Wissensmanagement im Verein – Wissen optimal aufbauen, einsetzen & übergeben

Überall dort wo viele Menschen zur gleichen Zeit an etwas wirken, wird Knowhow und Erfahrung aufgebaut. Es macht dabei einen erfolgreichen Verein aus, dieses Wissen optimal intern einzusetzen, zu verteilen und aufzubewahren.

Warum ist Wissensmanagement im Verein so relevant?

Wissensmanagement per Definition bezeichnet strategische und operative Tätigkeiten und Managementaufgaben, die auf den bestmöglichen Umgang mit Wissen abzielen. Das bedeutet, dass es das Ziel ist internes Wissen sauber zu dokumentieren und aufzubewahren. Natürlich so, dass nicht nur eine Person alleine Zugang zu einzelnen Informationen hat.

Das Beispiel ist nur eines von vielen und zeigt, dass der Aufbau von Wissenssilos enorm gefährlich ist. Abhelfen könnt ihr euch ganz einfach: Dokumentiert Prozesse, habt eine saubere Datenverwaltung und nehmt euch die Zeit, um Informationen weiter zu geben. In diesem Beitrag gehen wir darauf ein, wie ein Wissensmanagement nicht zu einem Mehraufwand wird.

Wo kann Wissensmanagement im Verein eingesetzt werden?

Das Einsatzgebiet ist schier unerschöpflich, mit kleinen Abstrichen, denn manche Informationen sind „gelebter Hausverstand“, der nicht Teil eines Wissensmanagement ist. Was bedeutet das konkret? Folgende Bereiche im Verein eignen sich hervorragend als Wissensdatenbank:

  • Sponsoren- und Spendengelder inkl. Kontaktdaten
  • Mitgliederverwaltung und personenbezogene Daten
  • Jugendförderung inkl. Kursangebot
  • Veranstaltungen (Zulieferer, Partner, Todo-Listen, …)
  • Checklisten zu definierten Abwicklungen (Ausflüge, Trainingslager, …)
  • Finanzverwaltung und Budgetplanung
  • Vorstands-Knowhow (Förderthemen, Informationsfluss zum Verband)
  • Zugänge (Tools & Passwörter), Zugriffe, Medienkontakte, Textvorlagen, …
  • Gemeindekontakte bzw. Kontakte zu behördlichen Entscheidern

Am besten eignet sich für die Abwicklung dieser Themenbereiche ein Tool, das Informationen auf Basis von Berechtigungen freigibt. Viele dieser Daten fallen nämlich in den Bereich des Datenschutzes (DSGVO). Welche Tools hier im speziellen geeignet sind, sagen wir euch etwas später in diesem Beitrag.

Dokumente in einem Ordner werden von zwei Personen besprochen
Legt Daten sauber ab und teilt die Information mit mindestens einer zweiten Person im Verein

Wie funktioniert Wissensmanagement in einem Verein?

Eines vorweg: Wissensmanagement kann nur dann funktionieren, wenn man es auch richtig macht. Werden nur 50% der relevanten Infos und Dokumente einbezogen, kann man es sich gleich ganz sparen. Das heißt, wenn man Wissenssilos aufbrechen möchte und sich dazu entscheidet, Informationslücken zwischen Personen zu füllen, dann sollte man es gleich richtig machen.

Das bedeutet aber auch, dass man sich in der Entscheider-Gruppe zusammensetzt und klare Richtlinien definiert. Das heißt nicht, dass alle Personen zum gleichen Ausmaß eine Wissensdatenbank verwalten müssen, aber sehr wohl, dass jemand aus dem Vorstand dafür federführend zuständig ist und alle anderen Wissensträger sich daran halten. Sprich es werden Strukturen gemeinsam festgelegt, eine Person hat ein fortlaufendes Auge darauf und alle anderen Personen nutzen die Infrastruktur und tragen ihr Wissen bei.

In anderen oben aufgezählten Bereichen sieht es ähnlich aus. Auch hier gibt es laufende Dokumentationen, man denke an die Mitglieder- oder Sponsorenverwaltung. Es gibt nichts Ärgerlicheres als aufgrund von schlechter Datenqualität (bei Adressen) bei einer Postaussendung eine Rücklaufquote zu haben, die bares Geld kostet. Es wird sicher etwas Arbeit sein, dass Personen regelmäßig Dokumentationen durchführen und nicht nur einmal im Jahr obligatorisch etwas updaten. Ihr werdet aber spätestens beim Durchführen eines Prozesses beim zweiten Mal bemerken, wie viel Arbeit ihr euch aufgrund der guten Dokumentation beim ersten Mal spart.

Weitergedacht soll eine Wissensdatenbank aber auch kein unnötiger Overhead sein, denn dann wird es einfach nicht ordentlich gemacht. Legt daher einen Fokus auf ein gutes Qualität/Quantität-Verhältnis. Nicht jede kleine Info ist relevant auf der anderen Seite ist es aber auch wichtig relevante Infos sauber zu dokumentieren. Auch hier gibt es wie so oft kein richtig und kein falsch, aber ihr werdet schnell merken, wenn ihr regelmäßig nach Infos sucht, die ihr in irgendeiner Mail mal bekommen habt, diese aber nicht mehr findet, dann war das Wissensmanagement nicht optimal. Ganz einfach.

Was ist bei einem Vorstandswechsel zu beachten?

Der Aufbau eines strukturierten Wissensaustauschs hat das primäre Ziel in unerwarteten Situationen den maximalen Verlust von Daten nicht zu erleben. Dies kann z.B. beim unerwarteten Abgang von Personen (auf freiwilliger oder unfreiwilliger Basis) passieren. Im Nachhinein zu sagen: „Hätten wir doch nur …“, ist dabei die falsche Antwort.

Wir haben euch einen Beitrag zum Vorstandswechsel vorbereitet, der auf den Prozess des Wechsels noch einmal genauer eingeht. Beachtet ihr die Informationen zum Wissensmanagement und die Anleitung zum Vorstandswechsel, werdet ihr kaum Probleme in Bezug auf Datenverlust haben.

Checkliste und Tools aus der Praxis

Wie bereits angekündigt möchten wir euch abschließend eine Checkliste und sinnvolle Tools aus der Praxis vorstellen. Die Checkliste ist ein einfaches Worddokument, das ihr nach Belieben erweitern könnt und welches euch hilft Infos zu einzelnen Prozessen korrekt fürs Wissensmanagement zu dokumentieren.

Unterstützung beim richtigen Aufbau des Wissensbereich
Checkliste herunterladen

Ein Tool, das genau aufgrund der enormen Wissensverluste in den eigenen Vereinen ins Leben gerufen wurde, ist unser Vereinsplaner. Wir standen damals ebenfalls vor der Situation, dass vor Veranstaltungen, Vorstandswechseln oder Ausflügen immer wieder dieselben Informationen der Vorjahre gefehlt haben. Das hat angefangen bei Preisvergleichen der Busunternehmen und ging bis hin zu Geldern, die wir von Sponsoren erhalten haben – wir haben jedes Jahr wieder bei „Null“ angefangen. Das hat uns nicht nur extra Verwaltungsaufwand, sondern am Ende des Tages auch viel Geld gekostet.

Wir haben den Vereinsplaner über die letzten Jahre sukzessive erweitert, um Wissen und Prozesse sauber über ein Tool automatisiert abzuwickeln und zu speichern. Dies beginnt bei der Mitgliederverwaltung, geht über einen Onlinespeicher bis hin zu einer Finanz- und Inventarverwaltung. Die einzelnen Bereiche können natürlich individuell mit Berechtigungen an einzelne Personen freigeschalten werden.

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Ein weiteres recht gängiges Tool ist Google Drive. Hier habt ihr die sinnvolle Möglichkeit ganz einfach gemeinsam in Dokumenten wie Word, Excel, PowerPoint gemeinsam und von überall hinein zu arbeiten. Das Ganze läuft wie der Vereinsplaner ebenfalls über die Cloud und kann euch vor allem beim Ausarbeiten von Inhalten wie Protokollen, Strategien und gemeinsamen CRMs helfen.

Wir würden außerdem empfehlen, dass ihr wichtige Daten nicht mehr nur Lokal auf einem PC speichert, sondern euch eine Cloudsoftware für den Verein anlegt oder zumindest eine Cloud selbst. Die Zeiten von verlorenen oder defekten Festplatten und USB-Sticks sollen im Jahre 2021 unbedingt der Vergangenheit angehören. Außerdem ist nachweislich bewiesen, dass Dokumente, die nur „herumliegen“ schnell veraltet und nicht mehr sinnvoll einsatzfähig sind. Gerade bei solchen, wo man öfter eine Ergänzung machen muss.

Abschließend wünschen wir euch viel Erfolg bei der Einführung oder dem Ausbau eines Wissensmanagements und wünschen euch alles Gute für die Zukunft. Bei Fragen könnt ihr euch sehr gerne an uns unter [email protected] wenden.

Geballtes Vereinswissen im Vereinshandbuch 2021

Wir haben gemeinsam mit neun Experten aus der Praxis ein 85-seitiges ePaper zu aktuellen Themen rund um das Vereinswesen verfasst. Das ePaper beinhaltet 5 Kapitel und 15 Themengebiete zu wichtigen Bereichen rund um die Organisation, Mitglieder, Förderungen, Sponsoren, Steuern uvm. Also genau das richtige nach eurer erfolgreichen Gründung. Du kannst das Handbuch als kostenlosen Download auf der Vereinshandbuch Webseite herunterladen.

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.