Inventarverwaltung inkl. Leihsystems für Vereine und Mitglieder

Jeder Verein hat ein gewisses Setup an Vereinsequipment. Egal ob Fußballverein, Musikkapelle, Feuerwehr, Trachtenverein oder Faschingsvereine — eine einfache und unkomplizierte Inventarverwaltung spart euch viele Nerven, Zeit und Geld.

Was ist eine Inventarliste und warum sollte man eine führen?

Ein Inventar oder auch Inventarliste genannt, ist eine Dokumentation von Gegenständen und Equipment, um zu jeder Zeit genau zu wissen wo sich etwas befindet. Über dies hinaus kann dir eine gute Inventarverwaltung Auskunft über den Zustand und weitere wichtige Informationen zu einem Gegenstand geben.

Dabei sollte das Organisieren des eigenen Inventars immer an die eigenen Anforderungen des Vereins angepasst sein. Es hilft dir und deinem Verein wenig, wenn ihr eine hochkomplexe Inventarverwaltung für Firmen verwendet, wenn die Anforderungen ganz andere sind. Umgekehrt kommt ein einfacher Handzettel schnell an seine Grenzen bei Vereinen.

Inventarverwaltung eines Vorstands mit Vereinsplaner und der Software
Das eigene Inventar zu verwalten ist ganz einfach mit Vereinsplaner

Eine Inventarverwaltung in digitaler Form, zugänglich für mehrere Personen, zu jeder Zeit erreichbar und das Ganze auch noch genau auf Vereine abgestimmt spart dir und deinem Verein sehr viel Zeit und Geld. Denn verlorenes, nicht mehr zurückgegebenes oder kaputtes Inventar gehören dank Vereinsplaner der Vergangenheit an.

Standorte als Grundlage für Inventare

Bevor es aber um die Inventare und Gegenstände selbst geht, gibt es eine Grundvoraussetzung, die unbedingt benötigt wird – Standorte. Um ein gesuchtes Equipment einfach zu finden ist es wichtig den Lagerort zu wissen. Gerade bei größeren Vereinen mit mehreren Zuständigen kommt es sonst zur Verwirrung.

Standorte für Inventare können bei Vereinsplaner ganz einfach über die Standortverwaltung angelegt und bearbeitet werden. Dabei seid ihr hier zu keiner Zeit eingeschränkt und ein Standort ist mit wenigen Klicks angelegt. Einem Standort können unterschiedliche Eigenschaften gegeben werden – im Falle der Inventarverwaltung die Eigenschaft “Inventar”.

Unabhängig davon, ob ihr die Vereinsplaner Standort- und Inventarverwaltung verwendet oder ein anderes System, ist es wichtig sich vorab eine Struktur zu überlegen, um nicht einfach blind drauf loszulegen. Denn das beste Inventarmanagementsystem hilft nichts, wenn ihr selbst in eurer fehlenden Struktur gefangen seid.

Inventarverwaltung mit Vereinsplaner

Ihr habt mit der Vereinsplaner Inventarverwaltung die Möglichkeit Gegenstände in einem Inventar anzulegen, welche einem Standort (z.B. Lager) zugehörig sind. Diesen Gegenständen können Zustände (z.B. kaputt, neuwertig, ...) und Informationen über Verantwortliche und Kaufdatum beigefügt werden. Sämtliches Equipment kann über ein gut durchdachtes Leihsystem an Vereinsmitglieder verliehen werden. Inklusive automatischer Erinnerung, wann ein Gegenstand zurückgegeben werden muss.

Übergabe eines Saxophones an ein Vereinsmitglied
Auch das Verleihen von Vereinsequipment gehört zu einer Inventarverwaltung dazu

Die Inventarverwaltung selbst ist am einfachsten über die Screenshots bei der Funktionsbeschreibung bzw. bei der gesamten Toolbeschreibung gezeigt. Wie bereits erwähnt ist unsere Inventarverwaltung mit und für Vereine entwickelt worden. Ziel ist es auch weiterhin mit euch gemeinsam die Funktion intelligenter zu gestalten.

Was sind Inventare bei Vereinsplaner?
Inventare sind Bereiche, in denen deine Gegenstände abgespeichert sind. Ein Inventar ist dabei immer einem Standort (z.B. Lager, Büro oder Geräteraum) zugeordnet. Mehrere Gegenstände lassen sich in einem Inventar zusammenfassen.
Was sind Gegenstände bei Vereinsplaner?
Gegenstände sind die Items, die in der Inventarverwaltung angelegt werden. Als Gegenstände zählen z.B. Sportgeräte oder Musikinstrumente. Gegenstände können außerdem über die Leihfunktion an Mitglieder geliehen werden.
Wie legt man ein Inventar an?
Um ein Inventar anzulegen klicke in der Webanwendung in der Navigationsleiste auf “Vereine verwalten” und dann auf “Inventare verwalten”. Danach entweder auf “Erstes Inventar anlegen” oder wenn du ein weiteres Inventar anlegen möchtest auf “Inventar anlegen” (Button ist rechts oben). Erforderlich dafür ist es einen Verein bei Vereinsplaner zu haben. Informationen dazu findest du hier.
Wie legt man einen Gegenstand an?
Klicke in der Webanwendung in der Navigationsleiste oben auf “Vereine verwalten”. Wähle nun “Inventare verwalten” aus. Du befindest dich jetzt in der Übersicht deiner Inventare. Klicke auf das gewünschte Inventar (Kachel), das du zuvor angelegt hast. In diesem Inventar findest du rechts oben einen blauen Button “Gegenstand anlegen”. Klicke auf diesen und fülle die erforderlichen Felder aus. Mit einem Klick auf “Speichern” legst du den Gegenstand an.
Wo finde ich Hilfe zur Inventarverwaltung?
Hilfe bei der Verwendung der Inventarverwaltung findest du rund um die Uhr in den Anleitungen unseres Hilfecenters. Sollte es Probleme bei der Verwendung oder Wünsche zur Weiterentwicklung geben, dann schreib uns unter support(at)vereinsplaner.at.

Fragen und Antworten zu Inventaren

Wie viel Aufwand ist es ein Inventar im Verein zu führen?
Es ist schwierig dies pauschal zu sagen. Grundsätzlich ist der größte Aufwand das analoge Inventar samt Gegenständen einmalig zu digitalisieren und anzulegen. Dabei kann man pro Gegenstand ca. rechnen, dass man eine (bis zwei) Minuten benötigt. Am Anfang sicher etwas länger und zum Schluss hin ist man wahrscheinlich schneller. Man darf aber nicht vergessen, dass wenn man sein Inventar erst einmal angelegt hat, man dann kaum noch laufende zeitliche Aufwände im Vergleich zu keiner gut organisierten Inventarverwaltung hat. Denn man weiß wie viel Zeit es in Anspruch nehmen kann einen geliehenen Gegenstand ohne Dokumentation wieder zu finden.
Welche Kosten kommen durch die Inventarverwaltung auf uns als Verein zu?
Es kommen keine extra Kosten auf dich und deinen Verein zu. Die Inventarverwaltung steht derzeit für sämtliche Vereine auch im kostenlosen Abo zur Verfügung. Es wird in Zukunft, wie bei den anderen Modulen (z.B. Onlinespeicher) auch eine Unterscheidung der Funktionalität zwischen den einzelnen Vereinsplaner Abos geben.
Wie geht die Entwicklung der Inventarverwaltung weiter?
Die Entwicklung der Inventarverwaltung ist so geplant, dass wir offen für Feedback von Seiten unserer User und Vereine sind und dieses bei den nächsten Umsetzungsschritten auch berücksichtigen werden. Grundsätzlich ist geplant das Leihsystem noch weiter zu verfeinern, um so den Vorstand noch weiter zu entlasten.
Wie starte ich mit der Inventarverwaltung?
Melde dich dazu in der Webanwendung im Vereinsplaner an und wenn du bereits einen Verein hast klicke oben auf “Vereine verwalten” und dann auf “Inventar verwalten”. Hast du noch keinen Verein bzw. möchtest du genauere Anleitungen zur Inventarverwaltung, dann besuche unser Hilfecenter.
Ist ein Inventar zu führen gesetzlich verpflichtend?
Nein ist es natürlich nicht. Dies ist jedem Verein selbst überlassen, ob er seine Ausrüstung und Equipment über eine Inventarverwaltung führt. Eine Inventarverwaltung ist aber nicht zu verwechseln mit einer Vermögensaufstellung. Denn das Vereinsvermögen und alle betroffenen Anlagewerte zu dokumentieren kann sehr wohl in Bezug auf eine Finanzprüfung erforderlich sein. Generell ist es zu empfehlen, dass gekaufte Gegenstände, wie Vereinsausrüstung, sauber gelagert werden.

Diesen Artikel auch als Druckvorlage

Wir wissen, dass viele Vorstände gerne ein Handbuch führen, wo sie wichtige Informationen im Vereinsheim in einer Mappe ablegen können, damit Nachfolger alles beisammen haben. Nachfolgend stellen wir für euch diesen Artikel daher als Druckvorlage zum Download bereit:

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.