Feste und Veranstaltungen im Verein – Organisation und rechtliche Rahmenbedingungen in Österreich

Organisation von Veranstaltungen – die Phasen

Die Organisation von Festen und Events im Verein erfordert sorgfältige Planung und Durchführung. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:

Vorbereitung des Festes

Durchführung des Festes

Nachbereitung des Festes

Rechtliche Rahmenbedingungen

Bei der Organisation von Festen und Events im Verein müssen einige rechtliche Vorgaben beachtet werden. Diese je nach Bundesland. Folgende Bereiche solltet ihr dabei im Blick haben:

• Gewerberecht: Benötigt ihr für die anstehende Veranstaltung eine Gewerbeberechtigung? Dies kann bei “öffentlichen Festen mit Musik und Tanz” der Fall sein.
• Veranstaltungsrecht: Gibt es Besonderheiten aus dem Veranstaltungsrecht, die ihr unbedingt beachten solltet?
• Jugendschutz: Bei Veranstaltungen mit Alkohol- oder Tabakkonsum müssen die nationalen Jugendschutzbestimmungen beachtet werden.
• Sperrstunde: Ist in eurem Bundesland eine gesetzliche Sperrstunde vorgegeben? Wie sind die Regelungen bezüglich Lärmbelästigung?
• Steuern und Sozialversicherung: Vereine müssen unter Umständen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge für ihre Mitarbeiter und Helfer abführen.

Mustervorlagen für den organisierten Vorstand

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Darf ein Verein mit einer Veranstaltung Gewinne erzielen?

In Österreich dürfen gemeinnützige Vereine grundsätzlich Gewinne erzielen, solange diese Gewinne ausschließlich dem Vereinszweck dienen und nicht an die Mitglieder ausgeschüttet werden. Das österreichische Vereinsgesetz sieht vor, dass die Einnahmen und Mittel eines gemeinnützigen Vereins ausschließlich zur Verwirklichung des Vereinszwecks verwendet werden müssen.

Wenn ein gemeinnütziger Verein eine Veranstaltung organisiert, die Gewinne generiert, müssen diese Gewinne dem Vereinszweck entsprechend verwendet werden. Das bedeutet, dass die Gewinne beispielsweise für gemeinnützige Projekte, soziale Zwecke, kulturelle Aktivitäten oder die Förderung von Bildung verwendet werden können.

Es ist wichtig zu beachten, dass gemeinnützige Vereine in Österreich bestimmte steuerliche Vorteile genießen, wie beispielsweise die Befreiung von der Körperschaftssteuer und bestimmten Abgaben. Diese steuerlichen Vorteile gelten jedoch unter der Bedingung, dass die Einnahmen und Mittel des Vereins ausschließlich zur Verwirklichung des Vereinszwecks verwendet werden und keine Gewinne an die Mitglieder ausgeschüttet werden.

Um sicherzustellen, dass ein gemeinnütziger Verein rechtlich korrekt handelt und die steuerlichen Vorteile in Anspruch nehmen kann, ist es ratsam, sich mit einem Experten für Vereinsrecht oder einem Steuerberater zu beraten, insbesondere wenn es um die Organisation von Veranstaltungen und die Verwendung von erzielten Gewinnen geht.

Unterscheidung zwischen kleinen und großen Vereinsfesten

Aus steuerrechtlichen Gründen ist die Unterscheidung zwischen kleinen und großen Vereinsfesten wichtig.

Kleines Vereinsfest

Umsatzsteuer: Kleine Vereinsfeste können unter bestimmten Bedingungen von der Umsatzsteuer befreit sein. Wenn das Fest einen eher gemeinnützigen oder karitativen Charakter hat und die Einnahmen unter einer bestimmten Grenze liegen, kann es als steuerfreie Gelegenheitsveranstaltung gelten.

Buchführungspflicht: Bei kleinen Vereinsfesten mit begrenzten Einnahmen und Ausgaben gelten in der Regel keine speziellen Buchführungspflichten. Es kann ausreichen, einfache Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben zu führen, um die Finanzen des Festes zu dokumentieren.

Kriterien für ein kleines Vereinsfest

Folgende Kriterien müsst ihr erfüllen, damit eure Veranstaltung als kleines Vereinsfest gilt:

a. Das Fest wird ausschließlich durch Vereinsmitglieder oder nahe Angehörige organisiert. Im kleinen Rahmen ist es dabei erlaubt, dass ein Drittunternehmen Versorgung durch Speisen oder Getränke bereitstellt – ein typisches Beispiel dafür ist der Hendlbrater. Wichtig dabei ist aber, dass die Gäste direkt bei diesem Anbieter einkaufen müssen. Die Abrechnung darf nicht über den Verein laufen. Außerdem darf nicht das gesamte Catering über einen Drittanbieter erfolgen. Grundsätzlich sollte die Verpflegung durch Vereinsmitglieder oder deren Angehörige erfolgen. Ist dafür das Unternehmen eines Mitgliedes zuständig, so gilt dieses als Drittanbieter.

b. Als Musiker und Künstler regionale Gruppen buchen, die “der breiten Masse nicht bekannt” sind. Diese Anbieter dürfen nicht bekannt aus Film, Fernsehen und Radio sein. Ein Indikator hierfür ist, dass die Kosten für den Auftritt in der Regel 800 € pro Stunde nicht überschreiten.

c. Wenn die Durchführung einer Tätigkeit durch ein professionelles Unternehmen behördlich angeordnet ist, so wird dadurch die Definition als “kleines Vereinsfest” nicht gefährdet. Ein Beispiel dafür ist der Security Dienst, der für die Sicherheit bei der Veranstaltung sorgt. Ein anderes Beispiel ist das Aufstellen des Festzeltes.

Großes Vereinsfest

Umsatzsteuer: Große Vereinsfeste, die regelmäßig stattfinden oder hohe Einnahmen erzielen, können der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. In diesem Fall müssen Umsatzsteuern auf die erzielten Einnahmen abgeführt werden.

Buchführungspflicht: Bei großen Vereinsfesten mit umfangreichen Einnahmen und Ausgaben gelten Buchführungspflichten gemäß den österreichischen Steuervorschriften. Das bedeutet, dass der Verein eine ordnungsgemäße Buchführung führen und Jahresabschlüsse erstellen muss.

Sozialversicherungsrecht am Vereinsfest

Ihr müsst eure Vereinsmitglieder und Helfer bei der Veranstaltung nicht bei der Sozialversicherung anmelden, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:

• Die Arbeit erfolgt freiwillig und/oder ehrenamtlich.
• Die Veranstaltung ist in Einklang mit dem Vereinszweck und begünstigt dessen Erfüllung.
• Mitglieder und Helfer haben keinen Anspruch auf Entlohnung.
• Alle Helfer arbeiten nachweislich unentgeltlich.

Beauftragt ihr hingegen Leute, die gegen Bezahlung eine Tätigkeit auf eurer Veranstaltung ausführen, so müsst ihr unbedingt auf die geltenden sozialversicherungsrechtlichen Regelungen achten.

Eine wichtige Unterscheidung erfolgt hier – im Einzelfall – zwischen selbstständiger und unselbstständiger Arbeit. In der Regel gilt ein solches Arbeitsverhältnis als unselbstständig – und muss deshalb immer bei der BGKK gemeldet werden.

Zeltfestregelungen für gemeinnützige Vereine

Ausschließlich gemeinnützigen Vereinen ist es erlaubt, an bis zu vier Tagen pro Kalenderjahr Feste zu veranstalten und dafür kein Gastgewerbe anzumelden. Speise und Getränke dürfen nur an drei Tagen pro Jahr angeboten werden. Jeder angefangene Tag zählt in dieser Regelung als ganzer Festtag.

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