Sieht man WhatsApp als Softwaretool, so ist diese das am weitest verbreitetsten Digitalisierungswerkzeug in Vereinen überhaupt. Warum das so ist und wieso ihr euch nach einer Alternative umsehen solltet, erfährt ihr in diesem Beitrag.
Nun aber zur Frage, weshalb WhatsApp in sie vielen Vereinen eingesetzt wird. Der Grund ist naheliegend. WhatsApp ist ein für private Personen kostenloser Nachrichtendienst und hat sich in den letzten 10 Jahren zum Marktführer im deutschsprachigen Raum etabliert. Kurzum, jeder hat WhatsApp am Smartphone und ist mit den Funktionen vertraut.
Das macht es für euch als Verein sehr bequem einfach eine Vereinsgruppe zu erstellen und alle Personen dieser hinzuzufügen. Nichts geht schneller als das. Keiner muss sich wo neu registrieren und kostenlos ist es obendrein. Aber wie so oft, muss irgendwie dafür bezahlt werden – in diesem konkreten Fall bezahlt ihr mit euren Daten.
Nachfolgende Auflistungen können als neutrale Pros und Cons hinsichtlich der Verwendung von WhatsApp gesehen werden. Wir haben versucht zu jedem Punkt auch eine Erklärung zu geben, damit ihr seht, was das für euch als Verein bedeutet.
Wo es Vorteile gibt, muss es auch Nachteile geben. Im Falle von WhatsApp für den „geschäftlichen“ Vereinsgebrauch können diese aber schwerwiegende Folgen haben. Denn manche nachfolgende Punkte lassen sich nicht mit der DSGVO vereinbaren, was dazu führt, dass ihr für offizielle Vereinsankündigungen WhatsApp gar nicht verwenden dürftet.
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Ja tut es – auch wenn es mit etwas Aufwand verbunden ist und ihr von euren Mitgliedern Gegenwind erfahren werdet. Bedenkt aber, dass Datenschutzbrüche kein Kavaliersdelikt sind und auch ein Verein nicht vor Strafen geschützt ist. Diese können bei groben Verstößen und Fahrlässigkeit bis zu 20 Millionen Euro betragen. Das ist der Maximalwert, doch auch kleinere Beträge können und sollten vermieden werden.
Zum einen gibt es Open Source Softwaren, wie Mattermost, die ihr selbst hosten könnt (hier ist ein eigener Server und technisches Verständnis erforderlich). Zum anderen können auch direkte WhatsApp-Alternativen, wie Signal oder Threema eine Option sein. Bedenkt bitte, dass dies alles Softwaren für die allgemeine private Nutzung sind. Es handelt sich hier nicht um Tools, die für Vereine und deren Kommunikation gemacht wurden – trotzdem könnten sie für euren konkreten Einsatz passen.
Als 2018 die neue Datenschutz Grundverordnung gekommen ist, haben wir uns mit Vereinsplaner ebenfalls Gedanken gemacht, wie wir Vereinen hier eine saubere und vor allem DSGVO-konforme Lösung bieten können. Wir haben daraufhin einen eigenen Chat gebaut, der zusätzlich zu unserer gesamten Vereinssoftware die Kommunikation im Verein stärken soll.
Unsere Server liegen dabei in Deutschland und der Chat selbst kann genau das, für das er bestimmt ist – Schreiben und Empfangen von Nachrichten (Text und Bild). Denn für Umfragen und News gibt es in unserer Mitgliederapp einen eigenen Bereich. Es wird daher von Kommunikationsseite nichts miteinander vermischt.
Dieser Beitrag soll informieren und zum Nachdenken anregen. Wir wissen, dass man im Verein viel zu erledigen hat und sich nicht noch zusätzlich den Kopf zerbrechen kann. Trotzdem wissen wir aus eigener Erfahrung auch, dass manche Themen Aufmerksamkeit verdient haben. Datenschutz ist ein solches Thema.
Wir erheben mit diesem Beitrag keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit und empfehlen jeden, der sich mit dem Thema Datenschutz befasst sich zu informieren und Gedanken zu machen. In einem gesonderten Beitrag haben wir wichtige Allgemeine Infos zum Datenschutz und eine Mustervorlage für euch aufbereitet – zum Datenschutzbeitrag.
Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.
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