Was sollten wir beim Vorstandswechsel beachten?

Beim Vorstandswechsel kann viel Wissen verloren gehen. Gerade in Bezug auf Sponsoren & Partner kann dies schnell teuer werden. Wir m├Âchten euch dabei helfen, dass ein Wechsel in eurem Verein ohne Probleme ├╝ber die B├╝hne geht.

Was ist der Grund f├╝r einen Wechsel?

Bevor wir uns mit dem Vorstandswechsel selbst befassen, sollten wir kurz hinterfragen, warum ein Wechsel im Vorstand ├╝berhaupt stattfindet. Nicht immer erfolgt eine Umstrukturierung aus freiwilliger Basis oder auslaufenden Funktionsperiode heraus, wie es z.B. beim altersbedingten R├╝cktritt des Obmanns der Fall w├Ąre.

Nat├╝rlich w├Ąre es der Idealfall, wenn ein Wechsel der Vereinsleitung mit beidseitigem Einverst├Ąndnis erfolgt und man eine sogenannte ├ťbergangszeit vereinbaren kann. Liegt es jedoch daran, dass auf einer pers├Ânlichen Ebene Differenzen im Vorstand entstanden sind, dann kann dies sehr schnell zu einer Spaltung des gesamten Vereins f├╝hren. Dies sollte tunlichst vermieden werden. Nachfolgend ein paar Tipps, was eine erfolgreiche Vereinsf├╝hrung ausmacht.

Bild eines Vereinsvorstandes, die zusammen arbeiten
Die Personen im Vereinsvorstand sind deine engsten Begleiter ÔÇô ihr geht gemeinsam durch dick und d├╝nn

Es ist daher generell bei einem Tausch/Ausstieg der Funktionstr├Ąger zu empfehlen ein Gespr├Ąch zu f├╝hren, um auch die Beweggr├╝nde zu erfahren. Diese k├Ânnen zeitlicher Natur sein, aber auch weil man sich im Verein nicht mehr wohl f├╝hlt oder sich mit diesem nicht mehr identifiziert. Es gilt auf jeden Fall den wahren Grund zu finden, denn nur so kann man sich f├╝r die Zukunft gegebenenfalls verbessern.

Kommuniziert diese Gr├╝nde auch transparent im gesamten Verein. Stellt euch das so vor, dass wenn ein hoher Funktionstr├Ąger den Verein verl├Ąsst und ihr die Mitglieder ├╝ber die wahren Gr├╝nde im Dunklen lasst, dass das sehr viel Interpretationsspielraum f├╝r Ger├╝chte l├Ąsst. Das kann zu einem gro├čen Problem werden, nicht nur im Verein, sondern in der gesamten Gemeinde.

Welche Probleme kann ein Vorstandswechsel bringen?

Eine Person aus dem Vorstand zu verlieren hei├čt nicht nur einen langj├Ąhrigen Weggef├Ąhrten zu verlieren, sondern mit ihm oder ihr auch das aufgebaute Wissen in einem wichtigen Bereich des Vereins. Ist ein Vorstandswechsel aufgrund der auslaufenden Funktionsperiode hervorgerufen sollte man sich fr├╝hzeitig mit einer Nachbesetzung besch├Ąftigen.

In beiden F├Ąllen gilt, dass das verlorene Wissen ohne gro├če L├╝cken an die n├Ąchsten Verantwortungstr├Ąger ├╝bergeben wird. Es gibt ganz besondere Dokumente und Inhalte, die im Falle des Verlustes weitreichende (auch rechtliche) Folgen bzw. einen gro├čen Mehraufwand haben k├Ânnen.

Nehmt euch bitte die Zeit und schreibt alle Bereiche nieder, in denen vor allem der ausscheidende Vorstand sein Wissen gesammelt hat. Nichts ist ├Ąrgerlicher als im Nachhinein drauf zu kommen, was nicht alles an Informationen fehlt, wo ihr dann m├╝hsam dem alten Vorstand nachlaufen m├╝sst, um an die diese zu kommen. Wir kenn das nur allzu gut ÔÇô glaubt uns.

Welche Informationen bzw. Bereiche werden ├╝bergeben?

Es kann von gro├čem Vorteil sein, sich f├╝r einen Vorstandswechsel eine Checkliste anzulegen, um auch wirklich nichts zu vergessen. Daher macht es Sinn, sich im Vorhinein diesbez├╝glich mehr Gedanken zu machen, um sp├Ąter weniger Aufwand zu haben. Nachfolgende Bereich sollten auf dieser Checkliste eine zentrale Rolle spielen:

Mitgliederinformationen
Diese geh├Âren vor allem datenschutzrechtlich sauber und sicher verwaltet. Ob das nun online oder offline geschieht, bleibt euch als Verein selbst ├╝berlassen. Geht die Mitgliederliste durch und macht euch auch Gedanken zu einzelnen Mitgliedern, vielleicht ist auch hier jemand dabei der den Vorstandsaufgaben gewachsen ist. Bei Jugendvereinen geh├Ârt auf diese Liste auch eine elterliche Kontaktperson jedes Kindes.
Finanzielle Informationen
Ein sehr heikles Thema, was viel Transparenz und hohe Genauigkeit erfordert. Die finanzielle Situation sollte generell klar dokumentiert sein und umso wichtiger ist es diese Dokumentation auch gemeinsam durchzusprechen ÔÇô immerhin haftet der Kassier f├╝r fehlendes Geld. Eine Entlastung des ausscheidenden Schatzmeisters ist ohnehin erforderlich.
Informationen ├╝ber vergangene Veranstaltungen
Ihr erspart euch sehr viel Zeit, wenn ihr euch die Dokumente zu Veranstaltungen sauber abspeichert. Das beginnt beim Getr├Ąnkelieferant, geht ├╝ber Verpflegung bis hin zur Musikband und Aufgabenliste. Aus jedem veranstalteten Event k├Ânnt ihr lernen und wenn ihr auf diesem Wissen aufbaut werden eure Veranstaltungen zum Pflichtbesuch f├╝r jeden B├╝rger aus eurem Ort.
Informationen zu Sponsoren & Partnern
Wo finden sich die Kontakte zu allen Sponsoren inklusive der Vertr├Ąge, die mit den einzelnen Firmen abgeschlossen wurde. Wie und wie oft hat die Kontaktpflege erfolgt? Wir ein eigenes Tool f├╝r die Kontaktpflege verwendet? Gibt es eine Leadliste an neuen Sponsoren, die man geplant hat anzugehen? Mit welchen Partner arbeitet euer Verein regelm├Ą├čig zusammen? Kosten und Aktionsstrukturen zu den Partnern? Fragen ├╝ber Fragen, die alle gekl├Ąrt werden wollen.
Informationen zum Inventar
Beim Verleihen von Vereinsinventar kann man bei unzureichender Dokumentierung schnell die ├ťbersicht verlieren und vergessen wer was ausgeliehen hat. Bevor man diese Funktion im Verein ├╝bernimmt macht euch bitte Gedanken, wie euer Vorg├Ąnger dies gehandhabt hat.
Auftreten des Vereins
Einladungen, Pressetexte, Bilder von Veranstaltungen und Erfolgen, sowie Social-Media-Kan├Ąle des Vereins sind mittlerweile nicht mehr wegzudenken. Auch hier gibt es Verantwortliche, die sich ├╝ber die Zeit gro├čes Wissen aufbauen. Z.B. durch das Erstellen von Flyern, Plakaten und Einladungen.
Informationen zu laufenden T├Ątigkeiten
Wie sieht der Putzplan in eurem Vereinsheim aus? Wer Plant die Saison? Sind zus├Ątzliche Hobby-Bewerbe geplant? Gibt es Verwaltungs- oder Reparatur-T├Ątigkeiten, die erledigt geh├Âren? Wer ist f├╝r die Jugendarbeit zust├Ąndig? Alles Fragen, die eine Antwort ben├Âtigen.
├ťbergabe der Vereinsdokumente an den neuen Vorstand
Ein Vorstandswechsel bedeutet nicht nur, dass Erfahrung geht, sondern auch, dass neuer Wind kommt

Welche Charakterz├╝ge sollte ein Vorstandsmitglied haben?

Das sch├Âne ist, dass sich meist schon zuvor herauskristallisiert, wer die neue Position im Verein ├╝bernehmen wird/kann. Im Idealfall besetzt der jeweilige Stellvertreter die offen werdende Position nach. Sollte es nicht ganz so einfach laufen, dann hat man meist in den eigenen Mitglieder-Reihen Personen, die sich st├Ąrker engagieren als andere. Diese sollten die erste Anlaufstelle sein, denn sie zeigen eine wichtige prim├Ąre Eigenschaft eines Vorstands: Eigeninitiative.

Es ist wichtig, dass Vorst├Ąnde Grundz├╝ge von F├╝hrungskompetenz aufweisen und auch den Willen haben sich und den eigenen Verein weiterzuentwickeln. Nat├╝rlich geh├Ârt die n├Âtige Freizeit auch dazu, aber vor allem ist es wichtig, dass man das Vertrauen des Vereins hat. Sprich, dass man wei├č, dass die anderen Mitglieder hinter einem stehen. Transparenz, Ehrlichkeit, P├╝nktlichkeit sind Grundvoraussetzungen und zus├Ątzlich die Gabe zu haben, andere f├╝r etwas zu begeistern ist als Vorstand von gro├čem Vorteil.

Nur fachlich gut in einem Bereich zu sein und soziale Defizite zu haben kann auf Dauer gro├če Probleme in einem Verein hervorrufen. Es gibt keine "Muster-Vorstandsperson", es hilft euch auf jeden Fall auf euer Bauchgef├╝hl zu h├Âren und den gesamten Vorstand bzw. auch die Mitglieder in die Entscheidung einzubeziehen.

Wie kann euch Vereinsplaner beim Vorstandswechsel helfen?

Abschlie├čend m├Âchten wir noch kurz darauf eingehen, wie ihr von der Verwendung von Vereinsplaner bei einem bevorstehenden Vorstandswechsel profitieren k├Ânnt. Wichtig ist, dass ihr fr├╝hzeitig beginnt eure Dokumente, Informationen zu Veranstaltungen, Inventarverwaltung, Finanzen, usw. ordentlich im Onlinespeicher abzulegen.

Zus├Ątzlich zum Onlinespeicher, Terminen/News und Umfragen haben wir gerade eine Inventarverwaltung umgesetzt, um auch diesen Bereich f├╝r Vereine abzudecken. Ebenfalls eine Finanzverwaltung ist seit J├Ąnner 2020 verf├╝gbar. Somit seid ihr bestens auf einen Vorstandswechsel vorbereitet und spart euch viel Zeit und Nerven ├╝ber die Folgejahre. Bei Fragen k├Ânnt ihr euch in gewohnter Manier einfach bei uns melden.

Fragen und Antworten zum Vorstandswechsel

Abschlie├čend finden sich hier die wichtigsten Fragen, die sich im Zusammenhang mit dem Vorstandswechsel und den dazugeh├Ârigen Organen (Obmann, Schriftf├╝hrer, Kassier/Schatzmeister, ...) ergeben. Fehlen dir Informationen oder hast du einen Verbesserungsvorschlag? Schreibe uns an [email protected].

Welche Organe gibt es in einem Verein?
Folgende Organe in einem Verein kann es geben und werden zumeist durch die Vereinssatzung (Infos zur Vereinssatzung) geregelt: 1. Mitgliederversammlung; 2. Leitungsorgan (z.B. Obmann/Obfrau); 3. Organschaftliche Vertreter (Stellvertreter/Zeichnungsberechtigte); 4. Aufsichtsorgane; 5. Rechnungspr├╝fer (inkl. Stellvertreter); 6. Abschlusspr├╝fer (bei Bedarf).
Wie viele Organe muss es in einem Verein geben?
Ein Verein, der als juristische Person auftritt muss mindestens eine Mitgliederversammlung, ein Leitungsorgan und eine/n Rechnungspr├╝ferInnen (in Deutschland Schatzmeister) samt StellvertreterInnen haben.
Was macht ein Vereinsvorstand?
Die Vereinsleitung bzw. das F├╝hrungsteam eines Vereins k├╝mmert sich um eine reibungslose Abwicklung der Vereinsgesch├Ąfte. Der Vorstand vertritt den Verein dabei nach innen und au├čen, k├╝mmert sich sowohl um die Anliegen der Mitglieder wie auch das Erscheinungsbild des Vereins in der Gemeinde und Medien. Einzelne Vorstandsmitglieder k├Ânnen mit fachspezifischen Themen wie der Finanzverwaltung beauftragt werden.
Wann muss eine Mitgliederversammlung stattfinden?
Die Mitgliederversammlung (h├Ąufig auch Generalversammlung oder Hauptversammlung genannt) ist mindestens einmal alle f├╝nf Jahre abzuhalten. Zu empfehlen ist aus unserer Sicht aber einmal j├Ąhrlich. Dabei werden Themen, die das Allgemeinwohl des Vereins betreffen besprochen. Das k├Ânnen Vorstandswahlen, Kostenagenden oder auch Vereinsprojekte f├╝r das n├Ąchste Jahr sein.
Ist ein R├╝cktritt des Vorstands m├Âglich?
Auf den ersten Blick kann diese Frage mit "Ja" beantwortet werden. Sieht man etwas genauer hin, gibt es ein paar F├Ąlle, wo dies nicht unmittelbar m├Âglich ist. Zum Beispiel darf keine Handlungsunf├Ąhigkeit des Vereins durch den R├╝cktritt entstehen: In anderen Worten d├╝rfen niemals alle rechtswirksamen Verantwortungstr├Ąger zur gleichen Zeit den Verein verlassen (z.B. Obmann und sein Stellvertreter). Ein R├╝cktritt ginge dann nur im Zuge einer Mitgliederversammlung, wo sofort die neuen Zeichnungsbefugten gew├Ąhlt werden w├╝rden.
Was sind die Aufgaben eines Vereinsvorstandes?
Je nach Aufgabenbereich, in dem sich eine Person im Vorstand befindet, ist auch ihre T├Ątigkeit eine individuelle (Finanzbeauftragter, Digitalbeauftragter, Veranstaltungsbeauftragter, Beauftragter f├╝r Jugendarbeit, usw.). Als Obmann/Obfrau bzw. leitender Vorstand solltest nicht allzu viele spezialisierten T├Ątigkeiten auf dich nehmen, da ohnehin bereits gen├╝gend Aufgaben aus den oben genannten Bereichen und der allgemeinen Verantwortung f├╝r dich entstehen. Man kann also nicht pauschal sagen, welche Aufgaben einen als Vorstand erwarten - sicher ist, dass es Aufgaben werden mit denen du bis dato noch nicht konfrontiert warst.
Gibt es ein Mindestalter als Vereinsvorstand?
Mit einer Einwilligung der gesetzlichen Vertreter k├Ânnte theoretisch bereits eine Person nach Vollendung des 7. Lebensjahres ein Amt im Vorstand des Vereins aus├╝ben. Ob dies Zielf├╝hrend und vor allem gut f├╝r das Kind ist, muss sich dabei jeder Verein selbst fragen.
Was bedeutet: "Der Vorstand wird entlastet"?
Die Entlastung des Vorstands (z.B. Schatzmeister/Kassapr├╝fer oder Obmann) ist nicht nur ein formeller Prozess, sondern zeigt erstens, dass der Verein hinter dem Handeln des Vorstands steht. Zweitens, dass weitere Personen (z.B. Abschlusspr├╝fer oder Personen des Aufsichtsorgans) sich mit dem Handeln und den Ergebnissen aus der Vereinsleitung besch├Ąftigt haben und diese f├╝r Abgeschlossen befinden = Entlasten.
Welche Haftung hat ein Vereinsvorstand?
Ein Verein (als juristische Person) haftet grunds├Ątzlich mit dem Vereinsverm├Âgen gegen├╝ber Verbindlichkeiten. Organe des Vereins haften dabei nur dann, wenn dies gesetzlich niedergeschrieben wurde (z.B., wenn sie als B├╝rgen eines Kredits f├╝r den Verein einstehen). Verletzt ein Vorstandsmitlgied gesetzliche oder statutarische Pflichten kann diese Person ├╝ber das hinaus ebenfalls zur Haftung des entstandenen Schadens gezogen werden. Auch bei unentgeltlich t├Ątigen Vereinsorganen (z.B. Obmann, Kassapr├╝fer) tritt eine Haftung in Kraft, sofern diese grob fahrl├Ąssig handeln. Ihr merkt schon, das Haftungsthema kann auch bei Vereinen ├╝beraus komplex werden und es empfiehlt sich bei Unsicherheiten einen Rechtsexperten aufzusuchen.
Wir ├╝bernehmen keinerlei Haftung f├╝r Vollst├Ąndigkeit und Richtigkeit dieser Informationen. Jede Person im Vereinsvorstand sollte sich ausgiebig mit der Recherche und Informationsbeschaffung zur Vereinsthematik befassen.

Diesen Artikel auch als Druckvorlage

Wir wissen, dass viele Vorst├Ąnde gerne ein Handbuch f├╝hren, wo sie wichtige Informationen im Vereinsheim in einer Mappe ablegen k├Ânnen, damit Nachfolger alles beisammen haben. Nachfolgend stellen wir f├╝r euch diesen Artikel daher als Druckvorlage zum Download bereit:

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und ├╝berall up-to-date sein und zus├Ątzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.