So findet ihr Sponsoren – Strategie zur Abschluss inkl. 11 Werbemöglichkeiten

Die Sponsorensuche ist ein umfangreiches Thema für jeden Verein. Von der Planung bis hin zum Vertragsabschluss & der gegenseitigen Leistungserfüllung gibt es einiges zu beachten. Gerade in Zeiten von Corona ist es enorm wichtig starke Partner zur Seite zu haben, um gemeinsam durch diese schwierige Zeit zu gehen. Mit diesem Artikel möchten wir euch einen Leitfaden zur Hand geben, der die Sponsorensuche für euren Verein deutlich erleichtert.

Wo fängt die Sponsorensuche an?

Hier weicht die Theorie etwas von der gängigen Praxis ab.

Zuerst zur Praxis: Am Anfang wird man sich im Verein bewusst, dass Sponsorengelder für anstehende Events, Renovierungen oder ähnliches benötigt werden. Primär beginnen jene Mitglieder mit höherer Position im Verein damit, ihre Möglichkeiten im Freundes- und Bekanntenkreis “abzugrasen”, dann werden jene Mitglieder hinzugezogen, die beruflich gut vernetzt sind und schließlich werden (fast) alle Mitglieder dazu aufgefordert, eigenständig auf Suche zu gehen.

Das ist sicher ein schönes Vorgehen – schließlich entspricht es voll und ganz dem Gemeinschaftsgedanken eines Vereins, in dem jeder sein Bestes gibt und das mit einbringt, was er oder sie an Möglichkeiten hat.

Telefonat zwischen Vereinsvorstand und Sponsor
Sponsoren für den eigenen Verein zu finden gehört zu den Tätigkeiten eines Vorstands

So weit, so gut – für den Vereinsausflug/einfaches Equipment wird das eingesammelte Geld reichen. Was aber tun, wenn es um höhere Summen geht? Die Antwort vieler Vereine ist ähnlich: Drei Tage Zeltfest inklusive Tombola und jedes Mitglied "nervt" seinen gesamten Bekanntenkreis, um zumindest ein paar Lose zu verkaufen. Letztendlich ist es das Privatvermögen der Mitglieder, das als Hauptteil in die Kasse fließt. Und wir wissen alle, Zeltfeste sind auch schon lange nicht mehr so lukrativ, wie sie mal waren.

Das muss doch besser gehen? Klar!

Vorgehensweise zur Sponsorensuche

Sieben einfache Tipps, wie ihr eine Sponsorensuche sinnvoll einteilen könnt. Diese Tipps brauchen keine große Vorbereitung, sondern ihr könnt diese sofort umsetzen:

1. Komitee bilden
Bildet ein Komitee für die Sponsorensuche, bevor ihr diese angeht. Klärt in diesem Rahmen ab, wofür ihr welche Summen benötigt und was ihr als Verein im Gegenzug bieten könnt. Außerdem wichtig: Wie viel Einfluss darf ein Sponsor im Verein haben – und gibt es als Alternative dazu eine Förderung, die der Verein beantragen kann? Im Idealfall und je nach eurer gesuchten Sponsorensumme sollte dieses Komitee aus 3 bis 5 Personen bestehen.
2. Sponsorenliste erstellen (Regional)
Erstellt eine Sponsorenliste mit regionalem Bezug. Denn hier haben viele kleine Firmen aufgrund der regionalen Verbundenheit/Gleichheit mit euch Interesse ein bisschen was (Geld oder Sachleistung) zu sponsern. Neben den normalen Kontaktdaten sucht auch bewusst gleich nach mehr Informationen über eine Firma oder Person, denn nur so seid ihr gut vorbereitet. Alles gesammelt abspeichern im Onlinespeicher, damit die Infos nicht verloren gehen.
3. Sponsorenliste erstellen (Branchenbezug)
Erstellt eine Sponsorenliste mit Branchenbezug (passend zu der Vereinstätigkeit). Das kann euch nicht nur Geld, sondern vor allem Ausrüstung/Equipment für den Nachwuchs bringen.
4. Mitglieder einbinden
Sucht im Verein nach Mitgliedern, die Kontakte in die Firmen haben. Über einen direkten Kontakt zu einem Entscheidungsträger ist er Erfolg 3 bis 4 mal so hoch. Ihr werdet sehen ihr habt im Verein mindestens 10% die absolut motiviert sind bei der Sponsorensuche zu helfen (meist sind es die Verkäufer).
5. Wunschsponsor finden
Stellt ausführliche Recherchen über die absoluten Wunsch-Sponsoren an – was fordern Firmen von Vereinen, was bevorzugen sie als Gegenleistung und wie sieht deren aktuelle finanzielle Lage aus? Desto besser ihr euch vorbereitet, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit einen solchen Wunsch-Sponsor auch zu bekommen.
6. Sponsoring Anfrage erstellen
Wenn kein persönlicher Kontakt vorhanden ist, dann schickt ansprechend formulierte Sponsoring-Anfragen aus. Wie so etwas aussieht, zeigen wir dir im nächsten Kapitel. Auf jeden Fall ganz wichtig, diese Anfrage so persönlich wie möglich zu gestalten.
7. Sponsoring dokumentieren
Haltet die Rahmenlinien vom Sponsoring immer schriftlich fest und lasst diese beidseitig unterschreiben. Erstens wirkt es professioneller und zweitens kann man so eine unnötige Diskussion mit einem Sponsor im Nachhinein vermeiden.

Mustervorlage Sponsoring-Anfrage

Wie versprochen, findest du hier die Mustervorlage für deine Sponsoring-Anfragen. Wichtig: Ändere sie entsprechend ab, um immer individuell auf jeden Sponsor eingehen zu können.

Mustervorlage Sponsorenanfrage
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11 Werbemöglichkeiten, die du anbieten kannst

Sympathie ist wichtig und wird dir sicher im Laufe der Zeit so einige Türen öffnen. Stell dir nun vor du hast die richtigen Kontakte spielen lassen und sitzt im Büro/Café mit deinem absoluten Wunsch-Sponsoren!

Kaum ein Geschäft der Welt basiert rein auf Sympathie und auch kaum ein Sponsoring kommt ohne Gegenleistung zustande. Sei dir dessen bewusst und schnüre Pakete, mit denen du die Sponsoren im persönlichen Gespräch garantiert überzeugen kannst. Solche Pakete sind von Verein zu Verein individuell und du musst gemeinsam mit deinem Komitee abklären, was ihr anbieten könnt. Häufig verwendete Bausteine solcher Pakete sind folgende:

1. Erwähnungen des Sponsors
Erwähnung als Sponsor oder Förderer in Print- und Online-Werbung des Vereins. Je nach Größe des Sponsorings meist über einen längeren Zeitraum (z.B. ein Jahr).
2. Sponsorenurkunde übergeben
Sponsorenurkunde (kann auch was kleines Haptisches sein, das sich Firmen ins Büro oder den Empfang stellen können, ähnlich eines Pokals). Beispiel: Ein kleiner symbolischer Bauziegel mit dem Vereinslogo drauf, wenn Firmen euch Geld für die Renovierung des Vereinsheims gegeben haben. Den Bauziegel in verschiedenen Größen damit ihr je nach Sponsorensumme unterscheiden könnt.
3. Nennungen auf Social Media
Erwähnung des Sponsors in sozialen Medien. Bekennt euch zu eurem Sponsor, denn er tut schließlich das selbe bei euch. Gebt den Jungen in eurem Verein die Aufgabe einen guten Vereins-Auftritt auf Instagram, Facebook und Co. zu machen.
4. Erwähnungen auf der Webseite
Habt ihr eine eigene Webseite, dann ist eine namentliche Nennung Pflicht.
5. Pressetexte anfertigen
Vorgefertigte Pressetexte für den Sponsor, mit denen er den “Deal” an seine Partner/Zeitungen kommunizieren kann. Oder ihr geht gleich den gemeinsamen Weg und einigt euch auf eine gemeinsame Presseaussendung. Gerade kleine regionale Zeitungen springen hier super drauf an. Verkauft die emotionale Story warum dieses Sponsoring so wichtig ist. Vielleicht kennt ihr ja jemanden bei einer Zeitung der euch dabei unterstützen kann.
6. Einladungen bei Veranstaltungen
Einladung zu Veranstaltungen und Erwähnung auf eben diesen – ein ganz wichtiger Punkt. Gerade bei ausbleibenden Einladungen kann ein Sponsoring schnell beendet werden. Es trifft immer eine Person die Entscheidung fürs Sponsoring und bei dieser kann man sich mit solchen Gesten super bedanken.
7. Kostenlose Tickets für Vereinszwecke
Einladung und kostenlose Tickets zu Veranstaltungen, bei denen der Vereinszweck erfüllt wird – Fußballspiele des Fußballvereins, Neujahrskonzert des Musikvereins, Brandschutztage der Freiwilligen Feuerwehr sind nur drei der vielen Beispiele, die man als Verein hat.
8. Produktpräsentationen zulassen
Möglichkeiten zur Produktpräsentation bei Veranstaltungen oder im Vereinsheim. Gebt den Sponsor ein Schaufenster, wo er sich oder sein Lieblingsprodukt bei euch im Verein platzieren kann.
9. Werbungen
Sehr naheliegend, der vollständigkeitshalber möchten wir es aber noch mal erwähnen: Banden- und Bannerwerbung. Der Klassiker unter den Angeboten, aber gerade in Kombination mit den anderen Möglichkeiten ein super Argument.
10. Gemeinsame (Rabatt-)Aktionen
Rabatte für Vereinsmitglieder und dem Verein nahestehende Personen (z.B. Fans), die Dienstleistungen der Sponsoren zu besseren Konditionen erwerben können. So wird das Image des Sponsors als vereinsunterstützende Firma nochmal hervor gehoben.
11. Vereinsinterne Werbung
Dieser Punkt hängt stark mit Punkt 10 zusammen, ist aber nicht der selbe. Gebt z.B. dem Sponsor die Möglichkeit bei euch im Verein seine Produkte vorzustellen oder bietet an den Sponsor mit anderen Vereinen des selben Vereinszwecks zu vernetzen.

Mitglieder in die Sponsorensuche einbinden – so geht’s richtig

Vereinsangelegenheiten sind Teamwork – so auch die Sponsorensuche! Um die volle Vereins-Power bei der Suche zu entfalten, sollten alle Mitglieder von Anfang an eingebunden werden. Wirklich von Anfang an? Nein natürlich nicht – zuerst tagt das Komitee, das wir bereits vorher angesprochen haben, und legt sowohl die Rahmenbedingungen als auch die Strategien und Leistungen fest. Um eine wirklich strukturierte Sponsorensuche durchzuziehen, ist leider ein gewisser Top-Down-Ansatz notwendig. Alles andere führt schnell ins Chaos.

Nachdem das Komitee Entscheidungen getroffen hat, werden diese allen Mitgliedern kommuniziert. Ganz wichtig dabei: Das Ziel der Suche muss emotional herausgestrichen werden, sodass die meisten Mitglieder auch wirklich involviert werden.

Das Komitee sollte sich dazu verpflichten, den Mitgliedern Vorlagen an die Hand zu geben – für Social Media Postings, Telefonanrufe, Face-to-Face-Gespräche und schriftliche Anfragen (wobei diese nur im Ausnahmefall durch das „einfache” Mitglied rausgehen).

Zudem wird den Mitgliedern eine vorab ausgearbeitete Sponsorenliste vorgelegt, an deren Erweiterung sich jeder beteiligen darf. Der Hauptzweck ist aber ein anderer – nämlich der, dass die Mitglieder sich eintragen, um Verantwortung für die Gewinnung bestimmter Sponsoren zu übernehmen. So könnt ihr vorhandene Kontakte voll ausnutzen!

Last but not least: Das Komitee muss die Mitglieder motivieren und auch immer wieder den aktuellen Stand bei diversen Sponsoren abfragen. Wer davon ausgeht, dass die Sponsorensuche durch die Mitglieder – trotz perfekter Unterlagen – zum Selbstläufer wird, liegt oft falsch. Dennoch lässt sich die Motivation durch perfekte Aufbereitung deutlich erhöhen.

Wie viel Einfluss darf ein Sponsor im Verein haben?

Besonders größere Sponsoren haben gerne ein Wörtchen im Verein mitzureden, wenn sie höhere Summen in die Vereinskasse fließen lassen. Als Komitee ist es eure Aufgabe, hier einen guten Mittelweg zu finden – denn zu viel Einfluss durch einen Sponsor kann zur Frustration bei vielen Mitgliedern führen. Ein guter Tipp: Achtet immer auf die Einhaltung der Statuten und versucht, sowohl den Interessen der Sponsoren als auch jenen eurer Mitglieder genügend Raum zu geben.

Und ganz wichtig ist natürlich, dass ihr als Verein euch mit eurem Hauptsponsor nicht nur wirtschaftlich einig seid, sondern auch auf persönlicher Ebene viele gemeinsame Interessen teilt. Das werdet ihr dann auch bei der erfolgreichen Zusammenarbeit merken, wenn an einem Strang gezogen wird und dieselben Ziele forciert werden.

Was ist zu beachten, wenn ein Sponsor gefunden wurde?

In der regionalen Wirtschaft läuft, wie auch im Vereinsleben, vieles über Gespräche. Ein zufriedener Sponsor wird sein Engagement gerne weitertragen und so vielleicht dafür sorgen, dass ihr quasi automatisch noch weitere Sponsoren dazu bekommt. Ein unzufriedener Sponsor kann dagegen einiges an Schaden ausrichten – denn niemand zahlt gerne einen “freiwilligen” Betrag und fühlt sich danach nicht genügend wertgeschätzt.

Besonders bei den ersten Sponsoren solltet ihr mit eurem Gegenangebot nicht zu hart verhandeln – lieber auch mal etwas mehr an Gegenleistungen bieten, wenn das gewünscht wird. Nachdem der Sponsor zugesagt hat, sollten seine Bedürfnisse gestillt werden – den ersten zu finden ist immer das Schwierigste.

Euer Ziel sollte es auf keinen Fall sein, jedes Jahr wieder bei null zu beginnen, sondern langjährige Partnerschaften mit den regionalen Firmen aufzubauen. Wir wünschen euch auf jeden Fall viel Erfolg bei der Sponsorensuche und möge euch die Unterstützung von Firmen dabei helfen euren Vereinszweck optimal auszuleben.

Häufig gestellte Fragen zum Vereinssponsoring

Abschließend finden sich hier die wichtigsten Fragen, die sich im Zusammenhang mit Vereinssponsoring ergeben. Fehlen dir Informationen oder hast du einen Verbesserungsvorschlag? Schreibe uns eine Nachricht an [email protected]. Andernfalls wünschen wir viel Erfolg beim Finden eines Sponsors.

Wo liegt der Vorteil für das Unternehmen, wenn er ein Sponsoring mit einem Verein eingeht?
Als Verein seid ihr dafür verantwortlich, den Unternehmen einen passenden Gegenwert für ihr Sponsoring zu bieten. Der Hauptvorteil für Unternehmen ergibt sich durch zusätzliche Reichweite, Pluspunkte fürs Firmenimage und Ermäßigungen oder kostenlose Tickets für Vereinsveranstaltungen. Auch die steuerliche Absetzbarkeit eines Sponsorings ist mit Sicherheit ein Argument für Unternehmen.
Gibt es eine Vorlage für Sponsoring-Anschreiben?
Eine Vorlage für Sponsoring-Anschreiben findest du weiter oben auf dieser Seite
Wie viel Aufwand ist es, einen Vereinssponsor zu finden?
Der einmalige Aufwand ist sicher etwas größer – es sollte ein Komitee gebildet werden, das die notwendigen Abläufe und Strukturen dafür definiert. Steht dieses Konstrukt erst einmal, hält sich auch der Aufwand in Grenzen – in der Praxis wird man auch immer wieder auf dieselben Unternehmen zugehen und nur wenige neue Sponsoren zusätzlich akquirieren.
Wie finde ich Sponsoren für größere Summen?
Eines Vorweg: Für größere Summen (z.B. Umbau Vereinsheim) sollte die Sponsorensuche auf jeden Fall von Anfang an zeitlich eingerechnet werden, da diese doch größer ausfallen kann als erwartet. Ein großes Argument für Sponsoren mit größeren Summen ist mit Sicherheit, dass sie bei z.B. der medialen Eröffnung zentral beworben werden. Auch das image ist für Firmen ganz ganz wichtig – diese Karte könnt ihr auch jederzeit spielen (Firma XY ist die optimale Qualität der Ausrüstung und Ausbildung für die Jugend wichtig).

Diesen Artikel auch als Druckvorlage

Wir wissen, dass viele Vorstände gerne ein Handbuch führen, wo sie wichtige Informationen im Vereinsheim in einer Mappe ablegen können, damit Nachfolger alles beisammen haben. Nachfolgend stellen wir für euch diesen Artikel daher als Druckvorlage zum Download bereit: (Weitere Anleitungen & Dateien findet ihr im Bereich Musterdokumente.)

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