Wie etabliere ich Vereinsplaner im eigenen Verein?

Dem Verein ein neues Tool vorzustellen und zu empfehlen ist nicht einfach. Es kommen zig Gründe warum es nicht benötigt wird. Wir räumen mit den Vorurteilen auf und helfen euch, Vereinsplaner in eurem Verein zu integrieren.

Vereinssoftware erfolgreich einrichten & losstarten


In dieser Anleitung erklären wir euch Schritt für Schritt, wie ihr Vereinsplaner schnell und effizient in eurem Verein einrichtet. Dazwischen geben wir regelmäßig Tipps, auf was man bei der Mitgliedersuche achten soll und wie man viel Zeit bei der Vereinsverwaltung sparen kann.

Mobile Ansicht der Terminverwaltung von Vereinsplaner
Digitale Helfer können euch in vielen Lebenslagen unterstützen z.B. in der Terminverwaltung als mobile App

1. Gründe für eine moderne Vereinsverwaltung

Der Einsatz einer zeitgemäßen Vereinssoftware kann viele Gründe haben. An oberster Stelle steht mit Sicherheit, den Vereinsvorstand zu entlasten, während eine erfolgreiche Organisation und Kommunikation weiterhin gewährleistet werden kann.

Ihr könnt den Vereinsplaner als praktischen digitalen Helfer in eurem Vereinsalltag sehen. Dabei soll nicht nur der Vorstand diesen Komfort erleben, sondern ebenso die Mitglieder eine neue ganz zentrale Position im Verein einnehmen.

In anderen Worten: Vereinsplaner unterstützt die Organisation und bringt spannende Vorteile in diversen Prozessen und Bereichen im Vereinswesen. Für folgende Anwendungsfälle ist unser Vereinsplaner bekannt und wird verwendet:

  • Termin- und Newsplanung
  • Anwesenheiten verwalten
  • Mitgliederorganisation
  • Umfragen erstellen
  • Finanzverwaltung
  • Inventarverwaltung
  • Prozessplanung

Zur optimalen Nutzung eines Vereinstools, ist es erforderlich, dass die Software vor allem Anklang unter den Mitgliedern findet. Es liegt am Vereinsvorstand, dass er sich sicher ist, die Vereinssoftware auch wirklich verwenden zu wollen und dementsprechend seinen Mitgliedern die Vorteile in der effizienteren Arbeitsweise vorzustellen.

Mitglieder wissen oft gar nicht, wie viel Verwaltungsaufwand und ehrenamtliche Stunden ein Verein benötigt, egal ob klein oder groß. Wenn man ehrlich kommuniziert, dass man hier gerne auf eine moderne Lösung umsteigen möchte, werden sie dafür Verständnis haben. Bedenkt man, dass ohne große Umstellung gut und gerne bis zu 30% der aufgewendeten Zeit eingespart werden kann, dann ist das ein wirklich gutes Argument.

Zusätzlich haben auch Mitglieder einen Benefit von der Nutzung eines Vereinstools – ob mittels Umfragen am Vereinsleben teilzunehmen oder eine automatische Verwaltung der Termine – so wird es auch für Mitglieder bequemer und die Mitgliedschaft als Ganzes wird aufgewertet.

2. Vereinsplaner einrichten leicht gemacht

Nachfolgend erfährt ihr Schritt für Schritt, wie ihr euren Verein anlegt und Mitglieder in diesen einlädt. Da wir uns stetig weiterentwickeln und nach Vereinfachung des Tools streben dürft ihr euch gerne bei uns mit Feedback unter [email protected] melden. Auch Fragen sind jederzeit gerne willkommen. Viel Erfolg beim Einrichten von Vereinsplaner:

1. Verein über den Computer/Laptop anlegen
Erstelle ganz einfach einen neuen Verein und fülle die erforderlichen Felder dabei aus. Wichtig: Bei öffentlichen Vereinen, müssen Mitgliederanfragen nicht bestätigt werden, während bei privaten Vereinen der Vorstand die Anfragen bestätigt (Auswahl unter “Sichtbarkeit”). Danach kommt ein Fenster mit “Erste Schritte”. Wähle hier “Mitglieder einladen” aus.
2. Mitglieder über den Computer/Laptop einladen
Rechts oben finden sich zwei Möglichkeiten, um Mitglieder einzuladen: “Mitglieder einladen” oder “Mitgliederliste hochladen”.
3. “Mitglieder einladen” Möglichkeit
Gib die E-Mail Adressen aller Mitglieder ein, die du in deinen Verein einladen möchtest, um eine automatisierte Email zu versenden. Dazu musst du nur die E-Mail Adressen deiner Mitglieder eingeben und den Button klicken.
4. “Mitgliederliste hochladen” Möglichkeit
Solltest du eine Mitgliederliste in Form von Excel haben, dann kannst du diese Liste mit den Informationen deiner Mitglieder hochladen und ihnen somit den Einstieg zu Vereinsplaner noch bequemer gestalten. Die Anleitung dazu findest du unter Mitglieder einladen.
5. Mitglieder einladen übers Smartphone
Gehe dazu in der mobilen App unter Verwalten in deinen Verein und tippe auf “Anfragen & Einladungen verwalten”. Danach kannst du oben rechts Mitglieder hinzufügen. Wähle die bevorzugte Methode aus (z.B. WhatsApp, Messenger, ...) und lade die gewünschten Mitglieder ein. Ein Beispiel-Text wurde beigefügt – diesen kannst du gerne so übernehmen oder einen eigenen verfassen.
6. Mitglieder bestätigen
Solltest du einen privaten Verein erstellt haben, so müssen die Mitgliederanfragen vorher bestätigt werden. Hier findest du die Anleitung dazu.
7. Selbstständig Verein beitreten
Jedes Mitglied, kann sich auch selbstständig registrieren und den Verein auf Vereinsplaner suchen und eine Beitrittsanfrage manuell stellen. Viele Wege führen zum Ziel. Teile uns mit, welcher Weg für dich am Ansprechendsten ist und wie du ihn optimieren würdest, damit wir uns weiter verbessern können. P.S. hier findest du unsere Tipps zur Mitgliedersuche.
Übersicht der Vereine in Vereinsplaner auf einem Tablet
Alle Vereine und Gruppen in einer Vereinssoftware beisammen für eine optimale Verwaltung

3. Dem Verein beitreten (aus Mitgliedersicht)

Ihr könnt diesen Artikel gerne als Infobeitrag an eure Mitglieder weiterschicken, wenn sie Hilfe beim Beitreten des Vereins benötigen – dafür wurde der Text geschrieben. Wenn du als Mitglied diese Zeilen liest, hast du wahrscheinlich von deinem Vereinsvorstand eine Info erhalten, dass ihr Vereinsplaner verwenden werdet. Hier erhältst du Unterstützung bei der Anmeldung in deinem Verein auf Vereinsplaner:

1. Du hast eine Einladung mit 2 Links per E-Mail erhalten
Hast du bereits einen Account, einfach nur auf den zweiten Link klicken, dich gegebenenfalls einloggen und dann den Verein mit einem Klick auf den grünen Button beitreten (bei privaten Vereinen muss deine Anfrage erst bestätigt werden). Hast du noch keinen Account, dann kommst du über den ersten Link auf ein Registrierungsformular, das du ausfüllen musst. Anschließend bekommst du eine E-Mail, die du noch bestätigen musst. Sobald du diese bestätigt hast, bist du Mitglied in eurem Verein, sofern keine zusätzliche Bestätigung durch den Vorstand erforderlich ist.
2. Du hast eine Einladung mit “Account erstellen” Button per E-Mail erhalten
Klicke auf den Button und registriere dich über das Formular mit vorausgefüllten Feldern. Nun hast du eine Bestätigungsmail erhalten. Sobald du diese bestätigt hast, bist du Mitglied in eurem Verein, sofern keine zusätzliche Bestätigung durch den Vorstand erforderlich ist.
3. Du möchtest über die mobile App (iOS/Android) beitreten
Dann klicke entweder in der E-Mail auf den iOS oder Android Button oder gehe direkt in die App Stores und Suche “Vereinsplaner”. Lade dir danach die App herunter und registriere dich. In der App kannst du unter “Vereine” → “Vereine finden” deinen Verein suchen und beitreten.
4. Du hast eine Einladung über WhatsApp oder co. bekommen
Folge einfach den Anweisungen, die du als Information von deinem Vorstand erhalten haben solltest. Also einfach die App in den Stores herunterladen und anschließend den Punkten wie in 3. beschrieben folgen.
5. Verein manuell suchen
Generell brauchst du keine der oben genannten Informationen per Mail oder co. von deinem Vorstand. Du kannst den Verein, sobald er erstellt wurde jederzeit suchen und dann beitreten. Dies ist sowohl in der Webanwendung als auch in den mobilen Apps möglich. Das funktioniert über die Suchfunktion.

4. Was haben die Mitglieder von einem Verwaltungstool?

Wir betrachten in der Vereinsverwaltung immer den gesamten Verein, daher legen wir auch großen Wert darauf, dass Mitglieder ebenso einen Mehrwert haben, wenn sie sich bei Vereinsplaner anmelden. Das fängt bei Mitbestimmung im Verein an, geht über eine automatische Terminverwaltung und Erinnerung bis hin zu einer selbstständigen Wochenvorschau. Dabei hat das Mitglied kaum mehr als wenige Klicks Aufwand.

Für die Zukunft sind bereits weitere Funktionen (z.B. Chatfunktion mit Bereichen) geplant, die Mitglieder noch glücklicher machen werden. Ihr könnt also gespannt bleiben. Mehr Informationen dazu findet ihr hier.

5. Tritt mit uns in Kontakt - wir helfen gerne

Solltet ihr Fragen zum Einlade/Anmeldeprozess haben scheut euch bitte nicht uns unter [email protected] zu schreiben. Wir arbeiten laufend daran, das Tool noch besser und umfänglicher zu machen – am besten funktioniert dies wenn ihr uns Feedback gebt, denn dann könnt ihr sicher sein, dass eure Wünsche einfließen.

Diesen Artikel auch als Druckvorlage

Wir wissen, dass viele Vorstände gerne ein Handbuch führen, wo sie wichtige Informationen im Vereinsheim in einer Mappe ablegen können, damit Nachfolger alles beisammen haben. Nachfolgend stellen wir für euch diesen Artikel daher als Druckvorlage zum Download bereit: (Weitere Anleitungen & Dateien findet ihr im Bereich Musterdokumente.)

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.