Digitalisierung im Verein – Chancen, Potenziale und Möglichkeiten

Die Zukunft wird einfacher digital verwaltet. Wir zeigen euch in diesem Beitrag, wie ihr schon heute jene Schritte einleiten könnt, um für genau diese Zukunft bestens vorbereitet zu sein. Veränderung ist eine Chance für euren Verein.

Was bedeutet Digitalisierung für den Verein?

Schaut man sich den Begriff Digitalisierung genauer an, bezeichnet dieser per Definition die Veränderung von Prozessen, Objekten und Ereignissen, welche durch eine zunehmende Nutzung von digitalen Geräten erfolgt. Dies bedeutet in anderen Worten, die Erstellung digitaler Abbildungen von physischen Objekten, von Ereignissen oder analogen Medien.

Die Digitalisierung, auch im Vereinswesen, durchlief in den vergangenen Jahren eine ganz typische Entwicklung, da Prozesse und einzelne Tätigkeiten mit moderner Soft- und Hardware angenehmer und nahezu fehlerfrei gestaltet werden kann. Das beginnt bei Messgeräten in Wettkämpfen, geht über die Mitgliederverwaltung bis hin zur Koordination und Vernetzung gesamter Landesorganisationen und der Schnittstelle mit Vereinen und Ortsgruppen.

Präsentation des vereinsvorstands zum Thema Digitalisierung
Macht euch gemeinsam Gedanken zu automatisierten Prozessen – es spart euch wirklich viel Zeit

Digitalisierung bedeutet also nicht nur eine analoge Liste in eine Excel Liste zu übertragen, sondern Prozesse im Verein weitestgehend zu automatisieren. Denn nur so kann bewerkstelligt werden, dass die Vorteile, die eine Digitalisierung mit sich bringt, auch einen positiven Einfluss auf die Effizienz hat. In diesem Unterkapitel geht es vor allem um:

  • Gründe für Digitalisierung im Verein
  • Chancen und Herausforderungen dieser digitalen Tranformation
  • Top Tools / Softwaren zur Digitalisierung im Verein
  • Anleitung wie man den digitalen Wandel startet

Gründe für Digitalisierung im Verein

Als zentraler Grund wird meist eine Steigerung der Effizienz genannt. Prozesse günstiger und schneller zu gestalten, um so Fehler zu vermeiden und Ressourcen zu sparen. Soviel zur Theorie. In der Praxis gibt es jedoch eine Vielzahl an Gründen, die sich nicht so einfach trennen lassen, sondern nahtlos ineinander übergehen. Es gibt also nicht nur einen Grund oder den einen Grund, warum Digitalisierung in einer Organisation Platz finden soll oder nicht.

Für jeden Vereinstyp gibt es unterschiedliche Rahmenbedingungen und damit auch unterschiedliche Herangehensweisen, um moderne Prozesse erfolgreich zu integrieren. Nachfolgendes Unterkapitel gibt einen kompakten Überblick, was dabei zutreffende Chancen und Herausforderungen für euren Verein sein können.

Digitalisierung bedeutet auch: Eine Suchanfrage reicht und ihr habt, was ihr braucht. Ohne Digitalisierung müsstet ihr Informationen mühselig suchen, auf einem Zettel erfassen und in Ordnern ablegen. Wer ein Archiv voller solcher Ordner schon einmal nach einem bestimmten Zettel durchforstet hat, weiß, wie zeitaufwändig das sein kann.

Habt ihr bei einer Vereinssitzung ein handschriftliches Dokument vergessen, so fehlen im schlimmsten Fall wichtige Informationen, um das Meeting überhaupt erst fortzusetzen. Anders beim digitalisierten Verein: Dokumente stehen online bereit – in Tools wie Google Docs, Dropbox oder dem Onlinespeicher von Vereinsplaner – und werden mit allen Mitgliedern geteilt. So erleichtert die Digitalisierung den Alltag enorm.

Nicht zuletzt dürft ihr die Kommunikation über diverse Hilfsmittel, wie Smartphones oder den Computer nicht vergessen. Denn in einem Verein geht es vor allem um die Kommunikation und diese beschränkt sich schon lange nicht mehr nur auf persönliche Treffen. Der größte Teil läuft bereits über Smartphones.

Digitalisierung im Verein – Übergabe digitaler Tools im Verein
Bindet eure Mitglieder in digitale Prozesse ein, so bleiben sie immer top informiert

Chancen und Herausforderungen

Verwaltung der Struktur

Zusätzlich zur Verwaltung der Mitglieder, Mannschaftskameraden und aller sonstigen Beteiligten können sämtliche Strukturen mithilfe von Software übersichtlich und für alle Personen jederzeit zugänglich aufgesetzt werden. Spätestens, wenn es in einem Verein mehrere Sportsektionen gibt, sollte die Verwaltung zentral und strukturiert gestaltet sein. Mitgliederanfragen können ebenfalls automatisiert und somit zeitschonend für die Leiter der Sektionen gestaltet werden.

Gemeinsame Kommunikation

Die zentrale Kommunikation über ein internes Tool (wie Chat und Terminverwaltung) kann enorm viel Arbeit in der Organisation abnehmen, wenn es richtig eingesetzt wird. Daten sind immer und überall verfügbar, gehen nur schwer verloren, können schnell gesucht und mit beliebig vielen Nutzern geteilt werden.

Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten ist ein weiter wichtiger Punkt, der viele Probleme frühzeitig vermeiden lässt. Was in vielen Firmen ohnehin gang und gäbe ist, sollte auch in der Verwaltung eures Vereins keinen Halt machen. Differenzierung in Berechtigungen in einem System gehören ebenso dazu, denn nicht alle Personen und Beteiligten dürfen auf alle Daten Zugriff haben.

Verwaltung einzelner Bereiche

Über das hinaus können einzelne Bereiche des Vereins mit sinnvollen Funktionen wie einer Inventarverwaltung, einem Onlinespeicher oder einer internen Umfragefunktion in der Verwaltung unterstützt werden. Eine Schnittstelle zum Verband selbst kann ebenso möglich sein, wie eine getrennte und unabhängige Digitalisierungsstrategie.

Eine Software muss sich an die gegebenen Strukturen anpassen und diese vereinfachen und unterstützen und nicht umgekehrt. Betrachtet man seinen Verein neutral von außen, dann wird man feststellen, wie viele einzelne kleine Prozesse mithilfe von Software oder technischer Hardware optimiert werden können.

Kosten und Aufwand

Es kann schwer pauschal festgelegt werden welche Kosten und Aufwendungen auf einen Verein bzw. die einzelnen Sektionen, Gruppen und Mannschaften zukommen. Das hängt stark von den einzelnen Anforderungen ab. Für die einen ist es mit einer einfachen Verwaltungssoftware getan, andere benötigen wiederum spezifische Schnittstellen zum Verband und manche wollen obendrein eine Buchung- und/oder Zahlungsmethoden und einen Onlineauftritt inkludiert haben.

Werden die Zeitersparnisse der eigenen Zeit, die für einzelne Prozesse eingespart werden, eingerechnet dann scheint die Digitalisierung im Vergleich zu den Aufwendungen kaum mehr teuer. Initialkosten sollten aber dennoch mit eingerechnet werden und ein Budget dafür festgelegt werden.

Diversität im Betrieb und der Mannschaft

Die unterschiedlichen Zugänge zwischen Personen in einem Verein zum Thema Digitalisierung können eine wahrliche Herausforderung sein. Ältere Personen müssen abgeholt werden, hier geht es nicht nur um die Verwaltung der Mannschaft/Gruppe selbst, sondern auch in Betrachtung auf die Schnittstelle zum Verband/Verein können große Unterschiede im Zugang der einzelnen Personen vorhanden sein.

Zusammenfassung

Jeder Verein und dessen Anwender/Mitglieder müssen selbst entscheiden, wie eine Digitalisierung Schritt für Schritt in die Wege geleitet werden kann. Oft ist es sinnvoll, mit kleinen Prozessen zu beginnen und sich dann gesamtheitlich heranzuarbeiten.

Vereinsplaner Mitgliederverwaltung am Laptop
Verwaltung des Vereins und der Mitglieder in einer übersichtlichen Software

Top Tools und Softwaren für Vereine

WhatsApp

Kann natürlich nicht fehlen! Hier lassen sich ganz einfach Gruppenchats erstellen und dringende Informationen in Kürze an alle Mitglieder verteilen. Großer Vorteil, dass bereits viele Menschen WhatsApp verwenden.

Doch WhatsApp ist natürlich nicht der einzige Messenger. Auch über Facebook und Telegram habt ihr eine Möglichkeit im Verein zu kommunizieren. Selbst unser Vereinsplaner hat einen einfachen Chat, der euch alle relevanten Funktionen bietet.

Google Docs und Tabellen

Könnt ihr euch wie ein online Word, Excel und Power Point vorstellen, in denen ihr gemeinsam und gleichzeitig arbeiten könnt. Vor allem für die Organisationen von Events ein „must have“. Das Tolle: Ihr könnt einstellen, wer die Dokumente bearbeiten kann und wer sie sich einfach nur ansehen kann. So könnt ihr gemeinsam mit dem Vorstand eine Aufgabenlisten führen, die die anderen zum Beispiel nur einsehen können (Achtung DSGVO).

Calls mit Google Hangouts

Hangouts ist ein einfaches Videotelefonie Programm aus dem Hause Google. Dabei reicht für Teilnahme ein einfacher Google Account bereits aus. Dieses Tool ist vor allem dann zu empfehlen, wenn ihr über ein Telefonat mit vielen Personen gleichzeitig etwas besprechen müsst. Es ist viel persönlicher als nur via Audio und dementsprechend ist der Outcome auch ein besserer als nur per Telefon.

Vereinsplaner Software

Ohne zu sehr Eigenwerbung zu machen: Vereinsplaner wurde gemeinsam mit vielen Vereinen als Feedbackgeber dafür entwickelt, um bei den oben genannten Herausforderungen zu unterstützen und die Chancen in der Automatisierung optimal zu nutzen. Dabei sollen nicht nur die Vorstände, Sektions- oder Gruppenleiter von einer besseren internen Verwaltung in Bezug auf ihre Vereine profitieren, sondern vor allem die Mitglieder selbst.

Konkret könnt ihr ein Kassabuch und eine Buchhaltung für den Verein führen, Termine planen und organisieren, wiederkehrende Termine festlegen, mit den Mitgliedern kommunizieren, das Vereinsinventar verwalten, Umfragen erstellen, Statistiken einsehen und die Standorte des Vereins verwalten. Ein Onlinespeicher ist natürlich auch dabei. Den Vereinsplaner gibt es als Webanwendung für die Organisation der leitenden Personen und als mobile App (iOS und Android) für Mitglieder.

So habt ihr alles an einem Ort und jede Eventualität, die im Verein auftreten könnte, ist abgedeckt. Ihr könnt unsere Software mit 15 Mitgliedern dauerhaft kostenlos verwenden und/oder im gesamten Verein gemeinsam zwei Monate kostenlos testen.

Wie könnt ihr im Verein die Digitalisierung angehen?

Es freut uns natürlich, dass ihr euch mit diesem Thema schon so intensiv beschäftigt. Sonst hättet ihr jetzt wahrscheinlich diesen Beitrag nicht gelesen. Das ist eigentlich auch schon der erste Schritt und wichtigste Schritt, den ihr geschafft habt.

Als zweiten Schritt würden wir empfehlen, wenn ihr die oben beschriebenen Tools einmal begutachtet, euch eine Meinung bildet. Wir zum Beispiel arbeiten bereits seit 4 Jahren an am Vereinsplaner und haben über 3.500 Vereine auf unserer Plattform, die regelmäßig auf unser Tool setzen.

Eine Unterstützung zum Aufsetzen unseres Tools findet ihr in diesem Beitrag. Sollten Fragen aufkommen, schreibt uns einfach unter support(at)vereinsplaner.at. Wir freuen uns auf eure Wünsche und euer Feedback.

Wenn ihr einfach nur mehr zum Thema Digitalisierung im Verein wissen möchtet, dann schaut bei unserem Vereinshandbuch vorbei. Dort findet ihr alle wichtigen Informationen zum Vereinswesen in einem kostenlosen ePaper zum Download. Wie führt ihr einen Verein richtig? Wie geht ein Vorstandswechsel vonstatten? Oder wie sieht es um den Datenschutz meiner Mitglieder aus? Diese und weitere Fragen werden euch dort auf über 80 Seiten beantwortet. Das Vereinshandbuch ist bald verfügar.

Geballtes Vereinswissen im Vereinshandbuch 2021

Wir haben gemeinsam mit acht Experten aus der Praxis ein 85-seitiges ePaper zu aktuellen Themen rund um das Vereinswesen verfasst. Das ePaper beinhaltet 5 Kapitel und 15 Themengebiete zu wichtigen Bereichen rund um die Organisation, Mitglieder, Förderungen, Sponsoren, Steuern uvm. Auch auf das Thema der Digitalisierung wird genauer drauf eingegangen. Du kannst das Handbuch als kostenlosen Download auf der Vereinshandbuch Webseite herunterladen.

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.