Öffentlichkeitsarbeit und PR im Verein

Öffentlichkeitsarbeit und PR (Public Relations) zählen zu den wichtigsten Werkzeugen für Vereine, um neue Mitglieder zu gewinnen, Förderer von sich zu überzeugen und die Öffentlichkeit über Events und Geschehnisse zu informieren.

Mögliche Ziele der Öffentlichkeitsarbeit

Beim ersten Gedanken an PR kommen einem meist Pressekonferenzen und Zeitungsartikel in Sinn. Doch es ist viel mehr als das und vor allem auch ideal für Vereine anwendbar – unabhängig von den “großen” sportlichen Erfolgen oder dem “riesigen” Sponsorvertrag. Folgende Ziele können und sollen dabei mit Öffentlichkeitsarbeit für den Verein verfolt werden:

  • Steigerung des Bekanntheitsgrades
  • Positive Einstellung der Öffentlichkeit dem Verein gegenüber
  • Einbindung der Gemeinde in geplante Maßnahmen
  • Stärkung des Images
  • Gewinnung neuer Vereinsmitglieder
  • Förderung bestehender Vereinsmitglieder
  • Unterstützer für gute Zwecke gewinnen
  • Aufbau von Vertrauen und Glaubwürdigkeit in der Öffentlichkeit
  • Objektive bis wohlwollende Berichterstattung in den Medien
  • Gewinnung von Förderern/Sponsoren für Vereinszwecke
  • Erhöhung des Bekanntheitsgrades von Vereinsveranstaltungen
Personen im Verein lesen ihre News über ein Tablet
Auch die Öffentlichkeitsarbeit entwickelt sich weiter – digitale Newsverwaltung unterstützt euch dabei

Der Unterschied zwischen Werbung und PR

Der größte Unterschied liegt sicher im Ziel der beiden Maßnahmen: Während die Werbung eher auf ökonomische Ziele (mehr Umsatz) zielt, erfüllt die Öffentlichkeitsarbeit eine gesellschaftspolitische Funktion und wirkt sich auf die Wahrnehmung in der Öffentlichkeit aus, indem zum Beispiel Anrainer für diverse Vorhaben sensibilisiert werden.

PR ist aber noch viel mehr: Wenn eure glücklichen Mitglieder draußen beim nächsten Dorffest davon erzählen, wie großartig der letzte Vereinsausflug war, wie problemlos die Organisation im Verein abläuft oder wie sehr ihr die Jugend fördert, dann ist das auch schon eine wichtige Form der Öffentlichkeitsarbeit. Grob gesagt, findet Öffentlichkeitsarbeit im Verein grundsätzlich immer statt, wenn sich der Verein nach außen präsentiert – auf Social Media, bei Vereinsveranstaltungen, in Medien, bei öffentlichen Auftritten, in Gesprächen etc.

Ein weiterer großer Unterschied: Werbung zielt in erster Linie auf kurzfristige Erfolge ab, während die Öffentlichkeitsarbeit als mittel- bis langfristig anzusehen ist. Das Bild, das die Öffentlichkeit von eurem Verein hat, verändert sich nur selten mit einer einzigen Werbeanzeige oder einem Ereignis – viel eher benötigt es einfach Zeit, bis die Öffentlichkeit eure positiven Aktivitäten und Ergebnisse wahrnimmt und bis diese ein positives Gesamtbild vom Verein erzeugen. Mit jeder Bemühung hinsichtlich Öffentlichkeitsarbeit zahlt ihr in dieses Gesamtbild ein.

Beziehung zu Journalisten fördern

Wie in vielen anderen Bereichen, spielen auch im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit Beziehungen eine wichtige Rolle. In diesem Fall: Beziehungen zu Journalisten. Keine Sorge, als gemeinschaftsdienlicher Verein wird euch kein Journalist böswillig gegenüberstehen, um seine Berichterstattung bewusst negativ ausfallen zu lassen.

Diesen Gedanken und die Angst vor negativer Berichterstattung könnt ihr ohnehin in den Hintergrund stellen. Egal ob ihr einen Ansprechpartner seitens einer regionalen Zeitung oder doch eines ländlichen Radiosenders habt, die Person, mit der ihr sprechen werdet, kommt aus dem Bereich, über den ihr euch unterhaltet oder versteht diesen zumindest. Beispiel: Ein Sportverein sollte/wird mit einem Journalisten aus dem Sportbereich sprechen, ein Musikverein mit einem Musikinteressierten oder selbst Musiker, usw.

Persönliche Beziehungen sind extrem wichtig, da ihr damit die Chance erhöht, überhaupt erst Erwähnung zu finden. Im Posteingang einer Redaktion landen mitunter deutlich mehr Themen, als in eine Zeitung oder ein Printmagazin passen. Da hilft es, mit Journalisten persönlich in Kontakt zu stehen, die wissen, dass ihr Themen und Beiträge sendet, die ihren Vorstellungen und Vorgaben entsprechen, sodass letztlich auch für den Journalisten weniger Arbeit anfällt.

Das wollen Journalisten – Checkliste

Journalisten freuen sich über spannende Beiträge aus eurem Vereinsleben und vor allem wenn sie auch noch einen gesellschaftlichen Mehrwert bieten. Wenn ihr einen Journalisten anschreibt, achtet bitte darauf, dass ihr euch zu folgenden Punkten Gedanken macht und diese in der “Story” berücksichtigt habt:

Aktualität
Passt das Thema gerade gut zur Jahreszeit oder einem Ereignis?
Mehrwert für die Leser
Hat das Medium auch wirklich Leser in dem Bereich?
Regionalität
Es ist für euch viel zielführender und einfacher in der regionalen Zeitung zu sein, als in irgendeinem Podcast in einem anderen Bundesland.
Bekanntheit des betroffenen Vereins
Ist euer Verein im Bezirk relevant, wart ihr schon mal in der Zeitung auf den ihr euch z.B. referenzieren könnt?
Verständlich geschriebene Presseaussendungen
Dabei hilft es schon, wenn ihr vorab einfach die Mail oder den Beitrag, den ihr an eine Zeitung schickt, noch einer unabhängigen Person zum drüber lesen gebt.
Themenrelevanz
Wenn euer Thema gerade den Zeitgeist trifft, erhöht das eure Chance auf Veröffentlichungen. Zum Beispiel: Ihr sammelt im Winter Spenden für Obdachlose, die bei Minusgraden auf der Straße leben müssen. Oder auch Müllsammelaktionen im Frühjahr.
Gefühle in einer Geschichte verpackt
Emotionen punkten bei Lesern immer.
Puch-Benachrichtigung an den Verein über die Newsverwaltung
Haltet auch euren gesamten Verein über die Benachrichtigung per mobiler App am Laufenden

Vorgehensweise, um relevante Medien zu finden

Es gibt ein paar Tipps wie ihr schnell zu relevanten Themen und dazugehörigen Redakteuren kommen könnt:

  • Ihr kennt eure Fans und Anhänger, die sich für euren Vereinszweck interessieren – denkt euch in diese rein und definiert, wen diese Presseaussendung besonders interessieren wird?
  • Listet alle in eurer Region erscheinenden Medien auf, welche diese Leser/Hörer/Interessenten bedienen
  • Recherchiert die Namen der Redakteure und Journalisten dieser Medien
  • Stellt Kontakt zu den Redakteuren und Journalisten her – bevorzugt Personen, zu denen jemand aus eurem Verein bereits persönlichen Kontakt hat

Der Aufbau von Presseaussendungen – Checkliste

Bei regionalen Zeitungen sind Journalisten oft ehrenamtlich oder in einem geringfügigen Arbeitsverhältnis angestellt. Sie haben also wenig Zeit, um über Presseaussendungen drüber zu lesen. Bevor ihr also zu sehr ins Detail geht, fragt einfach mal vorab nach, ob das Thema spannend sein könnte.

Die wichtigsten Informationen sollten natürlich schon dabei sein, aber bitte keinen 3-seitigen Artikel mitschicken – das spart euch und dem Journalisten viel Zeit. Kleiner Tipp, wenn ihr Sympathien von Anfang an aufbauen wollt, dann baut eure Presseaussendungen immer nach folgenden Kriterien auf:

  • Erklärt den Sachverhalt kurz und simpel
  • Verwendet eine klare, leicht verständliche Sprache
  • Eine Presseaussendung sollte nie länger als eine A4-Seite lang sein. Vermeidet Fachausdrücke, die nicht allgemein bekannt sind. Vermeidet auch Floskeln, die in eurem Vereinsleben vielleicht üblich sind
  • Sachliche Informationen stehen immer im Vordergrund
  • Versetzt euch in den Journalisten hinein und überlegt nach dem Schreiben, ob ihr den Text als Journalist so in eurem Medium ausspielen würdet
  • Bietet persönliche Fotos an, die zu eurem Verein passen – Gruppen und Menschenfotos beim ausüben des Vereinszwecks ist das Beste

Einen Pressewart im Verein bestimmen

Öffentlichkeitsarbeit will geregelt sein – so stellt ihr sicher, dass sie auch tatsächlich immer erledigt wird. Es wäre gelogen, wenn wir behaupten würden, dass PR keine Arbeit wäre. Die verantwortliche Person dafür: Der Pressewart. Dieser sollte folgende Kriterien unbedingt erfüllen:

  • Großes Interesse am Texten und den Verein in der öffentlichkeit zu positionieren
  • Eine ordentliche Kamera besitzen, die er/sie immer dabei hat
  • Die Person sollte wortgewandt sein, in Sprache und Schrift und gerne erzählen
  • Er/Sie sollte technisch versiert sein und sich mit eurer Website und sozialen Medien auskennen
  • Er/Sie sollte zuverlässig sein und organisatorische Fähigkeiten besitzen
  • Idealerweise hat die Person auch in seinem Beruf etwas mit Außenauftritten (z.B. Verkauf) zu tun oder zumindest Kontakte in dem Bereich

Pressearbeit laufend optimieren

Bei regelmäßigen Vereinstreffen oder auch nur bei der Jahreshauptversammlung sollte der Pressewart seine Arbeit offenlegen. Was wurde gemacht, was ist für das neue Jahr geplant, wie können alle bei der Pressearbeit (zumindest ein wenig) mitwirken?

All dies sollte regelmäßig besprochen werden, so nimmt man dem Pressewart auch etwas Arbeit von den Schultern. Jedes einzelne Mitglied kann am positiven Gesamtbild des Vereins mitarbeiten – dafür solltet ihr Bewusstsein schaffen. Es soll sich weniger nach Pflicht, sondern vor allem als großartiges Tool anfühlen, damit ihr als Verein niemals Probleme beim Suchen neuer Mitglieder habt.

Online-Pressearbeit für Vereine

Wollt ihr eher junge Menschen ansprechen, so solltet ihr euch verstärkt um den Online-Auftritt des Vereins kümmern, sprich um die Website und die Social Media Accounts. Die Website sollte stets aktuell gehalten werden, vielleicht bloggt ihr dort auch über den Vereinsalltag und gebt alle Termine übersichtlich bekannt. Wir haben schon mal einen Beitrag geschrieben, wie ihr Google My Business als Anlaufstelle im Web für euren Verein nutzen könnt.

Für Social Media empfehlen wir dort zu sein, wo eure Fans/Mitglieder und ähnliches sind. Das ist in der Regel, Facebook, Instagram und bei den ganz jungen TikTok. Ihr habt bestimmt jemanden im Verein, der auf einer diese Plattformen unterwegs ist. Es kann daher auch Sinn machen, dass man eine eigene Person als Social Media Beauftragte auswählt. Diese arbeitet dann ganz eng mit dem Pressewart zusammen.

Wichtig ist, dass ihr euch auf eine klare Fan-Gruppe festlegt und dass der Pressewart oder eine eigene dafür zuständige Person sich auch wirklich damit auskennt, wie man diese erreicht. Um dieses Know-how aufzubauen, findet ihr im Internet zahlreiche (auch kostenlose) Tutorials.

Ein positiver Effekt: Über soziale Medien haben selbst kleine Vereine große Chancen, zusätzliche Sponsor an Land zu ziehen. Wenn der Verein einen interessanten Auftritt mit entsprechender Reichweite hat, steigt seine Relevanz für Sponsoren.

Kurzzusammenfassung

Durch Öffentlichkeitsarbeit (und PR) könnt ihr das Gesamtbild eures Vereins in der Öffentlichkeit mittel- und langfristig verändern. Jedes Event und jeder Zeitungsartikel kann zu diesem Gesamtbild ebenso beitragen, wie Gespräche, die eure Mitglieder sowieso mit Freunden, Familienmitgliedern und Bekannten führen.

Dafür solltet ihr Bewusstsein schaffen. PR kann unterschiedlichste Ziele verfolgen – von der Sensibilisierung von Anrainern für bestimmte Themen bis hin zur Sponsorengewinnung. Um gezielt Öffentlichkeitsarbeit über Medien zu betreiben, solltet ihr unbedingt Beziehungen zu Journalisten aufbauen und nutzen. Was ihr dabei beachten solltet, haben wir für euch in den “Checklisten” in diesem Artikel zusammengefasst.

Abschließend wie immer: Schreibt uns, wenn euch dieser Beitrag gefallen hat oder ihr etwas aus eurer Erfahrung ergänzen möchtet. Jegliches Feedback ist willkommen. Eine kurze E-Mail an [email protected] reicht. Wir freuen uns!

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