Ein Verein selbst ist keine juristische Person und damit nicht handlungsfähig. Aus diesem Grund besteht er auch aus mehreren (verpflichtenden) Vereinsorganen, die unterschiedlichste Rechte, Pflichten, Entscheidungen und Aufgaben übernehmen.
Welche gesetzlichen Anforderungen ein Verein unbedingt erfüllen muss, ist in Deutschland im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt. Unter anderem wird dort festgelegt, dass jeder Verein unbedingt über gewisse Pflichtorgane verfügen muss – beim nicht eingetragenen Verein ist das die Mitgliederversammlung, beim eingetragenen Verein ist zusätzlich ein Vorstand erforderlich.
Welche weiteren Organe ein Verein hat und über welche Kompetenzen diese verfügen, kann jeder Verein in seiner Satzung festlegen. Beispiele für weitere Organe des Vereins sind der Beirat, Aufsichtsrat, das Kuratorium bzw. das Präsidium.
Dieser Beitrag behandelt die genannte Thematik in Deutschland. Solltest du am österreichischen Beitrag interessiert sein, findest du diesen unter Vereinsorgane in Österreich. Solltest du noch vor der Vereinsgründung stehen haben wir hier ebenfalls einen Beitrag „Verein gründen in Deutschland“ verfasst.
Wie bereits erwähnt, muss jeder eingetragene Verein unbedingt einen Vorstand haben. Dieser leitet die Vereinsgeschäfte und vertritt den Verein nach außen hin – sowohl gerichtlich als auch außergerichtlich. Wie viele Mitglieder im Vorstand sitzen müssen, wird in der Satzung jedes Vereins individuell festgelegt.
Theoretisch dürfte er sogar nur aus einer einzigen Person bestehen. Davon wird aber abgeraten – denn fällt diese Person temporär aus, ist der Verein rechtlich handlungsunfähig. Zudem wird von mehr als fünf Personen im Vorstand eines durchschnittlich großen Vereins ebenfalls abgeraten – die Entscheidungsfindung wird mit wachsender Anzahl träge und der Vorstand ist bei kleinen Vereinen ab fünf Personen nur schwer komplett zu besetzen.
3 bis 4 Personen sind in der Praxis ein gängiger Wert. Bestehend aus Vorsitzendem (Obmann/Obfrau), seinem/ihrem Stellvertreter, dem Schatzmeister/Kassier (und seinen Aufgaben) und einem Schriftführer.
In manchen Vereinen wird zusätzlich dazu zwischen geschäftsführendem Vorstand und dem erweiterten Vorstand unterschieden. Wichtig: Nur die geschäftsführenden Vorstandsmitglieder, die so genannten BGB-Vorstandsmitglieder, sind tatsächlich auch vertretungsberechtigt und werden ins Vereinsregister eingetragen.
Nicht geschäftsführende Vorstandsmitglieder sind nicht vertretungsberechtigt und werden nicht in das Vereinsregister eingetragen – ansonsten besitzen sie aber dieselben Rechte. In der Vereinssatzung wird zudem festgelegt, ob die geschäftsführenden Vereinsmitglieder als Einzelpersonen oder gemeinsam vertretungsberechtigt sind. Das ist eine wichtige Überlegung, denn entscheidet man sich zum Beispiel dazu, dass mindestens 5 Mitglieder des Vorstandes den Verein vertreten müssen, können Verträge nur von allen fünf gemeinsam abgeschlossen werden.
Wenn ihr rechtlich auf Nummer sicher gehen wollt, dann empfehlen wir euch unser Rechtsdokumente mit 5 ausgearbeiteten Rechtsvorlagen zu Vorstandsthemen im Verein.
Ihr bekommt damit folgende wertvolle Vorlagen und Checklisten:
Die Mitgliederversammlung – auch (Jahres-)Hauptversammlung genannt, ist das wichtigste Organ eingetragener Vereine und ist als einziges Organ auch bei nicht eingetragenen Vereinen verpflichtend. Offiziell ist die Teilnahme an Versammlungen ausschließlich Vereinsmitgliedern erlaubt. In der Mitgliederversammlung kümmern sich die Mitglieder vor allem um Vereinsangelegenheiten, die weder durch den Vorstand noch durch andere dafür in der Satzung vorgesehenen Organen erledigt werden. Die Mitgliederversammlung ist berechtigt, dem Vorstand Weisungen zu geben und erfüllt unterschiedliche Aufgaben.
Die Entscheidungsfähigkeit einer Mitgliederversammlung sollte nicht unterschätzt werden – schließlich bestimmt sie den Vereinsvorstand und kann ihn gegebenenfalls auch wieder absetzen, sofern diese Aufgabe nicht laut Satzung einem anderen Organ zugewiesen ist. Die Mitgliederversammlung kontrolliert zudem den Vorstand und verfasst Beschlüsse. Theoretisch könnte in der Versammlung sogar der Vereinszweck geändert werden – dafür aber die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich.
Die Einberufung der Mitgliederversammlung erfolgt durch den Vorstand – wie oft das geschieht, ist nicht geregelt. Zur Wahrung der Interessen des Vereins wird jedoch eine regelmäßige Einberufung empfohlen, zumindest einmal jährlich. Auch der Ablauf einer Mitgliederversammlung ist nicht oder kaum gesetzlich geregelt, ebenso wenig wie die Protokollierung. Diese ist enorm wichtig, damit die Mitgliederversammlung und der Vorstand Vereinbarungen gleichermaßen verfolgen.
Wir raten dazu, alle wichtigen Eckpunkte der Versammlung zu protokollieren, denn andernfalls könnten Beschlüsse und Details verloren gehen oder von verschiedenen Mitgliedern unterschiedlich aufgefasst bzw. ausgelegt werden. Für das Protokoll haben wir für dich einen Beitrag samt Mustervorlage erstellt.
Die Mitgliederversammlung hat nur dann die Befugnis zur Beschlussfassung, wenn die Mitgliederversammlung laut Satzung für einen bestimmten Sachverhalt beschlussfähig ist – eine bestimmte Teilnehmerzahl dafür ist gesetzlich nicht erforderlich.
Wenn in der Satzung bestimmte Anforderungen für die Beschlussfähigkeit einer Mitgliederversammlung niedergeschrieben sind, sollte die Einhaltung dieser zu Beginn der Versammlung überprüft werden. Es ist zudem hilfreich, die durchgeführte Prüfung der Beschlussfähigkeit im Versammlungsprotokoll festzuhalten.
Die Beschlussfähigkeit muss aber nicht nur zu Beginn der Versammlung gegeben sein – entscheidend ist der Zeitpunkt der Abstimmung. Verlassen zum Beispiel viele Mitglieder des Vereins während der Versammlung den Raum und die in der Satzung festgelegte Mindestanzahl an Stimmen (z. B.: die Mehrheit von 75 %) wird untertroffen, so ist die Beschlussfähigkeit nicht mehr gegeben. Eine Abstimmung hätte dann keine Gültigkeit.
Für diesen Fall ist in vielen Satzungen festgelegt, dass die Versammlung innerhalb einer gewissen Frist wiederholt wird. Für Entscheidungen unterschiedlicher Art wird jeweils eine entsprechende Stimmenmehrheit benötigt:
Enthaltungen werden nicht mitgezählt, bei Stimmengleichheit wird ein Antrag grundsätzlich abgelehnt, wenn es dafür keine spezielle Regelung in der Satzung gibt. Eine solche Regelung könnte vorsehen, dass bei Stimmengleichheit die Stimme des Versammlungsleiters oder des Vorstandes entscheidend ist.
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Der Beirat zählt nicht zu den Pflichtorganen in Vereinen und hat nur sehr eingeschränkte Entscheidungsbefugnisse oder Kontrollfunktionen. Seine Funktion beschränkt sich auf die Beratung und Empfehlung. Ein Beirat kann auch nur vorübergehend einberufen werden – man spricht dann von Kommissionen. Beiräte werden vor allem zur Beratung bei bestimmten Sachverhalten hinzugezogen – ihr Ziel kann die Vertretung von Stakeholdern bei unterschiedlichen Angelegenheiten sein.
Welche Aufgaben ein Beirat tatsächlich übernimmt, wird in der Satzung festgelegt. So kommt es durchaus vor, dass sogar die Bestellung des Vorstandes über einen Beirat erledigt wird.
Der Aufsichtsrat dient vor allem als Kontrollgremium und kann bei Vereinen freiwillig eingesetzt werden. Alle wichtigen Details dazu werden wieder in der Satzung geregelt. Die Hauptaufgabe des Aufsichtsrates liegt in der Überwachung und Kontrolle des Vorstandes – er hat aber auch eine beratende Funktion und fungiert über einen Zeitraum.
Das Präsidium leitet die Verwaltung und Organisation eines Vereines. Als Präsidium bezeichnet man den Präsidenten und seine Stellvertreter. Laut Gesetz ist das Präsidium kein verpflichtendes Vereinsorgan, besonders bei größeren Vereinen kann es aber durchaus Sinn machen, ein solches einzuführen.
Sobald Geld im Spiel ist – aufgrund von Veranstaltungen oder Mitgliederbeiträgen – raten wir zur Einführung der Funktion des Kassenprüfers. Dieser kontrolliert Zu- und Abgänge und stellt Unterschiede zwischen Endbestand des Kassenbuchs und dem tatsächlichen Kassenbestand fest bzw. lässt es gar nicht erst soweit kommen. Durch das Vier-Augen-Prinzip, für das der Kassenprüfer unbedingt erforderlich ist, werden Fehler reduziert und – hoffentlich kommt das in deinem Verein nie vor – Missbrauch vermieden.
Der Kassenprüfer kontrolliert zudem die Tätigkeit des Vorstandes und des Kassenwarts/Schatzmeisters/Kassiers und stellt sowohl die Korrektheit als auch die positive finanzielle Entwicklung des Vereins sicher. Der Kassenprüfer ist, trotz seiner Wichtigkeit, kein verpflichtendes Organ, kann aber auch als Stellvertreter des Kassiers eingesetzt werden.
Wie bereits erwähnt, ist der Vorstand oder zumindest der geschäftsführende Vorstand, rechtlich handlungsfähig und repräsentiert den Verein. Der Vereinsvorstand haftet somit bei fahrlässigem Handeln und einer Verletzung seiner Pflichten gegenüber dem Verein und/oder Dritten. Dies kann auch das Privatvermögen betreffen. Achtung: Das gilt auch für ehrenamtliche Vorstandsmitglieder und nicht nur für jene, die entgeltlich die Aufgabe übernehmen.
Wenngleich der Verein in einem gewissen Ausmaß für seine Organe haftet, so wird in der Regel auch der Vorstand zur Haftung herangezogen. Ein Gläubiger kann selbst wählen, ob er sein Recht gegenüber einem Verein, dem Vorstand oder beiden gemeinsam gültig macht.
Wir haben gemeinsam mit neun Experten aus der Praxis ein 98-seitiges ePaper zu aktuellen Themen rund um das Vereinswesen verfasst (Österreich Edition). Das ePaper beinhaltet 5 Kapitel und 15 Themengebiete zu wichtigen Bereichen rund um die Organisation, Mitglieder, Förderungen, Sponsoren, Steuern uvm. Du kannst das Handbuch als kostenlosen Download auf der Vereinshandbuch Webseite herunterladen.
Dieser Beitrag dient als einfache Informationsquelle und Vereinsplaner übernimmt keinerlei Haftung für die Vollständigkeit und Richtigkeit dieser Informationen. Vereinsplaner und die Firma dahinter bietet keine Rechtsberatung und Informationen, die in diesem Artikel bereitgestellt werden ersetzen keine fachliche Auskunft bei einem (Rechts-)Experten aus diesem Bereich.
Bei Fragen zum Vereinswesen oder zu der dazugehörigen Verwaltung stehen wir jedoch gerne zur Verfügung. Ihr könnt uns ganz einfach im Hilfecenter besuchen. Wir freuen uns auf eure Fragen, Wünsche und Anregungen.
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