Das wichtigste Kontroll- & Mitbestimmungsorgan im Verein: Die Mitgliederversammlung (kurz MV). Wie beruft ihr diese korrekt ein und wie hat eine Vorstandswahl eigentlich zu erfolgen? Hier findet ihr Antworten auf DIE Fragen zum Thema.
Wann und wie oft die Mitgliederversammlung zu erfolgen hat, ist in den Statuten definiert. In Österreich mindestens jedoch alle 5 Jahre und in der Regel rund um den Zeitpunkt des Jahreswechsels.
Es könnte aber aufgrund eines Anliegens einer bestimmten Anzahl an Mitgliedern auch sein, dass eine außerordentliche MV eingesetzt werden muss. Dazu muss in der Regel ein schriftlicher Antrag mit einer Begründung und unterstützt von mehreren Mitgliedern beim Vorstand mit Bitte um eine MV eingereicht werden. Auch diese Vorgehensweise ist oft in den Statuten definiert.
Den Vorsitz einer MV führt zumeist der höchste Vorstand (Obmann/Obfrau), oder in dessen Verhinderung sein Stellvertreter. Sollte auch dieser verhindert werden so kann z.B. das älteste Vorstandsmitglied die MV führen.
Wir haben für euch gemeinsam mit einem Rechtsexperten (Anwalt) Musterstatuten erarbeitet, wo ihr einzelne Textbausteine in eure bestehenden Statuten übernehmen könnt. Achtung: Nicht einfach die Statuten ändern und nichts sagen. Jede Statutenänderung muss durch die Mitgliederversammlung abgesegnet sein. Download der kostenlosen Musterstatuten im Rechtsbereich – Vorstandspaket.
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Die Mitgliederversammlung ist ein ernstes und wichtiges Organ. Nicht nur zur Entscheidungsfindung, sondern ebenso zur Kontrolle und Entlastung der rechtlichen Geschäftsführer eines Vereins. Nachfolgende Auflistung kann eine Übersicht geben, wofür die MV eingesetzt werden kann:
Wir haben gemeinsam mit einem Rechtsexperten (Anwalt) einen Downloadbereich mit 35 Dokumenten als Word-Muster ins Leben gerufen. Das folgende Musterpaket enthält für kleines Geld, alles was dein Verein rund um die Themen Mitgliederversammlung und Vorstandswahl benötigt – von der Einladung, über Wahlzettel bis hin zur Jahresplanung. Diese 8 zum Thema konkreten Musterdokumente geben euch Sicherheit und sparen obendrein viel Zeit bei der Umsetzung.
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Bereitet eure Mitgliederversammlung mit einer übersichtlichen Einladung und Tagesordnung vor. Die beiden Vorlagen helfen euch, Termin, Ort und geplante Themen mitzuteilen. Sie gehören zum Mitgliederversammlungspaket der Vereinsplaner-Rechtspakete.
Grundsätzlich wird auch hier wieder in den Statuten geregelt wie die Einladung zu erfolgen hat, damit alle Mitglieder erreicht werden können. Es kann auch eine Mischung aus verschiedenen Maßnahmen erfolgen. Wichtig ist, dass kein Mitglied aufgrund seiner Möglichkeiten von der Einladung ausgeschlossen wird. Das kann folgendermaßen lauten:
Sowohl zu den ordentlichen wie auch zu den außerordentlichen Mitgliederversammlungen sind alle Mitglieder mindestens zwei Wochen vor dem Termin schriftlich, per E-Mail, per Post, per Vereinsplaner oder per Telefax einzuladen. Die Anberaumung der Mitgliederversammlung hat unter Angabe der Tagesordnung zu erfolgen. Die Einberufung erfolgt durch den Vorstand. Anträge zur Mitgliederversammlung sind mindestens sieben Tage vor dem Termin der Mitgliederversammlung beim Vorstand schriftlich, per E-Mail oder per Telefax einzureichen.
In der Einladung sollte also beachtet werden:
Bitte beachtet, dass ihr die formalen Schritte der Einladung auch wirklich beachtet, denn sonst kann es unter Umständen auch zu einer ungültigen Wahl kommen. Daher haben wir mit dem Rechtsexperten Michael Lanzinger eine Mustereinladung erstellt, die alle wichtigen Formvorschriften enthält. Diese Einladung findet ihr im Rechtspaket zur Mitgliederversammlung.
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*Gültig bei Abschluss des ersten Pakets mit einer Laufzeit von 12 Monaten.
Die Agenda einer MV richtet sich natürlich stark nach den Anliegen der Mitglieder und/oder des Vereins. In der Praxis hat sich aber bewährt, dass wenn schon eine MV stattfindet und alle Personen zusammenkommen, auch gleich mehrere Punkte an diesem Tag angesprochen und gelöst werden. Bitte beachtet, aber dass die MV nicht unnötig lange ausgeführt wird. Alles über zwei Stunden ist für alle Beteiligten anstrengend. Eine Vorlage für die Agenda findet ihr ebenso im genannten Rechtspaket für Mitgliederversammlungen.
Zum Thema der Protokollierung haben wir bereits einen umfangreichen Beitrag geschrieben, der auch eine kostenlose Protokollvorlage beinhaltet. Schau dir diesen gerne unter Protokoll für MVs an.
Die Wahl könnt ihr als Vereins so gestalten, wie es in den eigenen Statuten niedergeschrieben ist. Das kann von schriftlichen anonymen Wahlen mit zweidrittel Mehrheit bis hin zu Wahlen mit Handzeichen und einfacher Mehrheit gehen. Eine Änderung des Wahlprozesses muss aber wieder über die Änderung der Statuten und der damit verbundenen Wahl erfolgen.
Oft lauten Formulierungen in den Statuten folgendermaßen:
Bei der Mitgliederversammlung sind alle Mitglieder teilnahmeberechtigt. Stimmberechtigt sind nur die ordentlichen und die Ehrenmitglieder, nicht jedoch die außerordentlichen Mitglieder. Jedes Mitglied hat eine Stimme. Juristische Personen werden bei der Mitgliederversammlung durch einen Bevollmächtigten vertreten. Die Übertragung des Stimmrechtes auf ein anderes Mitglied im Wege einer schriftlichen Bevollmächtigung ist zulässig. Jedem Vereinsmitglied können maximal zwei Stimmen übertragen werden.
Die Mitgliederversammlung ist bei Anwesenheit der Hälfte aller stimmberechtigten Mitglieder (bzw. ihrer Vertreter) beschlussfähig. Ist die Mitgliederversammlung zur festgesetzten Stunde nicht beschlussfähig, so findet die Mitgliederversammlung dreißig Minuten später mit derselben Tagesordnung statt, die ohne Rücksicht auf die Anzahl der Erschienenen beschlussfähig ist.
Die Wahlen und die Beschlussfassungen in der Mitgliederversammlung erfolgen in der Regel mit einfacher Stimmenmehrheit. Beschlüsse, mit denen das Statut des Vereins geändert oder der Verein aufgelöst werden soll, bedürfen jedoch einer qualifizierten Mehrheit von zwei Dritteln der abgegebenen gültigen Stimmen.
Die Wahl der Vereinsfunktionäre hat dreigeteilt zu erfolgen. Der Obmann, die Rechnungsprüfer sowie die übrigen Vorstandsmitglieder sind jeweils separat zu ermitteln. Dies erfolgt durch eine geheime Wahl mit entsprechenden Stimmzetteln.
Einzelpersonen haben außerdem die Möglichkeit über eine Vollmacht ihre Stimme im Falle eigener Abwesenheit an ein weiteres Mitglied zu übertragen. Eine solche Stimmrechtübertragung befindet sich ebenfalls in den Mustervorlagen.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Mitgliederversammlungen keine große organisatorische Hürde sind. Es sind einige grundlegende Regeln zu beachten und die Terminfindung kann sicher ein zeitintensiveres Thema sein, aber auch das solltet ihr im Vorstand rasch gelöst haben. Bitte seid während der gesamten MV hinweg geduldig mit den Fragen und erklärt die Schritte zur Wahl genau – denn nichts ist schlimmer als eine „kippende“ Stimmung bei Wahlen oder der Entlastung des Vorstandes.
Ihr hättet auch die Möglichkeit, dass ihr für solche organisatorischen Aufgaben den Vereinsplaner einführt. Gerade was die Terminfindung inklusive der Teilnahme, Dokumentenverwaltung und eine Abstimmung über die Umfragefunktion betrifft, deckt der Vereinsplaner sehr schön ab. Genau wegen solchen Anforderungen haben wir die Software entwickelt. Wir freuen uns, wenn diese euch ebenso, wie den über 6.500 Vereinen, wo unser Tool bereits im Einsatz ist, hilft – mehr zum Vereinsplaner erfahren.
In Österreich maximal alle 5 Jahre. Die Praxis zeigt aber, dass diese meist einmal im Jahr stattfindet.
Die rechtlichen Grundlagen zur Mitgliederversammlung bieten die Statuten bzw. dadurch das Vereinsgesetz bzw. noch weiter zurück verfolgt das Versammlungsgesetz.
Wichtig ist, dass durch die Einladung kein Mitglied ausgeschlossen wird. Daher werden nach wie vor Mitglieder oft direkt am postalischen Weg eingeladen, auch wenn dies etwas altmodisch erscheint. Alternativ dazu wäre aber auch eine Einladung per E-Mail oder mittels der Vereinsplaner-App möglich.
Meist wird das so definiert, dass mindestens 50% der stimmberechtigten Mitglieder an der Mitgliederversammlung teilnehmen müssen. Sollte das nicht erreicht werden können, so ist die Abstimmung zu vertagen.
Wir haben gemeinsam mit neun Experten aus der Praxis ein 98-seitiges ePaper zu aktuellen Themen rund um das Vereinswesen verfasst. Das ePaper beinhaltet 5 Kapitel und 15 Themengebiete zu wichtigen Bereichen rund um die Organisation, Mitglieder, Förderungen, Sponsoren, Steuern uvm. Du kannst das Handbuch als kostenlosen Download auf der Vereinshandbuch Webseite herunterladen.
