Wie digitalisieren wir unseren Verein?

Die Zukunft wird (einfacher) digital verwaltet. Wohlgemerkt: Die Zukunft – und diesen Weg könnt ihr als Verein bereits heute gehen. Wie ihr Schritt für Schritt den Wandel einzelner Vereinsbereiche hin zur Digitalisierung schafft, liest du hier.

Was bedeutet Digitalisierung für den Verein?

Schaut man sich den Begriff Digitalisierung genauer an, bezeichnet dieser per Definition die Veränderung von Prozessen, Objekten und Ereignissen, welche durch eine zunehmende Nutzung von digitalen Geräten erfolgt. Dies bedeutet in anderen Worten, die Erstellung digitaler Abbildungen von physischen Objekten, von Ereignissen oder analogen Medien.

Präsentation des vereinsvorstands zum Thema Digitalisierung
Macht euch gemeinsam Gedanken zu eurem Webauftritt – es ist wirklich wichtig in der heutigen Zeit

Das Wort selbst ist also nicht so fremd, wie es sich im ersten Moment anhört. Optimierungen von Prozessen und Weiterentwicklungen von Objekten begleiten die Menschen seit eh und je. Die Digitalisierung auch im Vereinswesen ist also eine ganz normale Entwicklung, wenn man zunehmend die einzelnen Tätigkeiten angenehmer und fehlerloser gestalten möchte. In diesem Artikel geht es vor allem um:

  • Gründe für Digitalisierung im Verein
  • Vor- und Nachteile dieser digitalen Tranformation
  • Top Tools / Softwaren zur Digitalisierung im Verein
  • Anleitung wie man den digitalen Wandel startet

Gründe für Digitalisierung im Verein

Gründe für Digitalisierung gibt es viele. Grundsätzlich steht aber über allem: Daten sind immer und überall verfügbar, gehen nur schwer verloren, können schnell gesucht und mit beliebig vielen Nutzern geteilt werden.

Informationen bekommt ihr jetzt im Handumdrehen. Ganz egal, ob es sich um die Anzahl an Fußbällen im eigenen Inventar handelt oder um Fakten zur 3. deutschen Fußball-Liga.

Eine Suchanfrage reicht und ihr habt, was ihr braucht. Ohne Digitalisierung müsstet ihr Informationen mühselig suchen, auf einem Zettel erfassen und in Ordnern ablegen. Wer ein Archiv voller solcher Ordner schon einmal nach einem bestimmten Zettel durchforstet hat, weiß, wie zeitaufwändig das sein kann.

Habt ihr bei einer Vereinssitzung ein handschriftliches Dokument vergessen, so fehlen im schlimmsten Fall wichtige Informationen, um das Meeting überhaupt erst fortzusetzen. Anders beim digitalisierten Verein: Dokumente stehen online bereit – in Tools wie Google Docs, Dropbox oder dem Onlinespeicher von Vereinsplaner – und werden mit allen Mitgliedern geteilt. So erleichtert die Digitalisierung den Alltag enorm.

Nicht zuletzt dürft ihr die Kommunikation über diverse Hilfsmittel, wie Smartphones oder den Computer nicht vergessen. Denn in einem Verein geht es vor allem um die Kommunikation und diese beschränkt sich schon lange nicht mehr nur auf persönliche Treffen. Der größte Teil läuft bereits über Smartphones.

Digitalisierung im Verein – Übergabe digitaler Tools im Verein
Mit der richtigen Vereinssoftware arbeitet es sich leichter

Die Vor- und Nachteile von Digitalisierung im Verein

Nachteil 1: Kostenfaktor

Für Vereine ist die Digitalisierung auch ein Kostenfaktor, je nachdem wie sie umgesetzt wird. Habt ihr vor, alle bestehenden Daten zu digitalisieren, kann das extrem zeitaufwändig werden! Dafür könnt ihr aber vor allem einen Zeitpunkt wie das Sommerloch sinnvoll nutzen, wie du in diesem Beitrag erfährst. Rechnet ihr die Zeitersparnis der eigenen Zeit, die ihr für einzelne Prozesse aufbringt, dann scheint die Digitalisierung im Vergleich gar nicht mehr teuer.

Außerdem werden Geräte benötigt, um die Digitalisierung voranzutreiben. Mindestanforderung ist meist natürlich ein eigener PC oder Laptop – darüber hinaus können je nach Vereinszweck auch andere Geräte sinnvoll werden. Einfaches Beispiel: Eine Digitalkamera.

Wir von Vereinsplaner wissen, dass Kosten immer ein Thema in Vereinen sind, daher ist unser Ansatz ein Vereinstool zu entwickeln, das genau auf die Bedürfnisse der Vereine angepasst ist, um nicht viele unübersichtliche Kostenblöcke zu haben, sondern eine günstige und übersichtliche Variante.

Nachteil 2: Ältere Vereinsmitglieder ziehen oft nicht mit

Ältere Menschen tun sich noch immer sehr schwer mit dem Internet und Geräten wie Smartphones, Tablets oder Notebooks. Für sie kann die Nutzung von Apps anstrengend sein.

Hier liegt es an den jüngeren Vereinsmitgliedern, ihnen den Übergang möglichst einfach zu gestalten und sie zu unterstützen, wo es nur geht. Digitalisierung im Verein sollte generell so ausgelegt sein, dass die Umsetzung auch dann möglich ist, wenn nicht jedes einzelne Mitglied mit den Geräten umgehen kann. Wir haben uns in diesem Beitrag damit befasst.

Nachteil 3: Hacker und Cyber-Angriffe

Betreibt ihr eine Vereinswebsite und Kanäle auf sozialen Medien, so setzt ihr euch natürlich auch den Gefahren der Cyber-Kriminalität aus. Nummer 1 Tipp dagegen: Sichere Passwörter, die auch nur über sichere Wege geteilt werden!

Vor allem die Website wird gerne zum Opfer von Angriffen – deshalb sollte sie mit komplexen Passwörtern abgesichert und durch regelmäßige Aktualisierung auf dem neuesten Stand bleiben, was Sicherheits-Software betrifft. Nur so stellt man sicher, dass sich nicht jemand Unerwünschtes Zutritt zu den Vereinsdaten verschafft.

Aber wir können euch beruhigen, wenn ihr als Verein aufmerksam und vorsichtig im Web unterwegs seid, habt ihr schon eine sehr gute Grundbasis gelegt, um nicht Opfer von Attacken zu werden. Gebt auch acht, welche Mitgliederdaten wo einsehbar sind, denn die DSGVO ist wichtiger Bestandteil jedes Vereins, wie in unserem Datenschutz-Beitrag nachzulesen ist.

Vorteil 1: Schnelleres Arbeiten im Verein

Keine Sorge, die Vorteile der Digitalisierung überwiegen natürlich deutlich. Gerade das schnellere Arbeiten, das durch die Digitalisierung ermöglicht wird, ist ein großer, gewichtiger und positiver Vorteil!

Ihr könnt euch Informationen über das Internet super schnell beschaffen, im Handumdrehen könnt ihr euch mit den Vereinsmitgliedern vernetzen und Dinge besprechen. Dokumente können am PC viel einfacher und flexibler bearbeitet werden.

Vorteil 2: Gemeinsam Arbeiten ist so leicht wie nie

Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten ist dank der Digitalisierung auch möglich. Ihr müsst euch nicht mit allen 30 Vereinsmitgliedern zusammensetzen und besprechen, wer genau was macht.

Es reicht ein Chat (der bei Vereinsplaner bereits in Umsetzung ist) und im Handumdrehen ist alles organisiert, ganz ohne Chaos. Dokumente können mit einem Klick weiterverwandt oder einfach gleich geteilt werden mit mehreren Personen. So hat jeder immer die Übersicht.

Vorteil 3: Alles top verwaltet und organisiert

Das Verwalten des Vereins wird nicht nur schneller und die Kommunikation besser, sondern vor allem Tools, die dem Vorstand viele Stunden pro Woche sparen können, warten da draußen auf euch.

Dabei sind in Zukunft auch Vorstandswechsel, wie hier beschrieben kein Problem mehr, weil Daten zentral gespeichert sind. Natürlich darf es durch diverse Tools nicht komplizierter werden, sondern einfacher.

Vorteil 4: Soziale Medien (kostenlos und einfach)

Über soziale Medien findet ihr neue Mitglieder (Beitrag zum Mitglieder finden) für den Verein, neue Sponsoren (Beitrag zum Sponsoren finden) und Fans! Endlich hat der Verein seinen eigenen Pressekanal! Wichtig ist nur, dass man die Vereins-Accounts regelmäßig betreut und diese Betreuung nicht schleifen lässt.

Vereinsplaner Mitgliederverwaltung am Laptop
Verwaltung des Vereins und der Mitglieder in einer übersichtlichen Software

Die Top-Tools für Vereine

WhatsApp (noch)

Kann natürlich nicht fehlen! Hier lassen sich ganz einfach Gruppenchats erstellen und dringende Informationen in Kürze an alle Mitglieder verteilen. Großer Vorteil, dass bereits viele Menschen WhatsApp verwenden.

Warum wir in der Überschrift “WhatsApp (noch)” geschrieben haben hat den einfachen Grund, dass wir mit Vereinsplaner bereits an einem eigenen Chat für den Verein arbeiten, der euch ein weiteres Tool (in diesem Fall den Chat) ersparen kann. Nicht nur übersichtlicher und auf den Verein abgestimmt ist, sondern in Zukunft auch die anderen Funktionen vom Vereinsplaner inkludiert hat.

Google Docs und Tabellen

Könnt ihr euch wie ein online Word, Excel und Power Point vorstellen, in denen ihr gemeinsam und gleichzeitig arbeiten könnt. Vor allem für die Organisationen von Events ein „must have“. Das Tolle: Ihr könnt einstellen, wer die Dokumente bearbeiten kann und wer sie sich einfach nur ansehen kann. So könnt ihr gemeinsam mit dem Vorstand eine Aufgabenlisten führen, die die anderen zum Beispiel nur einsehen können (Achtung DSGVO).

Calls mit Google Hangouts

Hangouts ist ein einfaches Videotelefonie Programm aus dem Hause Google. Dabei reicht für Teilnahme ein einfacher Google Account bereits aus. Dieses Tool ist vor allem dann zu empfehlen, wenn ihr über ein Telefonat mit vielen Personen gleichzeitig etwas besprechen müsst. Es ist viel persönlicher als nur via Audio und dementsprechend ist der Outcome auch ein besserer als nur per Telefon.

Vereinsplaner-Software

Am unkompliziertesten ist es, wenn ihr (fast) alles zum Thema Digitalisierung an einem Ort habt. Wie zum Beispiel in unserer Vereinsplaner-Software.

Hier könnt ihr ein Kassabuch und eine Buchhaltung für den Verein führen, Termine planen und organisieren, wiederkehrende Termine festlegen, mit den Mitgliedern kommunizieren, das Vereinsinventar verwalten, Umfragen erstellen, Statistiken einsehen und die Standorte des Vereins verwalten. Ein Onlinespeicher ist natürlich auch dabei.

So habt ihr alles an einem Ort und jede Eventualität, die im Verein auftreten könnte, ist abgedeckt. Ihr könnt unsere Software mit 15 Mitgliedern dauerhaft kostenlos verwenden und/oder im gesamten Verein gemeinsam zwei Monate kostenlos testen.

Wie sollen wir im Verein die Digitalisierung angehen?

Es freut uns natürlich, dass ihr euch mit diesem Thema schon so intensiv beschäftigt. Sonst hättet ihr jetzt wahrscheinlich diesen Beitrag nicht bis zum Schluss gelesen. Das ist eigentlich auch schon der erste Schritt, den ihr geschafft habt.

Als zweiten Schritt würden wir uns freuen, wenn ihr die oben beschriebenen Tools einmal begutachtet, euch eine Meinung bildet und auch unserem Vereinsplaner Tool einen Blick schenkt. Wir arbeiten bereits seit 4 Jahren an der Software und haben über 3.500 Vereine auf unserer Plattform, die regelmäßig auf unser Tool setzen.

Eine Unterstützung zum Aufsetzen unseres Tools findet ihr in diesem Beitrag. Sollten Fragen aufkommen, schreibt uns einfach unter support(at)vereinsplaner.at. Wir freuen uns auf eure Wünsche und euer Feedback.

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.