Guide: Vereinssoftware erfolgreich einrichten

Ein neues Tool einer Gruppe vorzustellen und nahezulegen ist nie einfach. Es kommen zig GrĂŒnde warum man es nicht benötigt. Deshalb helfen wir euch, Vereinsplaner erfolgreich in eurem Verein zu integrieren.

Wie etabliere ich Vereinsplaner im eigenen Verein?


In dieser Anleitung erklĂ€ren wir euch Schritt fĂŒr Schritt, wie ihr Vereinsplaner schnell und effizient in eurem Verein einrichtet. Dazwischen geben wir regelmĂ€ĂŸig Tipps, auf was man bei der Mitgliedersuche achten soll und wie man viel Zeit bei der Vereinsverwaltung sparen kann.

1. GrĂŒnde fĂŒr eine moderne Vereinsverwaltung

Der Einsatz einer zeitgemĂ€ĂŸen Vereinssoftware kann viele GrĂŒnde haben. An oberster Stelle steht mit Sicherheit, den Vereinsvorstand zu entlasten, wĂ€hrend eine erfolgreiche Organisation und Kommunikation gewĂ€hrleistet werden kann.

Vereinsplaner unterstĂŒtzt die Organisation und bringt spannende Vorteile in diversen Prozessen und Bereichen. Folgende AnwendungsfĂ€lle sind prĂ€destiniert, durch eine Software vereinfacht zu werden und man kann sich hier bis zu 30% der Zeit sparen:

  • Terminplanung
  • Anwesenheiten verwalten
  • Mitgliederorganisation
  • Umfragen erstellen
  • Inventarverwaltung
  • Finanzverwaltung
  • Prozessplanung

Zur umfassenden Nutzung eines Vereinstools, ist es erforderlich, dass die Software vor allem Anklang unter den Mitgliedern findet. Es liegt sehr viel am Vereinsvorstand, dass er sich sicher ist, die Vereinssoftware auch wirklich verwenden zu wollen und dementsprechend seinen Mitgliedern die Vorteile in der effizienteren Arbeitsweise vorzustellen.

Mitglieder wissen oft gar nicht, wie viel Verwaltungsaufwand und ehrenamtliche Stunden ein Verein benötigt, egal ob klein oder groß. Wenn man ehrlich kommuniziert, dass man hier gerne auf eine moderne Lösung umsteigen möchte, werden sie dafĂŒr VerstĂ€ndnis haben.

ZusĂ€tzlich haben auch Mitglieder einen Benefit von der Nutzung eines Vereinstools - ob mittels Umfragen am Vereinsleben teilzunehmen oder eine automatische Verwaltung der Termine - so wird es auch fĂŒr Mitglieder bequemer und die Mitgliedschaft als Ganzes wird aufgewertet.

2. Vereinsplaner einrichten leicht gemacht

Hier erfĂ€hrt ihr Schritt fĂŒr Schritt wie ihr euren Verein anlegt und Mitglieder in diesen einlĂ€dt. Da wir stetig nach Verbesserung und Vereinfachung streben dĂŒrft ihr euch gerne bei uns mit VerbesserungsvorschlĂ€gen unter [email protected] melden. Viel Spaß beim Einrichten von Vereinsplaner:

1. Verein ĂŒber den Computer/Laptop anlegen
Erstelle ganz einfach einen neuen Verein und fĂŒlle die erforderlichen Felder dabei aus. Wichtig: Bei öffentlichen Vereinen, mĂŒssen Mitgliederanfragen nicht bestĂ€tigt werden, wĂ€hrend bei privaten Vereinen der Vorstand die Anfragen bestĂ€tigt (Auswahl unter “Sichtbarkeit”). Danach kommt ein Fenster mit “Erste Schritte”. WĂ€hle hier “Mitglieder einladen” aus.
2. Mitglieder ĂŒber den Computer/Laptop einladen
Rechts oben finden sich zwei Möglichkeiten, um Mitglieder einzuladen: “Mitglieder einladen” oder “Mitgliederliste hochladen”.
3. “Mitglieder einladen” Möglichkeit
Gib die E-Mail Adressen aller Mitglieder ein, die du in deinen Verein einladen möchtest um eine automatisierte Email zu versenden. Dazu musst du nur die E-Mail Adressen deiner Mitglieder eingeben und einen Button klicken.
4. “Mitgliederliste hochladen” Möglichkeit
Solltest du eine Mitgliederliste in Form von Excel haben, dann kannst du diese Liste mit den Informationen deiner Mitglieder hochladen und ihnen somit den Einstieg zu Vereinsplaner noch bequemer gestalten. Die Anleitung dazu findet ihr unter Mitglieder einladen.
5. Mitglieder einladen ĂŒbers Smartphone
Gehe dazu in der Mobilen App unter Verwalten in deinen Verein und tippe auf “Anfragen & Einladungen verwalten”. Danach kannst du oben rechts Mitglieder hinzufĂŒgen. WĂ€hle die bevorzugte Methode aus (z.B. WhatsApp, Messenger, ...) und lade die gewĂŒnschten Mitglieder ein. Ein Beispiel-Text wurde beigefĂŒgt - diesen kannst du gerne so ĂŒbernehmen.
6. Mitglieder bestÀtigen
Solltest du einen privaten Verein erstellt haben, so mĂŒssen die Mitgliederanfragen vorher bestĂ€tigt werden. Hier findest du die Anleitung dazu.
7. SelbststÀndig Verein beitreten
Jedes Mitglied, kann sich auch selbststĂ€ndig registrieren und den Verein auf Vereinsplaner suchen und eine Beitrittsanfrage manuell stellen. Viele Wege fĂŒhren sozusagen zum Ziel. Teile uns mit, welcher Weg fĂŒr dich am Ansprechendsten ist und wie du ihn optimieren wĂŒrdest, damit wir uns stetig verbessern können. P.S. hier findest du unsere Tipps zur Mitgliedersuche.

3. Dem Verein beitreten (aus Mitgliedersicht)

Ihr könnt diesen Artikel gerne als Infobeitrag an eure Mitglieder weiterschicken, wenn sie Hilfe beim Beitreten des Vereins benötigen - dafĂŒr wurde der Text geschrieben. Wenn du als Mitglied diese Zeilen liest, hast du wahrscheinlich von deinem Vereinsvorstand eine Info erhalten, dass ihr Vereinsplaner verwenden werdet. Hier erhĂ€ltst du UnterstĂŒtzung bei der Anmeldung in deinem Verein auf Vereinsplaner:

1. Du hast eine Einladung mit 2 Links per E-Mail erhalten
Hast du bereits einen Account, einfach nur auf den zweiten Link klicken, dich gegebenenfalls einloggen und dann den Verein mit einem Klick auf den grĂŒnen Button beitreten (bei privaten Vereinen muss deine Anfrage erst bestĂ€tigt werden). Hast du noch keinen Account, dann kommst du ĂŒber den ersten Link auf ein Registrierungsformular, das du ausfĂŒllen musst. Anschließend bekommst du eine E-Mail, die du bestĂ€tigen musst. Sobald du diese bestĂ€tigt hast, bist du Mitglied in eurem Verein sofern keine BestĂ€tigung durch den Vorstand erforderlich ist.
2. Du hast eine Einladung mit “Account erstellen” Button per E-Mail erhalten
Klicke auf den Button und registriere dich ĂŒber das Formular mit vorausgefĂŒllten Feldern. Nun hast du eine BestĂ€tigungsmail erhalten. Sobald du diese bestĂ€tigt hast, bist du Mitglied in eurem Verein sofern keine BestĂ€tigung durch den Vorstand erforderlich ist.
3. Du möchtest ĂŒber die mobile App (iOS/Android) beitreten
Dann klicke entweder in der E-Mail auf den iOS oder Android Button oder gehe direkt in die App Stores und Suche “Vereinsplaner”. Lade dir danach die App herunter und registriere dich. In der App kannst du unter “Vereine” → “Vereine finden” deinen Verein suchen und beitreten.
4. Du hast eine Einladung ĂŒber WhatsApp oder co. bekommen
Folge einfach den Anweisungen die du als Information von deinem Vorstand erhalten haben solltest. Also einfach die App in den Stores herunterladen und anschließend den Punkten wie in 3. beschrieben folgen.
5. Verein manuell suchen
Generell brauchst du keine der oben genannten Informationen per Mail oder co. von deinem Vorstand. Du kannst den Verein, sobald er erstellt wurde jederzeit suchen und dann beitreten. Das funktioniert mit der Suchfunktion.

4. Was haben die Mitglieder von einem Verwaltungstool?

Wir betrachten in der Vereinsverwaltung immer den gesamten Verein, daher legen wir auch großen Wert darauf, dass Mitglieder ebenfalls einen Mehrwert haben, wenn sie sich bei Vereinsplaner anmelden. Das fĂ€ngt bei Mitbestimmung im Verein an, geht ĂŒber eine automatische Terminverwaltung und Erinnerung bis hin zu einer selbststĂ€ndigen Wochenvorschau. Dabei hat das Mitglied kaum mehr als wenige Klicks Aufwand.

FĂŒr die Zukunft sind bereits weitere Funktionen (z.B. Chatfunktion mit Bereichen) geplant, die Mitglieder noch glĂŒcklicher machen werden. Ihr könnt also gespannt bleiben. Mehr Informationen dazu findet ihr hier.

5. Tritt mit uns in Kontakt - wir helfen gerne

Solltet ihr Fragen zum Einlade/Anmeldeprozess haben scheut euch bitte nicht uns unter [email protected] zu schreiben.

Diesen Artikel auch als Druckvorlage

Wir wissen, dass viele VorstĂ€nde gerne ein Handbuch fĂŒhren, wo sie wichtige Informationen im Vereinsheim in einer Mappe ablegen können, damit Nachfolger alles beisammen haben. Nachfolgend stellen wir fĂŒr euch diesen Artikel daher als Druckvorlage zum Download bereit:

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und ĂŒberall up-to-date sein und zusĂ€tzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen einfacher und effizienter zu gestalten.