Covid-19 hat Vereine fest im Griff. Was könnt ihr trotzdem tun?

Wir alle hätten uns die vergangenen 15 Monate gerne anders gewünscht und die wenigsten haben erahnt, wie lange sich das Coronavirus in unserem Mittelpunkt aufhält. Die Folgen sind nicht nur im Gesundheits- und Wirtschaftssektor enorm, auch viele Vereine spüren die Auswirkungen hautnah.

Vereine als soziale Anlaufstelle

Im deutschsprachigen Raum sind Vereine eine der wichtigen gesellschaftlichen Säulen. Ohne das Vereinswesen würde ein Großteil unserer Traditionen und Kultur verloren gehen. Schon jetzt erkennt man die negativen Auswirkungen auf unsere Gesellschaft, was das Miteinander und soziale Kontakte betrifft. Viele ehrenamtliche Projekte leiden enorm darunter oder müssen gar ganz abgebrochen werden.

Eines wissen wir: Das Vereinswesen nach Corona wird mit Sicherheit nicht das gleiche sein, wie davor. Gewisse Abstandsregeln, vorsichtiges „soziales Nähern“ und Gesundheitskonzepte werden auch in einer Zeit danach Einstand halt. Einiges wird natürlich relativ schnell wieder werden wie zuvor. Denn Aufführungen, Zeltfeste, Turniere/Wettkämpfe und interne Vereinsabende werden von vielen bereits sehnsüchtig erwartet.

Die Frage ist: Wann kann man dies erwarten? Und diese ist ungewiss und macht Planungen fast unmöglich. Was ihr derzeit im Verein trotzdem tun könnt verraten wir euch in diesem Beitrag.

Was können Vereine in der Zwischenzeit tun?

Das mit Abstand schwierigste Thema ist die Planungssicherheit. Auch ein Verein braucht eine Vorlaufzeit, um seine geplanten Jahrespunkte vorzubereiten und angemessen durchzuführen. Diese Planungssicherheit ist nach wie vor nicht gegeben und es stellt sich die Frage, wie sich ein Verein mit wenig Aufwand gut aufstellen kann, um dann im Fall der Fälle schnell reagieren zu können.

Desto mehr Gedanken ihr euch schon jetzt zum Thema Sicherheit und Ordnung bei Zusammenkünften macht, umso wahrscheinlicher ist es, dass ihr weiterhin euren Tätigkeiten nachgehen könnt. Zum Beispiel bei einem langerwarteten Jugendturnier oder Vereinsfesten. Es ist zwar noch kein Garant dafür, dass diese Eventformate bereits dauerhaft stattfinden dürfen, aber auch das Gegenteil muss nicht eintreffen.

Das heißt, was ihr im Verein vorbereiten könnt ist eine Struktur auf Basis der Größe. Folgende Fragen können euch dabei helfen:

Wie könnte ein Event mit 100, 200 und 500 Personen indoor/outdoor dauerhaft aussehen?
Habt ihr Pläne bei der Hand, wo ihr ein Abstandskonzept einzeichnen könnt, oder wie können Gehwege definiert sein, ohne dass bei zu vielen Personen Engpässe entstehen? Welche Location (mit viel Platz) und welches Personal wird dafür benötigt? Wie wollt ihr die 3G-Regel bei Eingängen kontrollieren?
Zahlt es sich überhaupt aus in dieser Größe etwas zu machen?
Es kann durchaus passieren, dass bei Events wieder Höchstgrenzen eingeführt werden. Daher: Welche Kostenstrukturen, habt ihr bei welcher Größe des Festes? Würde ein kleines Event überhaupt finanziell deckend sein? Sprecht mit Lieferanten und Partnern, was diese dazu sagen. Selbiges gilt für die Location – eure Gemeinde wird euch heuer oder nächstes Jahr sicherlich entgegenkommen.
Gesundheitskonzepte vorbereiten
Parallel zu den Sicherheitskonzepten, die jedes Event benötigt, wird es in Zukunft essentiell sein Gesundheitskonzepte für die jeweilige Location vorzulegen. Hier könnt ihr euch im Funktionärsteam bereits Gedanken machen und dadurch beim Bewilligungsverfahren der Behörden punkten. Der Zeitaufwand dürfte sich für ein erstes Konzept relativ in Grenzen halten. Außerdem könnt ihr euch im Zuge dessen bereits Gedanken zu benötigten Gesundheitsequipment machen, um bei der Beschaffung im Fall der Fälle schnell zu sein.
Interne Events/Zusammenkünfte und ihre Alternativen
Die Aussicht auf vereinsinterne Treffen, kann bei den Mitgliedern viel Motivation hervorrufen. Wir wünschen allen Vereinen, dass aktive Vereinsmitglieder bald wieder zu Trainings/Proben und einem gemütlichen Ausklang am Abend zusammenkommen dürfen. Wie könnte soetwas aussehen – habt ihr große Räumlichkeiten zur Verfügung? Hier geht es vor allem darum, dass ihr als Verein euch nach bestem Wissen und Gewissen vorbereitet, um nicht als nächstes Corona-Cluster in der Zeitung zu enden. Ihr solltet euch aber trotzdem darauf gefasst machen, dass wenn ein persönliches Treffen weiterhin nicht möglich sein sollte, ihr gewisse Programmformate per Videocall zumindest intern abhaltet.

Unterhaltung und online Aktivitäten als Ablenkung

Um auch im Verein nicht komplett den Anschluss untereinander zu verlieren haben wir 17 wirklich unterhaltsame Aktivitäten ausgearbeitet, die euch inspirieren sollen, etwas gemeinsam zu unternehmen. Bei den Aktivitäten ist für jeden Verein und jede Altersgruppe etwas dabei. Ein Blick auf den Beitrag zahlt sich aus – 17 Aktivitäten trotz Corona. Von der Blitz-Schnitzeljagt, über Naturbingo bis hin zu online Escape Games.

Bereite deinen Verein bestens auf "Auf und Abs" vor.

Wie euch Vereinsplaner bei der digitalen Verwaltung hilft

Das letzte Jahr hat uns intern noch einmal mehr gezeigt, wie wichtig es, dass wir uns auf die Gegebenheiten der Vereine anpassen und aus schwierigen Zeiten lernen und die Software weiterentwickeln. Einen kleinen Einblick, wie du die einzelnen Funktionen des Vereinsplaners während Covid-19 optimal einsetzen kannst, zeigen wir dir nachfolgend:

Der Chat, um die interne Kommunikation aufrecht zu erhalten
In Zeiten, wo Datenschutz und Serverstandort eine wichtige Entscheidungsgrundlage bilden, möchten wir euch den mobilen Mitgliederchat nicht vorenthalten. Auf Basis eurer Gruppen werden automatisch zugehörig auch gleich die Chatgruppen erstellt. Mehr Infos zum Chat.
Onlinespeicher als zentraler Dokumentenbereich
Mach dir die „Mühe“ einmal, alle deine Dokumente sauber abzulegen und spar dir im Nachgang viel Zeit zum Suchen dieser. Ihr profitiert davon, dass nicht nur ein Vorstand Zugang auf den Onlinespeicher haben muss, sondern hier ein Berechtigungssystem zugrunde liegt, das es euch ermöglich flexibel Personen Zugriffsrechte zu geben. Das Ganze soll in Zukunft noch um Leseberechtigungen erweitert werden, damit ihr Mitgliedern einzelne Dokumente flexibel freigeben könnt, ohne, dass diese etwas bearbeiten oder löschen können. Mehr Infos zum Onlinespeicher.
Mit der Mitgliederapp immer informiert sein
Gerade wenn man selten zusammenkommt, ist es umso wichtiger, dass ihr eine App im Verein habt, die euch bei eurer Täglichen Kommunikation und Organisation hilft und dabei die eigenen Mitglieder zu Infos Zugriff haben, die ihr Ohnehin benötigt. Zum Beispiel Umfragen, Termine oder News. Mittels Zu- und Absagenfunktion seht ihr automatisch wer im Vorfeld an einem Call oder physischen Termin teilnimmt und so könnt ihr besser planen. Auch ein wichtiger Punkt in Bezug auf Covid-19. Mehr Infos zur Mitgliederapp.
Eine allgemeine Mitgliederverwaltung ist wichtig
Und weil diese so wichtig ist, arbeiten wir gerade in Hochtouren daran, diese Funktion im Vereinsplaner einzuführen. Darunter kannst du dir eine passive Verwaltung von allen für dich relevanten Mitgliederdaten vorstellen, damit du alle Informationen sauber zusammen hast. Zeitgleich können diese Mitglieder die oben genannte App nutzen und ihr könnt Dokumente zur Person dazu speichern. Du siehst schon eine Synergie zwischen allen Funktionen. Die Mitgliederverwaltung ist geplant mit April 2021 umgesetzt zu sein.

Weitere sinnvolle Tätigkeiten

Wer sich noch weiter für sinnvolle Maßnahmen in besonders schwierigen Zeiten interessiert, für den haben wir einen weiteren Beitrag, der euch Inputs zu Social Media und interne Verwaltungen gibt – zum Beitrag. Wer die Zeit nutzen möchte, der kann sich ebenfalls um den Webauftritt in seinem Verein kümmern, auch hier haben wir einen Beitrag verfasst. Insgesamt hält unser Blog eine Vielzahl an Beiträgen zu den unterschiedlichsten Themen für euch bereit, die nur darauf warten von euch sinnvoll umgesetzt zu werden.

Geballtes Vereinswissen im Vereinshandbuch 2021

Wir haben gemeinsam mit neun Experten aus der Praxis ein 85-seitiges ePaper zu aktuellen Themen rund um das Vereinswesen verfasst. Das ePaper beinhaltet 5 Kapitel und 15 Themengebiete zu wichtigen Bereichen rund um die Organisation, Mitglieder, Förderungen, Sponsoren, Steuern uvm. Also genau das richtige nach eurer erfolgreichen Gründung. Du kannst das Handbuch als kostenlosen Download auf der Vereinshandbuch Webseite herunterladen.

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.