Corona oder Sommerloch – Vereinsaufgaben für “besondere” Zeiten

Es gibt Dinge, die können wir jetzt nicht ändern, lediglich beachten und positiv mitwirken. Es gibt aber auch Dinge, für die ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt, dass man sie angeht. Genau über diese soll es in diesem Beitrag gehen.

Status Quo

Auch wenn es schwer scheint, es gibt immer auch etwas Positives an Zeiten wie diesen zu sehen. Einer dieser Punkte ist, dass man tendenziell mehr Zeit zur Verfügung hat. Wir meinen damit nicht die vielen Menschen, die derzeit einen beeindruckenden Job im Gesundheits-, Lebensmittel- oder Transportsektor leisten, um nur drei der vielen Branchen zu nennen.

Wir meinen Menschen, die im Home-Office arbeiten, denn man spart sich den Arbeitsweg und so manche Aufgaben aus dem laufenden Geschäft. Alles in allem bleibt etwas mehr Zeit für das Privatleben. Diese Zeit kann man nutzen, um sich um den Verein zu kümmern.

Ähnliche Umstände kennt man vielleicht bereits aus dem Sommerloch – alle sind auf Urlaub, man ist viel alleine oder selbst auf Urlaub, es ist schwierig, die eigenen Freunde und Vereinsmitglieder zur selben Zeit am selben Ort zu versammeln.

Aktuell ist es sogar verboten, sich mit Menschen zu treffen, die nicht im eigenen Haushalt leben, Veranstaltungen sind gänzlich auf Eis gelegt. Diese Situation gilt es zu akzeptieren und wir alle können unseren Beitrag dazu leisten, damit wir schnell wieder in ein “normales” Leben zurück können. In diesen Zeiten dreht sich die Welt weiter und es gibt viel zu tun – auch im Verein.

Isolation ade in einer Zeit danach

Die aktuelle Isolation drückt auf’s Gemüt. Man vermisst den Verein, die Mitglieder, die Trainings, die Proben, die Treffen. Um dieses Gefühl zu besänftigen, könnte man allerdings einfach Veranstaltungen im Vorhinein planen.

In ein paar Monaten könnte es sein, dass Veranstaltungen wieder zur Tagesordnung gehören. Warum also nicht das Frühlings- oder Sommerfest auf ein Herbstfest verschieben und mit den Planungen beginnen?

Trefft euch online – mit Hangouts oder Zoom bieten dafür eine tolle Möglichkeit – und plant die Events. So stärkt ihr das “Wir-Gefühl” und haltet Kontakt zueinander.

Digitale Vereinssitzungen schaffen etwas Abhilfe, bieten die ideale Gelegenheit für soziale Interaktion und gleichzeitig lassen sich viele aufgestaute Vereinsaufgaben verteilen und organisieren.

Den Social Media Auftritt vorausplanen

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um für die Zukunft vorzuarbeiten. “Marketing” wird in Vereinen gerne etwas schleifen gelassen. Nicht grundlos, denn es macht auch sehr viel Arbeit – und besonders für Online-Werbung fehlt oft schlichtweg das Know-how. Jetzt ist Zeit, das anzugreifen.

Durchforstet die alten Bilder von Veranstaltungen, fragt eure Mitglieder um Erlaubnis und dann schaut euch an, was ihr daraus für Werbezwecke machen könnt. Vielleicht wollt ihr sie auf Facebook oder Instagram veröffentlichen oder eine neue Vereinszeitschrift einführen?

Wenn die Skills bislang noch fehlen, ist jetzt die Zeit, etwas über Bildbearbeitung zu lernen – Tutorials gibt es genug. Auch zum Thema Followeraufbau in sozialen Netzwerken – ein zweiter Punkt, dem ihr jetzt mehr Aufmerksamkeit schenken könnt.

Ihr könnt auch einfach nur Postings für soziale Medien vorplanen und einen sogenannten Redaktionsplan erstellen. Das macht ihr in einer Excel-Tabelle oder in Google Tabellen (so kann man die Tabelle ganz einfach mit allen anderen Vereinsmitgliedern teilen) und schreibt auf, was wann gepostet werden könnte oder sollte.

Zeit für die eigene Website

Wann wurde eure Website das letzte Mal aktualisiert? In vielen Vereinen ist das schon eine Weile her, dabei ist eine aktuelle Website sehr wichtig. Sie ist schließlich die erste Kontaktstelle von Interessenten (neuen Mitgliedern) und Sponsoren. Habt ihr keine Webseite – dann springt weiter zum nächsten Kapitel (Google My Business).

Wann, wenn nicht jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um die Website auf Vordermann zu bringen? Eventuell könnt ihr auch neue Texte schreiben oder ergänzt aktuellere Vereinsfotos auf der Webseite oder für bestehende Beiträge. Betreibt ihr einen Blog, so könnt im Vorfeld Texte verfassen und passende Bilder dafür heraussuchen.

Regelmäßiger Blogcontent sorgt für mehr Websitebesucher und hält eure Mitglieder und Sponsoren immer up-to-date. So spart ihr euch bei der nächsten Sponsorensuche die teils lästige Frage: „Wofür zahle ich eigentlich das ganze Jahr?”

Google My Business einrichten

Für alle Vereine, die keine eigene Webseite besitzen ist es auch kein Problem den Onlineauftritt zu verbessern. Wir haben für euch im Beitrag "einfacher kostenloser Webauftritt für Vereine" eine Schritt für Schritt Anleitung zum Aufsetzen eures eigenen Google My Business Profil erstellt. Dort erfahrt ihr auch alles über die Vorteile, Möglichkeiten und Chancen.

Kontakt zu Mitgliedern

Was haltet ihr von der Idee per Telefon eure Vereinsmitglieder zu kontaktieren, um sie nach ihrer Meinung zum Verein zu fragen? Damit habt ihr Feedback und wisst ganz genau, was eure Baustellen sind und wie die Agenda für die Zeit danach aussieht. Ihr könnt dies auch gerne im gesamten Verein über die Umfragefunktion von Vereinsplaner durchführen.

Und wenn ihr die einzelnen Personen schon am Telefon habt, könnt ihr das ein oder andere Mitglied bezüglich des Vereinsbeitrags erinnern. Das müsst ihr abwägen, aber auch in Zeiten der Krise braucht der Verein Geld zur Deckung der Fixkosten.

Dabei gilt aber selbstverständlich: Mit Mitgliedern, die gerade in finanzielle Nöte geraten sind, solltet ihr Mitgefühl zeigen. Vielleicht gibt es ja auch die Möglichkeit, eine Aktion zu starten, um ihnen durch diese Zeit zu helfen – denn ein Verein bedeutet auch Zusammenhalt in den schweren Zeiten.

Vereinsinventar & Vereinsfinanzen

Wie sieht es mit dem Vereinsinventar und den Finanzen aus? Jetzt hast du Zeit, es dir gut ausführlich durchzusehen! Verluste sowohl beim Inventar als auch bei den Finanzen können schneller aufgeklärt werden, je schneller sie entdeckt werden.

Unordnung im Inventar kommt von alleine – Aufräumen zwischendurch schadet nicht. Vielleicht lässt sich auch das ein oder andere ausmisten und/oder verkaufen? Dabei dürft ihr natürlich nie auf die notwendigen Sicherheitsvorkehrungen vergessen, versteht sich.

Beim Inventar und den Vereinsfinanzen habt ihr jetzt auch die Möglichkeit, dies über Vereinsplaner zu verwalten. Es wäre jetzt eventuell sogar ein guter Zeitpunkt auf eine digitale Software Lösung in diesen beiden Bereichen umzusteigen, denn dann ist es für euch für die Folgejahre umso einfacher.

Zur Finanzverwaltung
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Zur Inventarverwaltung
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Fazit, um stärker aus der Situation raus zu gehen

Ja, die aktuelle Situation ist für viele bedrückend. Aber man kann sie auch als Chance sehen und für die Zukunft vorsorgen! Für den Verein heißt das im Klartext, man kann jetzt so gut wie nie:

  • Veranstaltungen in Ruhe im Vorhinein planen
  • Digitale Vereinssitzungen abhalten
  • Sich um das Vereinsmarketing kümmern
  • Die Website verschönern, erneuern oder updaten
  • Google My Business einrichten
  • Den Blog pflegen und vorplanen
  • Feedback von Mitgliedern einholen
  • Sich um das Inventar kümmern
  • Sich um die Finanzen kümmern

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.