Infos für Vereine bzgl. des Coronavirus (Covid-19)

Liebe Vereinsvorstände, Mitglieder und andere ehrenamtlich engagierte Personen – wir haben für euch die wichtigsten Punkte, die ihr in Bezug auf euer Vereinsleben und das Coronavirus wissen solltet, zusammengefasst. Letztes Update: 20. September 2020

Was hat uns Covid-19 gezeigt und zeigt es uns immer noch?

Wir befinden uns nun in einer Phase, wo Maßnahmen gelockert und wieder geschärft werden. Von einem Weg zurück in eine alte "Normalität" kann nicht gesprochen werden. Vieles hat sich nachhaltig verändert und diese Veränderungen haben auch vor dem Vereinswesen nicht halt gemacht.

Auch wenn Trainings, Proben und kleinere Veranstaltungen derzeit erlaubt sind, heißt das noch lange nicht, dass der Vereinsalltag wie früher abgehalten werden kann. Es wird an vielen Maßnahmen, wie z.B. keine großen Menschenansammlungen, Abstandsempfehlungen und Maskenpflicht festgehalten.

Wichtige Änderungen bei Mitgliederversammlungen in Vereinen während Corona

Da Mitgliederversammlungen und andere Treffen auch während Corona stattfinden, haben wir für euch die wichtigsten Informationen seitens der österreichischen und deutschen Regierung zusammengefasst.

Österreich

Virtuelle Versammlungen in Vereinen in Österreich sind zulässig wenn folgende Rahmenbedingungen erfüllt sind (auch wenn die Bestimmungen dazu so nicht in der eigenen Satzung niedergeschrieben sind):

  • Teilnahmemöglichkeit an der Versammlung muss von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit durchgeführt werden können.
  • Jedem Teilnehmer muss es möglich sein, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen.
  • Maximal die Hälfte aller an der Versammlung beteiligten Mitglieder dürften auch rein akustisch (z.B. übers Telefon) dabei sein.
  • Auswahl welche Kommunikationstechnologie bei der virtuellen Versammlung zum Einsatz kommt, entscheidet jenes Vereinsorgan, welches die Versammlung einberufen hat. Interessen aller beteiligten Teilnehmer sind zu berücksichtigen.
  • In der Einberufung der virtuellen Versammlung ist anzugeben, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung erforderlich sind.
  • Die Identität der beteiligten Personen ist durch die beteiligten Organe der Versammung zu überprüfen.
  • Die Organe sind für den Einsatz der technischen Kommunikationsmittel nur insofern verantwortlich, sofern diese ihren Möglichkeiten zuzurechnen sind.
Sonderregelung, wenn eine Mitgliederversammlung auch virtuell nicht möglich ist
Falls auch eine virtuelle Durchführung der Mitgliederversammlung nicht möglich ist, kann der Vorstand für Angelegenheiten, die einer Beschlussfassung durch die Mitglieder bedürfen, die Durchführung einer schriftlichen Abstimmung der Mitglieder anordnen, auch wenn dies in der Satzung nicht vorgesehen ist.
Sonderregelung bei schriftlicher Abgabe der Stimmen
Für bei der Mitgliederversammlung durchgeführte Abstimmungen ist den Mitgliedern zusammen mit der Ankündigung der Versammlung ein Stimmzettel zur Verfügung zu stellen, den sie ausgefüllt mit ihrem Namen und dem Abstimmungswunsch spätestens am Tag der Abstimmung zur Post bringen oder im Briefkasten des Vereins abgeben können, um wirksam von ihrem Stimmrecht Gebrauch zu machen.
Sonderregelung zur elektronischen Abgabe der Stimmen
Es ist den Vereinsmitgliedern auch möglich ihre Stimmen in elektronischer Form abzugeben, sofern eine eindeutige Identität festgestellt werden kann.
Sonderregelung zum Aufschub der Mitgliederversammlung
Versammlungen an denen mehr wie 50 Mitglieder teilnahmeberechtigt sind können bis zum 31.12. 2020 aufgeschoben werden.

Deutschland

In Deutschland soll ein Gesetz zur Abmilderung der Folgen im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht eingebracht werden. Folgendes ist dabei für Vereine relevanter Inhalt:

Sonderregelung für Erleichterung in Vereinen
Künftig sollen virtuelle Mitgliederversammlungen möglich sein, zu denen sich Vorstand und Mitglieder zusammenschalten können. Mitgliedern soll auch ermöglicht werden, ihre Stimmen schriftlich vor Beginn der Mitgliederversammlung abzugeben.
Sonderregelung für Inhalte die nicht in den Statuten stehen
Erleichterungen bei der Abhaltung von Mitgliederversammlungen und den dazugehörigen Abstimmungen sollen zukünftig auch dann möglich sein, wenn dies nicht bereits in den Statuten des Vereins geregelt wurde.
Sonderregelung für kleine Vereine ohne technisches Know-how
Wortwörtlich heißt es: " Es soll ausreichen, die Stimme in Textform abzugeben, d.h. zum Beispiel auchdurch E-Mail oder Fax. Für die Beschlussfassung sollen nicht mehr die Stimmen aller Vereinsmitglieder erforderlich sein. Für den Beschluss soll dieselbe Mehrheit wie für einen Beschluss, der in der Mitgliederversammlung gefasst wird. Zum Schutz der Mitglieder wird allerdings geregelt, dass der Beschluss nur wirksam zustande kommt, wenn die Hälfte der Vereinsmitglieder die Stimme abgibt.

Wie kann euch Vereinsplaner in diesen schweren Zeiten unterstützen

Viele kleine und große Prozesse im Verein werden zukünftig digital abgehalten. Auch wenn sich einige nur während Corona bewähren werden, gibt es doch einige Abläufe und Tätigkeiten, die auch darüber hinaus euer Vereinsleben wesentlich erleichtern können. Wir setzen mit Funktionalität zu Umfragen bei Mitgliederversammlungen, einem Vereinschat zur Kommunikation, einem Onlinespeicher zur Datenverwaltung und vielen weiteren Funktionen auf die digitale Unterstützung von Vereinen.

Zusätzlich dazu gibt es digitale Verwaltungen zu Terminen/News und eine Inventarverwaltung, um auch diesen Bereich für Vereine abzudecken. Ebenfalls eine Finanzverwaltung ist seit Jänner 2020 verfügbar. Somit seid ihr bestens für Zeiten wie diese vorbereitet und wir arbeiten tägich daran euch weitere Funktionalität bereitzustellen. Dazu könnt ihr uns jederzeit unter support(at)vereinsplaner.at schreiben.

Welche Coronahilfen gelten auch für Vereine (in Österreich)?

Wie bereits erwähnt gibt es auch für Vereine seitens der Regierung Maßnahmen, die je nach Betroffenheit in Anspruch genommen werden können. Dabei empfehlen wir euch unbedingt professionellen Rat bei einem Steuerberater aufzusuchen, um für eure Situation, die richtige Lösung zu finden. Weitere Möglichekeiten für Förderungen auf Bundesländerebene und eine detaillierte Information (Vorraussetzung, Fristen, Checkliste) zum "Non-Profit-Organisation Unterstützungsfond" findet ihr im verlinkten Artikel.

Stundung von Personalnebenkosten
Dabei könnt ihr als Verein eine Ratenzahlung oder auch Nachsicht der Verzugszinsen beantragen.
Kurzarbeitsmodell
Einreichung über das AMS möglich, sofern der Verein oder der zugehörige Verband eine Kollektivvertragsfähigkeit besitzt.
Mietaussetzungen
Es kann mit dem jeweiligen Vermieter vereinbart werden, dass Mieten für die betroffenen Monate ausgesetzt werden oder in Raten zurück gezahlt werden können.
Förderungen für gemeinnützige Vereine
Wie bereits erwähnt können gemeinnützige Vereine gegebenenfalls eine Sonderförderung aus dem Non-Profit-Organisationen Unterstützungsfond erhalten.
Bundeslandabhängige Förderungen
Bundesländer und Städte haben gegebenenfalls eigene Förderungen, die speziell für Vereine aus der jeweiligen Region in Ansproch genommen werden können. Bitte informiert euch diesbezüglich entweder bei eurer Gemeinde oder lest den oben verlinkten Artikel zum Thema Förderungen.

Wie geht man damit um, wenn das Vereinsfest ausfällt?

Sollte es bei eurem Verein gerade der unglückliche Fall sein, dass das Vereinsfest, Konzert, Sportevent nach wie vor nicht abgehalten werden kann – gibt es ein paar Punkte die zu beachten sind:

1. Krisensitzung im Vorstand
Macht im Vorstand ein gemeinsames Telefonat oder einen Videocall aus, wo ihr die Vorgehensweise zur Absagung der Veranstaltung festlegt.
2. Status und Statement festlegen
Verfasst eine gemeinsame Stellungnahme zum Event, wieso die Absage erfolgt und welche weiteren Schritte von euch als Vorstand und gegebenenfalls den Mitgliedern erforderlich sind.
3. Information an alle Mitglieder
Wie informiert ihr eure Mitglieder? Bitte vergesst auf niemanden und geht auch auf die Fragen und Bedürfnisse dieser ein. Bietet aktiv eure Erreichbarkeit an.
4. Information an alle Lieferanten
Kontaktiert eure Lieferanten und bittet diese gemeinsam eine faire Lösung zu finden.
5. Information an die Gemeinde
Die Gemeinde ist auf eurer Seite, bitte versteht aber, dass sie derzeit mit Sicherheit hunderte Anfragen erhalten von Firmen und Bürgern – es kann also zu Verzögerungen kommen.
6. Information an die Bank
Nehmt Kontakt mit eurer Bank auf und gebt ihnen die Information, dass es zu finanziellen Problemen aufgrund der Absage des Vereinsevent kommen kann. Macht euch gegebenenfalls einen Termin/Telefonat zum Lösen des Problems aus.
7. Informationen an den Landesverband
Informiert euren Landesverband, dass das Event abgesagt ist und bittet darum eine gemeinsame Lösung/Vorgehensweise zu finden. Bitte beachtet, dass es ebenfalls andere Vereine eures Vereinstyp betreffen kann.
8. Information an die Sponsoren
Eure Sponsoren haben ebenfalls zeitnah die Information verdient, dass euer geplantes Event ausfällt. Versucht mit den Firmen eine sachliche Lösung zu finden, wie ihr mit dem gesponserten Geld umgeht.

Wie gehe ich mit entstandenem finanziellem Schaden um?

Ganz wichtig: Bleibt sachlich. Solltet ihr bereits finanzielle Investitionen getätigt haben, die Aufgrund des Coronavirus nun negative Folgen erleiden ist es wichtig kühlen Kopf zu bewahren. Es ist derzeit eine sehr schwierige Situation, die ebenfalls Partner-Firmen, eure Lieferanten, eure Sponsoren, die Gemeinde und viele weitere Instanzen betrifft.

Sucht bewusst den Kontakt zu eurem Landesverband, eurer Gemeinde und Sponsoren und findet gemeinsam eine sachliche Lösung. Es gibt immer eine gute Lösung, die mit allen Beteiligten ausgearbeitet wird – lasst euch bitte nicht von euren Emotionen leiten, das wäre in diesem Fall semi produktiv.

Es werden von den Landes- und Bundesregierungen weitere finanzielle „Auffang-Pakete“ für geschädigte ausgearbeitet und diese betreffen nicht nur Firmen, sondern auch andere Organisationen. Solltet ihr große Probleme haben, die das bestehen eures Vereins gefährden, werden Gemeinden und Landesverbände eine Lösung für die Situation finden.

Gerade in Zeiten wie diesen ist zwar nicht der räumliche, aber geistige Zusammenhalt von euch als gesamter Verein gefordert, damit ihr gemeinsam stärker daraus hervor gehen könnt.

Ursprünglicher Beitrag: Was kann man mit dem Verein in dieser Situation machen?

Nachfolgend findet ihr den ursprünglichen Beitrag, der zum Höhepunkt der Coronakrise verfasst wurde. Er soll daran erinnern, welch große Herausforderungen für Vereine aufgrund von Covid-19 bestehen und was wir für die Zukunft daraus mitnehmen können:

Kaum ein Tag der letzten Wochen ist vergangen, wo nicht neue “Empfehlungen” seitens Ärzte oder Regierungen gegeben wurden, auf was man als einzelne Person achten soll, um die Ausbreitung des Covid-19 zu mindern.

Mittlerweile betrifft es aber bei weitem nicht mehr nur Maßnahmen einzelner Personen, wie gründliches Händewaschen oder in Einwegtaschentücher zu niesen. Ein Mindern der sozialen Kontakte im Alltag und meiden von überfüllten Orten und Plätzen (Achtung in Österreich herrscht derzeit bereits eine Ausgangssperre) gehört mittlerweile ebenso zur wichtigen Prävention des Virus. Vor allem vom Kontakt mit „Risikopatienten“ wie älteren Personen wird nach wie vor für die nächsten Wochen abgeraten – zum Schutz dieser.

Genau hier wird es für die meisten Vereine schwierig, denn in Vereinen ist eine Durchmischung vieler Generationen absolut normal. Vereine dienen bekanntlich in den allermeisten Fällen der Pflege von sozialen Kontakten.

In nachfolgenden Punkten gehen wir auf die wichtigsten eurer Fragen ein – dabei ist dieser Beitrag eine einfache und schnelle Informationsquelle zwischen Covid-19 und Vereinen. Bitte beachte – wir sind weder Ärzte noch drängen wir einzelne Personen eine Meinung auf, wir wollen einfach informieren.

Was ihr derzeit als Verein in dieser Situation machen könnt haben wir für euch in diesem Beitrag zusammegefasst: Vereinsaufgaben für besondere Zeiten – ein Blick hinein lohnt sich, denn man kann die Zeit nützen.

Wie beeinflusst das Coronavirus unseren Vereinsalltag?

In den nächsten Wochen müssen größere Menschenansammlungen gemieden werden und eigene Veranstaltungen abgesagt werden. Auch wenn es nicht einfach ist, ist es eine vernünftige Entscheidung nicht zwingend notwendige Treffen zu verschieben.

Proben und Trainings können in den nächsten Wochen so verlagert werden, dass sie im Freien oder einzeln durchgeführt werden. Zum Beispiel eigenständiges Konditionstraining, wie laufen oder radfahren. Musikproben selbstständig durchführen unter telefonische Absprache mit anderen Musikerkolleginnen. Meetings/Treffen können im Freien beim Spaziergang erledigt werden (Achtung auch hier können von Land zu Land andere Bestimmungen herrschen).

Ein sehr gutes und für jederman zugängliches kostenloses Tool für Videocalls ist Google Hangouts. In Kombination mit Google Drive eine schnelle temporäre Lösung, um Dokumente in einem Call gemeinsam zu erstellen und bearbeiten.

Welche Informationen gebe ich an meine Mitglieder?

Definiert für euch im Vorstand Maßnahmen, wie und welche Informationen ihr an Mitglieder weitergebt. Wir haben für euch die wichtigsten Punkte zusammengefasst, was diese Info beinhalten kann:

1. Stellungnahme zur Situation
Was ist der Standpunkt von euch als Vereinsvorstand – ein geschlossenes, durchdachtes Auftreten ist wichtig. Erläutert die Situation des Coronavirus in Bezug auf euren Verein. Das könnt ihr über ein geteiltes Dokument und Videotelefonate machen.
2. Absagen der Events im Zeitraum
Sagt eure Vereinsevents, seinen sie sportlicher oder bespaßender Natur im kritischen Zeitraum ab. Gebt Informationen zu Ersatzterminen oder dass weitere Infos folgen werden. Grundsätzlich hat jede Regierung ihre eigene Definition dazu gemacht, ab welcher größe Events/Veranstaltungen abgesagt werden müssen.
3. Empfehlung über Umgang mit älteren Vereinsmitgliedern
Bitte seid euch bewusst, dass vor allem zum Schutz älterer und kranker Personen der Kontakt zu diesen vorübergehend gemieden werden sollte. Wenn es um wichtige Entscheidungen/Angelegenheiten geht, dann können auf jeden Fall Entscheidungen auch telefonisch gefällt werden. Bitte achtet darauf, dass ihr als Vereinsvorstände an alle Mitglieder die Infos verteilt, damit jeder über alles im Bilde ist.
4. Vorgehensweise wie es weiter geht
Definiert einen Zeitplan, wie der Vereinsalltag für die nächsten Wochen aussehen wird. Gibt es z.B. je nach Gruppe/Team/Register ein regelmäßiges Update-Telefonat oder wird ein Sportplan für Einzelpersonen erstellt. Man kann sich das ähnlich vorstellen, wie eine Art „E-Learning-Programm“ bei Schulen derzeit. Natürlich kann man nicht alles so machen, wie wenn man im Verein zusammenkommt, aber man kann durchaus Sinnvolle Maßnahmen setzen, um die nächsten Wochen zu überbrücken.

Habt ihr Infos für uns? Kontaktiert uns.

Solltet ihr Informationen haben, die für diesen Beitrag relevant sein könnten – ist es natürlich unsererseits erwünscht, dass wir den Beitrag um euren Inhalt erweitern. Schreibt uns einfach unter support(at)vereinsplaner.at. In diesem Sinne wünschen wir euch allen das Beste für die nächsten Tage/Wochen.

Wir raten allen Personen und Vereinen sich ausgiebig mit dem Thema zu befassen und sich ein eigenes Bild zu machen. Dabei kann es sehr wichtig sein sich mit der örtlichen Anlaufstelle in Verbindung zu setzen und ebenso auf die Maßnahmen der eigenen Regierung zu achten.

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.