Was ist bei einem Vorstandswechsel zu beachten?

Beim Vorstandswechsel kann leider viel Wissen verloren gehen. Gerade hinsichtlich Sponsoren & Partner kann dies schnell teuer werden. Wir geben euch wertvolle Experten-Tipps und eine Checkliste, damit ein Wechsel in eurem Verein ohne Probleme über die Bühne geht.

Was ist der Grund für einen Wechsel?

Bevor wir uns mit dem Vorstandswechsel selbst befassen, sollten wir kurz hinterfragen, warum ein Wechsel im Vorstand überhaupt stattfindet. Nicht immer erfolgt eine Umstrukturierung aus freiwilliger Basis oder auslaufender Funktionsperiode heraus, wie es z.B. beim altersbedingten Rücktritt des Obmanns/Obfrau der Fall wäre.

Natürlich wäre es ideal, wenn ein Wechsel der Vereinsleitung mit beidseitigem Einverständnis erfolgt und man eine sogenannte Übergangszeit vereinbaren kann. Liegt es jedoch daran, dass auf einer persönlichen Ebene Differenzen im Vorstand entstanden sind, dann kann dies sehr schnell zu einer Spaltung des gesamten Vereins führen. Dies sollte tunlichst vermieden werden. Hinter dem Link ein Beitrag über erfolgreiche Vereinsführung, der dich auch interessieren könnte.

Bild eines Vereinsvorstandes, die zusammen arbeiten
Die Personen im Vereinsvorstand sind deine engsten Begleiter – ihr geht gemeinsam durch dick und dünn

Es ist daher bei einem Tausch/Ausstieg der Funktionsträger zu empfehlen ein Gespräch zu führen, um auch die Beweggründe zu erfahren. Diese können zeitlicher Natur sein, aber auch weil man sich im Verein nicht mehr wohl fühlt oder sich mit diesem nicht mehr identifiziert. Es gilt auf jeden Fall den wahren Grund zu finden, denn nur so kann man sich für die Zukunft gegebenenfalls verbessern.

Welche Probleme kann ein Vorstandswechsel bringen?

Eine Person aus dem Vorstand zu verlieren heißt nicht nur einen langjährigen Weggefährten zu verlieren, sondern mit ihm oder ihr auch das aufgebaute Wissen in einem wichtigen Bereich des Vereins. Ist ein Vorstandswechsel aufgrund der auslaufenden Funktionsperiode hervorgerufen sollte man sich frühzeitig mit einer Nachbesetzung beschäftigen.

In beiden Fällen gilt, dass das verlorene Wissen ohne große Lücken an die nächsten Verantwortungsträger übergeben wird. Es gibt ganz besondere Dokumente und Inhalte, die im Falle des Verlustes weitreichende (auch rechtliche) Folgen bzw. einen großen Mehraufwand haben können.

Checkliste und Rechtsdokumente zum Vorstandswechsel

Bei einem unorganisierten Vorstandswechsel können sehr viele Informationen und Wissen verloren gehen. Daher sollte es erst gar nicht so weit kommen. Damit ihr in dieser ohnehin schon sehr speziellen Situation in der "Eile des Gefechts" nichts vergesst, haben wir in unserem Rechtspaket mit Vorlagen für Vereine ausgearbeitet. Inhalt ist auch eine Checkliste zum Vorstandswechsel, ausgewarbeitet von einem Rechtsexperten. Neben der Checkliste finden sich auch weitere Dokumente, wie eine Entlastung des Vorstands und ein Rücktrittformular.

Rechtsvorlagen zu Vorstandsthemen
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Welche Informationen bzw. Bereiche werden übergeben?

Es kann von großem Vorteil sein, sich für einen Vorstandswechsel eine eigene Checkliste anzulegen, um auch wirklich nichts zu vergessen. Daher macht es Sinn, sich im Vorhinein diesbezüglich mehr Gedanken zu machen, um später weniger Aufwand zu haben. Nachfolgende Bereich sollten auf dieser Checkliste eine zentrale Rolle spielen:

Mitgliederinformationen
Diese gehören vor allem datenschutzrechtlich sauber und sicher verwaltet. Ob das nun online oder offline geschieht, bleibt euch als Verein selbst überlassen. Geht die Mitgliederliste durch und macht euch auch Gedanken zu einzelnen Mitgliedern, vielleicht ist auch hier jemand dabei der den Vorstandsaufgaben gewachsen ist. Bei Jugendvereinen gehört auf diese Liste auch eine elterliche Kontaktperson jedes Kindes.
Finanzielle Informationen
Ein sehr heikles Thema, was viel Transparenz und hohe Genauigkeit erfordert. Die finanzielle Situation sollte generell klar dokumentiert sein und umso wichtiger ist es diese Dokumentation auch gemeinsam durchzusprechen – immerhin haftet der Kassier für fehlendes Geld. Eine Entlastung des ausscheidenden Schatzmeisters ist ohnehin erforderlich.
Informationen über vergangene Veranstaltungen
Ihr erspart euch sehr viel Zeit, wenn ihr euch die Dokumente zu Veranstaltungen sauber abspeichert. Das beginnt beim Getränkelieferant, geht über Verpflegung bis hin zur Musikband und Aufgabenliste. Aus jedem veranstalteten Event könnt ihr lernen und wenn ihr auf diesem Wissen aufbaut werden eure Veranstaltungen zum Pflichtbesuch für jeden Bürger aus eurem Ort.
Informationen zu Sponsoren & Partnern
Wo finden sich die Kontakte zu allen Sponsoren inklusive der Verträge, die mit den einzelnen Firmen abgeschlossen wurde. Wie und wie oft hat die Kontaktpflege erfolgt? Wir ein eigenes Tool für die Kontaktpflege verwendet? Gibt es eine Leadliste an neuen Sponsoren, die man geplant hat anzugehen? Mit welchen Partnern arbeitet euer Verein regelmäßig zusammen? Kosten und Aktionsstrukturen zu den Partnern? Fragen über Fragen, die alle geklärt werden wollen.
Informationen zum Inventar
Beim Verleihen von Vereinsinventar kann man bei unzureichender Dokumentierung schnell die Übersicht verlieren und vergessen wer was ausgeliehen hat. Bevor man diese Funktion im Verein übernimmt macht euch bitte Gedanken, wie euer Vorgänger dies gehandhabt hat.
Auftreten des Vereins
Einladungen, Pressetexte, Bilder von Veranstaltungen und Erfolgen, sowie Social-Media-Kanäle des Vereins sind mittlerweile nicht mehr wegzudenken. Auch hier gibt es Verantwortliche, die sich über die Zeit großes Wissen aufbauen. Z.B. durch das Erstellen von Flyern, Plakaten und Einladungen.
Informationen zu laufenden Tätigkeiten
Organisation des Putzplans in eurem Vereinsheim? Informationen zur Saisonplanung? Sind zusätzliche Hobby-Turniere geplant? Gibt es Verwaltungs- oder Reparaturtätigkeiten, die bereits gestartet wurden? Wie wurde die Jugendarbeit durchgeführt? Fragen, die womöglich beim ausscheidenden Vorstand liegen und eine Antwort benötigen.
Übergabe der Vereinsdokumente an den neuen Vorstand
Ein Vorstandswechsel bedeutet nicht nur, dass Erfahrung geht, sondern auch, dass neuer Wind kommt

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Welche Charakterzüge sollte ein Vorstandsmitglied haben?

Das Gute ist, dass sich meist schon im Vorfeld herauskristallisiert, wer die neue Position im Verein übernehmen wird/kann. Im Idealfall besetzt der jeweilige Stellvertreter die offen werdende Position nach. Sollte es nicht ganz so einfach laufen, dann hat man meist in den eigenen Mitglieder-Reihen Personen, die sich stärker engagieren als andere. Diese sollten die erste Anlaufstelle sein, denn sie zeigen eine wichtige primäre Eigenschaft eines Vorstands: Eigeninitiative.

Es ist wichtig, dass Vorstände Grundzüge von Führungskompetenz aufweisen und auch den Willen haben sich und den eigenen Verein weiterzuentwickeln. Natürlich gehört die nötige Freizeit auch dazu, aber vor allem ist es wichtig, dass man das Vertrauen des Vereins hat. Sprich, dass man weiß, dass die anderen Mitglieder hinter einem stehen. Transparenz, Ehrlichkeit, Pünktlichkeit sind Grundvoraussetzungen und zusätzlich die Gabe zu haben, andere für etwas zu begeistern ist als Vorstand von großem Vorteil.

Nur fachlich gut in einem Bereich zu sein und soziale Defizite zu haben kann auf Dauer große Probleme in einem Verein hervorrufen. Es gibt keine "Muster-Vorstandsperson", es hilft euch auf jeden Fall auf euer Bauchgefühl zu hören und den gesamten Vorstand bzw. auch die Mitglieder in die Entscheidung einzubeziehen.

Zusammengefasst kann man also sagen, dass das Motivieren von anderen, ein gutes Maß an Organisationstalent, eine analytische und strategische Denkweise, sowie ein offener und empathischer Charakter die Anforderung an einen Obmann oder Obfrau sind.

Wie kann euch Vereinsplaner beim Vorstandswechsel helfen?

Abschließend möchten wir noch kurz darauf eingehen, wie ihr von der Verwendung von Vereinsplaner bei einem bevorstehenden Vorstandswechsel profitieren könnt. Wichtig ist, dass ihr frühzeitig beginnt eure Dokumente, Informationen zu Veranstaltungen, Inventarverwaltung, Finanzen, usw. ordentlich im Onlinespeicher abzulegen.

Zusätzlich zum Onlinespeicher, Terminen/News und Umfragen haben wir gerade eine Inventarverwaltung umgesetzt, um auch diesen Bereich für Vereine abzudecken. Ebenfalls eine Finanzverwaltung verfügbar. Somit seid ihr bestens auf einen Vorstandswechsel vorbereitet und spart euch viel Zeit und Nerven über die Folgejahre. Bei Fragen könnt ihr euch in gewohnter Manier einfach bei uns melden.

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Fragen und Antworten zum Vorstandswechsel

Abschließend finden sich hier die wichtigsten Fragen, die sich im Zusammenhang mit dem Vorstandswechsel und den dazugehörigen Organen (Obmann, Schriftführer, Kassier/Schatzmeister, ...) ergeben.

Welche Organe gibt es in einem Verein?
Folgende Organe in einem Verein kann es geben und werden zumeist durch die Vereinssatzung (Infos zur Vereinssatzung) geregelt: 1. Mitgliederversammlung; 2. Leitungsorgan (z.B. Obmann/Obfrau); 3. Organschaftliche Vertreter (Stellvertreter/Zeichnungsberechtigte); 4. Aufsichtsorgane; 5. Rechnungsprüfer (inkl. Stellvertreter); 6. Abschlussprüfer (bei Bedarf).
Wie viele Organe muss es in einem Verein geben?
Ein Verein, der als juristische Person auftritt muss mindestens eine Mitgliederversammlung, ein Leitungsorgan und eine/n RechnungsprüferInnen (in Deutschland Schatzmeister) samt StellvertreterInnen haben.
Was macht ein Vereinsvorstand?
Die Vereinsleitung bzw. das Führungsteam eines Vereins kümmert sich um eine reibungslose Abwicklung der Vereinsgeschäfte. Der Vorstand vertritt den Verein dabei nach innen und außen, kümmert sich sowohl um die Anliegen der Mitglieder wie auch das Erscheinungsbild des Vereins in der Gemeinde und Medien. Einzelne Vorstandsmitglieder können mit fachspezifischen Themen wie der Finanzverwaltung beauftragt werden.
Wann muss eine Mitgliederversammlung stattfinden?
Die Mitgliederversammlung (häufig auch Generalversammlung oder Hauptversammlung genannt) ist mindestens einmal alle fünf Jahre abzuhalten. Zu empfehlen ist aus unserer Sicht aber einmal jährlich. Dabei werden Themen, die das Allgemeinwohl des Vereins betreffen besprochen. Das können Vorstandswahlen, Kostenagenden oder auch Vereinsprojekte für das nächste Jahr sein.
Ist ein Rücktritt des Vorstands möglich?
Auf den ersten Blick kann diese Frage mit "Ja" beantwortet werden. Sieht man etwas genauer hin, gibt es ein paar Fälle, wo dies nicht unmittelbar möglich ist. Zum Beispiel darf keine Handlungsunfähigkeit des Vereins durch den Rücktritt entstehen: In anderen Worten dürfen niemals alle rechtswirksamen Verantwortungsträger zur gleichen Zeit den Verein verlassen (z.B. Obmann und sein Stellvertreter). Ein Rücktritt ginge dann nur im Zuge einer Mitgliederversammlung, wo sofort die neuen Zeichnungsbefugten gewählt werden würden.
Was sind die Aufgaben eines Vereinsvorstandes?
Je nach Aufgabenbereich, in dem sich eine Person im Vorstand befindet, ist auch ihre Tätigkeit eine individuelle (Finanzbeauftragter, Digitalbeauftragter, Veranstaltungsbeauftragter, Beauftragter für Jugendarbeit, usw.). Als Obmann/Obfrau bzw. leitender Vorstand solltest du nicht allzu viele spezialisierte Tätigkeiten auf dich nehmen, da ohnehin bereits genügend Aufgaben aus den oben genannten Bereichen und der allgemeinen Verantwortung für dich entstehen. Man kann also nicht pauschal sagen, welche Aufgaben einen als Vorstand erwarten – sicher ist, dass es Aufgaben werden mit denen du bis dato noch nicht konfrontiert warst.
Gibt es ein Mindestalter als Vereinsvorstand?
Mit einer Einwilligung der gesetzlichen Vertreter könnte theoretisch bereits eine Person nach Vollendung des 7. Lebensjahres ein Amt im Vorstand des Vereins ausüben. Ob dies Zielführend und vor allem gut für das Kind ist, muss sich dabei jeder Verein selbst fragen.
Was bedeutet: "Der Vorstand wird entlastet"?
Die Entlastung des Vorstands (z.B. Schatzmeister/Kassaprüfer oder Obmann) ist nicht nur ein formeller Prozess, sondern zeigt erstens, dass der Verein hinter dem Handeln des Vorstands steht. Zweitens, dass weitere Personen (z.B. Abschlussprüfer oder Personen des Aufsichtsorgans) sich mit dem Handeln und den Ergebnissen aus der Vereinsleitung beschäftigt haben und diese für Abgeschlossen befinden = Entlasten.
Welche Haftung hat ein Vereinsvorstand?
Ein Verein (als juristische Person) haftet grundsätzlich mit dem Vereinsvermögen gegenüber Verbindlichkeiten. Organe des Vereins haften dabei nur dann, wenn dies gesetzlich niedergeschrieben wurde (z.B., wenn sie als Bürgen eines Kredits für den Verein einstehen). Verletzt ein Vorstandsmitlgied gesetzliche oder statutarische Pflichten kann diese Person über das hinaus ebenfalls zur Haftung des entstandenen Schadens gezogen werden. Auch bei unentgeltlich tätigen Vereinsorganen (z.B. Obmann, Kassaprüfer) tritt eine Haftung in Kraft, sofern diese grob fahrlässig handeln. Ihr merkt schon, das Haftungsthema kann auch bei Vereinen überaus komplex werden und es empfiehlt sich bei Unsicherheiten einen Rechtsexperten aufzusuchen.
Wir übernehmen keinerlei Haftung für Vollständigkeit und Richtigkeit dieser Informationen. Jede Person im Vereinsvorstand sollte sich ausgiebig mit der Recherche und Informationsbeschaffung zur Vereinsthematik befassen.

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