Was eine gute Mitgliederverwaltung im Verein ausmacht

Ein Verein lebt von und mit seinen Mitgliedern – diese gehören mit einer hohen Datenqualität & -sicherheit verwaltet und strukturiert. In diesem Beitrag gehen wir den Fragen rund um die Organisation der eigenen Mitglieder auf den Grund.

Gründe für eine Mitgliederverwaltung bzw. Vereins-CRM

Eine gute Stammdatenverwaltung, auch Vereins-CRM genannt, braucht es bevor es zu Problemen mit Mitgliedsdaten kommt, um euch eine Organisation und Kontaktmöglichkeit jederzeit und zu den unterschiedlichsten Prozessen zu ermöglichen. Macht euch im Verein Gedanken, welche Daten ihr von euren Mitgliedern (im Sinne des Vereinszweckes) braucht und holt nur jene ein, die wirklich relevant sind. Personenbezogene Daten sind heikle Daten und dementsprechend sorgsam solltet ihr als Verein mit diesen umgehen.

Zugriffe sollen nur jene Personen haben, die auch wirklich die Informationen der Mitglieder benötigen (z.B. der Vorstand oder hohe Funktionäre). Bei einzelnen Gruppen/Mannschaften können es auch Leiter/Trainer sein.

Wie könnt ihr redundante Daten vermeiden? Wie haltet ihr Mitgliederdaten aktuell und wie könnt ihr ein sinnvolles gemeinsames Arbeiten mit Stammdaten bewerkstelligen (Berechtigungssystem)? Habt ihr euch mit dem Thema der DSGVO beschäftigt? All das sind Fragen, die ihr euch vorher überlegen müsst. Die Antworten auf diese Fragen sind meist einfacher, als ihr denkt und das meiste behandeln wir im Zuge dieses Beitrags.

Bild Screenshot Vereinsplaner Mitgliederverwaltung
Die Vereinsplaner Mitgliederverwaltung deckt als moderne Lösung sämtliche Anforderung ab

Cloud Software vs. statischer Stammdatenverwaltung

Das ist eine der grundlegenden Fragen vor dem Einsatz der Mitgliederverwaltung und beide Optionen haben ihren Charme und ihre Vorteile. Zuerst zur wahrscheinlich am meisten verbreiteten Art der Mitgliederverwaltung unter Vereinen – die Verwaltung mittels Excel. Egal ob als Desktop-Version oder als gemeinsames Dokument im Google Drive, per Excel haben vor allem kleine Vereine eine kostengünstige Möglichkeit ihre Mitglieder und die zugehörigen Daten abzuspeichern und zu teilen.

Wobei das Teilen unter Funktionären eines Excel-Dokuments auch zu Problemen führen kann, weil man nicht mehr sicherstellen kann, welches schlussendlich das aktuellste Dokument ist – die Datenqualität kann darunter sehr leiden. Dafür ist es schnell aufgesetzt und (fast) jeder kennt sich mit Excel aus. Mit Excel ist man außerdem sehr flexibel.

Vorbereitete Excelvorlagen aus dem Internet downzuloaden und zu verwenden, zahlt sich in den wenigsten Fällen aus, da in einem kleinen Verein das Excel sehr schnell aufgesetzt ist und bei größeren Vereinen eine Vereinssoftware besser eingesetzt ist.

Cloudsoftwaren zur Vereinsverwaltung sind hingegen meist auf heimischen Serverstandorten und haben sich auf die Verwaltung von Vereinsdaten spezialisiert. Vor dem Einsatz einer Mitgliederverwaltung über eine Cloudsoftware ist es zu empfehlen, sich in einem Testabo davon zu überzeugen, ob es wirklich das richtige für den eigenen Verein ist. Die meisten Softwaren bieten ein solches kostenloses Testen an – wir von Vereinsplaner natürlich auch.

Bei Cloudsoftwaren liegen die Daten meist auf einer zentralen Datenbank und Funktionäre haben je nach Berechtigung gemeinsamen Zugriff auf Mitgliederdaten, was die Datenqualität, gegenüber Excel um einiges verbessert. Denn es gibt nur eine aktuelle Version. Die Daten sind dabei gut gespeichert und vor unberechtigten Zugriffen geschützt.

Bild Screenshot Vereinsplaner Mitgliederverwaltung – Detailprofil eines Mitglieds
Alle Daten eines Mitglied verwalten – Verknüpfung zu aktiven Mitgliedsaccount möglich

Unterschied zwischen aktiven und passiven Mitgliedern

Warum ist es so wichtig diesen Unterschied zu nennen? Weil ein Verein mit/von beiden Arten von Mitgliedern lebt und eine Software dementsprechend zum Verein passen muss, sofern es viele aktive Mitglieder gibt. Die Frage müsste daher eigentlich lauten, wie kann man beide Gruppen sinnvoll abbilden?

Hier haben wir eine einfache Antwort. Aber zuerst zum Unterschied: Aktive Mitglieder sind Personen (wie Funktionäre, Athleten, Sänger, Musikanten, Helfer, Trainer, Organisatoren, …), die im Verein regelmäßig “anpacken” oder am Vereinsgeschehen teilnehmen. Passive Mitglieder sind hingegen Ehrenmitglieder, manchmal zu informierende Personen oder einfach am Verein interessierte Personen. Also all jene, die nicht tatkräftig und regelmäßig am Vereinsleben teilnehmen.

Nun aber zu unserer Antwort, wie man beide Gruppen sinnvoll über eine Software einbindet. Das geschieht bei Vereinsplaner über eine saubere Mitgliederverwaltung, wo Datensätze von passiven Mitgliedern von zuständigen Vereinsfunktionären eigenständig verwaltet werden können. Die aktiven Mitglieder hingegen haben selbst die Möglichkeit über einen Mitgliederaccount (z.B. mobile App) ihre Stammdaten selbst zu verwalten und aktuell zu halten. Beide Gruppen und ihre Daten landen in einer gemeinsamen Datenbank und die Vereinsfunktionäre haben natürlich Einblick in sämtliche Daten.

Der Vorteil besteht aber darin, dass aktive Mitglieder an viel mehr “Vereinsgeschehen” teilnehmen können, als nur ihre eigenen Daten selbst zu verwalten. Sie können aktiv an Termin-Aussendungen, Umfragen, News und im Chat teilnehmen. Aktive Mitglieder können natürlich wie im echten Leben zu passiven werden und umgekehrt. Dass die Daten immer sauber sind, dafür sorgt unsere Vereinssoftware.

Das, wie gesagt ist nur unsere Variante, wie wir an dieses Problem mit einem gesamtheitlichen Lösungsansatz herantreten – andere Softwaren machen es anders und ihr müsst euch als Verein selbst entscheiden, wie ihr es benötigt.

Bild Screenshot Vereinsplaner Mitgliederverwaltung – Mitglied anlegen
Mitglieder einfach anlegen und verwalten – inklusive individuellen Feldern

Welche Anforderung muss eine Mitgliederverwaltung für Vereine erfüllen?

Pauschal kann man dies schwer sagen, weil doch jeder Verein etwas anders ist. Es kommt darauf an wie viele Mitglieder ihr damit verwalten wollt und ob ihr Daten intelligent mit anderen Funktionen (wie z.B. einer Terminplanung) verknüpfen wollt. Kosten spielen natürlich auch eine Rolle.

Kleine Vereine fahren meist mit einer einfachen kostenlosen Excel recht gut. Zumindest bis sie größer werden oder weitere Funktionen, wie z.B. eine Finanzverwaltung mit dem Excel verknüpfen wollen oder Termine automatisch ausschicken möchten. Da stößt man, als “normaler” Excel-Anwender schnell an seine persönlichen Grenzen.

Auch Vereinssoftwaren können bei kleinen Vereinen kostenlos sein bzw. sind in Relation oft sehr günstig. Passive Mitglieder können im Vereinsplaner in unlimitierter Höhe angelegt werden – sprich das reine Vereins-CRM ist absolut kostenlos und ohne Einschränkungen. Bei Mitgliedern, die auch Informationen erhalten sollen bzw. selbst einen Account/App haben kostet der Vereinsplaner für Vereine bis 50 Mitglieder 99€ im Jahr (zu den Preisen) mit gesamten Funktionsumfang. Ihr spart euch übers Jahr umgerechnet viele Stunden an Aufwand, so sind die Initialkosten schnell herinnen.

Datensicherheit, Zeitersparnis und Kosteneffizient

Das sollen nicht nur drei in den Raum geworfenen “Buzzwords” sein, sondern darum soll sich eine Entscheidung bei euch im Verein drehen, wenn es um eine Stammdatenverwaltung geht. Ein nicht zu vernachlässigendes Argument ist die Aufteilung der Daten an jene Personen (Vorstand/Funktionären/Trainer/Leiter), bei denen sie auch wirklich richtig aufgehoben sind. Das macht es euch auch möglich Arbeit gegenseitig abzunehmen.

Idealerweise meldet sich das Mitglied über ein Onlineformular an und mit der Bestätigung durch den Vorstand wird das Mitglied automatisch in den Stammdaten angelegt. Dann habt ihr überhaupt keinen Aufwand mehr. Weitere Möglichkeit wäre, dass ihr als Vorstand gesamte Excellisten importiert und so der Umstieg von Excel auf eine Software schnell durchgeführt ist. Das nennt man kosten- und ressourceneffizientes Arbeiten.

Wer sich mit dem Thema des Datenschutzes im Verein bereits auseinandergesetzt hat, der weiß wie wichtig es ist, sich um personenbezogene Daten gut zu kümmern. Mit einer professionellen Software seid ihr hier immer besser bedient, weil diese euch weniger Fehler in der Anwendung machen lässt.

Messenger-Dienste wie Whatsapp, sind zwar in einem breiten Einsatz in allen Schichten unserer Gesellschaft vertreten, das macht sie aber nicht weniger umstritten. Bedenkt man, was ein kostenloser Dienst wie Whatsapp eigentlich zum Ziel hat – die Daten für Werbezwecke zu verwerten. Hier solltet ihr euch mit dem Verein Gedanken zu Alternativen machen. Unser Vereinsplaner Chat kann eine solche Alternative sein.

Wie vorher bereits erwähnt wird sich die Datenqualität automatisch verbessern, wenn ihr klare Strukturen schafft und die Daten zwar zentral speichert aber gemeinsamen dezentralen Zugriff von überall ermöglicht. Nichts geht schneller als über eine mobile App in der Situation selbst das Mitglied anzulegen und fehlende Infos werden automatisch bei einem aktiven Mitglied selbst über den Account ergänzt.

Verknüpfung der Mitgliederverwaltung mit anderen Funktionen

Eine Mitgliederverwaltung bildet eine starke Basis. Es kommt danach darauf an, wie ihr diese sinnvoll mit weiteren Anforderungen aus eurem Verein verknüpft. Folgende Verknüpfungen können sinnvoll sein und bestehen beim Vereinsplaner:

  • Mitgliedsbeiträge automatisch einziehen
  • News-Aussendungen (E-Mails, SMS, Push-Benachrichtigungen)
  • Terminplanung und Statistiken führen
  • Veranstaltungsplanung und To-Do Listen erstellen
  • Inventare verwalten mit Leihfunktion
  • Export der Daten für Anmeldungen (Bewerbe)
  • Kontaktinfos immer am Smartphone haben

Hier kommt es wiederum darauf an, was euer Verein wirklich braucht und was für euch essentiell ist. Nicht jede Vereinssoftware deckt sämtliche Funktionalität zum gleichen Maße ab. Skizziert eure bestehenden Prozesse auf einem weißen Blatt Papier und priorisiert in “Must-Have” und “Nice-to-Have” Anforderungen.

Zusammenfassung

Ihr merkt schon, die Entscheidung wie ihr es im Vereine final handhaben wollt hängt von vielen einzelnen Faktoren ab. Es kann sein, dass für die eine Phase in eurem Verein die eine Verwaltung passt und für eine andere Phase eine ganz andere. Dann bedeutet es zwar initial einen Aufwand im Wechsel des Tools, aber dafür seid ihr dann wieder “sauber” unterwegs.

Desto ordentlicher ihr euch ein Tool aufsetzt, desto weniger Fehler werden euch in der Verwaltung passieren und umso besser ist auch eure Datenqualität. Es hilft euch nichts, wenn die Hälfte der gespeicherten Daten falsch oder fehlerhaft sind. Wir geben euch sehr gerne Hilfestellungen zu diesem Thema und helfen euch auch beim Umstieg, sofern ihr Hilfe braucht.

Seid ihr euch nicht sicher, dann meldet euch bei uns einfach unter [email protected] und wir werden euch eine ganz objektive Antwort geben. Wir wissen ganz genau, ab wann eine professionelle Vereinssoftware wirklich hilft – alles andere würde weder euch noch uns helfen.

Wir hoffen euch mit diesem Beitrag geholfen zu haben und wünschen euch viel Erfolg bei der Umsetzung.

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.