenenfalls einen Termin/Telefonat zum Lösen des Problems aus.
7. Informationen an den Landesverband
Informiert euren Landesverband, dass das Event abgesagt ist und bittet darum eine gemeinsame Lösung/Vorgehensweise zu finden. Bitte beachtet, dass es ebenfalls andere Vereine eures Vereinstyp betreffen kann.
8. Information an die Sponsoren
Eure Sponsoren haben ebenfalls zeitnah die Information verdient, dass euer geplantes Event ausfällt. Versucht mit den Firmen eine sachliche Lösung zu finden, wie ihr mit dem gesponserten Geld umgeht.

Wie gehe ich mit entstandenem finanziellem Schaden um?

Ganz wichtig: Bleibt sachlich. Solltet ihr bereits finanzielle Investitionen getätigt haben, die Aufgrund des Coronavirus nun negative Folgen erleiden ist es wichtig kühlen Kopf zu bewahren. Es ist derzeit eine sehr schwierige Situation, die ebenfalls Partner-Firmen, eure Lieferanten, eure Sponsoren, die Gemeinde und viele weitere Instanzen betrifft.

Sucht bewusst den Kontakt zu eurem Landesverband, eurer Gemeinde und Sponsoren und findet gemeinsam eine sachliche Lösung. Es gibt immer eine gute Lösung, die mit allen Beteiligten ausgearbeitet wird – lasst euch bitte nicht von euren Emotionen leiten, das wäre in diesem Fall semi produktiv.

Es werden von den Landes- und Bundesregierungen derzeit finanzielle „Auffang-Pakete“ für geschädigte ausgearbeitet und diese betreffen nicht nur Firmen, sondern auch andere Organisationen. Solltet ihr große Probleme haben, die das bestehen eures Vereins gefährden, werden Gemeinden und Landesverbände eine Lösung für die Situation finden.

Gerade in Zeiten wie diesen ist zwar nicht der räumliche, aber geistige Zusammenhalt von euch als gesamter Verein gefordert, damit ihr gemeinsam stärker daraus hervor gehen könnt.

Habt ihr Infos für uns? Kontaktiert uns.

Solltet ihr Informationen haben, die für diesen Beitrag relevant sein könnten – ist es natürlich unsererseits erwünscht, dass wir den Beitrag um euren Inhalt erweitern. Schreibt uns einfach unter [email protected]. In diesem Sinne wünschen wir euch allen das Beste für die nächsten Tage/Wochen.

Wir raten allen Personen und Vereinen sich ausgiebig mit dem Thema zu befassen und sich ein eigenes Bild zu machen. Dabei kann es sehr wichtig sein sich mit der örtlichen Anlaufstelle in Verbindung zu setzen und ebenso auf die Maßnahmen der eigenen Regierung zu achten.

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.