Können wir WhatsApp im Verein bedenkenlos verwenden?

Sieht man WhatsApp als „Software“ an, so ist diese das am weitest verbreitetsten Digitalisierungstool in Vereinen überhaupt. Warum das so ist und wieso ihr euch trotzdem nach einer Alternative umsehen solltet, erfährt ihr in diesem Beitrag.

Warum WhatsApp bei so vielen Vereinen eingesetzt wird

Nun aber zur Frage, weshalb WhatsApp in sie vielen Vereinen eingesetzt wird. Der Grund ist naheliegend. WhatsApp ist ein für private Personen kostenloser Nachrichtendienst und hat sich in den letzten 10 Jahren zum Marktführer im deutschsprachigen Raum etabliert. Kurzum, jeder hat WhatsApp am Smartphone und ist mit den Funktionen vertraut.

Das macht es für euch als Verein sehr bequem einfach eine Vereinsgruppe zu erstellen und alle Personen dieser hinzuzufügen. Nichts geht schneller als das. Keiner muss sich wo neu registrieren und kostenlos ist es obendrein. Aber wie so oft, muss irgendwie dafür bezahlt werden – in diesem konkreten Fall bezahlt ihr mit euren Daten.

Gründe für und gegen WhatsApp im Verein

Nachfolgende Auflistungen können als neutrale Pros und Cons hinsichtlich der Verwendung von WhatsApp gesehen werden. Wir haben versucht zu jedem Punkt auch eine Erklärung zu geben, damit ihr seht, was das für euch als Verein bedeutet.

Positive Aspekte

Jeder hat WhatsApp installiert
Experten schätzen, dass auf 95% aller Smartphones in Deutschland WhatsApp installiert ist. Das ist eine wahnsinnige Abdeckung. Jetzt hat zwar nicht jeder im Verein ein Smartphone, aber so oder so kommt man auf 80 bis 85% Erreichbarkeit bei den eigenen Mitgliedern.
Jeder versteht WhatsApp
Nachdem es sich um einen reinen Nachrichtendienst handelt, ist die Funktionalität überschaubar, was WhatsApp insgesamt sehr verständlich macht. Und trotzdem kann man extrem umfangreich, Bilder, Videos, Standorte, Sprachnachrichten und Texte verschicken.
Es gibt eine Weboberfläche
Für längere Nachrichten kann auf die Weboberfläche am PC umgestiegen werden, was das Verfassen von langen Nachrichten effizient macht.
WhatsApp ist kostenlos
Sicher ein wichtiges Argument für euch als Verein, da die finanzielle Belastung nicht überhandnehmen darf.

Negative Aspekte

Wo es Vorteile gibt, muss es auch Nachteile geben. Im Falle von WhatsApp für den „geschäftlichen“ Vereinsgebrauch können diese aber schwerwiegende Folgen haben. Denn manche nachfolgende Punkte lassen sich nicht mit der DSGVO vereinbaren, was dazu führt, dass ihr für offizielle Vereinsankündigungen WhatsApp gar nicht verwenden dürftet.

Daten liegen außerhalb der EU
Eure in WhatsApp gesendeten Daten (ob verschlüsselt oder unverschlüsselt) liegen meist außerhalb der EU und werden dort auch verarbeitet. Verarbeitung bedeutet in diesem Fall aufbereitet.
Zugriff auf die Kontaktdaten
WhatsApp greift auch auf die Kontaktdaten von Personen in eurem Telefonbuch zu, die selbst gar nicht bei WhatsApp sind. Dies benötigt WhatsApp zum Datenabgleich für die Nutzung des Services. Auch hier ist WhatsApp nicht mit der DSGVO vereinbar.
Privates und Vereinsangelegenheiten lassen sich schwer trennen
Wir reden viel mit Vereinen und bekommen immer wieder zu hören, dass die gemeinsame Nutzung von WhatsApp für den privaten Gebrauch als auch für Vereinsagenden nicht optimal ist. Gedanklich wird alles vermischt und es wird vorausgesetzt, dass man immer und überall erreichbar ist.
Metadaten und Backups unverschlüsselt
Obwohl oft davon ausgegangen wird, dass bei WhatsApp alles verschlüsselt ist und auch nicht von Dritten gelesen werden kann, so ist das nicht ganz richtig. Denn Metadaten wie Telefonnummer, Nutzungsaktivität, Geräteinformation wird unverschlüsselt von WhatsApp selbst aufbereitet. Dasselbe gilt für Backups, die von den Geräteherstellern (Apple/Samsung) direkt gespeichert werden.
WhatsApp für Umfragen und Verwaltung ungeeignet
Jeder Verein, der schon mal versucht hat über WhatsApp eine geordnete Kommunikation oder Umfrage durchzuführen, der weiß, dass dies ein Wunschdenken ist. Zwischen seriösen Themen tauchen immer wieder Fotos und Zwischendiskussionen auf, die eine Auswertung schwierig machen.
Pushbenachrichtigung am Smartphone mit Vereinsplaner
Whatsapp ist nicht die einzige Möglichkeit, mit der ihr Mitglieder am Handy erreichen könnt

Jetzt auch ohne WhatsApp mit Vereinsplaner voll durchstarten

Gibt es Alternativen zu WhatsApp?

Ja tut es – auch wenn es mit etwas Aufwand verbunden ist und ihr von euren Mitgliedern Gegenwind erfahren werdet. Bedenkt aber, dass Datenschutzbrüche kein Kavaliersdelikt sind und auch ein Verein nicht vor Strafen geschützt ist. Diese können bei groben Verstößen und Fahrlässigkeit bis zu 20 Millionen Euro betragen. Das ist der Maximalwert, doch auch kleinere Beträge können und sollten vermieden werden.

Zum einen gibt es Open Source Softwaren, wie Mattermost, die ihr selbst hosten könnt (hier ist jedoch ein eigener Server erforderlich). Zum anderen können auch direkte WhatsApp-Alternativen, wie Signal oder Threema eine Option sein. Bedenkt bitte, dass dies alles Softwaren für die allgemeine private Nutzung sind. Es handelt sich hier nicht um Tools, die für Vereine und deren Kommunikation gemacht wurden – trotzdem könnten sie für euren konkreten Einsatz passen.

Als 2018 die neue Datenschutz Grundverordnung gekommen ist, haben wir uns mit Vereinsplaner ebenfalls Gedanken gemacht, wie wir Vereinen hier eine saubere und vor allem DSGVO-konforme Lösung bieten können. Wir haben daraufhin einen eigenen Chat gebaut, der zusätzlich zu unserer gesamten Vereinssoftware die Kommunikation im Verein stärken soll.

Unsere Server liegen dabei in Deutschland und der Chat selbst kann genau das, für das er bestimmt ist – Schreiben und Empfangen von Nachrichten. Denn für Umfragen und News gibt es in unserer Mitgliederapp einen eigenen Bereich. Es wird daher von Kommunikationsseite nichts miteinander vermischt.

Informationen zum Vereinsplaner Chat
Weiter zum Chat

Haftungsausschluss

Dieser Beitrag soll informieren und zum Nachdenken anregen. Wir wissen, dass man im Verein viel zu erledigen hat und sich nicht noch zusätzlich den Kopf zerbrechen kann. Trotzdem wissen wir aus eigener Erfahrung auch, dass manche Themen Aufmerksamkeit verdient haben. Datenschutz ist ein solches Thema.

Wir erheben mit diesem Beitrag keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit und empfehlen jeden, der sich mit dem Thema Datenschutz befasst sich zu informieren und Gedanken zu machen. In einem gesonderten Beitrag haben wir wichtige Allgemeine Infos zum Datenschutz und eine Mustervorlage für euch aufbereitet – zum Datenschutzbeitrag.

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