Wie führe ich erfolgreich eine Jahresplanung im Verein durch?

Die Planung der kommenden 12 Monate ist eine extrem wichtige Tätigkeit des Vereinsvorstandes, denn nur wer klare Ziele setzt, kann diese auch erreichen. Ein unkontrolliertes „Herumdriften“ des Vereins wird euch so ebenfalls nicht passieren – unsere Vorlage als Download hilft dabei.

Status Quo im Verein

Bevor ihr euch in die Planung des neuen Jahres stürzt macht es Sinn, das alte zu reflektieren und daraus Learnings, sowie Ableitungen für das neue zu ziehen. Egal ob euer Verein bereits seit 100 Jahren besteht oder kurz nach der Gründung ist, ihr habt einen Ausgangspunkt, der festgehalten werden sollte und von dem ihr euch nach vorne bewegen könnt.

Für die eigene Reflektion des vergangenen Jahres, sofern ihr keine messbaren Ziele und Erfolge festgelegt habt, reicht es folgende 10 Fragen für sich zu beantworten:

  • Haben wir unseren Vereinszweck zufriedenstellend erfüllt?
  • Welche Maßnahmen haben dazu am meisten beigetragen?
  • Sind wir als Verein gewachsen (personell und inhaltlich)?
  • Wie haben wir neue Mitglieder am erfolgreichsten gefunden?
  • Haben wir im Verein größere finanzielle Schwierigkeiten gehabt?
  • Wie haben wir finanzielle Themen erfolgreich gelöst?
  • Welche Planungen sind zufriedenstellend eingetroffen und welche nicht?
  • Was war im Verein der persönlich größte Erfolg?
  • Was war im Verein die größte Herausforderung?
  • Was ist meine Herzensangelegenheit im Verein für das kommende Jahr?

Gute Planung durch gute Vorbereitung

Das ist tatsächlich bereits die halbe Miete, um die weitere Planung effizient und erfolgreich durchführen zu können. Ganz nach dem Motto: Erfolgreiche Maßnahmen beibehalten und weniger erfolgreiche ersetzen oder neu planen.

Darüber hinaus teilt euch im Vorstandsteam grob die aufzubereitenden Themenschwerpunkte (z.B. Mitgliederagenden, Vereinsfest, Finanzthemen, Ausflüge, …) auf und legt euch einen Termin für die Jahresplanung fest, um dann gemeinsam an den Zielen und Maßnahmen zu arbeiten. Je nach Vereinsgröße und involvierter Personenanzahl können hier gut und gerne ein gesamtes Wochenende eingeplant werden. Manche Vereine fahren dabei im Vorstand auf eine abgelegene Almhütte und planen 72 Stunden am Stück das neue Jahr. Probiert’s aus, was zu euch passt.

Abstimmung über Maßnahmen für die Jahresplanung im Verein
Es ist wichtig und wertschätzend, vorher im Verein ein Feedback über Ziele und Pläne einzuholen

Motivierende Ziele definieren

Ziele sind essentiell, um als Verein einen treibenden Motor zu haben, der zeigt wo die Reise im nächsten Jahr hingeht. Nicht nur für den Vereinsvorstand, sondern ebenso für aktive und passive Mitglieder. Nachdem ihr die Ist-Situation erfasst habt könnt ihr unter der Berücksichtigung vieler Meinungen (Vorstand & Mitglieder) beginnen eure Ziele zu definieren.

Bleibt dabei auf jeden Fall realistisch und legt konkrete messbare Ergebnisse zur Erreichung fest – dann besteht hinterher nicht „so“ großer Interpretationsspielraum, über die Erreichung der Ziele. In diesem Beitrag haben wir die Ziele in „interne“ und „externe“ aufgeteilt, da dies in Vereinen eine große Rolle spielen kann. In der Mustervorlage haben wir Haupt- und Nebenziele verwenden. Die finale Einteilung bleibt euch in jedem Fall selbst überlassen.

Interne Ziele

Bestehende Mitglieder halten
Es ist nicht nur wichtig, neue Mitglieder für den Verein zu überzeugen, sondern ebenso die alten Mitglieder zu halten. Eine gute Möglichkeit ist ein Stimmungsbarometer im Verein durchzuführen, um jene Punkte zu erfahren, die im Verein Schwierigkeiten machen. Umfragen im gesamten Verein könnt ihr gerne mit unserer Umfragefunktion, durchführen. Daraus könnt ihr optimal eure Ziele ableiten.
Neue Mitglieder finden
Wir haben uns zu diesem Thema bereits ausgiebig in einem anderen Beitrag befasst. Das Thema Mitglieder finden, ist jedenfalls in vielen Vereinen dauerpräsent und gehört zur Strategieplanung der meisten Vereine dazu.
Weiterbildungen
Weiterbildungen für motivierte Mitglieder, die Funktionen im Verein übernehmen möchten ist eine große Chance als gesamter Verein zu profitieren und sich von anderen Vereinen abzuheben. Es kann ein Ziel sein, dass sich 10% der Personen im Verein über einen angebotenen Kurs des Landesverbands weiterbilden.
Jugendförderung
Die Nachwuchsförderung ist ein wesentlicher Bereich, der euch nicht nur Erfolge bringen wird, sondern auch bei der Suche nach neuen Vereinsvorständen, viel Zeit sparen kann. Setz euch Ziele und einen Maßnahmenplan, wie ihr in den nächsten 12 Monaten die Jugendarbeit verbessern/aufbauen könnt.
Vereinsfinanzen
Ohne die finanzielle Sicherheit wären die meisten Ziele nicht erreichbar, daher ist es auch so wichtig, dass Ziele in diesem Bereich die Sponsorenakquise, interne und externe bezahlte Aktivitäten wie Vereinsfeste beinhalten. Ein Ziel kann sein, dass ihr euch durch Vereinsfeste neues Equipment für den Verein anschaffen könnt.

Externe Ziele

Erfolge nach Außen (Sportlich oder Bewerbe)
Setzt euch ambitionierte, aber realistische Ziele die ihr gemeinsam als Team, Einzelathlet oder -musiker erreichen könnt. Es ist wichtig diese externen Ziele transparent im Verein zu vermitteln, damit jeder weiß wohin die Reise geht. Das kann z.B. jährlich bei der Mitgliederhauptversammlung stattfinden. So fühlt sich jeder informiert und in die gesetzten Ziele eingebunden.
Vereinsfeste und Märkte
Vereinsfeste sind große Unterfangen, die vielen Vereinen aber genau jene finanzielle Grundlage bietet, die es für ein erfolgreiches Fortbestehen benötigt. Zusätzlich zu Vereinsfesten gibt es eine Vielzahl an externen Möglichkeiten, um einfach an Geld für die Vereinskasse zu kommen – mehr dazu in unserem Beitrag zur Vereinskasse aufbessern.
Vereinszweck beachten
Bei all den groß gesetzten Zielen dürft ihr natürlich nicht vergessen auf den Vereinszweck zu achten. Welche Ziele und Maßnahmen passen zu eurem Verein und welche dürft ihr tatsächlich verfolgen? Es schadet nicht sich einmal im Jahr die Statuten bzgl. des Vereinszwecks durchzulesen, um nicht von diesen abzuweichen.
Größere Anschaffungen
Es gebt jedes Jahr Investitionen, in kleinerem und größerem Ausmaß, die für die optimale Durchführung eures Vereinszweckes erforderlich sind. Das kann Equipment sein oder die Renovierung von Gebäuden/Räumen. Hier ist es besonders wichtig, gemeinsam im Verein finanzielle und personelle Unterstützung zu finden. Ohne konkreten Maßnahmenplan werden solche Anschaffungen sonst wieder nur auf das nächste Jahr verschoben. Leider!

Aus den Zielen Maßnahmen ableiten

Den Status Quo erarbeiten und motivierende Ziele setzen war die eine Sache, durch festgelegte Maßnahmen diese Ziele zu erreichen ist die andere. Zerlegt eure Ziele bewusst in kleinere Etappen, die es euch verständlicher machen. Denn ein großes Ziel besteht auch nur aus vielen kleinen Zielen. Diese kleinen Ziele könnt ihr dann wiederum sehr verständlich durch Maßnahmen und Todos ausdefinieren.

Wichtig dabei ist, dass es konkrete Zuständigkeiten der Personen gibt, die dafür verantwortlich sind, denn es gibt nichts Ärgerlicheres als nach einem Quartal drauf zu kommen, dass sich niemand einem konkreten Ziel zugehörig gefühlt hat. Für viele Ziele ist es ebenso wichtig, den gesamten Verein transparent eingebunden zu haben, mit jeweils einer Vorstandsperson in der Führung, denn manche Ziele erreicht man tatsächlich nur GEMEINSAM im gesamten Verein.

Legt zu den Maßnahmen immer zeitliche Deadlines fest, damit ihr frühzeitig Verzögerungen erkennen könnt. Die Planung eines Vereinsfest hat z.B. 2-3 übergeordnete Ziele (Geld in die Vereinskasse spülen, bestehende Mitglieder motivieren und neue Mitglieder erreichen), darunter gibt es viele Etappenziele, die dazu beitragen die großen Ziele zu erreichen und da drunter gibt es viele Maßnahmen, die in Kalenderwochen eingeteilt werden können, um zu sehen, was wann erforderlich ist. Somit scheinen die Ziele in ferner Zukunft auch gar nicht mehr so unerreichbar.

P.S. Bleibt spontan und flexibel. Nicht alles kann bereits im Vorfeld vorgedacht werden – kommen Mitglieder während des Jahres mit guten Ideen, seit offen für diese. Es schadet nicht sich für kurzfristige Ideen einen Puffer einzuplanen, damit ihr das Vereinsleben nicht als unnötigen Stress empfindet.

Gemeinsam Maßnahmen für die Jahresplanung ableiten
Gemeinsam Maßnahmen für die Jahresplanung abzuleiten kann viel Spaß machen

Word Vorlage zur Jahresplanung im Verein

Die Vorlage soll euch dabei unterstützen loszustarten und euch zurecht zu finden. Darin zu finden sind eure Ziele, Zuständigkeiten, Maßnahmen zur Erreichung und was ihr daraus ableitet. Das Ganze auf Quartalsmäßiger Basis, wer es monatlich machen möchte, kann es sich selbst im Word beliebig erweitern.

Eine nicht unwesentliche Ergänzung zur Vorlage, ist die Berücksichtigung des Budgets, damit ihr hier auch gleich den finanziellen Aspekt der Maßnahmen festlegen könnt, denn eure Planungen sollen später in der Umsetzung nicht aufgrund mangelnden Geldes scheitern. Wer es noch genauer haben möchte, macht sich zusätzlich zu den Auswertungen Besprechungen im Vorstand aus. Diese beinhalten konkrete Ableitung über erreichte und nicht erreichte Ziele. Denn seid ihr bereits im ersten Quartal im Verzug, kann sich dies auf das gesamte Jahr auswirken.

Mustervorlage Jahresplanung downloaden
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Regelmäßiges Kontrollieren der Richtung

Vielleicht kennt ihr den Spruch: Das „Richtige“, falsch zu tun ist besser als das „Falsche“ richtig zu tun. Im übertragenen Sinn ist damit gemeint lieber in die richtige Richtung langsam zu gehen als in die falsche Richtung schnell. Natürlich wäre es am besten in die richtige Richtung schnell zu gehen, aber um richtig zu gehen, ist in jedem Fall wichtig zwischendurch den „Weg“ zu checken.

Das könnt ihr monatlich oder quartalsweise machen – wichtig ist, dass ihr es macht. Das ist auch der Grund, weshalb man sich große Ziele in kleinen Etappen aufteilen soll. Damit wisst ihr zu jeder Zeit, ob ihr euch noch am Weg befindet. Geht gemeinsam die Maßnahmen für die Zielerreichung durch und hackt diese ab, streicht sie durch, bestätigt aktiv das Abschließen der Maßnahmen in einer für den gesamten Vorstand ersichtlichen Form.

Wir wünschen euch im Namen des gesamten Vereinsplaner Teams alles Gute bei der Jahresplanung und eine erfolgreiche Umsetzung. Solltet ihr bzgl. unserer Vereinssoftware und dem Thema Digitalisierung Fragen haben, dann könnt ihr uns ebenfalls jederzeit gerne unter [email protected] schreiben.

Alles Gute!

Geballtes Vereinswissen im Vereinshandbuch 2021

Wir haben gemeinsam mit neun Experten aus der Praxis ein 85-seitiges ePaper zu aktuellen Themen rund um das Vereinswesen verfasst. Das ePaper beinhaltet 5 Kapitel und 15 Themengebiete zu wichtigen Bereichen rund um die Organisation, Mitglieder, Förderungen, Sponsoren, Steuern uvm. Als genau das richtige nach eurer erfolgreichen Gründung. Du kannst das Handbuch als kostenlosen Download auf der Vereinshandbuch Webseite herunterladen.

Mobile App und Webanwendung

Mit der kostenlosen Mitgliederapp immer und überall up-to-date sein und zusätzlich als Vorstand von der Webanwendung profitieren. Uns ist es wichtig, die Kommunikation und Organisation auf allen Ebenen bequemer und effizienter zu gestalten.