Wie setzen wir den Vereinsplaner im eigenen Verein sinnvoll ein?

Einen Verein daten-konform und zeitschonend zu verwalten ist sehnlicher Wunsch vieler. Wir zeigen euch in diesem Beitrag wie ihr den Vereinsplaner stufenweise etabliert.

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In dieser Anleitung erklären wir euch Schritt für Schritt, wie ihr Vereinsplaner schnell und effizient in eurem Verein einrichtet. Dazwischen geben wir Tipps, auf was man bei der Mitgliedersuche achten sollte und wie man viel Zeit bei der Vereinsverwaltung und der Datenmeldung zum Verband hin sparen kann.

Mobile Ansicht der Terminverwaltung von Vereinsplaner
Digitale Helfer können euch in vielen Vereins-Lebenslagen unterstützen

1. Gründe für eine moderne Vereinsverwaltung

An oberster Stelle steht mit Sicherheit, den Vereinsvorstand zu entlasten, während eine erfolgreiche Organisation und Kommunikation weiterhin gewährleistet werden kann. Stammdatenverwaltungen mit Excel sind meist redundant und mühsam in der Wartung. Wie viele Vereine fangen bei einem Funktionärswechsel fast bei Null an (Wo sind die Sposorenlisten, welche Miitgliedsbeiträge sind offen und wie viele aktive Mitglieder haben wir überhaupt?).

Ihr könnt den Vereinsplaner als praktischen digitalen Helfer in eurem Vereinsalltag sehen, der euch z.B. bei veralteten Daten einen Hinweis gibt. Einmal eingerichtet, nimmt er euch arbeit ab und bietet euren Mitgliedern obendrein die Möglkichkeit über einen Account aktiv am Vereinsgeschehen involviert zu sein.

In anderen Worten: Vereinsplaner unterstützt die Organisation und bringt spannende Vorteile in diversen Prozessen und Bereichen im Vereinswesen. In folgenden Anwendungsfälle wird der Vereinsplaner verwendet:

  • Stammdatenverwaltung
  • Bestandsmeldung an den Verband
  • Terminplanung
  • Finanzverwaltung
  • Anwesenheitslisten führen
  • Trainings- & Probenplanung

Zur optimalen Nutzung eines Vereinstools, ist es erforderlich, dass die Software vor allem Anklang im Vorstand & bei den Funktionären findet. Mit dem Veriensplaner und seinem Rechte-System im Hintergrund können die unterschieldichen Akteure auf unterschiedliche Daten zugreiffen. Jeder sieht das, was er sehen soll/darf – DSGVO-konform.

Zusätzlich haben auch die Mitglieder einen Benefit von der Nutzung des Vereinsplaners – ob mittels Umfragen am Vereinsleben teilzunehmen oder eine automatische Info zu den Terminen – so wird es auch für Mitglieder bequemer und die Mitgliedschaft als ganzes wird aufgewertet.

Erlebe als Vorstand eine moderne Vereinsverwaltung.

2. Vereinsplaner einrichten leicht gemacht

Nachfolgend erfährt ihr Schritt für Schritt, wie ihr euren Verein anlegt und VorstandskollegInnen & Mitglieder in diesen einlädt. Da wir uns stetig weiterentwickeln dürft ihr euch gerne bei uns mit Feedback unter [email protected] melden. Auch Fragen sind jederzeit gerne willkommen. Viel Erfolg beim Einrichten von Vereinsplaner:

So erstellst du in 5 Minuten deinen Verein und befüllst ihn mit Leben
Erste Schritte im Vereinsplaner
Übersicht der Termine in Vereinsplaner auf einem Tablet
Alle Vereine und Gruppen in einer Vereinssoftware beisammen für eine optimale Verwaltung

3. Dem Verein beitreten

Das einfachste, wie ihr eure Mitglieder/VorstandskollegInnen aktiv in den Vereinsplaner bekommt, ist es sie mit einer E-Mail-Adresse anzulegen und über diese einzuladen. Denn dann braucht sich ein Mitglied nur noch mit der hinterlegten E-Mail-Adresse registrieren und ist sofort im Verein drinnen. Das ist alles.

Sende deinen Mitgliedern folgenden Link und sie werden ohne Probleme eurem Verein beitreten können: Möglichkeiten einem Verein beizutrten.

4. Was haben die Mitglieder von einem Verwaltungstool?

Wir betrachten in der Vereinsverwaltung immer den gesamten Verein, daher legen wir auch großen Wert darauf, dass Mitglieder ebenso einen Mehrwert haben, wenn sie sich bei Vereinsplaner anmelden. Das fängt bei Mitbestimmung im Verein an, geht über eine automatische Termininfo und Erinnerung bis hin zu einer selbstständigen Wochenvorschau. Dabei hat das Mitglied kaum mehr als wenige Klicks Aufwand.

5. Tritt mit uns in Kontakt - wir helfen gerne

Solltet ihr Fragen zum Einlade/Anmeldeprozess haben scheut euch bitte nicht uns unter [email protected] zu schreiben. Wir arbeiten laufend daran, das Tool noch besser und umfänglicher zu machen – am besten funktioniert dies wenn ihr uns Feedback gebt, denn dann könnt ihr sicher sein, dass eure Wünsche einfließen.

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.

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