5 Zeitmanagementtipps für Vereine

Zeit ist kostbar! Man sollte mit Zeit so sparsam und wohlüberlegt umgehen, wie man es mit seinem Geld tut. Wie das geht und wie man dieses Wissen speziell für den Verein nutzt, erfährst du in diesem Beitrag. Inklusive einer Checkliste zum selber Umsetzen.

1. Nachsicht ist gut, Kontrolle ist besser

Zunächst sollte man sich einmal ansehen, wofür man die Arbeitszeit für den Verein eigentlich genau verwendest. “Was mache/erledige ich in meiner Vereins-Arbeitszeit tatsächlich?” Nur, wer seinen eigenen Verlauf des Zeitverbrauchs kennt, kann langfristig auch etwas daran ändern.

In den meisten Fällen stößt man dabei auf viele Dinge, die eigentlich gar nicht so wichtig sind, die man aber regelmäßig betreibt. Man sollte darüber nachdenken, was der Verein braucht oder was in naher oder ferner Zukunft wichtig sein wird, sodass man sich darauf vorbereiten kann.

Betreut man z.B. eine Fußball-Jugendmannschaft und es steht ein wichtiges Spiel an, sollten das richtige Training und die perfekte Spielvorbereitung oberste Priorität haben. Alle anderen Angelegenheiten rund um die Mannschaft sind erst einmal gar nicht so dringend – auch wenn sie so erscheinen.

Was uns zum eigentlich wichtigsten Punkt bringt: die Prioritäten!

2. Prioritäten setzen

Hat man sich einmal einen Überblick geschaffen, sollte man sich eine ToDo-Liste erstellen – also eine blanke Liste mit allen Aufgaben, die man erledigt bzw. die anfallen. Diese könnte man dann der Reihe nach abarbeiten.

Viele Leute machen das so – ob das am effizientesten ist, sei dahingestellt. Manche Aufgaben haben von Haus aus eine viel höhere Priorität. Beispielsweise macht es wenig Sinn, einen Jugendkurs zu organisieren, wenn man noch nicht einmal die zeitlichen Ressourcen hat, um den Rasen zu mähen oder wichtige Rechnungen zu überweisen.

Für die logische Organisation von Aufgaben benötigen du und die Vereinsmitglieder klare Prioritäten. Am besten teilt ihr alle anfallenden Aufgaben in 4 Kategorien ein:

  • Extrem wichtige Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen und dringend sind
  • Wichtige Aufgaben, die gemacht werden müssen und dringend werden könnten, wenn sie aufgeschoben werden (z. B. das Ausstellen von Rechnungen)
  • Alltagsaufgaben (Einkaufen, Putzen etc.)
  • Unwichtige Aufgaben, die Spaß machen und problemlos aufgeschoben werden können (neue Trikots für die Jugendmannschaft aussuchen)

3. Arbeitszeit genau planen

Schon mal etwas vom Pareto Prinzip, auch 80-20-Regel genannt, gehört? Dieser Effekt besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erledigt werden. Das ist wichtig zu verinnerlichen, denn es sagt auch, dass ihr 80% eurer Ziele in 20% der Zeit schaffen könnt, ohne sich in Details zu verzetteln. Es ist gut das im Hinterkopf zu haben.

Du kannst deine Arbeitszeit für den Verein genau durchplanen. Für jede Aufgabe erstellst du dir einen Termin in bestimmter Länge. Wenn du dir unsicher bist, wie lange du für eine Tätigkeit brauchen wirst, so solltest du einfach ein klein wenig mehr Zeit einplanen. Pufferzeit ist wichtig – nicht nur, weil manche Aufgaben länger dauern könnten als gedacht oder weil du Unterbrechungen und Pausen einberechnen muss.

Wie lange die Pausen sein sollten, ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich. Der eine arbeitet 30 Minuten durchgehend und braucht dann 10 Minuten Pause, der andere arbeitet eine Stunde und macht dann 30 Minuten Pause. Es ist ganz egal, wie man es handhabt, solange es für einen selbst in Ordnung ist, ist alles gut.

4. Im Voraus planen

Möchte man langfristige Ziele erreichen, sollte man auch mal eine ganze Woche im Vorhinein planen. Natürlich müssen die ToDo-Listen von Tag zu Tag angepasst werden, aber wer wöchentlich plant, hat mehr Fokus auf seine langfristigen Ziele.

Ist es beispielsweise eines der Vereinsziele, mehr Follower in sozialen Medien zu bekommen, so sollte man jeden Tag daran arbeiten und wöchentlich mehrmals ein Posting auf Social Media veröffentlichen. Das lässt sich prima im Vorhinein planen!

5. Schaff dir Überblick

Am Ende eines jedes Tages sollte man sich ansehen, wie viel man von seiner ToDo-Liste tatsächlich erledigen konnte. Was übrig geblieben ist, wandert zusätzlich auf die Liste vom morgigen Tag.

Leider kann es so passieren, dass Aufgaben mit niedriger Priorität wochenlang mitgeschleppt werden, ohne dass sie jemals erledigt werden. So können auch unwichtige Aufgaben irgendwann wahnsinnig dringend werden. Um das zu vermeiden, solltest du an diesen Aufgaben immer dann konsequent arbeiten, wenn sonst weniger los ist.

Aber was, wenn man die ToDo-Liste mal nicht schafft? Das Leben ist nicht geradlinig und lässt sich nur zu einem bestimmten Grad im Vorhinein planen! Das solltest du nicht vergessen. Besonders im Verein, wo der Zusammenhalt über allem steht, findet sich immer eine Lösung, wenn du eine dringende Aufgabe wirklich nicht selbst erledigen kannst. Hol dir einfach Hilfe bei deinen Kollegen!

Checkliste gegen "Zeitfresser" im Verein

Fragen, die beim Zeitmanagement helfen

  • Was sind die Ziele des Vereins?
  • Welche Tätigkeiten bringen den Verein näher an seine Ziele?
  • Was sind A-Aufgaben? (Extrem wichtig)
  • Was sind die B-Aufgaben? (Wichtig, werden extrem wichtig, wenn sie nicht zeitgerecht erledigt werden)
  • Was sind die C-Aufgaben? (Alltagsaufgaben)
  • Was sind die D-Aufgaben? (Unwichtiger, machen Spaß)
  • Was muss täglich erledigt werden?
  • Was muss wöchentlich erledigt werden?
  • Dinge die man schon sehr lange aufschiebt und einfach mal machen möchte?

Zeitfresser eliminieren, so geht’s

  • Arbeitszeit tracken und analysieren
  • Aufgaben mit Prioritäten versehen
  • ToDo-Liste erstellen, geordnet nach Prioritäten
  • ToDo-Liste abarbeiten, übriggebliebenes in den nächsten Arbeitstag mitnehmen
  • Lange mitgeschleppte C- oder D-Aufgaben einmal wöchentlich an erste Stelle der ToDo-Liste stellen
  • Wochenplan erstellen, um langfristige Ziele eher zu erreichen
  • Klare und verständliche Kommunikation mit anderen Mitgliedern bzgl. Abhängigkeiten

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.