Digitalisierung im Verein – Chancen, Möglichkeiten & Kosten

Digitale Tools erfreuen sich größerer Beliebtheit in Vereinen. Wir erklären euch in diesem Beitrag, wie ihr in wenigen Minuten jene Schritte umsetzt, um für eine einfache und digitale Zukunft gerüstet zu sein.

Was bedeutet Digitalisierung für den Verein?

Schaut man sich den Begriff Digitalisierung genauer an, bezeichnet dieser per Definition die Veränderung von Prozessen und Ereignissen, welche durch eine zunehmende Nutzung von digitalen Geräten erfolgt. Dies bedeutet in anderen Worten, die Erstellung digitaler Abbildungen von physischen Objekten, von Ereignissen oder analogen Medien.

Die Digitalisierung, auch im Vereinswesen, durchlief in den vergangenen Jahren eine ganz typische Entwicklung, da Prozesse und Tätigkeiten mit moderner Soft- und Hardware angenehmer und nahezu fehlerfrei gestaltet werden können. Das beginnt bei Messgeräten in Wettkämpfen, geht über die Mitgliederverwaltung bis hin zur Koordination und Vernetzung gesamter Landesorganisationen und der Schnittstelle mit Vereinen und Ortsgruppen.

Präsentation des Vereinsvorstands zum Thema Digitalisierung
Macht euch gemeinsam Gedanken zu automatisierten Prozessen – ihr könnt euch viel Zeit sparen

Digitalisierung bedeutet also nicht nur eine analoge Liste in eine Excel Liste zu übertragen, sondern Prozesse im Verein weitestgehend zu automatisieren. Denn nur so kann bewerkstelligt werden, dass die Vorteile, die eine Digitalisierung mit sich bringt, auch einen positiven Einfluss auf die Effizienz hat. In den folgenden Kapiteln geht es vor allem um:

  • Gründe für Digitalisierung im Verein
  • Chancen & Herausforderungen dieser digitalen Tranformation
  • Top Tools/Softwaren zur Digitalisierung
  • Anleitung, um den digitalen Wandel zu starten

Gründe für Digitalisierung im Verein

Als zentraler Grund wird meist eine Steigerung der Effizienz genannt. Prozesse günstiger und schneller zu gestalten, um so Fehler zu vermeiden und Ressourcen zu sparen. Soviel zur Theorie. In der Praxis gibt es jedoch eine Vielzahl an Gründen, die sich nicht so einfach trennen lassen, sondern nahtlos ineinander übergehen. Es gibt also nicht nur einen Grund oder den einen Grund, warum Digitalisierung in einer Organisation Platz finden soll oder nicht.

Für jeden Vereinstyp gibt es unterschiedliche Rahmenbedingungen und damit auch unterschiedliche Herangehensweisen, um moderne Prozesse erfolgreich zu integrieren. Nachfolgendes Unterkapitel gibt einen kompakten Überblick, was dabei zutreffende Chancen und Herausforderungen für euren Verein sein können.

Digitalisierung bedeutet auch: Eine Suchanfrage reicht aus und ihr habt, was ihr braucht. Ohne Digitalisierung müsstet ihr Informationen mühsam suchen, auf einem Zettel erfassen und in Ordnern ablegen. Wer ein Archiv voller Ordner schon einmal nach einem bestimmten Dokument durchforstet hat, weiß, wie zeitaufwändig das sein kann.

Habt ihr bei einer Vereinssitzung ein handschriftliches Dokument vergessen, so fehlen im schlimmsten Fall wichtige Informationen, um das Meeting überhaupt erst fortzusetzen. Anders beim digitalisierten Verein: Dokumente stehen online bereit – in Tools wie Google Docs, Dropbox oder dem Onlinespeicher von Vereinsplaner – und werden mit allen Mitgliedern geteilt. So erleichtert die Digitalisierung den Alltag enorm.

Nicht zuletzt dürft ihr die Kommunikation über diverse Hilfsmittel, wie Smartphones oder den Computer nicht vergessen. Denn in einem Verein geht es vor allem um die Kommunikation und diese beschränkt sich schon lange nicht mehr nur auf persönliche Treffen. Der größte Teil läuft bereits über Smartphones.

Digitalisierung im Verein – Übergabe digitaler Tools im Verein
Bindet eure Mitglieder in digitale Prozesse ein, so bleiben sie immer top informiert

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Chancen und Herausforderungen

Verwaltung der Struktur

Zusätzlich zur Verwaltung der Mitglieder, Mannschaftskameraden und sonstiger Beteiligten können sämtliche Strukturen mithilfe von Software übersichtlich und für alle Personen jederzeit zugänglich aufgesetzt werden. Spätestens, wenn es in einem Verein mehrere Sportsektionen gibt, sollte die Verwaltung zentral und strukturiert gestaltet sein. Mitgliederanfragen können ebenfalls automatisiert und somit zeitschonend für die Leiter der Sektionen gestaltet werden.

Gemeinsame Kommunikation

Die zentrale Kommunikation über ein internes Tool (wie Chat und Terminverwaltung) kann enorm viel Arbeit in der Organisation abnehmen, wenn es richtig eingesetzt wird. Daten sind immer und überall verfügbar, gehen nur schwer verloren, können schnell gesucht und mit beliebig vielen Nutzern geteilt werden.

Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten ist ein weiter wichtiger Punkt, der viele Probleme frühzeitig vermeiden lässt. Was in vielen Firmen ohnehin gang und gäbe ist, sollte auch in der Verwaltung eures Vereins keinen Halt machen. Differenzierung in Berechtigungen in einem System gehören ebenso dazu, denn nicht alle Personen und Beteiligten dürfen auf alle Daten Zugriff haben.

Verwaltung einzelner Bereiche

Über das hinaus können einzelne Bereiche des Vereins mit sinnvollen Funktionen wie einer Inventarverwaltung, einem Onlinespeicher oder einer internen Umfragefunktion in der Verwaltung unterstützt werden. Eine Schnittstelle zum Verband selbst kann ebenso möglich sein, wie eine getrennte und unabhängige Digitalisierungsstrategie.

Eine Software muss sich an die gegebenen Strukturen anpassen und diese vereinfachen und unterstützen und nicht umgekehrt. Betrachtet man seinen Verein neutral von außen, dann wird man feststellen, wie viele einzelne kleine Prozesse mithilfe von Software oder technischer Hardware optimiert werden können.

Kosten und Aufwand

Es kann schwer pauschal festgelegt werden welche Kosten und Aufwendungen auf einen Verein bzw. die einzelnen Sektionen, Gruppen und Mannschaften zukommen. Das hängt stark von den einzelnen Anforderungen ab. Für die einen ist es mit einer einfachen Verwaltungssoftware getan, andere benötigen wiederum spezifische Schnittstellen zum Verband und manche wollen obendrein eine Buchung- und/oder Zahlungsmethoden und einen Onlineauftritt inkludiert haben.

Werden die Zeitersparnisse der eigenen Zeit, die für einzelne Prozesse eingespart werden, eingerechnet dann scheint ein Tool im Vergleich zu den Aufwendungen kaum mehr teuer. Initialkosten sollten aber dennoch mit eingerechnet werden und ein Budget dafür festgelegt werden.

Individuallösung über einen Bekannten oder ein Vereinsmitglied kostengünstig entwickeln zu lassen, kann mittelfriste eine große Enttäuschung werden. Es ist nicht selten der Fall, dass sich Lebenssituationen von programmierenden Personen ändern und dadurch die Softwareentwicklung im Verein stillsteht. Was bleibt sind veraltete Systeme, die auf neuen Geräten nicht mehr genutzt werden können. Überlegt euch also bitte gut, wenn ihr euch für eine eigene Entwicklung entscheidet. Auch Server, Hosting und Lizenzen können mehrere Hundert Euro an Kosten pro Jahr für den Verein verursachen. Das wäre wirklich nicht zielführend.

Diversität im Betrieb und der Mannschaft

Die unterschiedlichen Zugänge zwischen Personen in einem Verein zum Thema Digitalisierung können eine wahrliche Herausforderung sein. Ältere Personen müssen abgeholt werden, hier geht es nicht nur um die Verwaltung der Mannschaft/Gruppe selbst, sondern auch in Betrachtung auf die Schnittstelle zum Verband/Verein können große Unterschiede im Zugang der einzelnen Personen vorhanden sein.

Zusammenfassung

Jeder Verein und dessen Anwender/Mitglieder muss selbst entscheiden, wie eine Digitalisierung Schritt für Schritt in die Wege geleitet werden kann. Oft ist es sinnvoll, mit kleinen Prozessen zu beginnen und sich dann gesamtheitlich heranzuarbeiten.

Vereinsplaner Mitgliederverwaltung am Laptop
Verwaltung des Vereins und der Mitglieder in einer übersichtlichen Software

Top Tools und Softwaren für Vereine

WhatsApp

Als eines der meist verwendetsten Tools kann Whatsapp in dieser Aufzählung natürlich nicht fehlen! Hier lassen sich ganz einfach Gruppenchats erstellen und dringende Informationen in Kürze an alle Mitglieder verteilen. Großer Vorteil, dass bereits viele Menschen WhatsApp privat verwenden. Was aber auch wieder ein Nachteil sein kann.

WhatsApp ist natürlich nicht der einzige Messenger. Auch über Facebook und Telegram habt ihr eine Möglichkeit im Verein zu kommunizieren. Unser Vereinsplaner Chat, ist ebenso eine sinnvolle Alternative zu Whatsapp, der euch alle relevanten Funktionen bietet.

Google Docs und Sheets

Könnt ihr euch wie ein online Word, Excel und Power Point vorstellen, in denen ihr gemeinsam und gleichzeitig arbeiten könnt. Vor allem für die Organisationen von Events ein „must have“. Das Tolle: Ihr könnt einstellen, wer die Dokumente bearbeiten kann und wer sie sich einfach nur ansehen kann. So könnt ihr gemeinsam mit dem Vorstand eine Aufgabenlisten führen, die die anderen zum Beispiel nur einsehen können (Achtung DSGVO).

Calls mit Zoom

Zoom ist ein einfaches Videotelefonie Programm. Dabei benötigt nur der Ersteller einen eigenen Zoom Account, alle Videotelefonie-Teilnehmer können über einen einfachen Gastzugang teilnehmen. Dieses Tool ist vor allem dann zu empfehlen, wenn ihr über ein Telefonat mit vielen Personen gleichzeitig etwas besprechen müsst.

Vereinsplaner Software

Vereinsplaner wurde gemeinsam mit hunderten Vereinen als Feedbackgeber dafür entwickelt, um bei den oben genannten Herausforderungen zu unterstützen und die Chancen in der Automatisierung optimal zu nutzen. Dabei sollen nicht nur die Vorstände, Sektions- oder Gruppenleiter von einer besseren internen Verwaltung in Bezug auf ihre Vereine profitieren, sondern vor allem die Mitglieder selbst.

Konkret könnt ihr ein Kassabuch und eine Buchhaltung für den Verein führen, Termine planen und organisieren, wiederkehrende Termine festlegen, mit den Mitgliedern kommunizieren, das Vereinsinventar verwalten, Umfragen erstellen, Statistiken einsehen und die Standorte des Vereins verwalten. Ein Onlinespeicher ist natürlich auch dabei. Den Vereinsplaner gibt es als Webanwendung für die Organisation der leitenden Personen und als mobile App (iOS und Android) für Mitglieder.

So habt ihr alles an einem Ort und jede Eventualität, die im Verein auftreten könnte, ist abgedeckt. Ihr könnt unsere Software mit 15 aktiven Mitgliedern dauerhaft kostenlos verwenden und/oder im gesamten Verein gemeinsam zwei Monate kostenlos testen.

Wie könnt ihr im Verein die Digitalisierung angehen?

Es freut uns natürlich, dass ihr euch mit diesem Thema schon so intensiv beschäftigt. Das ist in Wahrheit auch schon der erste und wichtigste Schritt.

Als zweiten Schritt würden wir empfehlen, wenn ihr nach "Vereinssoftware" googelt oder die oben beschriebenen Tools begutachtet, um euch eine Meinung zu bildet. Wir arbeiten bereits seit 5 Jahren am Vereinsplaner und haben über 3.500 Vereine auf unserer Plattform, die regelmäßig auf unser Tool setzen.

Eine Unterstützung beim Verwenden unseres Tools findet ihr hinter dem Link. Sollten Fragen aufkommen, schreibt uns einfach unter support(at)vereinsplaner.at. Wir freuen uns auf eure Wünsche und euer Feedback.

Wenn ihr einfach nur mehr zum Thema Digitalisierung im Verein wissen möchtet, dann schaut bei unserem Vereinshandbuch vorbei. Dort findet ihr alle wichtigen Informationen zum Vereinswesen in einem kostenlosen ePaper zum Download. Wie führt ihr einen Verein richtig? Wie geht ein Vorstandswechsel vonstatten? Oder wie sieht es um den Datenschutz meiner Mitglieder aus? Diese und weitere Fragen werden euch dort auf 85 Seiten beantwortet.

Geballtes Vereinswissen im Vereinshandbuch 2021

Wir haben gemeinsam mit neun Experten aus der Praxis ein 85-seitiges ePaper zu aktuellen Themen rund um das Vereinswesen verfasst. Das ePaper beinhaltet 5 Kapitel und 15 Themengebiete zu wichtigen Bereichen rund um die Organisation, Mitglieder, Förderungen, Sponsoren, Steuern uvm. Auch auf das Thema der Digitalisierung wird genauer drauf eingegangen. Du kannst das Handbuch als kostenlosen Download auf der Vereinshandbuch Webseite herunterladen.

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.