Das Vereinsprotokoll – Gründe, Inhalte, Anforderungen & Vorlage

Das Vereinsprotokoll ist ein zentrales Instrument zur Dokumentation wichtiger Beschlüsse und Diskussionen im Vereinsleben. Auch wenn es wenige bis keine gesetzlichen Vorgaben dafür gibt, ist es doch wichtig einige Punkte zu beachten, um später auftretende Probleme vorzubeugen und Informationen zu speichern.

Mitgliederversammlung in Zeiten von Corona

Die Mitgliederversammlung ist das wichtigste Organ eines Vereins. Gerade jetzt in Zeiten des Coronavirus ist es aber sehr schwierig sich sowohl bzgl. gesundheitlicher als auch rechtlicher Gründe in großen Gruppen Indoor zu versammeln. Wir haben uns diesbezüglich informiert und euch in einem gesonderten Beitrag ale Informationen zur Mitgliederversammlung während Corona zusammengefasst. Eines vorweg: Es gibt Möglichkeiten, diese virtuell/digital durchzuführen.

Beitrag Vereine und Corona
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Das Vereinsprotokoll – darum ist es so wichtig

Eines sei vorweggenommen: Ihr habt keine gesetzliche Verpflichtung, ein Vereinsprotokoll für eure Mitgliederversammlungen zu führen – auch wenn es möglich ist, dass die Verpflichtung dazu in der Vereinssatzung festgelegt wurde.

Dennoch gibt es einige gute Gründe fürs Protokollieren und Festhalten von Informationen aus euren Versammlungen. Hier sind drei der wichtigsten:

  • Euer Vereinsvorstand hat eine gesetzlich geregelte Auskunftspflicht gegenüber den Mitgliedern – dieser lässt sich mit einem entsprechenden Protokoll einfacher nachkommen.
  • In Protokollen werden wichtige Beschlüsse festgehalten – bei Uneinigkeiten können sie zur Klärung unterschiedlichster Sachverhalte eingesetzt werden.
  • Beschlüsse und wichtige Details werden ganz einfach vergessen, wenn sie nicht schriftlich dokumentiert werden. So hat jedes Mitglied am Ende seine eigene Version im Kopf und erinnert sich vor allem an die Dinge, die ihm oder ihr besonders wichtig waren.

Inhaltliche Mindestanforderungen

Auch wenn das Vereinsprotokoll teilweise individuell aufgebaut sein darf, sollte es gewisse Informationen unbedingt beinhalten, damit es die oben genannten Zwecke auch wirklich erfüllt. Diese Informationen solltet ihr unbedingt in das Protokoll mit aufnehmen:

  • Beschreibung der Beschlüsse, die getroffen wurden
  • Abstimmungsergebnisse
  • Hinweis, wenn eines der Vereinsmitglieder sich bei Abstimmungen in eigener Sache seiner Stimme enthaltet

Damit ihr die Versammlungsinhalte auch mittel- und langfristig nachvollziehen könnt, sollten außerdem folgende Informationen enthalten sein:

  • Wo hat die Sitzung stattgefunden?
  • Wann hat sie stattgefunden – Datum & Uhrzeit?
  • Wer war anwesend?
  • Was stand auf der Tagesordnung bzw. was wurde besprochen?
  • Endzeitpunkt der Versammlung
  • Name des Versammlungsleiters & des Protokollführers
  • Unterschriften jener Mitglieder, die das Protokoll laut Vereinssatzung absegnen müssen
  • Im Fall von Satzungsänderungen müssen die geänderten Satzungsregeln mit vollständigem Wortlaut angegeben werden.
Gruppe stimmt bei der Mitgliederversammlung ab
Abstimmungen gehören zu jedem Verein dazu und die Ergebnisse auch in jedes Protokoll

Arten von Protokollen

Unterschieden wird zwischen drei verschiedenen Arten von Protokollen: Ergebnisprotokoll, Verlaufsprotokoll und Wortprotokoll. Welche Art man wählt, hängt von der Komplexität der in der Tagesordnung festgelegten Themen ab.

Sind die Themen und Beschlüsse kompliziert, umfangreich und komplex, so lohnt es sich, detailliert zu protokollieren – bei finanziellen Angelegenheiten und Beschlüssen mit langfristigen Folgen wird ebenso dazu geraten. Allgemein gilt: Lieber etwas zu viel dokumentiert, als zu wenig.

Je nach dem bietet es sicher aber auch an, die Formen zu vermischen. Aber welche Formen gibt es überhaupt?

Das Ergebnisprotokoll

Wie der Name schon sagt: Beim Ergebnisprotokoll steht das Ergebnis im Mittelpunkt. Einzelne Diskussionsbeiträge werden nicht Protokoll, das Dokument enthält (fast) ausschließlich Beschlüsse und Entscheidungen. Ein ganz einfaches Ergebnisprotokoll könnte so aussehen:

  • Darüber wurde abgestimmt: Vorschlag des Vorstandes, ehe. Präsidenten zum Ehrenpräsidenten zu ernennen
  • Beschluss: Einstimmig angenommen.

Hier ist es nicht notwendig, ein detailliertes Protokoll über Einzelheiten der Entscheidung zu führen. Bei komplexeren Themen wäre diese Form der Protokollierung zu wenig.

Das Verlaufsprotokoll

Das Verlaufsprotokoll enthält auch komprimierte Wortbeiträge. Es ist nicht notwendig, dass die Mitglieder genau zitiert werden – ihre Ansichten sollten aus dem Protokoll aber klar hervorgehen. Diese Art der Protokollierung empfehlen wir vor allem für Vorstandssitzungen.

Das Wortprotokoll

Im Wortprotokoll wird wirklich jedes gesprochene Wort dokumentiert. Das ist nur in Ausnahmefällen empfehlenswert, da hier ein erfahrener und schneller Schriftführer benötigt wird. Zum Glück gibt es in der Vorstandsarbeit nur selten Fälle, wo das Wortprotokoll erforderlich ist – es kann aber sinnvoll sein, einzelne Diskussionsbeiträge wörtlich zu zitieren. Und diese Form des Protokolls kann auch ergänzend als Aufnahme geführt werden. Dies aber bitte vorher mit allen Beteiligten abklären.

Übrigens: Diese 3 Arten des Protokollierens sind nicht in Stein gemeißelt und können nach Bedarf auch individuell verwendet werden.

Verwendung eines Protokolls in der Praxis

Wie bereits näher erwähnt hat ein Protokoll ein klares Ziel. Es erfasst und dokumentiert im Idealfall sämtliche Ergebnisse von Versammlung, Zusammenkünften, Verhandlungen und vielen weiteren (kritischen) Gesprächen. Darüber hinaus dienen die Infos des Protokolls einer Speicherung und Übermittlung an die Mitglieder und den Vorstand über Zustandekommen von Beschlüssen.

Ein Protokoll ist in der Praxis also nichts anderes als ein Beweismittel im Streitfall und bei etwaigen Anfechtungen von Beschlüssen. Im Idealfall fungiert das Protokoll lediglich als Erinnerung an vergangene Termine und Versammlungen, um schnell wieder an alte Punkte anzuknüpfen und keine Zeit zu verlieren.

Kleiner Tipp: Das Protokoll sollte auf jeden Fall von jemanden geführt werden, der sowohl zuhören als auch dokumentieren gleichzeitig kann und auch nicht voreingenommen von Entscheidungen ist. Die Notizen zu Versammlungen sollten unbedingt noch am gleichen Abend oder am nächsten Tag in der Früh ausformuliert und an die anderen Beteiligten geschickt werden. So wird nichts „Wichtiges“ vergessen oder falsch interpretiert.

Besprechung in einer kleiner Gruppe im Verein
Auch kleine, interne Besprechungen sollten über ein Protokoll aufgezeichnet werden, um nichts zu vergessen

Anfechtung eines Vereinsprotokolls

Achtung! Nicht jedes Vereinsmitglied wird die Inhalte einer Sitzung immer gleich auffassen – oft werden sogar Beschlüsse völlig unterschiedlich wahrgenommen. Ein Mitglied könnte dann versuchen, das Versammlungsprotokoll anzufechten. Deshalb ist es wichtig, in der Satzung festzulegen, wer Einspruch gegen das Protokoll einlegen kann und wie das zu geschehen hat. Gibt es so eine Regelung nicht, so kann jeder Versammlungsteilnehmer komplett formlos seinen Einwand anbringen.

Wichtiges Detail: Wird ein Versammlungsprotokoll bei der darauffolgenden Versammlung angefochten, so muss der jeweilige Versammlungsleiter diesem Einspruch unbedingt nachgehen. Sollte der Einspruch gerechtfertigt sein, so muss das Protokoll geändert werden – und zwar mittels eines Protokolleintrages zur laufenden Versammlung.

Das heißt, ganz vereinfacht: Beim jeweiligen Tagesordnungspunkt wird das Protokoll der letzten Versammlung vorgelesen. Eines der Mitglieder erhebt Einspruch gegen einen Punkt des Protokolls. Ist dieser faktisch richtig, so muss das Protokoll abgeändert werden.

Möglich ist ein Einspruch auch, wenn sich ein Mitglied durch das Protokoll angegriffen fühlt. Wenn zum Beispiel eine hitzige Diskussion stattgefunden hat und jemand wurde namentlich erwähnt, mit dem Verweis, dass er sich ausfällig verhalten hat, so kann diese Person den Eintrag anfechten. Sollte es sich hier nicht um sachliche Feststellungen, sondern um Beleidigungen oder subjektives Empfinden handeln, dann muss der Eintrag abgeändert werden.

Nicht überall ist es üblich, dass das gesamte Versammlungsprotokoll der vorangegangenen Versammlung vorgelesen wird. Häufig wird es bei der Einladung zur anstehenden Versammlung mitgeschickt. Jedes in der Satzung festgelegte Mitglied hat dann die Chance, Einspruch zu erheben. Das kann sowohl telefonisch, persönlich, via E-Mail oder auch per Brief oder sogar via Fax erfolgen, wenn die Form nicht in der Satzung festgelegt wird.

Zeitlich gibt es dafür keine Frist – wobei ihr die Vereinsmitglieder natürlich dazu anhalten solltet, mögliche Einsprüche innerhalb weniger Tage einzubringen, damit kein großer organisatorischer Mehraufwand erfolgt.

Vorlage für euer Vereinsprotokoll

Um euch bei eurem Protokoll optimal zu unterstützen, haben wir eine Mustervorlage mit allen wichtigen Punkten als Word-Dokument für euch vorbereitet. Dieses könnt ihr kostenlos downloaden. Das Protokoll ist dabei nur ein Richtungsweiser, was Inhalt sein sollte und kann nach Belieben auf eure Bedürfnisse abgestimmt sein.

Vereinsprotokoll kostenlos downloaden
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Häufig gestellte Fragen zum Vereinsprotokoll

Muss ich im Verein ein Protokoll führen?
Das Führen von Protokollen ist für Vereine nicht gesetzlich verpflichtend, die Pflicht dazu kann aber in der Vereinssatzung festgelegt sein. Ob Pflicht oder nicht – das Protokollieren bringt erhebliche Vorteile mit sich, was die Nachvollziehbarkeit von Beschlüssen betrifft.
Wer muss das Protokoll unterschreiben?
Wer das Protokoll unterschreiben muss, ist in der Vereinssatzung festgelegt. Kann die Frage nicht anhand der Satzung geklärt werden, so müssen es der Versammlungsleiter und der Protokollführer unterschreiben.
Welches Protokoll verwende ich im Verein? (Arten)
Man unterscheidet zwischen 3 Arten von Protokollen: Entschlussprotokoll, Verlaufsprotokoll und Wortprotokoll. Die Entscheidung, welche Art gewählt wird, hängt von der Komplexität der besprochenen Themen ab.
Was steht in einem Vereinsprotokoll? (Inhalte)
Ein Vereinsprotokoll muss 3 Dinge beinhalten, damit der Vorstand der Mitteilungspflicht gegenüber den Mitgliedern nachkommen kann: (a.) Beschreibung der Beschlüsse, die getroffen wurden (b.) Abstimmungsergebnisse (c.) Hinweis, wenn eines der Vereinsmitglieder sich bei Abstimmungen in eigener Sache seiner Stimme enthalten hat Darüber hinaus gibt es einige wichtige Details, die man als Verein ins Protokoll mit aufnehmen soll bzw. kann: (a.) Wo hat die Sitzung stattgefunden? (b.) Wann hat sie stattgefunden – Datum & Uhrzeit? (c.) Wer war anwesend? (d.) Was stand auf der Tagesordnung bzw. was wurde besprochen? (e.) Endzeitpunkt der Versammlung (f.) Name des Versammlungsleiters & des Protokollführers (g.) Unterschriften jener Mitglieder, die das Protokoll laut Vereinssatzung absegnen müssen (h.) Im Fall von Satzungsänderungen müssen die geänderten Satzungsregeln mit vollständigem Wortlaut angegeben werden.
Wann brauche ich im Verein ein Protokoll?
Ein Vereinsprotokoll eignet sich immer dann, wenn wichtige Themen besprochen und wichtige Beschlüsse gefasst werden. Die häufigsten Anwendungsfälle sind die Mitgliederversammlung und Vorstandssitzungen.

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.