Das Vereinsprotokoll ist ein zentrales Instrument zur Dokumentation wichtiger Beschlüsse und Diskussionen im Vereinsleben. Auch wenn es wenige bis keine gesetzlichen Vorgaben dafür gibt, ist es doch wichtig einige Punkte zu beachten, um später auftretende Probleme vorzubeugen und Informationen zu speichern.
Eines sei vorweggenommen: Ihr habt keine gesetzliche Verpflichtung, ein Vereinsprotokoll für eure Mitgliederversammlung und ähnliches zu führen – auch wenn es möglich ist, dass die Verpflichtung dazu in der Vereinssatzung festgelegt wurde.
Dennoch gibt es einige gute Gründe fürs Protokollieren und Festhalten von Informationen aus euren Versammlungen. Hier sind drei der wichtigsten:
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Auch wenn das Vereinsprotokoll teilweise individuell aufgebaut sein darf, sollte es gewisse Informationen unbedingt beinhalten, damit es die oben genannten Zwecke auch wirklich erfüllt. Folgende Datenbestände solltet ihr unbedingt in das Protokoll mit aufnehmen:
Damit ihr die Versammlungsinhalte auch mittel- und langfristig nachvollziehen könnt, sollten außerdem folgende Informationen enthalten sein:
Unterschieden wird zwischen drei verschiedenen Arten von Protokollen: Ergebnisprotokoll, Verlaufsprotokoll und Wortprotokoll. Welche Art man wählt, hängt von der Komplexität der in der Tagesordnung festgelegten Themen ab.
Sind die Themen und Beschlüsse kompliziert, umfangreich und komplex, so lohnt es sich, detailliert zu protokollieren – bei finanziellen Angelegenheiten und Beschlüssen mit langfristigen Folgen wird ebenso dazu geraten. Allgemein gilt: Lieber etwas zu viel dokumentiert, als zu wenig.
Je nachdem bietet es sicher aber auch an, die Formen zu vermischen. Aber wie unterscheiden sich die drei genannten Formen überhaupt?
Wie der Name schon sagt: Beim Ergebnisprotokoll steht das Ergebnis im Mittelpunkt. Einzelne Diskussionsbeiträge werden nicht protokolliert, das Dokument enthält (fast) ausschließlich Beschlüsse und Entscheidungen. Ein ganz einfaches Ergebnisprotokoll könnte so aussehen:
Hier ist es nicht notwendig, ein detailliertes Protokoll über Einzelheiten der Entscheidung zu führen. Bei komplexeren Themen wäre diese Form der Protokollierung zu wenig.
Das Verlaufsprotokoll enthält auch komprimierte Wortbeiträge. Es ist nicht notwendig, dass die Mitglieder genau zitiert werden – ihre Ansichten sollten aus dem Protokoll aber klar hervorgehen. Diese Art der Protokollierung empfehlen wir vor allem für Vorstandssitzungen.
Im Wortprotokoll wird wirklich jedes gesprochene Wort dokumentiert. Das ist nur in Ausnahmefällen empfehlenswert, da hier ein erfahrener und schneller Schriftführer benötigt wird. Zum Glück gibt es in der Vorstandsarbeit nur selten Fälle, wo das Wortprotokoll erforderlich ist – es kann aber sinnvoll sein, einzelne Diskussionsbeiträge wörtlich zu zitieren. Und diese Form des Protokolls kann auch ergänzend als Aufnahme geführt werden. Dies aber bitte vorher mit allen Beteiligten abklären.
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Wie bereits näher erwähnt hat ein Protokoll ein klares Ziel. Es erfasst und dokumentiert im Idealfall sämtliche Ergebnisse von Versammlung, Zusammenkünften, Verhandlungen und vielen weiteren (kritischen) Gesprächen. Darüber hinaus dienen die Infos des Protokolls einer Speicherung und Übermittlung an die Mitglieder und den Vorstand über Zustandekommen von Beschlüssen.
Ein Protokoll ist in der Praxis also nichts anderes als ein Beweismittel im Streitfall und bei etwaigen Anfechtungen von Beschlüssen. Im Idealfall fungiert das Protokoll lediglich als Erinnerung an vergangene Termine und Versammlungen, um schnell wieder an alte Punkte anzuknüpfen und keine Zeit zu verlieren.
Kleiner Tipp: Das Protokoll sollte auf jeden Fall von jemanden geführt werden, der sowohl zuhören als auch dokumentieren gleichzeitig kann und auch nicht voreingenommen von Entscheidungen ist. Die Notizen zu Versammlungen sollten unbedingt noch am gleichen Abend oder am nächsten Tag in der Früh ausformuliert und an die anderen Beteiligten geschickt werden. So wird nichts „Wichtiges“ vergessen oder falsch interpretiert.
Um euch bei eurem Protokoll optimal zu unterstützen, haben wir eine Mustervorlage mit allen wichtigen Punkten als Word-Dokument für euch vorbereitet. Dieses erhält ihr im Vereinsplaner Rechtsbereich. Das Protokoll ist dabei ein Richtungsweiser, was Inhalt sein sollte und kann nach Belieben auf eure Bedürfnisse abgestimmt sein.
Achtung! Nicht jedes Vereinsmitglied wird die Inhalte einer Sitzung immer gleich auffassen – oft werden sogar Beschlüsse völlig unterschiedlich wahrgenommen. Ein Mitglied könnte dann versuchen, das Versammlungsprotokoll anzufechten. Deshalb ist es wichtig, in der Satzung festzulegen, wer Einspruch gegen das Protokoll einlegen kann und wie das zu geschehen hat. Gibt es so eine Regelung nicht, so kann jeder Versammlungsteilnehmer komplett formlos seinen Einwand anbringen.
Wichtiges Detail: Wird ein Versammlungsprotokoll bei der darauffolgenden Versammlung angefochten, so muss der jeweilige Versammlungsleiter diesem Einspruch unbedingt nachgehen. Sollte der Einspruch gerechtfertigt sein, so muss das Protokoll geändert werden – und zwar mittels eines Protokolleintrages zur laufenden Versammlung.
Das heißt, ganz vereinfacht: Beim jeweiligen Tagesordnungspunkt wird das Protokoll der letzten Versammlung vorgelesen. Eines der Mitglieder erhebt Einspruch gegen einen Punkt des Protokolls. Ist dieser faktisch richtig, so muss das Protokoll abgeändert werden.
Möglich ist ein Einspruch auch, wenn sich ein Mitglied durch das Protokoll angegriffen fühlt. Wenn zum Beispiel eine hitzige Diskussion stattgefunden hat und jemand wurde namentlich erwähnt, mit dem Verweis, dass er sich ausfällig verhalten hat, so kann diese Person den Eintrag anfechten. Sollte es sich hier nicht um sachliche Feststellungen, sondern um Beleidigungen oder subjektives Empfinden handeln, dann muss der Eintrag abgeändert werden.
Nicht überall ist es üblich, dass das gesamte Versammlungsprotokoll der vorangegangenen Versammlung vorgelesen wird. Häufig wird es bei der Einladung zur anstehenden Versammlung mitgeschickt. Jedes in der Satzung festgelegte Mitglied hat dann die Chance, Einspruch zu erheben. Das kann sowohl telefonisch, persönlich, via E-Mail oder auch per Brief oder sogar via Fax erfolgen, wenn die Form nicht in der Satzung festgelegt wird.
Zeitlich gibt es dafür keine Frist – wobei ihr die Vereinsmitglieder natürlich dazu anhalten solltet, mögliche Einsprüche innerhalb weniger Tage einzubringen, damit kein großer organisatorischer Mehraufwand folgt.
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