5 Zeitmanagementtipps für Vereine

Zeit ist kostbar! Du solltest mit Zeit so sparsam und wohlüberlegt umgehen, wie du es mit deinem Geld tun würdest. Wie das geht und wie du dieses Wissen speziell für den Verein nutzen kannst, erfährst du in diesem Beitrag.

Ein Anekdote um Zeit schätzen zu lernen

Stell dir vor du bekommst 86.400 Euro jeden Tag aufs Neue. Du kannst damit machen was du möchtest – die Entscheidung wie du mit diesem Geld umgehst liegt einzig und allein bei dir. Einzige Bedingung: Du musst das Geld an diesem Tag ausgeben – du kannst nichts für die nächsten Tage ansparen.

Irgendwann an diesem Tag kommt eine Person und stiehlt dir 100 Euro. Den Rest hast du aber nach wie vor. Würdest du jetzt sagen: "Gut dann werfe ich das restliche Geld auch einfach weg"? Wohl kaum!

Stell dir nun vor, dass du statt der 86.400 Euro 86.400 Sekunden hast. Denn das ist die exakte Anzahl an Sekunden, die jeder Tag aufs Neue hat. Du merkst auf was wir hinaus wollen? Wir werfen Zeit oft ungeachtet weg, nur weil eine Person oder ein anderer Zeitfresser uns 100 Sekunden stiehlt.

Genau das ist das Problem. Wir haben so viel an Zeit jeden einzelnen Tag und am Abend denkt man darüber nach was man doch alles tun hätte können an diesem Tag. Sei ganz ehrlich mit dir, wenn du die 86.400 Euro bekommen würdest, dann würdest du auch versuchen diese sinnvoll einzusetzen. Warum also nicht auch mit der Zeit so achtsam umgehen?

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Zeit ist ein extrem wertvolles Gut – geht achtsam damit um

1. Nachsicht ist gut, Kontrolle ist besser

Zunächst solltest du dir einmal ansehen, wofür du die Arbeitszeit für den Verein eigentlich genau verwendest. “Was mache/erledige ich in meiner Vereins-Arbeitszeit tatsächlich?” Nur, wer seinen eigenen Verlauf des Zeitverbrauchs kennt, kann langfristig auch etwas daran ändern.

In den meisten Fällen stößt du dabei auf viele Dinge, die eigentlich gar nicht so wichtig sind, die du aber regelmäßig betreibst. Du solltest darüber nachdenken, was der Verein braucht oder was in naher oder ferner Zukunft wichtig sein wird, sodass du dich darauf vorbereiten kann.

Betreust du z.B. eine Fußball-Jugendmannschaft und es steht ein wichtiges Spiel an, sollte das richtige Training und die perfekte Spielvorbereitung oberste Priorität haben. Alle anderen Angelegenheiten rund um die Mannschaft sind erst einmal gar nicht so dringend – auch wenn sie so erscheinen.

Was uns zum eigentlich wichtigsten Punkt bringt: die Prioritäten!

2. Prioritäten setzen

Hast du dir einmal einen Überblick geschaffen, solltest du dir eine ToDo-Liste erstellen – also eine blanke Liste mit allen Aufgaben, die du erledigen möchtest bzw. die noch anfallen. Diese könntest du dann der Reihe nach abarbeiten.

Viele Leute machen das so – ob das am effizientesten ist oder nicht. Manche Aufgaben haben von Anfang an eine viel höhere Priorität. Beispielsweise macht es wenig Sinn, einen Jugendkurs zu organisieren, wenn man noch nicht einmal die zeitlichen Ressourcen hat, um den Rasen zu mähen oder wichtige Rechnungen zu überweisen. Ganz nach dem Motto: First things first!

Für die logische Organisation von Aufgaben benötigen du und die Vereinsmitglieder klare Prioritäten. Am besten teilt ihr alle anfallenden Aufgaben in 4 Kategorien ein:

  • Extrem wichtige Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen und dringend sind
  • Wichtige Aufgaben, die gemacht werden müssen und dringend werden könnten, wenn sie aufgeschoben werden (z. B. das Ausstellen von Rechnungen)
  • Alltagsaufgaben (Einkaufen, Putzen etc.)
  • Unwichtige Aufgaben, die Spaß machen und problemlos aufgeschoben werden können (neue Trikots für die Jugendmannschaft aussuchen)

3. Arbeitszeit genau planen

Schon mal etwas vom Pareto Prinzip, auch 80-20-Regel genannt, gehört? Dieser Effekt besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erledigt werden. Das ist wichtig zu verinnerlichen, denn es sagt auch, dass ihr 80% eurer Ziele in 20% der Zeit schaffen könnt, ohne sich in Details zu verzetteln. Es ist gut das im Hinterkopf zu haben.

Du kannst deine Arbeitszeit für den Verein genau durchplanen. Für jede Aufgabe erstellst du dir einen Termin in bestimmter Länge. Wenn du dir unsicher bist, wie lange du für eine Tätigkeit brauchen wirst, so solltest du einfach ein klein wenig mehr Zeit einplanen. Pufferzeit ist wichtig – nicht nur, weil manche Aufgaben länger dauern könnten als gedacht, sondern auch weil du Unterbrechungen und Pausen einberechnen muss.

Wie lange die Pausen sein sollten, ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich. Der eine arbeitet 30 Minuten durchgehend und braucht dann 10 Minuten Pause, der andere arbeitet eine Stunde und macht dann 30 Minuten Pause. Es ist ganz egal, wie du es handhabst, solange es für einen selbst in Ordnung ist, ist alles gut.

4. Im Voraus planen

Möchtest du langfristige Ziele erreichen, solltest du auch mal eine ganze Woche im Vorhinein planen. Natürlich müssen die ToDo-Listen von Tag zu Tag angepasst werden, aber wer wöchentlich plant, hat mehr Fokus auf seine langfristigen Ziele. Das ist eine Tatsache.

Ist es beispielsweise eines der Vereinsziele, mehr Follower in sozialen Medien zu bekommen, so solltest du jeden Tag daran arbeiten und wöchentlich mehrmals ein Posting auf Social Media veröffentlichen. Das lässt sich prima im Vorhinein planen!

Ein anderes längerfristiges Ziel kann es sein, dass ihr als Verein neue Mitglieder bekommen möchtet. Dies ist gewiss kein Ziel das an einem Tag erreicht ist. Ein solches Ziel braucht eine ganz klare Strategie und viele einzelne Tasks, um Schritt für Schritt an neue Mitglieder zu kommen.

5. Schaff dir Überblick

Am Ende eines jedes Tages solltest du dir ansehen, wie viel du von deiner ToDo-Liste tatsächlich erledigen konntest. Was übrig geblieben ist, wandert zusätzlich auf die Liste vom morgigen Tag.

Leider kann es so passieren, dass Aufgaben mit niedriger Priorität wochenlang mitgeschleppt werden, ohne dass sie jemals erledigt werden. So können auch unwichtige Aufgaben irgendwann wahnsinnig dringend werden. Um das zu vermeiden, solltest du an diesen Aufgaben immer dann konsequent arbeiten, wenn sonst weniger los ist.

Aber was, wenn man die ToDo-Liste mal nicht schafft? Das Leben ist nicht geradlinig und lässt sich nur zu einem bestimmten Grad im Vorhinein planen! Das solltest du nicht vergessen. Besonders im Verein, wo der Zusammenhalt über allem steht, findet sich immer eine Lösung, wenn du eine dringende Aufgabe wirklich nicht selbst erledigen kannst. Hol dir einfach Hilfe bei deinen Kollegen!

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Auch für entspannte und ruhige Tätigkeiten (z.B. die eigenen Weiterbildung) gehört Zeit gefunden

Checkliste gegen "Zeitfresser" im Verein

Fragen, die beim Zeitmanagement helfen

  • Was sind die Ziele des Vereins?
  • Welche Tätigkeiten bringen den Verein näher an seine Ziele?
  • Was sind A-Aufgaben? (Extrem wichtig)
  • Was sind die B-Aufgaben? (Wichtig, werden extrem wichtig, wenn sie nicht zeitgerecht erledigt werden)
  • Was sind die C-Aufgaben? (Alltagsaufgaben)
  • Was sind die D-Aufgaben? (Unwichtiger, machen Spaß)
  • Was muss täglich erledigt werden?
  • Was muss wöchentlich erledigt werden?
  • Dinge die man schon sehr lange aufschiebt und einfach mal machen möchte?

Zeitfresser eliminieren, so geht’s

  • Arbeitszeit tracken und analysieren
  • Aufgaben mit Prioritäten versehen
  • ToDo-Liste erstellen, geordnet nach Prioritäten
  • ToDo-Liste abarbeiten, übriggebliebenes in den nächsten Arbeitstag mitnehmen
  • Lange mitgeschleppte C- oder D-Aufgaben einmal wöchentlich an erste Stelle der ToDo-Liste stellen
  • Wochenplan erstellen, um langfristige Ziele eher zu erreichen
  • Klare und verständliche Kommunikation mit anderen Mitgliedern bzgl. Abhängigkeiten

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.